Najcenniejszy zasób Twojej firmy: czas

Ostatnia aktualizacja 20 czerwca 2019 r.

Dla większości, jeśli nie wszystkich przedsiębiorców, którzy decydują się na rozpoczęcie działalności, cel jest zwykle ten sam, sukces. Jedną z rzeczy, która sprawi, że większość przedsiębiorców uwierzy, że osiągnęli sukces, jest zysk, czyli pieniądze. To prowadzi wielu do przekonania, że ​​status pieniężny jest najważniejszym aspektem prowadzenia biznesu z pozytywnym rozpędem. Jednak o ile znaczenie dopływu gotówki do firmy jest oczywiście bardzo ważne, nic nie jest tak ważne i nie powinno mieć pierwszeństwa przed wartością czasu.

Zdefiniowane zarządzanie czasem

Czas jest trudny do zdobycia, ale bardzo łatwy do wykorzystania. Częściej słyszy się, jak ktoś narzeka na brak czasu, niż na zbyt dużo czasu. W świecie biznesu nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co trzeba. Czas to wyczerpujący zasób, który należy uzupełniać codziennie, zanim będzie można go ponownie użyć. Czas również jest niestabilny i rzadko znajduje się pod ścisłą kontrolą. Chociaż wiele osób planuje wykorzystać swój dzienny czas na różne zadania, rzadko pod koniec dnia tak się to okazuje.

„Czas jest tym, czego najbardziej pragniemy, ale to, czego używamy najgorzej”.

William Penn

Jaka jest wartość twojego czasu?

W naszym osobistym, codziennym życiu, chociaż nie zawsze cenimy swój czas, dobrze sobie radzimy z każdym dniem i czekamy na nasz przydział czasu następnego dnia, aby spróbować go lepiej wykorzystać. Jednak w świecie biznesu trzeba efektywniej zarządzać czasem. Właściciele, menedżerowie, przełożeni, aż po pracowników, spędzają cały dzień pracy, próbując wyprodukować jak najwięcej (lub przynajmniej tak wyglądać), zanim skończy się czas. Każda godzina i minuta (aw niektórych przypadkach sekundy) są zwykle obliczane z wyprzedzeniem, aby określić, ile można osiągnąć w ciągu tego dnia. Ci, którzy naprawdę cenią czas, będą manipulować jego wykorzystaniem w taki sposób, aby zawsze wydawać się, że mają go więcej niż inni z takim samym obciążeniem pracą. Lepiej to wyrazić jako „zarządzanie czasem”. Jest to jedna z pomijanych umiejętności, na którą należy zwrócić większą uwagę, zatrudniając menedżerów podczas rozmów kwalifikacyjnych i przełożonych, którzy codziennie starają się uzyskać jak największą wydajność swoich pracowników. Równie ważne, jak zarządzanie czasem jest dla codziennej efektywności firmy, wciąż są tacy, którzy nie do końca rozumieją, co to jest i dlaczego korzystanie z niego jest korzystne, a nie tylko kolejne zadanie.

Wyjaśnienie zarządzania czasem

Czym więc jest zarządzanie czasem? Cóż, w najprostszym wyjaśnieniu jest to zarządzanie czasem. Mówiąc dokładniej, oznacza to przejęcie kontroli nad wyznaczonym czasem i wykorzystanie go w sposób zgodny z codziennymi celami. Są tacy, którzy nie cenią czasu. Zwykle nie złośliwie ani nawet świadomie, marnują czas dla siebie i ostatecznie dla swojej firmy, ponieważ nie postrzegają czasu jako aktywa, które należy kontrolować. Niektórzy ludzie pozwolą komuś porozmawiać z nimi przez dłuższy czas, co może spóźnić się lub opuścić spotkanie. Osoba prowadząca rozmowę nie ceniła czasu słuchacza, podczas gdy słuchacz nie cenił swojego czasu na tyle, aby skrócić rozmowę i wykorzystać go do bardziej efektywnych celów, takich jak dotarcie na spotkanie. Niektórzy ludzie dostrzegają wartość czasu, ale nie potrafią go kontrolować na tyle, by go wykorzystać. Wielu lubi robić plany na przyszłość i pracować nad tymi celami, ale tak słabo gospodaruje swoim czasem, że albo zmieniają, albo porzucają te cele jako nieosiągalne. Chodzi o to, że czas jest zasobem, którym należy starannie zarządzać i znanym ze swojej wartości, zanim będzie można go wykorzystać do produktywności.

Narzędzia do zarządzania czasem

Istnieje wiele narzędzi, które zostały stworzone specjalnie, aby pomóc ludziom kontrolować czas i sprawić, by zarządzanie nim było bardziej znośne dla tych, którzy dostrzegają jego wartość. Zegarki pomagają nam zobaczyć, ile czasu wykorzystaliśmy, w jakim czasie jesteśmy obecni i ile czasu nam zostało. Alarmy przypominają nam o ważnych wydarzeniach, dużych lub małych. Alarmy radiowe budzą nas rano. Przypomnienia kalendarza są ustawione na konkretne daty dla nas lub nawet dla grup osób. Niektóre z tych narzędzi mają tylko przypominać nam, kiedy należy zażywać lekarstwa, kiedy spodziewany jest transport, a nawet ile czasu zajmie gotowanie. W świecie biznesu narzędzia te mogą czasami odgrywać ogromną rolę w charakterystyce firmy, a nawet jej reputacji.

Jednym z najbardziej użytecznych i korzystnych narzędzi do zarządzania czasem w większości branż biznesowych jest system zarządzania projektami. Są one dostępne w wielu markach, zarówno cyfrowych, jak i tradycyjnych wersjach papierowych, i służą przede wszystkim do zarządzania, śledzenia i pokazywania wartości czasu wykorzystanego w firmie. Dzięki tym systemom zadania są tworzone, a następnie śledzone, wszystko w jednym programie, aby zapewnić pracownikom i przełożonym stały monitoring wykorzystania czasu w firmie. Po częstym ćwiczeniu z tymi systemami użytkownicy mogą szybko określić, ile czasu zajmie ukończenie projektów i jak podzielić przydział na zadania, nad którymi może pracować kilku pracowników, aby szybciej ukończyć projekt. Śledzenie wykonywane w tych systemach polega na tym, że w grę wchodzi wartość czasu. Kiedy pracujesz nad projektem, niezależnie od tego, czy za całe zadanie odpowiadasz, czy pracujesz nad zadaniami, które mają wpływ na cały projekt, ilość czasu oczekiwana na wykonanie zadania jest wartością czasu. Kolejną wartością jest czas potrzebny na ukończenie całego projektu. Jeśli szybkie zakończenie jest satysfakcjonujące dla twórcy projektu, to szybsze zakończenie zadania zwiększa wartość czasu, natomiast spóźnienie zmniejsza wartość. Cokolwiek lub ktokolwiek, kto zabiera ci czas, który przeznaczyłeś na projekt, nie docenia twojego czasu, a jeśli pozwolisz, aby to trwało, nie doceniasz własnego czasu. Chociaż każdemu przydziela się tę samą ilość czasu na co dzień, sposób, w jaki zdecydujemy się z nich korzystać, oraz wartość, jaką uzyskujemy z tego czasu, zależą od każdej osoby.

Przejmij kontrolę nad czasem

Czas to cenny zasób. Choć otrzymujemy ją codziennie, nadal jest to towar rzadki. Wartość czasu, który otrzymujemy, jest określona przez to, co z nim robimy. Dla osób w domu lub w firmie korzystanie z systemu zarządzania projektami jest doskonałym narzędziem do przejęcia kontroli nad czasem dostępnym na zadania i cele. Korzystanie z systemu zarządzania projektami nie tylko pomaga przełożonym i właścicielom monitorować efektywność ich pracowników, ale także pozwala im na planowanie przyszłych planów i ekspansję w biznesie, wiedząc, co mogą wyprodukować w ich dziennym wyznaczonym czasie. Prowadzenie biznesu bez systemu zarządzania projektami jest jak jazda konna bez wodzy. Pewnie, że będzie dalej się rozwijał, ale prawdopodobnie nie w pożądanym przez ciebie kierunku. Dla niektórych nie ma lepszego sposobu na docenienie swojego czasu niż zlecanie określonych zadań firmom zewnętrznym lub nawet korzystanie z agencji white label w celu dzielenia się swoimi obciążeniami, zwłaszcza jeśli sprzedajesz usługi, takie jak SEO lub PPC. Ci w biznesie, a nawet ci w domu, którzy nie dostrzegają wartości czasu lub swojej odpowiedzialności za kontrolowanie go, szybko znajdują się poza nim.

Autor: Kevin Phillips