Automatyzacja przepływu pracy: definicja, znaczenie, narzędzia i sposób ich wykorzystania

Każda firma lub organizacja ma przepływ pracy, którego muszą przestrzegać pracownicy. Czasami jednak zadania te mogą być naprawdę czasochłonne i podatne na błędy.

Chociaż obecnie firmy korzystają z narzędzi do zarządzania projektami i Excela, aby uporać się ze zbędnymi zadaniami, jest to nadal niewystarczające. Aby usprawnić te żmudne zadania, zapoznaliśmy się z narzędziami automatyzującymi przepływ pracy.

Ale czym właściwie jest automatyzacja przepływu pracy i w jaki sposób pomaga ona firmom? Na tym blogu przyjrzymy się jego definicji, znaczeniu i najlepszym narzędziom, z których możesz skorzystać. Ponadto porozmawiamy również o niektórych przypadkach użycia. Więc zacznijmy.

Co to jest automatyzacja przepływu pracy?

W uproszczeniu automatyzację przepływu pracy definiuje się jako technikę, która automatyzuje powtarzalne zadania, aby przepływ pracy był płynniejszy i szybszy. Po ustaleniu reguł oprogramowanie do automatyzacji może planować zadania, wysyłać e-maile, rozpoczynać kampanie marketingowe i wykonywać inne czynności – bez regularnego nadzoru.

Ponadto automatyzacja przepływu pracy to sposób pracy, który zwiększa wydajność, oszczędza czas, ogranicza błędy i zwiększa produktywność ludzi. Rozumiemy to lepiej na przykładach.

Przykłady automatyzacji przepływu pracy

Oto przykład działania automatyzacji przepływu pracy w agencjach marketingowych.

Załóżmy, że pracujesz w agencji marketingowej i codziennie wysyłasz klientom raporty. Zamiast ręcznie kompilować dane z wielu źródeł, możesz skorzystać z platformy przepływu pracy, aby utworzyć konfigurację, która automatycznie wyodrębni niezbędne szczegóły, sformatuje je w raport i zaplanuje codzienną wysyłkę.

Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i zmniejszysz liczbę błędów, ale także zapewnisz, że Twoi klienci każdego dnia będą otrzymywać swoje raporty niezwłocznie. Ponadto oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy może pomóc w następujących kwestiach:

• Zautomatyzuj pozyskiwanie leadów w celu identyfikacji potencjalnych klientów
• Planuj i publikuj posty w mediach społecznościowych na wielu platformach
• Automatyzuj zadania tworzenia treści
• Automatycznie generuj i wysyłaj raporty wydajności
• Wysyłaj e-maile powitalne i umawiaj się na wstępne spotkania.
• Zbieraj opinie klientów i wysyłaj dalsze komunikaty

5 najlepszych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy

Teraz, gdy już zrozumiałeś, czym jest automatyzacja i jakie jest jej znaczenie, odkryjmy niektóre z najlepszych przykładów oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy.

• Kliknij w górę
• Jira
• Zapiera
• Microsoft Power Automatyzuje
• Pocałunek

1. KliknijW górę

ClickUp to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami oparte na chmurze, które zawiera różne funkcje automatyzacji przepływu pracy. Pomaga w łatwym tworzeniu i automatyzowaniu rutynowych zadań przy użyciu szablonów procesów. Może automatycznie przydzielać pracę, udostępniać recenzje, śledzić statusy i wiele więcej. ClickUp integruje się również z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag itp.

Funkcje ClickUp

• Dostosowywanie bez kodu
• Oferuje wykresy Gantta, Kanban i biblioteki przepływu pracy
• Bezproblemowa współpraca i komunikacja w zespole
• Raportowanie w czasie rzeczywistym z wizualizacjami
• Funkcje zarządzania czasem i zadaniami

Ceny Clickup: -

ClickUp oferuje plan bezpłatny i trzy plany płatne.

• Bezpłatnie: bezpłatny plan na zawsze ze 100 MB przestrzeni dyskowej i nieograniczoną liczbą zadań
• Nieograniczony: zaczyna się od 10 USD miesięcznie
• Biznes: zaczyna się od 19 USD miesięcznie
• Przedsiębiorstwo: Dostępne na zamówienie

2. Jira

Jira to kreator automatyzacji niewymagający kodu, który jest idealnym rozwiązaniem dla zespołów nietechnicznych w celu usprawnienia ich zadań. Jest dobry w zarządzaniu projektami i zadaniami oraz umożliwia zespołom efektywne przydzielanie, śledzenie i tworzenie zadań. Oprogramowanie oferuje także konfigurowalne przepływy pracy, dzięki czemu firmy mogą je modyfikować zgodnie ze swoimi potrzebami.

Funkcje oprogramowania Jira Workflow Automation

• Funkcje automatycznego przypisywania i automatycznej synchronizacji.
• Zintegruj się ze swoimi ulubionymi narzędziami.
• Setki szablonów automatyzacji
• Tablica Scrum do organizacji zadań.
• Raporty i dashboardy analityczne.
• Przeciągnij i upuść narzędzie do tworzenia automatyzacji.

Ceny Jira: -

• Bezpłatnie: bezpłatny plan dla maksymalnie 10 użytkowników i 2 GB przestrzeni dyskowej.
• Standard: zaczyna się od 8,15 USD miesięcznie
• Premium: zaczyna się od 16 USD miesięcznie
• Przedsiębiorstwo: Dostępne na zamówienie

3. Zapier

Podobnie jak Jira, Zapier jest również oprogramowaniem do tworzenia procesów przeciągania i upuszczania bez kodu. Możesz zautomatyzować wszystko – od prostych zadań po złożone przepływy pracy. Co więcej, tym, co wyróżnia Zapiera, jest to, że łączy się z ponad 5000 różnych aplikacji. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila, Slacka, Trello czy Stripe, Zapier może pomóc Ci zautomatyzować zadania dla wszystkich procesów biznesowych.

Funkcje Zapiera

• Wieloetapowe Zapy do automatyzacji zadań
• Twórz ścieżki z różnymi działaniami w oparciu o logikę
• Opcja filtrowania, aby znaleźć określone zadania i warunki
• Zaplanuj swój przepływ pracy
• Konwertuj walutę, daty, tekst itp. na żądany format
• Odbieraj i wysyłaj dane za pomocą webhooków

Ceny Zapiera

Zapier oferuje pięć rodzajów planów: -

• Bezpłatnie: bezpłatny plan obejmujący 100 zadań miesięcznie
• Starter: zaczyna się od 20 USD miesięcznie (w przybliżeniu)
• Profesjonalny: zaczyna się od 49 USD miesięcznie (w przybliżeniu)
• Zespół: zaczyna się od 70 USD miesięcznie (w przybliżeniu)
• Firma: Dostępne na zamówienie

4. Microsoft Power Automatyzuje

Microsoft Power Automate to jedno z dobrze znanych narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych, które pomaga użytkownikom automatyzować zadania pomiędzy różnymi aplikacjami i usługami. Może automatyzować aplikacje komputerowe i strony internetowe za pomocą sztucznej inteligencji oraz cyfrowej i zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Za pomocą usługi Power Automate możesz synchronizować, gromadzić dane, odbierać powiadomienia i automatyzować wiadomości e-mail lub prośby o zatwierdzenie.

Funkcje Microsoft Power Automate

• Przetwarzanie i generowanie AI
• Automatyzacja pulpitu
• Eksploracja zadań i procesów
• Raportowanie i analiza
• Automatyzacja biznesu oparta na danych

Microsoft Power Automate Cennik

Microsoft Power Automate oferuje 3 typy planów: -

• Bezpłatnie: bezpłatne korzystanie z funkcji premium przez 30 dni
• Power Automate Premium: zaczyna się od 12 USD miesięcznie
• Proces Power Automate: zaczyna się od 123 USD miesięcznie

5. Przepływ pocałunków

Kissflow to jedno z najlepszych programów do zarządzania przepływem pracy, które pozwala automatyzować procesy i tworzyć aplikacje zarówno przy użyciu podejścia niskokodowego, jak i bezkodowego. Można go wykorzystać do automatyzacji marketingu, zarządzania projektami i zarządzania przepływem pracy. Oferuje panel analityczny z łatwym w obsłudze interfejsem. Możesz sprawdzać proste raporty z podstawowymi wskaźnikami, aby zobaczyć, jak radzi sobie Twój system automatyzacji, lub możesz tworzyć własne raporty.

Funkcje Kissflow

• Współpraca międzyfunkcyjna
• Uporządkowany i uporządkowany pulpit nawigacyjny
• Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
• Integracja API
• Dostosuj i zdefiniuj przepływy pracy

Ceny Kissflow

Kissflow oferuje dwa plany:

• Podstawowy: zaczyna się od 1500 USD miesięcznie
• Przedsiębiorstwo: Dostępne na zamówienie

Tabela porównawcza narzędzi automatyzacji przepływu pracy

Znaczenie automatyzacji przepływu pracy i dlaczego warto z niej skorzystać?

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy stały się oprogramowaniem niezbędnym dla firm każdej wielkości. Z niedawnego badania przeprowadzonego przez firmę Zapier wynika, że ​​ponad 66% małych i średnich firm korzysta z narzędzi automatyzacji, aby zwiększyć efektywność swojej działalności.

Narzędzia te pomagają firmom wykonywać żmudne zadania, ograniczać błędy ludzkie, zwiększać produktywność i nie tylko. Oto kilka powodów, dla których automatyzacja przepływu pracy jest ważna i dlaczego warto ją rozważyć.

Zwiększona wydajność i produktywność

Jeśli rutynowe operacje biznesowe zostaną zautomatyzowane, Twoi pracownicy nie będą już musieli tracić czasu na powtarzające się czynności lub zadania. Pomoże to organizacjom uprościć proces pracy, zarządzać czasem, poprawić wydajność i produktywność pracowników.

Mniejsza liczba błędów i większa dokładność

Ludzie są podatni na błędy, a problemy podczas pracy ręcznej są czymś naturalnym, szczególnie w przypadku dużego zestawu danych. Dzięki automatyzacji przepływu pracy będzie mniej punktów kontaktu z człowiekiem i minimalny zakres błędów, co może pomóc firmom ograniczyć błędy i poprawić dokładność.

Lepsza współpraca i komunikacja

Kiedy pracujesz zdalnie, prawdopodobnie masz do czynienia z dużą ilością e-maili i wiadomości, które mogą być przytłaczające. Jednak automatyzacja przepływu pracy może pomóc, śledząc interakcje i starannie je organizując.

Narzędzia do automatyzacji można dostosować do przepływu pracy w firmie, dzięki czemu jest ona zorientowana na cel. Oznacza to, że wszyscy w firmie mogą współpracować, aby zapewnić lepszą współpracę i komunikację.

Oszczędności i optymalizacja zasobów

Automatyzacja przepływu pracy może obniżyć koszty poprzez zmniejszenie kosztów pracy i poprawę wydajności. Na przykład automatyzacja rutynowych zadań może pozwolić pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach, zmniejszając potrzebę zatrudniania dodatkowego personelu lub płacenia za nadgodziny.

Skalowalność i możliwość dostosowania do zmieniających się potrzeb

Zautomatyzowane przepływy pracy są naturalnie skalowalne i elastyczne. W miarę rozwoju i ewolucji przedsiębiorstw automatyzacja przepływu pracy może z łatwością poradzić sobie ze zmianami w objętości i złożoności pracy. Taka skalowalność gwarantuje, że system pozostanie skuteczny i wydajny w obliczu zmieniających się potrzeb organizacji.

Promuje odpowiedzialność

Jeśli sprawy są wykonywane ręcznie, często nie ma żadnych zapisów, a menedżerowie mogą napotkać trudności podczas ich śledzenia. Narzędzia automatyzujące zarządzanie przepływem pracy pozwalają tworzyć zadania, przydzielać je pracownikom i ustalać priorytety. Pomaga to rozpoznać rolę każdego pracownika i sprawia, że ​​wszystko jest jasne.

Jak wdrożyć automatyzację przepływu pracy?

Automatyzację przepływu pracy możesz wdrożyć identyfikując powtarzalne zadania, analizując etapy przepływu pracy, testując automatyzację i monitorując wyniki. Oto przewodnik krok po kroku, jak wdrożyć automatyzację przepływu pracy:

Identyfikuj powtarzalne zadania i przepływy pracy

Pierwszym krokiem we wdrażaniu automatyzacji przepływu pracy jest identyfikacja powtarzalnych zadań i przepływów pracy. Sprawdź, które zadania nadają się do automatyzacji, czyli takie, które są powtarzalnymi zadaniami ręcznymi. Dodatkowo weź pod uwagę zadania, które są bardziej podatne na błędy ludzkie.

Analizuj etapy przepływu pracy i identyfikuj wyzwalacze i działania

Po odkryciu zadań wymagających automatyzacji podziel przepływ pracy na szczegółowe kroki, aby jasno zrozumieć proces. Następnie zidentyfikuj wyzwalacze, które mogą uruchomić określone działania w ramach przepływu pracy. Na przykład, jeśli automatyzujesz proces rekrutacji, automatyzacja przepływu pracy może zostać uruchomiona, gdy ktoś złożył podanie o pracę lub wysłał swoje CV.

Wybierz odpowiednie narzędzie i skonfiguruj reguły automatyzacji

Wybierz najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy w oparciu o potrzeby biznesowe i złożoność zadań. Sprawdź wszystkie reguły automatyzacji w ramach wybranego narzędzia i odpowiednio zmapuj swój wyzwalacz.

Testuj i udoskonalaj proces automatyzacji w celu uzyskania optymalnej wydajności

Teraz przeprowadź dokładne testy zautomatyzowanego przepływu pracy w wybranym przez Ciebie oprogramowaniu. Zidentyfikuj i rozwiąż wszelkie problemy, błędy lub nieefektywności na etapie testowania. Zbieraj także opinie od użytkowników zaangażowanych w przepływ pracy, aby udoskonalić i ulepszyć automatyzację.

Monitoruj i mierz wyniki

Po pomyślnym przetestowaniu przepływu pracy monitoruj i mierz wyniki, aby śledzić postępy i identyfikować obszary wymagające poprawy. Regularnie analizuj wyniki i identyfikuj obszary wymagające poprawy.

Przypadki użycia automatyzacji przepływu pracy

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy wykorzystywane jest głównie do tworzenia oprogramowania w branżach IT. Poniżej znajdują się niektóre przypadki użycia automatyzacji przepływu pracy:

Sprzedaż i marketing

• Dostawa faktury
• Generowanie leadów
• Publikowanie w mediach społecznościowych
• Marketing e-mailowy
• Wdrażanie klientów i działania następcze

Bankowość

• Generowanie raportu
• KYC (Poznaj swoich klientów)
• Wniosek o kartę kredytową
• Przetwarzanie pożyczki
• Otwarcie i zamknięcie konta

Zasoby ludzkie

• Zautomatyzowany proces onboardingu
• ATS
• Przetważanie wypłaty
• Recenzje wydajności

Prawny

• Śledzenie spraw
• Przyjmowanie nowych spraw
• Dokumentacja
• Złożenie raportu
• Dane do faktury

Opieka zdrowotna

• Przyjęcie i wypis pacjenta
• Planowanie spotkań
• Automatyczne fakturowanie
• Raporty pacjentów

Wniosek

W końcu automatyzacja z regułami i logiką to świetny sposób na ułatwienie pracy. Pomaga organizować i dostosowywać zadania oraz redukować błędy. Automatyzacja przepływu pracy zwiększa także niezawodność, pomaga szybko i łatwo zakończyć zadania, zwiększa odpowiedzialność pracowników, oszczędza pieniądze, ogranicza liczbę błędów i nie tylko.

Każda organizacja ma swój własny sposób ułatwiania zadań w zależności od potrzeb. Jednak oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy to coś, co powinna rozważyć każda organizacja.

W miarę jak Twoja organizacja będzie się powiększać, będziesz mieć więcej rzeczy do zrobienia. Automatyzacja może w tym pomóc. Jeśli więc chcesz uzyskać lepsze wyniki dzięki bardziej wydajnemu zespołowi, najlepszym rozwiązaniem będzie automatyzacja przepływu pracy.

Często zadawane pytania