Organização do trabalho: 10 dicas para dominar a organização do trabalho

Quer saber qual é o segredo das pessoas bem-sucedidas em seus empregos? Naturalmente, você percebe imediatamente que se trata de uma questão totalmente individual, pois cada funcionário possui um conjunto único de hard e soft skills, personalidade ou traços de caráter. Porém, há um elemento que você pode cuidar para melhorar o desempenho de suas tarefas diárias e potencializar o alcance dos resultados esperados – a boa organização do trabalho. Como? Abaixo você encontrará nossa lista de 10 dicas de organização que podem fazer isso acontecer.

Organização do trabalho – sumário:

1. Planeje seu trabalho
2. Concentre-se em um objetivo (e tarefa) de cada vez
3. Lembre-se de fazer pausas regulares
4. Estabeleça prioridades
5. Estimar e controlar o tempo
6. Estabeleça ciclos de produtividade individuais
7. Livre-se das distrações
8. Trabalhar com quadros Kanban
9. Use ferramentas para agilizar seu trabalho
10. Estabeleça limites para os colegas
11. Melhor organização do trabalho – agora você sabe o que fazer

Planeje seu trabalho

Você pode organizar sua agenda em uma ferramenta online especial, em um caderno online, tradicionalmente em papel (da forma que for melhor para você) – não pode deixar de planejar seu trabalho se estiver interessado em melhorar sua organização. Escrever todas as tarefas pendentes para um determinado dia ou semana é a base para as próximas etapas que mencionamos. Porém, lembre-se de se planejar apenas 80% do tempo no trabalho – o restante deve ser reservado para imprevistos.

Concentre-se em um objetivo (e tarefa) de cada vez

Você não conseguirá realizar tudo o que se propôs de imediato – assim como não conseguirá concluir todas as tarefas que planejou para o dia antes da tarde. Concentre-se no que é mais importante no momento e verá resultados positivos.

Lembre-se de fazer pausas regulares

É melhor planejar suas pausas todos os dias no mesmo horário (na medida do possível, é claro) – assim seu corpo entrará em um determinado ritmo de trabalho, facilitando o alcance de seus objetivos.

Estabeleça prioridades

Qual tarefa é importante e urgente e qual adiar? Depois de planejar seu trabalho, você deve determinar a ordem em que deve executar as várias responsabilidades (a matriz de Eisenhower o ajudará nisso). Dessa forma, você saberá exatamente o que fazer e como se mover suavemente de uma tarefa para outra, sem se permitir um momento de hesitação.

Estimar e controlar o tempo

Para melhor organizar seu tempo no trabalho, você também deve estimar quanto tempo levará para concluir uma determinada tarefa. Desta forma, você ganhará controle sobre o tempo enquanto aumenta sua motivação para completá-lo. Por sua vez, o controlo constante do ritmo das suas funções permite-lhe antecipar estrangulamentos e tirar lições para o futuro (por exemplo, no que diz respeito ao facto de determinado tipo de tarefa exigir um prazo alargado). Essas duas ações melhoram significativamente a organização do trabalho.

Estabeleça ciclos de produtividade individuais

Que horas você trabalha melhor? Descobrir se você é mais produtivo pela manhã, meio-dia ou tarde (e como isso se relaciona com suas refeições no trabalho) é o ponto de partida para uma melhor organização do seu trabalho diário. Afinal, é melhor deixar as tarefas mais desafiadoras para quando você for mais produtivo, para que concluí-las seja pelo menos um pouco mais fácil. No período de menor produtividade, por outro lado, você deve realizar tarefas automáticas e repetitivas que não exijam muito empenho. Essa abordagem ajudará você a se livrar da sensação de perda de tempo no trabalho.

Livre-se das distrações

Lembre-se de que nada funciona tão mal para realizar as tarefas diárias quanto sucumbir constantemente a distrações de todos os tipos - verificar as mídias sociais, visitar colegas de trabalho ou revisar e-mails. Por que? Porque nossa mente demora um pouco para se concentrar na tarefa em questão e cada distração faz com que nossa concentração desapareça e tenhamos que começar do zero. Por esse motivo, é uma boa ideia bloquear determinados sites durante o trabalho ou usar a técnica Pomodoro (que permite trabalhar em ciclos) para evitar sucumbir às distrações.

A esse respeito, observe também que você encontra distrações tanto no escritório quanto no trabalho em casa – identifique o que mais o distrai do seu trabalho e tente eliminar esses problemas para melhorar seu fluxo de trabalho.

Trabalhar com quadros Kanban

Visualizar suas tarefas pendentes no quadro Kanban (a divisão da coluna é fazer-fazer-fazer) melhora o controle sobre os fluxos de trabalho. Além disso, permite que outras pessoas vejam se podem usar seus recursos no momento, ou talvez você esteja se concentrando em uma tarefa importante e não encontre espaço para ajudar.

Use ferramentas para agilizar seu trabalho

Pense neste tipo de software (como o nosso software de gerenciamento de projetos Firmbee) se você trabalha em equipe e sente a necessidade de melhorar a comunicação entre os membros individuais da equipe. Soluções que permitem armazenar todas as informações necessárias sobre os processos que ocorrem em um só lugar podem melhorar de forma rápida e eficaz a organização do trabalho dos envolvidos. No entanto, você deve se lembrar de selecioná-los adequadamente para as necessidades de sua equipe (analisando as áreas que causam problemas).

Estabeleça limites para os colegas

O último conselho é aquele que poucas pessoas querem seguir, porque acredita-se que, ao fazê-lo, você pode receber o rótulo de “amigo inútil”. No entanto, às vezes é melhor transmitir aos colegas que você não os ajudará no momento do que apoiar os outros com força e mais tarde enfrentar atrasos em suas tarefas, que podem prejudicar você (consequências físicas e mentais relacionadas ao estresse e horas extras) e a organização (devido a prazos perdidos).

Melhor organização do trabalho – agora você sabe o que fazer

Você pode pensar que as dicas listadas acima são “triviais” e certamente não são suficientes para limpar a bagunça em sua vida profissional. No entanto, tente incorporar alguns em suas atividades diárias e você notará rapidamente que os resultados excederão em muito suas previsões. Claro, não é o caso de todas as dicas listadas acima funcionarem exatamente na sua situação (tudo depende de quais problemas você teve para organizar seu trabalho até agora), mas são sem dúvida um ponto de partida adequado para pensar em um mudança, realizando-a, e então – aproveitando os resultados.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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