Mais de 330 milhões de pessoas em todo o mundo usam documentos PDF diariamente. Os PDFs surgiram como a espinha dorsal das operações de trabalho corporativas modernas, especialmente com o surgimento da cultura do trabalho remoto.

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Eles são fáceis de usar, armazenar e trabalhar. No entanto, você precisa estar usando a plataforma correta para processá-los. Muitos softwares de PDF são rígidos de usar e dependem de terceiros para operações básicas.

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Escolha um software de PDF que processe PDFs sem sobrecarregar seu sistema. Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos essenciais a serem considerados ao escolher um software PDF.

10 características essenciais a considerar ao escolher um software PDF

Portable Document Format (PDF), como o nome sugere, é um formato de documento digital que contém informações que podem ser processadas, protegidas e compartilhadas eletronicamente com facilidade . Ele emergiu como um dos pilares mais proeminentes no espaço de trabalho digital de hoje.

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Toda e qualquer operação corporativa requer o uso extensivo de PDFs sendo criados, editados e compartilhados entre plataformas . Como uma empresa na era digital, você precisará usar PDFs no dia a dia.

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Para isso, você precisa de um software PDF que seja fácil de usar e ofereça recursos adequados à natureza e ao escopo de suas operações comerciais . Criamos os recursos mais essenciais a serem considerados ao escolher um software PDF. Dê uma olhada.

1. Conversão multiformato

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O primeiro e mais importante recurso que você precisa observar em seu software PDF é se ele oferece conversão do documento PDF em vários outros formatos, como Word, Excel, PPT, JPG , etc.

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Isso ocorre porque os arquivos PDF são conhecidos por serem rígidos para edição e uso flexível . As empresas geralmente precisam contar com ferramentas externas para extrair o uso ideal dos arquivos PDF. Usar um software que permite a conversão em movimento facilita o fluxo de trabalho.

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Você pode facilmente converter PDF para Word com a ferramenta Smallpdf e o documento do Word de volta para PDF para se adequar ao uso do documento. Facilita o compartilhamento e o processamento do documento em várias plataformas, pois você pode alterá-lo dependendo do que é aceito na plataforma.

2. Fácil de usar

O software PDF são ferramentas diárias que facilitam o fluxo de trabalho das operações em um escritório. Eles não precisam ser ferramentas complicadas que exigem uma curva de aprendizado para os funcionários usarem. Um software PDF deve ser fácil de usar para que todos possam aproveitá-lo ao máximo .

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Um usuário deve ser capaz de editar documentos e digitalizá-los com facilidade. Procure o recurso OCR, ou seja, Reconhecimento Óptico de Caracteres, pois transforma imagens em texto ao reconhecer o texto na imagem. Isso ajuda a transformar PDFs em documentos editáveis ​​que podem ser processados ​​em qualquer lugar.

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Fora isso, veja que a solução de software oferece templates que podem ser utilizados para agilizar o seu processo de trabalho . Quando você tem modelos prontos para escolher, não precisa criar documentos do zero ou perder tempo com aspectos como design e layout.

3. Preço e licenciamento

As soluções de software PDF geralmente estão disponíveis como produtos SaaS, o que significa que você terá que comprá-los por assinatura mensal ou anual . Como é uma ferramenta que as empresas usam todos os dias, muitas vezes também optam por assinaturas vitalícias.

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O preço e o licenciamento do software PDF desempenham um papel importante na sua decisão de compra. Existem softwares PDF que estão disponíveis gratuitamente e oferecem funcionalidades básicas e, às vezes, excelentes. Enquanto outros oferecem uma infinidade de recursos exclusivos por um preço mais alto .

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A solução escolhida depende do seu orçamento e do uso que você precisa da ferramenta. Liste suas necessidades e o orçamento que você pode alocar para tomar a decisão final. Se a solução oferecer um teste gratuito, aproveite para avaliar se a ferramenta será compatível com sua estrutura de trabalho ou não.

4. Uso entre plataformas

Outra característica importante a considerar ao escolher um software PDF é sua compatibilidade com plataformas de terceiros. Um software PDF terá que colaborar com outras plataformas para várias tarefas . Por exemplo, permitir vários participantes em um documento.

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Da mesma forma, um documento PDF deve poder ser acessado de várias plataformas com facilidade. O software deve fornecer flexibilidade para permitir que documentos PDF sejam usados ​​por várias pessoas ao mesmo tempo.

5. Compatível com dispositivos móveis

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Cerca de metade do tráfego da web em todo o mundo vem de dispositivos móveis. É provável que todos, desde seus funcionários até seus associados, usem um dispositivo móvel para acessar e trabalhar nos PDFs. Portanto, torna-se importante verificar sua solução de software para usabilidade móvel.

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Seus PDFs precisam ser editáveis ​​em qualquer lugar . Isso significa que um usuário deve trabalhar neles da mesma maneira em seu dispositivo móvel e em um desktop. Isso coloca um foco especial na legibilidade e ajuste das margens.

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Dispositivos móveis como smartphones e tablets possuem telas menores, portanto o software deve ser capaz de ajustar as dimensões do documento sem comprometer a legibilidade do texto . Se o documento foi compactado, sua qualidade não deve ser afetada quando aberto em uma tela menor.

6. Segurança integrada

Uma das principais razões pelas quais os PDFs se tornaram o formato preferido em espaços corporativos é a segurança que eles oferecem . Nem todos podem acessá-los ou editá-los. Eles podem ser facilmente compartilhados em todo o mundo sem comprometer o conteúdo dentro deles.

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O software PDF que você escolher precisa oferecer segurança de alto nível para proteger as informações confidenciais em seus documentos. Procure recursos como proteção por senha que o ajude a restringir quem pode acessar um documento.

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Existem permissões exclusivas que permitem escolher quem pode ler ou editar um documento . Recursos avançados de segurança permitem restringir ou revogar o acesso depois que um documento é compartilhado com um usuário para que ele não tenha mais acesso a ele.

7. Apoio ao cliente e serviço

Embora o software PDF seja uma solução de software inerentemente fácil de usar, seu provedor ainda precisa garantir que você possa usá-lo em todo o seu potencial. Certifique- se de que o fornecedor do software fornece tutoriais e guias sobre como usar a solução .

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É necessário haver perguntas frequentes para ajudá-lo a resolver problemas simples com facilidade. Além disso, é preciso haver atendimento instantâneo ao cliente para ajudar a resolver questões maiores. Para saber sobre a qualidade do serviço que um provedor oferece, verifique suas avaliações e o que os usuários dizem.

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Isso lhe dará uma ideia realista de quão eficiente é o seu provedor na resolução de problemas. Além disso, você sempre pode perguntar ao próprio provedor sobre o atendimento ao cliente para ter uma ideia básica sobre a extensão do serviço que eles fornecem.

8. baseado em nuvem

As soluções de software PDF baseadas em nuvem são algumas das mais comumente escolhidas pelas empresas. Isso ocorre pelo simples motivo de serem soluções leves, fáceis de usar e que concedem acesso a arquivos .

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Você não quer que seu sistema de PDF seja pesado ou lento. Além disso, um sistema lento pode atrapalhar todo o seu fluxo de operações com seu processamento lento . Um sistema baseado em nuvem é rápido, ágil e flexível de usar, bem como fácil de acessar para a maioria dos usuários.

9. integração de assinatura eletrônica

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A opção de assinatura eletrônica surgiu como a necessidade do momento, pois mais e mais empresas estão conduzindo negócios virtuais . Você simplesmente não pode enviar documentos físicos para uma parte e esperar dias para recebê-los de volta com sua assinatura.

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Seu software PDF deve ter uma ferramenta de assinatura eletrônica que permita aos usuários assinar digitalmente um documento e devolvê-lo com sua qualidade intacta . Ele ajuda a agilizar as transações entre as partes e torna os processos muito mais eficientes.

10. Automação

A automação é uma necessidade de qualquer processo corporativo, principalmente se o seu negócio opera em grande escala e você precisa processar um grande número de documentos diariamente. Procure recursos de automação em seu software PDF para poder fazer a escolha certa.

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Recursos de automação, como ferramentas de arrastar e soltar e ferramentas de localizar e substituir, ajudam você a realizar sua tarefa com mais rapidez e facilidade, sem espaço para erros. Anotações e marcações irão ajudá-lo a editar PDFs mais rapidamente.

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Isso tornará mais fácil para o próximo usuário processá-los mais rapidamente, assim como eles saberão os pontos a serem procurados instantaneamente. Dessa forma, eles podem processá-los rapidamente.

Escolha soluções de software PDF ágeis e ricas em recursos para facilitar suas operações diárias

Os PDFs surgiram como os formatos de arquivo obrigatórios para operações corporativas. Escolher a solução de software correta para processá-los e gerenciá-los ajudará você a extrair o melhor deles e a facilitar suas operações diárias como empresa.

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Procure recursos como edição em movimento e colaboração entre plataformas em seu software de PDF. Ele deve oferecer segurança de alto nível, sendo leve e fácil de usar para todos os tipos de usuários.

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Deixe-nos saber nos comentários o que você acha que é o recurso mais importante que um software PDF deve possuir para ajudá-lo a facilitar suas operações.

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