10 najczęstszych błędów Zoho CRM i jak ich uniknąć?

Systemy zarządzania relacjami z klientami pomagają wielu firmom rozwijać się poprzez usprawnienie całego procesu sprzedaży. Jednak najważniejszym warunkiem prawidłowego działania struktury CRM jest pomyślne wdrożenie systemu. Na skuteczność systemu CRM online składa się wiele czynników . Obejmują one zapewnienie, że wszystkie funkcje są uwzględnione, wdrożenie zorientowane na proces i prawidłowe integracje z innymi firmami.

Bez względu na to, jak duży nacisk kładzie się na unikanie błędów podczas wdrażania CRM, coś łatwo pójdzie nie tak. Kiedy systemy CRM zostały wprowadzone na początku, zaoferowały firmom długoterminową strategię szybkiego angażowania i zarządzania relacjami z klientami, zawierania większej liczby transakcji i automatyzacji wszelkiego rodzaju powtarzających się zadań.

Powszechnym błędnym przekonaniem związanym z wdrożeniem Zoho CRM jest to, że jest ono postrzegane jako jednorazowe wydarzenie. Ludzie popełniają błąd myśląc, że po wdrożeniu Zoho wszystkie utracone leady, nieudane metody sprzedaży i brak follow-upów zostaną naprawione. Choć prawdą jest, że system Zoho CRM ma na celu całościowe wsparcie procesu sprzedaży, to należy również pamiętać, że sam system nie spowoduje rozwoju biznesu.

Dlatego konieczne jest rozważenie wdrożenia CRM jako ważnego, długoterminowego i obejmującego całą firmę procesu, a nie jednorazowego zdarzenia. Często menedżerowie mają najlepsze intencje, ale ich strategie trafiają na twardy grunt w fazie wdrażania. W tym blogu dowiemy się, dlaczego tak jest, przyglądając się 10 typowym błędom Zoho CRM i jak ich uniknąć .

1. Niemożność podkreślenia problemu

Jakoś jest to jeden z najczęstszych błędów podczas procesu wdrażania Zoho CRM . Zrozumienie, że masz problem, jest podstawowym krokiem. Być może już o tym słyszeliście, ale spójrzmy na ten punkt w odniesieniu do cyklu sprzedaży.

Musisz zrozumieć, że strategia CRM zaczyna się rozwijać, gdy zastanawiasz się nad wyborem systemu CRM. Bardzo możliwe jest, aby pomyśleć, że nawet nie masz problemu. Musisz wiedzieć, jak zarządzać wszystkimi punktami kontaktu, jakie potencjalny klient może mieć z Twoją firmą.

Ważne są takie czynniki, jak umiejętność przesiewania wiadomości e-mail, ważne punkty w notatniku, zarządzanie rejestrami połączeń, klienci, którzy znajdują się w lejku sprzedaży oraz przychody, których można oczekiwać w przyszłym miesiącu. Jeśli uważasz, że którykolwiek z tych czynników nie jest dla Ciebie zrozumiały lub znany, to istnieje duża szansa, że ​​wystąpił problem w Twoim cyklu sprzedaży.

Znając wszystkie problemy, będziesz mógł znacznie lepiej korzystać z funkcji oferowanych przez system CRM. W końcu systemy CRM są po to, aby Cię wspierać i ułatwiać zarządzanie Twoim życiem zawodowym. Musisz więc zobaczyć, czym jest problem i posiadać go, ponieważ dobrą wiadomością jest to, że zawsze istnieje rozwiązanie.

2. Brak zakupu wartości CRM

Musisz pamiętać, że komunikacja jest w tej sytuacji kluczowa. Jako menedżer powinieneś rozumieć wartość, jaką system CRM może wnieść do Twojej firmy. Gdy właściwie zrozumiesz tę wartość, będziesz w stanie lepiej zrozumieć ogólny obraz i wartość, jaką CRM może wnieść do Twojej organizacji.

Wszyscy pracownicy są jak puzzle, które pasują do większego obrazu rozwoju Twojej firmy. Uzyskanie lepszego kontekstu, w jaki sposób CRM może wspierać te role, może pomóc pracownikom w zaakceptowaniu strategii CRM. Możesz pomóc swojemu zespołowi w maksymalnym wykorzystaniu wartości CRM, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak strategia rozwoju CRM, wartość dostarczana przez CRM za każdym razem i organizacji oraz kontekst istniejącego procesu CRM.

W tym wszystkim ważne jest, aby pamiętać, że zespół sprzedaży wymaga dodatkowej uwagi podczas zmiany. Nie chciałbyś, aby zespół sprzedaży pomyślał, że dodajesz przyziemne zadanie do już istniejącego, pracowitego dnia. Możesz zyskać poparcie doświadczonego specjalisty ds. sprzedaży, oferując kontekst, w jaki sposób system CRM jest zaprojektowany do pracy nad żmudnymi zadaniami i problemami, tak aby można było skupić się na zawieraniu transakcji.

3. Brak komunikowania celów

Wszelkie zmiany mogą otworzyć drzwi do nieporozumień, utraty motywacji i frustracji. Będąc menedżerem możesz od początku ustalać oczekiwania. Nie ma znaczenia, jeśli Twoje cele nie są w tej chwili jasne, możesz dać swojemu zespołowi wyobrażenie o tym, dokąd chcesz się udać i jak system CRM online ma w tym pomóc.

Musi być jasne, że CRM jest jak konsekwentnie funkcjonalna strategia, która pomaga zespołowi zawierać więcej transakcji, aby firma mogła się rozwijać. Możesz utrzymać motywację swojego zespołu, odpowiadając na pytania typu, jaka jest potrzeba wdrożenia systemu CRM, w jaki sposób system CRM będzie wspierał poszczególne role i jak system CRM może zaoferować lepszy kontekst tych procesów?

4. Brak stałego wsparcia wykonawczego

Unikaj bycia profesjonalistą, który ma jedno spotkanie z personelem, aby później zniknąć. Konieczna jest obecność i zaangażowanie w proces integracji. W ten sposób nie tylko dasz swoim pracownikom nowy proces, ale także zintegrujesz system z już istniejącym procesem.

Twoi pracownicy powinni być w stanie Ci zaufać, a gdy jesteś proaktywny, jednocześnie utrzymując odpowiedzialność swojego zespołu za integrację procesu, wdrożenie i funkcja CRM online stają się łatwe. Należy skupić się na utrzymaniu wiedzy zespołu poprzez ułatwienie regularnej komunikacji na temat tego, w jaki sposób pracownicy integrują CRM z procesem.

Poza tym musisz także umówić się na indywidualne spotkania z pracownikami i poprosić ich o specjalny wkład w usprawnienie procesów w systemie CRM. Ponadto powinieneś być w stanie pociągnąć liderów zespołów do odpowiedzialności za wspieranie długoterminowej strategii wraz z integracją systemu CRM.

5. Brak strategii!

Łatwo zorientować się, że potrzebujemy systemu CRM, ale o wiele trudniej jest go odpowiednio wdrożyć i używać. Możliwe, że wdrożyłeś swój system CRM, aby zaznaczyć wszystkie ważne pozycje. Możesz także utworzyć role i profile, przeprowadzić migrację prawidłowych danych, skonfigurować automatyzację przepływu pracy, umieścić formularze internetowe na swojej stronie internetowej, zaplanować raporty lejków sprzedaży i skonfigurować przypisania potencjalnych klientów.

Jednak główne wyzwania pojawiają się, gdy zmuszasz swoje zespoły do ​​korzystania z tego wszystkiego. Musisz poświęcić tę część należytej uwagi, aby praca mogła odnieść sukces. Stworzenie i wdrożenie systemu CRM online to niewielka część całej strategii CRM. Wdrażanie systemu CRM faktycznie trwa również po wdrożeniu. To jest strategia długoterminowa.

Możesz wziąć pod uwagę takie czynniki, jak sposób, w jaki Twój zespół będzie korzystał z CRM, jak zespół będzie wspierał sprzedaż, marketing i obsługę klienta, w jaki sposób zespół będzie rozliczany z ciągłej aktualizacji danych, w jaki sposób będą szkoleni pracownicy i jakie Szkolenie CRM online sprawi, że będziesz dostępny dla swojego zespołu.

Skuteczna strategia wdrożenia Zoho CRM będzie obejmować rozwój kultury firmy, w której w centrum biznesu znajdują się klienci. Musisz być oddany i spójny ze swoimi celami i strategią, aby system CRM we właściwy sposób wspierał rozwój Twojej firmy.

6. Korzystanie z większej liczby funkcji niż potrzeba

Częstym błędem przy wyborze i wdrażaniu systemu CRM jest przyciąganie do wielu funkcji bez naprawdę zrozumienia, czy Twoja firma ich wymaga, czy nie. Jest wielu użytkowników, którzy nie wykorzystują właściwie funkcji CRM.

Nie musisz wybierać najbardziej zaawansowanych i bogatych w funkcje zastosowań. Raczej sensowne jest określenie najbardziej odpowiednich dla Ciebie funkcji w oparciu o Twoje potrzeby biznesowe. Upewnij się, że wszystko jest zgodne z Twoim budżetem i priorytetami.

Przed wdrożeniem sporządź listę wszystkich funkcji, z których chcesz skorzystać. Korzystne będzie również, jeśli uzyskasz informacje od użytkowników końcowych, pytając ich o problemy związane z przepływem pracy, które chcą rozwiązać.

7. Nie trenowanie zespołu

Wybór i wdrożenie struktury CRM to dopiero początek długiej bitwy. Solidny system CRM online nic nie znaczy, jeśli nikt nie rozumie, jak z niego korzystać. Dlatego ważne jest prawidłowe wdrożenie i przeszkolenie użytkowników końcowych z obsługi systemu CRM.

Gdy to zrobisz, pomożesz swojemu zespołowi zrozumieć potrzebę i korzyści płynące z korzystania z systemu, a także zachęcisz go do zintegrowania CRM z codziennymi zadaniami. Pomoże to w uzyskaniu niskiego wskaźnika adopcji. Firmy mają przed sobą długą drogę, jeśli chodzi o przyjęcie CRM.

Firmy muszą zdać sobie sprawę ze znaczenia, jakie może przynieść system CRM przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności sprzedaży. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego błędu jest posiadanie odpowiedniego programu szkoleniowego we właściwym miejscu, tak aby użytkownicy końcowi mogli zapoznać się z systemem przed oficjalnym zastosowaniem go w codziennych czynnościach.

Skorzystanie ze wsparcia konsultanta Zoho może pomóc w przeszkoleniu zespołu z obsługi CRM. Możesz zapoznać się z poradami szkoleniowymi, takimi jak planowanie, korzystanie z zasobów, określanie najlepszych praktyk i tworzenie modułów szkoleniowych, aby jak najlepiej wykorzystać inwestycję w CRM.

8. Nieużywanie mobilnego CRM

Najważniejszą korzyścią z dostępu do CRM za pomocą urządzenia mobilnego jest to, że możesz to zrobić w dowolnym miejscu i czasie. To jeden z typowych błędów CRM popełnianych przez wiele firm. Musisz zdać sobie sprawę, że mobilny CRM pozwala Ci kontrolować swoje zadania bez konieczności ciągłego przebywania przed komputerem.

Niewłaściwe korzystanie z mobilnej aplikacji CRM może spowolnić czas odpowiedzi dla klientów i zwiększyć ryzyko pominięcia ważnych aktualizacji dla klientów. Większość sprzedawców korzystających z telefonów komórkowych jest w stanie osiągnąć limity sprzedaży w porównaniu z tymi, którzy tego nie robią.

Większość zespołów korzystających z mobilnych CRM również poprawia swoją ogólną produktywność. Możesz wybrać system CRM z doskonałą mobilną aplikacją CRM i upewnić się, że zespół sprzedażowy go pobierze i użyje.

9. Brak utrzymania czystych i dokładnych danych

Dane klientów są bardziej jak siła napędowa systemu CRM. Niezbędne jest zapewnienie migracji i utrzymywania prawidłowych i aktualnych danych klientów do internetowego systemu CRM .

Pomimo zrozumienia wagi tego, wiele firm wpada w pułapkę utrzymywania złych danych, które skutkują niedokładnymi prognozami sprzedaży i nieaktualnymi informacjami o klientach. Wszystkie brakujące, przestarzałe i niekompletne dane w końcu dużo kosztują firmy.

Aby upewnić się, że tak się nie stanie, organizacje mogą stworzyć standardową praktykę wprowadzania danych, którą zespół będzie stosował. Na przykład proces identyfikacji obowiązkowych pól, które należy wypełnić podczas tworzenia nowego profilu klienta, aby usunąć duplikaty.

Może to obejmować imię i nazwisko, nazwę firmy, dane kontaktowe, dane telefonu stacjonarnego i komórkowego, adres i profile w mediach społecznościowych. Poza tym można również zaplanować okresowe konfiguracje czyszczenia systemu konserwacji. Może to pomóc w zobaczeniu duplikatów lub brakujących informacji, po czym kroki w celu naprawienia rzeczy można podjąć natychmiast, gdy proces jest wykonywany regularnie.

10. Brak integracji

Jedną z głównych zalet korzystania z narzędzia biznesowego i wielu aplikacji jest możliwość integracji narzędzi ze sobą. Każde zaniechanie tego samego skutkuje obniżeniem poziomu produktywności, ponieważ zmusza użytkowników do korzystania z różnych systemów i przełączania się między różnymi narzędziami biznesowymi.

Dzięki temu wzrosną szanse na duplikację danych i rozproszoną wiedzę biznesową. Większość ludzi rozumie, że brak integracji biznesowej z innymi narzędziami jest jednym z największych wyzwań związanych z wykorzystaniem struktury CRM .

Przed wdrożeniem CRM zrób szczegółową listę wszystkich narzędzi biznesowych i sprawdź, czy są ze sobą kompatybilne, czy nie. Dostawcy CRM muszą dysponować listą integracji natywnych i zewnętrznych, aby móc korzystać z systemu. Jeśli masz system CRM i planujesz subskrybować inne narzędzia, możesz zrobić to samo, sprawdzając, czy CRM integruje się z tymi narzędziami, czy nie.

Jeśli odkryjesz, że CRM nie integruje się z narzędziem biznesowym, możesz również skonsultować się z konsultantem Zoho . Konsultant przedstawi narzędzie do automatyzacji, które może łączyć aplikacje i usługi. Dwie lub więcej aplikacji będzie można łatwo połączyć, aby zautomatyzować wszystkie powtarzalne zadania bez potrzeby kodowania lub w zależności od programistów do integracji.

Wniosek

Popełnianie błędów w CRM może być kosztowne. Obejmują one nie tylko skutki finansowe, ale także prowadzą do utraty cennego czasu i zarządzania kluczowymi danymi klientów. Dobrą rzeczą jest to, że dokładne badanie ważnych aspektów, takich jak znajomość odpowiednich funkcji, ich odpowiednia integracja i śledzenie procesu wdrożenia, pozwala uniknąć typowych błędów CRM .

Możesz rozważyć wszystkie powyższe błędy, aby ich uniknąć lub wykonać lepszą pracę i skorzystać ze wsparcia konsultanta Zoho . W ten sposób Twoja firma uchroni się przed potencjalnymi czkawkami na drodze.