Kompletny przegląd znaku Zoho

W świecie, w którym wszystko staje się coraz bardziej cyfrowe, nasze życie w coraz większym stopniu zależy od zdigitalizowanych metod. Pomyśl o narzędziu, które umożliwia firmom szybkie zamykanie transakcji, a proces podpisywania odbywa się w chmurze bez żadnych kłopotów. Oprogramowanie, które pozwala pracownikom organizacji uwolnić się od wszelkich zmartwień związanych ze skanowaniem, drukowaniem i faksowaniem dokumentów. Brzmi płynnie, prawda?

Cóż, oprogramowanie do podpisu elektronicznego Zoho Sign robi dokładnie to. Zasadniczo umożliwia podpisanie umowy, która może odbywać się w dowolnym czasie, miejscu i na dowolnym urządzeniu. Wdrożenie Znaku Zoho ma ogromne znaczenie dla organizacji dowolnej wielkości, niezależnie od tego, czy dotyczy to nieruchomości, opieki zdrowotnej, budownictwa, produkcji czy innych. Jest wygodny, dostępny i przyjazny dla użytkownika.

Co więcej, wraz z powszechnym stosowaniem COVID-19, coraz większą liczbą osób przenoszących się do pracy z domu, a wszystko staje się całkowicie pozbawione papieru, wdrożenie Znaku Zoho stało się ważniejsze niż kiedykolwiek.

W tym blogu zaoferujemy pełny przegląd Zoho Sign. Najpierw jednak zaczniemy od szczegółowego zrozumienia, czym jest Znak Zoho .

Co to jest znak Zoho?

Zoho Sign to narzędzie do podpisu cyfrowego, które jest przeznaczone dla firm do zamykania transakcji w ciągu kilku minut, jednocześnie bezproblemowo przeprowadzając proces podpisywania w chmurze. Jest to usługa, która eliminuje wszelkie dodatkowe napięcia, czas i pieniądze zużywane na transport i skanowanie dokumentów papierowych, umożliwiając użytkownikom i ich klientom podpisywanie cyfrowe i weryfikację prawnie wiążących dokumentów.

Wykorzystanie Zoho Sign pomaga w optymalizacji procesu podpisywania umów w podróży z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Ma to na celu utrzymanie transakcji do przodu dzięki integracji aplikacji z różnymi aplikacjami Zoho i innymi aplikacjami innych firm, takimi jak OneDrive, DropBox, Dysk Google i inne. To sprawia, że ​​Zoho Sign jest cennym rozwiązaniem dla MŚP i dużych przedsiębiorstw z różnych branż, w tym nieruchomości, produkcji, opieki zdrowotnej i budownictwa.

Dzięki loginowi Zoho Sign można doświadczyć pewnego poziomu bezpieczeństwa w zakresie prywatności i poufności dokumentów. Wykorzystuje ścieżki audytu, kody dostępu i weryfikację wieloskładnikową do ochrony dokumentów. Ponadto gwarantuje również, że dokumenty podpisane cyfrowo w aplikacji Zoho Sign mają podobną obsługę prawną, jak podpisy odręczne zgodnie z aktami prawnymi.

Korzystanie z Zoho Sign obsługuje różne pliki, takie jak pdf, doc, docx, txt, jpeg, png itp. Poza tym można go również używać w różnych popularnych przeglądarkach internetowych, takich jak Google Chrome, Mozilla Firefox itp. Zoho Sign to wygodne i przystępne rozwiązanie dla wszystkich użytkowników. Trzeba pamiętać, że do podpisania dokumentu nie jest potrzebne konto. Wystarczy wiadomość e-mail zawierająca unikalny link, aby odbiorca mógł uzyskać dostęp do dokumentu i podpisać go.

Zoho Sign – podpisywanie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami

Zoho Sign oferuje szybki sposób podpisywania, wysyłania i zarządzania dokumentami. Możesz dowiedzieć się, jak łatwo jest cyfrowo podpisywać, wysyłać i zarządzać prawnie wiążącymi dokumentami, wykonując czynności wymienione poniżej.

Wysyłanie dokumentu

Używając Zoho Sign, możesz wysłać dokument do odbiorców w mgnieniu oka. Wykonaj poniższe czynności, aby wysłać dokument.

• Prześlij: Śmiało i prześlij dokumenty z lokalnego dysku urządzenia lub zaimportuj je z preferowanej usługi przechowywania w chmurze.
• Dodaj odbiorców: Teraz dodaj odbiorców, zdefiniuj role i ustaw kolejność podpisywania dokumentu.
• Wyślij: Na koniec umieść pola formularza dla każdego sygnatariusza i naciśnij przycisk wysyłania.

Podpisywanie dokumentu

Wdrożenie narzędzia do podpisu cyfrowego, takiego jak Zoho Sign, umożliwia użytkownikom łatwe podpisywanie dokumentów. Wykonaj poniższe kroki, aby podpisać dokumenty z dowolnego miejsca.

• Otwórz łącze : możesz rozpocząć proces podpisywania, klikając łącze wysłane na Twój e-mail.
• Wprowadź kod uwierzytelniający : Śmiało i wprowadź kod uwierzytelniający, gdy jest on wymuszany, i rozpocznij proces podpisywania.
• Wypełnij wartości pól: Wypełnij wszystkie pola, aby całkowicie i skutecznie zakończyć proces podpisywania.

Zarządzanie dokumentami

Za pomocą Zoho Sign możesz bezproblemowo zarządzać dokumentami. Wykonaj czynności wymienione poniżej, aby zarządzać dokumentami.

• Sprawdź status dokumentu: Na początek sprawdź status dokumentu podczas wykonywania i podejmij szybkie działania w oparciu o status.
• Zakończ ścieżki audytu: Możesz uzyskać pełną historię wszystkich czynności wykonywanych na dokumencie wraz z poświadczeniem ukończenia gotowych dokumentów.
• Dostosuj szablony: Rozpocznij proces tworzenia dostosowywalnych szablonów i używaj ich w dowolnym momencie, gdy zajdzie taka potrzeba.

Korzyści ze znaku Zoho

Zoho Sign jest w rzeczywistości bardzo wygodnym i niezawodnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które muszą obsługiwać podpisywanie prawnie wiążących dokumentów i umów online. Jest wyposażony w różne korzyści, które ogromnie pomagają w usprawnieniu procesu podpisu elektronicznego. Niektóre z zalet Zoho Sign obejmują:

1. Dostosowany proces podpisywania dokumentów

Zoho Sign umożliwia podpisywanie i wysyłanie różnego rodzaju dokumentów, począwszy od propozycji, regulaminów i polityk firmy, niezależnych umów, umów o zachowaniu poufności, umów najmu, zamówień zakupu itp. Dzięki temu aplikacja oferuje narzędzia, które pomagają w dostosowywaniu lub dostosowywanie przesyłanych dokumentów urzędowych w oparciu o różne potrzeby.

Osoba może raz stworzyć spersonalizowany szablon i zapisać go do ponownego wykorzystania w przyszłości. Ponadto dokumenty mogą być również oznakowane e-mailami i logo firmy w celu włączenia wizerunku marki. Aby zaoszczędzić czas, można wysłać wiele dokumentów za jednym razem, jednocześnie poddając je wszystkie.

Dodatkowo Zoho Sign umożliwia również ustawienie daty ważności dokumentów. Wysyła powiadomienia, gdy zbliża się termin, aby zapewnić, że poufne dokumenty nie zostaną ani przeoczone, ani pozostawione.

2. Śledzenie oficjalnych dokumentów

Wdrożenie oprogramowania do podpisu elektronicznego, takiego jak Zoho Sign, pomaga utrzymać kontrolę nad dokumentami, zapewniając pełny dostęp, przegląd i kontrolę nad oficjalnymi dokumentami. Aby upewnić się, że jesteś całkowicie zgodny z indywidualnymi lub różnymi odbiorcami, możesz również zostawić notatkę na dowolnym oficjalnym dokumencie lub komunikować się za pomocą wiadomości prywatnych i grupowych aplikacji.

Za każdym razem, gdy odbiorca wchodzi w interakcję z oficjalnym dokumentem, nadawca zostanie o tym powiadomiony. Wszystkie czynności, w tym przeglądanie, podpisywanie i kończenie procesu podpisywania, będą znane sygnatariuszowi. Ponieważ bardzo ważne jest, aby dokument nie został w żaden sposób przeoczony, powiadomienia są również wysyłane do odbiorcy jako przypomnienie za każdym razem, gdy wymagane jest podpisanie dokumentu.

3. Bezpieczne i zgodne z prawem dokumenty

Podstawą , na której tworzone jest narzędzie do podpisu cyfrowego Zoho Sign, jest w rzeczywistości kryptografia klucza publicznego, która zapewnia bezpieczeństwo i zgodność prawną podpisów cyfrowych. Narzędzie wykorzystuje wysokie bezpieczeństwo w szyfrowaniu i ochronie dokumentów, ponieważ opiera się na infrastrukturze klucza publicznego.

Zoho Sign jest chroniony za pomocą szyfrowania AES-256 i podczas przesyłania; szyfrowanie SSL chroni również Twoje pliki. Co więcej, zapewnia dostęp oparty na rolach, który pomaga w ustawianiu uprawnień i definiowaniu ról użytkowników. Daje to ogromną kontrolę nad tym, komu przyznano lub odmówiono dostępu do dokumentu.

Zasadniczo proces uwierzytelniania jest tak zaawansowany, że dostarcza wiadomość e-mail od razu do osoby podpisującej, aby zagwarantować, że właściwy odbiorca lub odbiorcy otrzymali dokument. Zawiera ścieżki audytu, które pomagają w monitorowaniu procesu podpisywania dokumentu i zmian.

4. Optymalizacja przepływu pracy podpisywania

Z pomocą partnerów wdrożeniowych Zoho przy wdrażaniu Zoho Sign, firmy mogą usprawnić ręczne procesy, które pomagają zaoszczędzić czas i błędy. Na przykład oprogramowanie umożliwia dodawanie wielu odbiorców do dokumentu, jednocześnie przyspieszając czas odpowiedzi.

Gdy istnieje kolejność, którą musisz wykonać wysyłając dokumenty do podpisania, można ustawić kolejność podpisywania dla odbiorców. Za pomocą przeglądarki dokumentów można łatwo sprawdzić dokumenty przed ich wysłaniem.

Proces podglądu umożliwia dodawanie odbiorców i e-maili. Poza tym możesz również wydrukować dokument, a następnie go pobrać. Zasadniczo proces interakcji z dokumentami pozwala przeskoczyć do określonej strony i poruszać się po polach za pomocą opcji przeciągania i upuszczania.

5. Zdalna współpraca

Użycie Zoho Sign oferuje zdalną współpracę w postaci różnych funkcji. Nadawca może dodać publiczną lub prywatną notatkę, która omawia informacje o dokumencie i ogranicza przesyłanie dokumentów tam iz powrotem, aby uzyskać większą przejrzystość.

Możesz także ustawić terminowe przypomnienia, które pomogą w śledzeniu statusu dokumentu i wysyłaniu przypomnień, aby proces podpisywania mógł przyspieszyć w odpowiednim czasie. Dodatkowo, jeśli nadawca popełni błąd w dokumencie lub wyśle ​​dokument do niewłaściwej osoby, to nie ma się czego obawiać, ponieważ można po prostu odwołać dokument i anulować proces podpisywania.

Zasadniczo istnieje pełna kontrola, która umożliwia nadawcy zatwierdzanie, odrzucanie lub odrzucanie dokumentów według własnego uznania. Wdrożenie Zoho Sign sprawia, że ​​bardzo łatwo można odpowiadać w dowolny sposób.

Wniosek

Zoho Sign to w zasadzie wszystko, czego organizacja może potrzebować, aby zakończyć proces podpisywania bez użycia papieru. Można podpisywać, wysyłać i zarządzać dokumentami z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie.

Jeśli prowadzisz firmę, możesz ułatwić proces zawierania transakcji, wysyłania, podpisywania i zarządzania dokumentami, kontaktując się z ekspertami w zakresie wdrażania Zoho, takimi jak Encaptechno. Już dziś zaimplementuj niezwykły znak Zoho, aby zapewnić bezproblemowe, bezpieczne i zgodne z prawem podpisywanie dokumentów.