Siedem sposobów, aby pracować mądrzej, a nie ciężej

Ciągle to słyszymy, jedno z powiedzeń przedsiębiorczości – pracuj mądrzej, a nie ciężej. Ale na co to przekłada się w naszym codziennym życiu? Pracuj krócej, ale czerp z tego więcej. Ale jak to osiągnąć? Jak wiele innych rzeczy, abstrakcyjnie ten pomysł wydaje się trudny do zrealizowania, ale po rozbiciu pokazuje, że istnieje wiele sposobów na poprawę stylu pracy. Spróbuj każdego dnia wcielać w życie przynajmniej jeden lub dwa z tych pomysłów, a w końcu staniesz się mistrzem jakości swojej pracy.

Unikaj rozpraszania uwagi

Pomyśl o swoim typowym dniu pracy. Czy pozwalasz sobie na długie odcinki czasu, w których naprawdę możesz zatopić zęby w zadaniu, czy też masz tendencję do pracy tylko w krótkich odstępach czasu między przerwami po przerwie? Czy ciągle przeskakujesz między projektami a pocztą e-mail lub portalami społecznościowymi? Czy Twoi pracownicy często pojawiają się, aby zadać pytania lub uzyskać poradę? Zatrzymaj to!

Czy wiesz, że powrót do zdrowia po rozproszeniu zajmuje przeciętnej osobie 15 minut ? Oznacza to, że przez kwadrans błąkasz się, próbując wrócić do tego, gdzie był przed przerwą – a potem prawdopodobnie znowu zostaniesz przerwany! Oto kilka pomysłów na zminimalizowanie rozproszenia w biurze:

• Pozwól, aby połączenia trafiały do ​​poczty głosowej, a następnie odbieraj je w jednym bloku.
• Miej jeden lub dwa dedykowane czasy na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile w ciągu dnia, zamiast sprawdzać je, gdy przychodzą.
• Wyłącz alerty o przychodzących wiadomościach e-mail, wiadomościach lub powiadomieniach z serwisów społecznościowych. Tak, może to oznaczać również wyłączenie telefonu.
• Jeśli Twoje biuro korzysta z komunikatora internetowego, wyłącz go lub ustaw się „z dala”, gdy próbujesz się skoncentrować.
• Zamknij drzwi do biura, zawieś na swoim boksie tabliczkę z prośbą, aby ci nie przeszkadzano, a jeśli jesteś naprawdę zdesperowany, załóż duże słuchawki lub udawaj, że rozmawiasz przez telefon.

Tak wiele rozrywek, które mogą zaszkodzić naszej produktywności

Organizuj i ustalaj priorytety

Zbyt wiele osób biegnie do pracy bez jasnego planu działania, co prowadzi do frustracji i marnowania czasu, gdy zastanawiasz się, na czym najpierw skoncentrować swoje wysiłki. Jakie są Twoje cele na ten dzień? Co bezwzględnie należy zrobić, czego potrzebujesz, aby robić postępy, a co może zaczekać na przerwę? Poświęć trochę czasu pod koniec dnia roboczego na uporządkowanie nadchodzącego dnia. Dla niektórych oznacza to wdrożenie zaawansowanego oprogramowania do zarządzania projektami; dla innych oznacza to spisanie długiej listy rzeczy do zrobienia i rozrzucenie karteczek samoprzylepnych na biurku. Niektórzy mogą nawet preferować prosty wykres Gantta, aby uzyskać wskazówki wizualne. Niezależnie od preferencji, jeśli zamierzasz pominąć jakąkolwiek część dnia, zdecydowanie nie pomijaj dziesięciu czy piętnastu minut, które spędzasz na organizowaniu i ustalaniu priorytetów dnia.

Nie wielozadaniowość – pracuj równolegle

Wbrew temu, w co możesz wierzyć, po prostu zmierz się z tym: nie możesz wykonywać wielu zadań. Każdy, kto kiedykolwiek próbował rozmawiać przez telefon, odpowiadając na e-maile, rozumie. To, co nazywamy „wielozadaniowością”, tak naprawdę nie oznacza robienia dwóch (lub więcej – wstyd!) rzeczy naraz; to tylko twój mózg szybko przełącza się między dwiema rzeczami w kółko. To nie tylko źle wpływa na koncentrację – pamiętaj, jak odzyskanie uwagi po rozproszeniu zajmuje 15 minut? – ale również obciąża mózg, powodując szybsze zmęczenie.

Więc co możesz zrobić, jeśli nie wielozadaniowość? Zamiast tego spróbuj pracować równolegle. Ta technika jest już intensywnie wykorzystywana przez zespoły ludzi pracujących nad tym samym materiałem – pomyśl zespoły projektowe lub programistów – ale możesz również z niej skorzystać. Czy niektóre z Twoich projektów są przesyłane tam iz powrotem? Najpierw wykonaj te projekty i czekając, aż inni je odeślą, popracuj nad innymi rzeczami. Oznacza to mniej sfrustrowanego czasu oczekiwania dla Ciebie i Twoich współpracowników oraz więcej czasu na wykonanie zadań. Alternatywnie możesz spróbować współpracy w czasie rzeczywistym ze swoim zespołem lub współpracownikami, co jest innym sposobem na inteligentniejszą pracę i oszczędność czasu.

Dowiedz się, jak długo trwają zadania

Gdy wyeliminujesz lub przejmiesz kontrolę nad rozpraszaniem uwagi, zapoznaj się ze swoim harmonogramem i sposobem pracy. Z biegiem czasu powinieneś zauważyć pojawiające się wzorce – wypełnienie tego rodzaju raportu zawsze zajmuje co najmniej trzy godziny, podczas gdy kolejny projekt możesz wykonać w trzydzieści minut. Skąd miałbyś to wiedzieć, gdybyś nie brał udziału w tych przerwach? Jest to przydatne nie tylko do blokowania harmonogramu dla siebie, ale także do tego, aby wiedzieć, kiedy musisz odmówić pracy lub projektu.

Delegat: Niezbędna umiejętność, aby pracować mądrzej

Wszyscy wiedzą, że delegowanie jest ważne, ale z jakiegoś powodu zbyt wiele osób trzyma się zadań, które inni mogliby wykonać wydajniej lub po prostu lepiej. Zastanów się, dlaczego wykonujesz określone zadania – jeśli odpowiedź brzmi po prostu „ponieważ zawsze mam”, musisz się mocno zastanowić, czy to zadanie naprawdę powinno należeć do Ciebie. Pewne zadania – zwłaszcza te żmudne lub takie, do których z łatwością można by kogoś przyuczyć – nie są głupstwami.

Stale ulepszaj swoje procesy

Zmiana jest dobra, zwłaszcza gdy przekłada się na większą wydajność, większą wygodę lub mniejsze koszty. Ostatnia firma, w której pracowałem, była nagradzana usprawnieniami procesów. Nawet jeśli tak nie jest, zawsze powinieneś szukać sposobów, aby robić rzeczy lepiej – może to oznaczać, że łatwiej Ci będzie zarządzać swoim dniem pracy, a nawet możesz otrzymać podwyżkę.

Uznaj punkt malejących zwrotów

To chyba największy punkt za powiedzeniem „pracuj mądrzej, a nie ciężej” – jest punkt, w którym praca więcej nie oznacza, że ​​robisz więcej. Wydajność spada, a osiąganie tych samych celów, które z łatwością osiągałeś wcześniej, może być coraz bardziej frustrujące. Nie oznacza to, że wykonujesz złą robotę – może to po prostu oznaczać, że musisz skupić się na nowej strategii, a nawet zrobić sobie przerwę i wrócić do zadania od nowa. Jeśli uznasz, że taki punkt istnieje, spotkasz się z mniejszą frustracją w pracy.

Powyżej wymieniono kilka praktycznych rzeczy, które możesz zrobić, aby pracować mądrzej zamiast ciężej. Masz więcej niesamowitych wskazówek? Podziel się nimi w komentarzach, a jeśli jest naprawdę świetny, dodamy go do artykułu.

Adrienne Erin jest blogerką i pisarką. Kiedy nie pisze bloga o technologii i mediach społecznościowych, możesz zauważyć, że ćwiczy francuski, zbiera przepisy, które znalazła na Pintereście, lub ma obsesję na punkcie starych pocztówek i znaczków.