10 tipos comuns de faturas

A gestão de uma empresa está intrinsecamente ligada à emissão de faturas e estas vêm em todas as formas e tamanhos. Alguns são familiares, enquanto outros temos que emitir uma vez em uma lua azul. No entanto, como profissionais, devemos saber escolher e emitir todos os tipos. Este artigo descreverá os fundamentos necessários para ajudá-lo a distinguir e escolher rapidamente o tipo certo de fatura.

Tipos de faturas – índice

1. Fatura proforma
2. Fatura de pagamento antecipado
3. Fatura de vendas
4. Fatura recorrente
5. Fatura parcial
6. Fatura final
7. Fatura resumida
8. Nota de crédito
9. Nota de débito
10. Fatura de IVA

Fatura proforma

Uma fatura proforma, ou como alguns dizem uma fatura preliminar, é uma solução projetada para mostrar sua oferta aos clientes. Se eles aceitarem seus termos e condições, eles pagarão a fatura e você poderá entregar as mercadorias ou serviços detalhados.

Se os clientes não aceitarem seus termos e condições, eles não terão que pagar. É porque a emissão de faturas proforma não obriga os clientes a pagar nem cria quaisquer obrigações fiscais.

Que condições implicam tal obrigação então? Somente quando o cliente paga a fatura proforma. Nesse caso, você deve emitir uma fatura normal e pagar todos os impostos relacionados à venda. O que você recebe é o dinheiro mesmo antes do processamento do pedido. E seus clientes? Eles também se beneficiam, pois a fatura proforma permite que o cliente compare facilmente e livremente as ofertas de várias empresas para escolher a certa.

Fatura de pagamento antecipado

À primeira vista, a fatura antecipada é semelhante à pró-forma. Mas olhe mais de perto e você verá que eles variam. Uma fatura antecipada envolve uma obrigação de pagamento, enquanto uma fatura proforma é apenas uma proposta para celebrar um contrato de venda.

Quando uma fatura antecipada é uma boa escolha? Definitivamente, caso você precise comprometer recursos financeiros significativos, do seu ponto de vista, para concluir o pedido. A fatura antecipada permite que você receba parte do pagamento do cliente antes mesmo de vender os bens ou serviços. Isso terá um efeito positivo na sua liquidez, especialmente ao processar pedidos grandes. Você pode configurar o valor como uma porcentagem específica do pedido total. Isso lhe dá mais certeza de que seus clientes não desistirão do contrato, pois assim perderiam o dinheiro já pago.

Fatura de vendas

Esta é uma fatura comum, mas não pode faltar nesta lista. Nas transações comerciais, essa fatura ocorre com mais frequência. Esse é o documento que todos temos em mente quando ouvimos o termo fatura. Como outros tipos de faturas, contém todos os 12 elementos que qualquer fatura exige. Ele documenta um evento de negócios que ocorreu entre o vendedor e o comprador. Essa fatura pode abranger tanto a venda de mercadorias quanto a prestação de serviços.

Fatura recorrente

Este tipo de fatura é muito comum para a prestação de serviços. É emitido em cada período pré-determinado. Na maioria das vezes é um mês, mas você também pode encontrar faturas trimestrais ou anuais semanais. Estes geralmente aparecem no caso de várias assinaturas.

A taxa de cada mês é definida com antecedência, para que você saiba imediatamente o valor a pagar. Esta funcionalidade de faturas recorrentes torna muito fácil automatizar a emissão deste tipo de faturas. Ao usar um aplicativo de faturamento, o processo de emissão de faturas recorrentes pode se tornar muito simples. Tudo o que você precisa fazer é inserir alguns dados necessários e as próximas faturas serão geradas automaticamente. Quais dados são necessários para isso? Normalmente, as seguintes informações serão suficientes:

• dados do cliente,
• informações sobre para que serve a fatura,
• o valor da fatura,
• a que horas a próxima fatura deve ser emitida,
• dia do pagamento.

Para faturas recorrentes, cada fatura subsequente é muito semelhante à primeira fatura emitida. Eles diferirão em número, data de emissão e venda e data de vencimento. Se você conhece os endereços de e-mail de seus clientes, também pode fazer com que seu software de faturamento envie essas faturas automaticamente, o que certamente economizará muito tempo.

Fatura parcial

No caso de grandes projetos, as faturas parciais são populares. Nessa situação, o trabalho acordado é dividido em etapas. Quando uma etapa específica é cumprida, você emite uma fatura parcial. Este método de faturação aplica-se tanto ao fornecimento de bens como à prestação de serviços. É melhor estabelecer o cronograma de pagamento mais cedo, já na fase de assinatura do contrato. Desta forma, você informará previamente seus clientes sem surpreendê-los com a fatura emitida.

Quais são os benefícios das faturas parciais? Eles lhe darão maior liquidez, enquanto seu cliente evitará uma fatura muito grande após a conclusão de todo o pedido, pois o pagamento se divide em partes e se espalha ao longo do tempo.

Fatura final

Esse tipo de fatura geralmente ocorre após a conclusão de um pedido. Pode vir junto com faturas antecipadas ou faturas parciais. Você emite a fatura final calculando o valor que é a diferença entre as faturas concluídas e liquidadas até a data e o valor total do contrato. Como fazer isso? Você deve subtrair o valor das faturas antecipadas ou parciais emitidas para o projeto do valor total do projeto.

Fatura resumida

Uma fatura resumida é prática quando um cliente fez vários pedidos com você. Você não precisa emitir uma fatura separada para cada pedido. Nesse caso, você pode usar uma fatura resumida. Obviamente, para tornar esta solução vantajosa para você, os pedidos individuais não podem ser estendidos ao longo do tempo. Por quê? Você deve se lembrar que receberá o dinheiro somente após algum tempo após a emissão da fatura. Portanto, se você esperar muito antes de emitir uma fatura resumida, o dinheiro será creditado em sua conta pelos pedidos concluídos.

Na prática, você pode agendar uma fatura sumária a cada determinado período, por exemplo, uma semana ou um mês. No final da semana ou do mês, você junta todos os pedidos que fez para aquele cliente e prepara uma única fatura resumida. Você também pode usar esse tipo de fatura quando um cliente fez um pedido, mas depois adicionou outra coisa. Nesse caso, você não precisa prescrever duas faturas separadas, mas pode incluir os dois pedidos no resumo.

Nota de crédito

Uma nota de crédito é um tipo de fatura de crédito. É normalmente usado quando um cliente devolveu um produto, pagou por um produto, mas deseja cancelar o pedido ou recebeu mercadoria danificada ou subdimensionada que envolve uma redução de preço como compensação. Você também pode entregar esta nota quando quiser dar a um cliente um desconto adicional após o pedido ter sido concluído e pago. Também é aplicável quando uma fatura contém um valor total incorreto e inflacionado, exigindo ajustes.

Uma nota de crédito significa que o vendedor deve dinheiro ao comprador. É uma confirmação do vendedor de que ele concedeu ao comprador alguma forma de crédito. O comprador pode usar esse crédito para compras futuras ou solicitar um reembolso.

Nota de débito

Este é o tipo de fatura corretiva que você envia a um cliente quando comete um erro ao subestimar o valor de bens ou serviços vendidos. Uma nota de débito significa que, além do valor da fatura, o cliente também deve a você o valor para o qual a nota foi emitida. A diferença entre uma fatura de crédito ou débito e uma fatura normal é que você envia a fatura normal quando os bens ou serviços são vendidos. A fatura de crédito ou débito, no entanto, ocorre após a emissão da fatura regular para correção dos valores apresentados na fatura.

Fatura de IVA

Em países onde existe IVA (imposto sobre o valor acrescentado), um tipo de fatura muito comum é a fatura de IVA. Documenta a venda de bens e serviços por entidades que são contribuintes do IVA. Esta é geralmente a maioria das empresas que operam nesses países. Curiosamente, mesmo que não haja IVA em seu país, se você vender bens ou serviços para países onde há IVA, pode ser necessário emitir uma fatura que inclua o IVA.

Leia também: 5 erros comuns de faturamento

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

Ver todas as postagens