Twoje najczęściej zadawane pytania dotyczące oprogramowania, udzielone odpowiedzi

Codziennie rozmawiamy z wieloma osobami o tym, które oprogramowanie jest odpowiednie dla ich działalności, co oznacza, że ​​my w Software Advice rozumiemy problemy, z którymi borykają się małe i średnie firmy.

Niezależnie od tego, czy pracujesz nad tym, jak szybko przenieść swoją firmę do Internetu, aby uratować rodzinną farmę mleczną, czy pomagasz znaleźć oprogramowanie do planowania, aby zapewnić lepszą organizację spotkań, jesteśmy tutaj, aby służyć radą. Bez względu na okoliczności, prawdopodobnie rozmawialiśmy z kimś w podobnej sytuacji do Ciebie.

Według ankiety przeprowadzonej przez Capterra tylko 27% właścicieli małych firm znajduje oprogramowanie, które bez kompromisów spełnia lub przekracza ich oczekiwania. Ta statystyka może wydawać się zniechęcająca, ale dzięki odpowiedniemu planowaniu i poradom ekspertów możesz mieć pewność, że otrzymujesz najlepsze oprogramowanie dla Twojej firmy.

Dlatego odpowiedzieliśmy na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących oprogramowania:

1. „Kupując oprogramowanie, w jaki sposób upewniasz się, że otrzymujesz usługę, której potrzebujesz, a nie wężowy olej?”
2. „Jaki jest wpływ podjęcia niewłaściwej decyzji dotyczącej oprogramowania?”
3. „Czy małe firmy obniżają koszty, wprowadzając nowe oprogramowanie?”

Zostawimy Ci również dodatkowe zasoby, które pomogą Ci podjąć najlepszą możliwą decyzję, niezależnie od tego, czy chodzi o zrozumienie, jak działa oprogramowanie, jak jest wycenione, czy jak wynegocjować najlepszą umowę.

Pytanie 1: „Kupując oprogramowanie, w jaki sposób upewniasz się, że otrzymujesz usługę, której potrzebujesz, a nie wężowy olej?”

Podejmujesz ogromną decyzję zakupową, która może zadecydować o sukcesie lub porażce Twojej firmy. To stresujące, dlatego ważne jest, aby mieć pewność, że podejmujesz właściwą decyzję. Istnieją dwa sposoby upewnienia się, że otrzymujesz rozwiązanie, które pomoże skalować Twój biznes, a nie sprzedasz czegoś, co nie jest w stanie dostarczyć.

Skorzystaj z zaawansowanych funkcji recenzji, aby znaleźć trafniejsze recenzje od osób z Twojej branży

Wykorzystaj recenzje od swoich rówieśników. Przedstawiciele handlowi raczej nie zgłoszą niczego negatywnego na temat ich produktu. Dlatego tak ważne jest, aby uzyskać opinię od prawdziwych ludzi, którzy używali produktu.

Niezależnie od tego, czy jest to porada dotycząca oprogramowania, czy gdzie indziej, zechcesz zrobić kilka rzeczy, aby upewnić się, że w pełni wykorzystujesz recenzje, które czytasz:

• Filtruj według branży
• Filtruj według wielkości firmy
• Przeczytaj najpierw najnowsze recenzje
• Jeśli to możliwe, filtruj pod kątem łatwości użytkowania, opłacalności, obsługi klienta lub funkcjonalności

Filtrując, upewniasz się, że widzisz opinię osób w podobnej sytuacji co Ty. Możesz dowiedzieć się, jak to dla nich zadziałało i czy funkcje, które są dla Ciebie ważne, odniosły sukces.

Czytanie najnowszych recenzji jest również ważne, ponieważ oprogramowanie jest regularnie aktualizowane. Recenzja, która ma nawet dwa lata, może być nieaktualna ze względu na zaawansowane funkcje lub pogorszenie jakości.

Spraw, aby dostawcy przejrzeli Twój przypadek użycia w wersji demonstracyjnej

Gdy jesteś już na etapie, gdy jesteś gotowy do rozmowy z dostawcami oprogramowania na temat ich produktu, nadszedł czas na przygotowanie kilku demonstracji. Ważne jest, aby być przygotowanym.

Poświęcając czas na prezentację narzędzi, które rozważasz, masz pewność, że wybór najlepiej pasuje do Twojej firmy. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wybór oprogramowania, używanie go przez kilka miesięcy, a następnie powtarzanie całego procesu od nowa.

To Twoja szansa, aby zadać konkretne pytania dotyczące wyzwań Twojej firmy i które funkcje oprogramowania najlepiej nadają się do sprostania tym wyzwaniom.

Oto kilka wskazówek i wskazówek, które pomogą Ci podczas procesu demo:

• Poproś o dwie wersje demonstracyjne. Jeden dla zespołu kierowniczego i jeden dla przedstawiciela IT, jeśli go posiadasz.
• Dostosuj dema. Podaj dwa do trzech realistycznych przypadków użycia, które chcesz, aby oprogramowanie spełniało, w razie potrzeby poproś o przewodnik z punktu widzenia klienta i zapytaj, co można dostosować do swoich konkretnych potrzeb.
• Przejrzyj mocne strony. Poproś dostawców, aby pochwalili się ich najpopularniejszymi funkcjami. Dobrym pomysłem jest również zapytać o wszelkie nadchodzące funkcje, które zaplanowali.
• Zapytaj o najbardziej odnoszących sukcesy użytkowników: dowiedz się, co robią ich najskuteczniejsi klienci, aby mieć pewność, że w pełni wykorzystają oprogramowanie. Jeśli wydaje się, że do optymalnego działania wymaga to pełnoetatowego zespołu IT, a tego nie masz, dobrze jest wiedzieć wcześniej niż później.

Zapoznaj się z artykułem „Jak przebić się przez sprzedaż w demonstracjach oprogramowania”, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej poruszać się po rozmowach z dostawcami oprogramowania.

Pytanie nr 2: „Jaki wpływ ma podjęcie niewłaściwej decyzji dotyczącej oprogramowania?”

Rok 2020 i pierwsza połowa 2021 roku przyniosły bezprecedensową potrzebę szybkiego dostępu firm do Internetu, aby przetrwać. Jeśli jesteś właścicielem restauracji, który może mieć tylko trzytygodniową gotówkę, nie możesz sobie pozwolić na wielokrotne wdrażanie nowego oprogramowania. Podjęcie złej decyzji może zadecydować o tym, czy Twoja firma pozostanie otwarta i dobrze prosperuje, czy też się zamknie.

Zmarnujesz pieniądze, jeśli dokonasz niewłaściwego wyboru, ale należy również wziąć pod uwagę wpływy drugiego i trzeciego rzędu. Wyobraź sobie: kupiłeś niewłaściwe oprogramowanie i z pewnością nie było to aż tak drogie z punktu widzenia kosztów, ale musisz także wziąć pod uwagę czas, który stracono na szukanie, wybieranie, negocjacje, wdrażanie i szkolenia. I będziesz musiał zrobić to wszystko jeszcze raz, gdy skończy się umowa na nieudane rozwiązanie programowe.

Najważniejsze jest to, że koszt alternatywny błędu jest zazwyczaj większy niż rzeczywisty koszt oprogramowania.

Ponadto szkolenie i uzyskanie poparcia od pracowników to jeden z najczęściej pomijanych aspektów wdrażania nowego oprogramowania. Nie ma znaczenia, jak dobrze oprogramowanie pasuje do Twojej firmy, jeśli Twoi pracownicy nie używają go prawidłowo lub w ogóle.

Na drugim końcu spektrum możesz mieć scenariusz, w którym Twoi pracownicy przyjęli oprogramowanie i wykorzystują je w pełni, ale musisz zmienić oprogramowanie z jakiegoś niezwiązanego powodu. Przechodząc na nowe oprogramowanie, ryzykujesz zmniejszenie zaufania pracowników do podejmowania decyzji. Dużo trudniej jest uzyskać akceptację za drugim, trzecim lub czwartym razem, gdy wymagasz od swoich pracowników nauki nowego oprogramowania.

Nawet jeśli wdrożone oprogramowanie było stosunkowo niedrogie, a nawet darmowe, tracisz czas, pieniądze i wpisowe ze strony swoich pracowników.

Aby uzyskać większe poparcie od pracowników, przeczytaj „3 sposoby zbierania opinii od pracowników w celu wyboru oprogramowania”.

Pytanie nr 3: „Czy małe firmy obniżają koszty, wprowadzając nowe oprogramowanie?”

Tak, ale jeśli myślisz tylko o redukcji kosztów. tracisz wiele korzyści. Częścią tego jest redukcja kosztów, ale doskonałe oprogramowanie powinno być mnożnikiem siły, który pomaga ulepszać i skalować, a jednocześnie zmniejszać koszty.

Ale to nie magia. Nie dostaniesz nowego oprogramowania i nagle Twoje koszty spadną. Być może w najbliższym czasie możesz mieć skok kosztów, ponieważ będziesz musiał zapłacić opłaty konfiguracyjne, opłaty licencyjne i przeszkolić personel, ale musisz pomyśleć o długoterminowej redukcji kosztów.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz małą firmę i odkryłeś, że zarządzanie listą płac wymaga czasu, wysiłku i pieniędzy, więc decydujesz się na oprogramowanie do obsługi płac. Ten dodatkowy czas zaoszczędzony dzięki oprogramowaniu oznacza, że ​​pracownicy działu płac mają więcej czasu na wykonywanie prac wyższego rzędu.

W rzeczywistości, zgodnie z raportem WorkMarket 2020 In(Sight), 53% pracowników twierdzi, że dzięki automatyzacji może zaoszczędzić do dwóch godzin pracy dziennie, a 78% liderów biznesu twierdzi, że automatyzacja może zwolnić do trzech godzin pracy dziennie. Prosty fakt jest taki, że automatyzacja oferowana przez oprogramowanie sprawia, że ​​Twoja firma jest bardziej wydajna i produktywna.

Założyłeś firmę, ponieważ dostrzegłeś potrzebę w swojej społeczności. Założyłeś firmę, ponieważ masz do czegoś pasję. Jeśli odkryjesz, że spędzasz godziny w tygodniu na manualnych, powtarzalnych zadaniach, które nie są związane z Twoją pasją, prawdopodobnie się wypalisz.

Dzięki oprogramowaniu zasadniczo zleciłeś te zadania na zewnątrz i możesz skupić się na tym, co Cię pasjonuje.

Ta wydajność i możliwość skalowania dotyczy całej Twojej firmy. Po zwolnieniu personelu, aby mógł skoncentrować się na problemach wyższego rzędu, będziesz w stanie zrobić więcej mniejszym kosztem. Zawsze chcesz rozwijać swoją firmę szybciej niż liczba pracowników, a znalezienie odpowiedniego oprogramowania to świetny sposób, aby to zrobić.

Aby zapoznać się ze wszystkimi sposobami oszczędzania pieniędzy przy zakupie oprogramowania, zapoznaj się z artykułem „Oszczędzaj pieniądze na oprogramowaniu dzięki tym tajemnicom zakupu”.

Wybór odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy nie musi być trudny

Kupowanie oprogramowania może być przytłaczające, a koszt błędnej decyzji może być druzgocący, ale wybór odpowiedniego oprogramowania może zmienić zasady gry dla Twojej firmy.

Sprawdź dodatkowe zasoby dotyczące wyboru oprogramowania!