11 coisas que pessoas organizadas e produtivas fazem todos os dias
Publicados: 2017-11-05Há uma razão pela qual as pessoas mais calmas e menos estressadas são as que fazem mais
Muitas vezes confundimos ser produtivo com trabalhar o mais rápido possível, a cada segundo do dia. Tememos que desacelerar para nos organizarmos mate nossa produtividade, mas os fatos sugerem o contrário:
- O funcionário de escritório médio gasta mais de uma hora por dia apenas procurando coisas.
- O executivo americano médio passa seis semanas por ano pesquisando em mesas bagunçadas e arquivos desorganizados por informações extraviadas.
- 23% dos adultos dizem que estão atrasados para pagar suas contas porque as perdem.
Ser desorganizado custa caro, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo. Mas se você conseguir se convencer a desacelerar e se organizar, o ROI irá surpreendê-lo.
“Para cada minuto gasto organizando, uma hora é ganha.” -Benjamin Franklin
Embora a estimativa de Benjamin Franklin seja exagerada, gastar tempo se organizando ainda é um investimento valioso. Especialistas estimam que cada hora gasta em planejamento e organização economiza de três a quatro horas de tempo que, de outra forma, seriam desperdiçadas.
Há uma razão pela qual as pessoas mais calmas e menos estressadas são as que realizam mais – elas entendem a importância da organização e adaptaram seus hábitos de acordo.
A boa notícia é que você também pode se tornar mais organizado e produtivo, apenas imitando os hábitos dos quais eles confiam.
Eles não deixam suas mesas ficarem bagunçadas
Você pode pensar que sabe exatamente onde e em qual pilha de papel pode encontrar um determinado documento. Mas você está se enganando se acha que não seria mais produtivo com uma mesa limpa e organizada. Apenas o ato de organizar as coisas em sua mesa ajuda a organizá -las em sua mente. Além disso, uma pesquisa realizada na Universidade de Princeton revelou que quanto mais nossos cérebros são bombardeados pelos estímulos concorrentes em uma mesa desordenada, menos conseguimos nos concentrar. E isso não era apenas evidência subjetiva; eles foram capazes de ver a diferença em ressonâncias magnéticas da atividade cerebral dos sujeitos.
Eles nunca tocam as coisas duas vezes
Pessoas organizadas e produtivas nunca colocam nada em um padrão de espera, porque tocar as coisas duas vezes é uma enorme perda de tempo. Não guarde um e‑mail ou um telefonema para tratar mais tarde. Assim que algo chamar sua atenção, você deve agir, delegar ou deletar.
Eles não respondem aos e-mails quando chegam
Pessoas produtivas não permitem que seus e-mails sejam uma interrupção constante. Além de verificar seus e-mails de forma programada, eles aproveitam os recursos que priorizam as mensagens por remetente. Eles definem alertas para seus fornecedores mais importantes e seus melhores clientes e salvam o resto até chegarem a um ponto de parada em seu trabalho. Algumas pessoas até configuram um autoresponder que permite que os remetentes saibam quando eles estarão verificando seus e-mails novamente.
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Eles trabalham a partir de uma única lista de tarefas
Lembre-se dos dias em que as pessoas costumavam comprar aqueles planejadores caros, encadernados em couro e preenchê-los com uma lista de tarefas codificada por cores por prioridade? Isso pode parecer um pouco antiquado agora, mas ninguém pode negar que foi eficaz. Por que esses planejadores foram eficazes? Eles nos lembraram como é importante manter uma única lista de tarefas. Quando você consolida tudo em uma lista, você sempre sabe onde procurar e pode parar de perder tempo tentando lembrar qual lista tem as informações que você precisa.
Eles têm um alto nível de autoconsciência
Pessoas altamente produtivas e organizadas têm uma noção clara de quem são. Eles conhecem suas fraquezas e criam estruturas organizacionais para superá-las . Se eles tendem a deixar as reuniões muito longas, eles definem um cronômetro. Se eles têm problemas para manter as reuniões produtivas, eles fazem uma agenda. Se eles esquecerem de verificar o correio de voz pela manhã, eles definirão um lembrete. Os detalhes não importam; o importante é que eles pensem com cuidado e usem auxílios e rotinas específicos que trabalhem com suas fraquezas organizacionais.
Eles fazem tempo para o almoço
Todos nós já estivemos lá - você está ocupado de cabeça para baixo e, quando olha para cima, já passou da hora do almoço. Você acaba indo sem ou pegando um donut ou um saco de batatas fritas da máquina de lanches. Ambas são ideias muito ruins. O donut lhe dará um impulso de energia por cerca de 20 minutos, mas depois disso, seu foco cairá como uma pedra. No que diz respeito a pular refeições, isso não apenas afeta sua concentração, produtividade e habilidades de resolução de problemas, mas também afeta sua cintura – e não da maneira que você poderia esperar. Uma pesquisa da Ohio State University mostra que o peso que você perde ao pular refeições é o peso muscular que você recupera mais tarde como gordura.
Eles comem sapos
“Comer um sapo” é o melhor antídoto para a procrastinação; pessoas ultraprodutivas começam todas as manhãs com este saboroso “tratamento”. Em outras palavras, eles fazem o item menos apetitoso e mais temido em sua lista de tarefas primeiro, antes de fazer qualquer outra coisa. Depois disso, eles ficam livres para lidar com as coisas que os excitam e inspiram.
Eles arrumam no final de cada dia
O melhor remédio para a desordem é reservar cerca de 10 minutos no final de cada dia para organizar sua mesa. Embora saibamos que é melhor tocar as coisas apenas uma vez, todos nós paramos no meio de uma tarefa porque o telefone tocou ou alguém parou para conversar. Você realmente não pode evitar essas coisas, mas pode terminar o dia resolvendo todas as coisas que deixou pela metade .
Eles planejam seus dias na noite anterior
Pessoas organizadas e produtivas vão para a cama todas as noites, seguras de saber o que farão no dia seguinte. Eles acertam suas prioridades na noite anterior, de modo que, assim que o dia começa, é menos provável que se distraiam com a “tirania do urgente” – aqueles pequenos incêndios que surgem e atrapalham suas verdadeiras prioridades.
Eles fazem pleno uso da tecnologia
Muito se tem falado sobre como a tecnologia moderna estende o dia de trabalho, fazendo com que estejamos sempre em dia. Embora isso possa ser verdade, a tecnologia também pode nos tornar mais produtivos. Seja configurando um filtro de e-mail para manter sua caixa de entrada livre de spam ou usando um aplicativo como o Evernote para organizar as informações que você vai precisar novamente, a tecnologia nem sempre é ruim. Usado corretamente, pode economizar muito tempo.
Eles não ignoram seu correio tradicional
Para este, voltamos à filosofia do “toque uma vez”. Para a maioria de nós, não há muito correio tradicional hoje em dia que realmente esperamos. Mas ignorá-lo pode causar problemas, especialmente quando se trata de coisas como contas e notificações fiscais. Basta ir em frente e abri-lo, e cuidar dele assim que chegar; caso contrário, você acabará cavando debaixo das almofadas do sofá procurando aquela conta atrasada.
Juntando tudo
Cada minuto que você gasta procurando algo que perdeu ou tentando lembrar o que deve fazer a seguir prejudicará sua produtividade. Isso, por sua vez, consome seu potencial de carreira. A boa notícia é que existem muitas ferramentas que você pode usar para se manter organizado e produtivo, e mesmo os mais desorganizados entre nós podem colocar um sistema para nos manter sob controle.
Sobre o autor
O Dr. Travis Bradberry é o premiado coautor do livro mais vendido, Emotional Intelligence 2.0, e cofundador da TalentSmart, fornecedora líder mundial de testes e treinamento de inteligência emocional, atendendo a mais de 75% das empresas da Fortune 500. Seus livros mais vendidos foram traduzidos para 25 idiomas e estão disponíveis em mais de 150 países. O Dr. Bradberry escreveu ou foi coberto por Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post e The Harvard Business Review.