15 ferramentas de colaboração para equipes remotas (que não são folgadas) para aumentar a produtividade
Publicados: 2020-09-27Pesquisas sugerem que cerca de 62% dos funcionários entre 22 e 65 anos dizem trabalhar remotamente pelo menos ocasionalmente
Com o surto de COVID, o número de funcionários que optam por trabalhar remotamente com mais frequência aumentou para quase 50%
O desafio número um que as empresas enfrentam à medida que as equipes se tornam remotas é a colaboração e é aí que se torna útil ter a tecnologia certa em seu kit de ferramentas.
Aproximadamente 62% dos funcionários entre 22 e 65 anos dizem que trabalham remotamente pelo menos ocasionalmente
Aqui está um fato que confundiria sua mente: 2020 é o ano em que os humanos mais trabalharam remotamente desde a história da civilização. Não que alguém quisesse que fosse forçado goela abaixo, não graças ao Covid-19, agora estamos aprendendo a conviver e até abraçar o trabalho remoto .
Em todo o mundo, indústrias inteiras viram uma mudança de paradigma para adotar as medidas necessárias para travar a batalha contra um monstro invisível, e o trabalho remoto está no centro disso. Do suporte ao cliente às finanças e da engenharia ao marketing, todas as funções de negócios tiveram seu quinhão de desafios e aprendizados para tornar essa transição temporária (ou, em alguns casos, permanente) bem-sucedida.
Graças à evolução do software de consumo e negócios nos últimos anos, agora temos acesso a uma infinidade de ferramentas e plataformas disponíveis para não apenas dar suporte ao trabalho remoto, mas torná-lo tão produtivo quanto trabalhar em um ambiente de trabalho co-localizado.
Neste artigo, compartilharemos 15 ferramentas que as equipes remotas podem usar para colaborar melhor, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade individual e da equipe.
AttendanceBot: Simplifique o controle de tempo da sua equipe e o gerenciamento de licenças
Quando se trata de trabalho remoto, o único lugar em que todos acabam gastando grande parte do tempo são aplicativos de comunicação como Slack, Microsoft Teams ou Google Chat.
Do gerenciamento de projetos a anúncios em toda a empresa, essas plataformas substituíram o e-mail, mas uma coisa em que muitas empresas ainda estão presas no passado é rastrear a participação e a saída dos funcionários.
Ferramentas como o AttendanceBot tornam embaraçosamente simples controlar o tempo, gerenciar folhas e muito mais, tudo dentro da plataforma de comunicação que você já usa. Com isso, você pode acabar com softwares legados como HRMS ou ferramentas fragmentadas como e-mail, mensagens pessoais e outras para gerenciar seu pessoal.
Trello: gerencie seus projetos como um profissional
Da casa da Atlassian (os criadores do software de gerenciamento de projetos ágil, Jira) vem o Trello, a ferramenta igualmente poderosa no estilo Kanban projetada para qualquer tipo ou nível de rastreamento de projetos.
É muito fácil integrar sua equipe ao Trello e personalizá-lo de acordo com seu caso de uso, graças às centenas de modelos pré-criados que ele oferece.
O que mais? Seu plano freemium oferece recursos suficientes para você começar, e mesmo que você queira escalar e ter algo chamado Power-Ups (integrações nativas ou personalizadas com outras ferramentas em sua pilha), ele não deixa um buraco no seu bolso.
Noção: Documente tudo, o tempo todo
Há um ditado que diz: “O excesso de comunicação é a chave para o sucesso do trabalho remoto”, e não poderíamos concordar mais. Agora, dado que o mundo virtual substituiu a comunicação pessoal, a forma como interagimos com nossos colegas de equipe também precisa evoluir.
Anteriormente, aspectos mais suaves da comunicação, como a linguagem corporal e a atmosfera geral da sala, costumavam determinar muitas coisas não ditas. No entanto, no ambiente remoto, torna-se crucial certificar-se de documentar os detalhes mais sutis de seus pensamentos para que eles não se percam.
Com o Notion, fazer isso se torna uma brisa. Sendo um espaço de trabalho completo, oferece componentes como notas, tarefas, wikis, calendários e lembretes. Praticamente tudo o que você precisa para documentar, planejar e organizar melhor.
Chanty: alternativa Slack para equipes nucleares
O SuSlack é ótimo e tudo para um aplicativo de comunicação, mas não é gratuito, pelo menos não com acesso a alguns de seus melhores recursos. O Chanty, por outro lado, é gratuito para sempre para até 10 membros da equipe e apenas US $ 3 por mês por usuário para seu plano premium.
Além de seu software de bate-papo regular, ele também oferece recursos poderosos para facilitar a colaboração entre suas equipes. Desde transformar mensagens em tarefas até mudar para uma visualização Kanban, você pode se manter organizado na ponta dos dedos, na plataforma de sua escolha.
Classificado com 4,6 e 4,9 no G2 e Capterra, respectivamente, o Chanty é uma boa alternativa ao Slack para equipes remotas menores.
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Google Drive: armazenamento em nuvem em movimento
Isso é óbvio, mas não mencioná-lo seria injusto, simplesmente porque é essencial para o sucesso da colaboração no trabalho.
Com 15 GB de espaço disponível gratuitamente para todos os usuários e armazenamento aumentado também bastante acessível, o Google Drive é a escolha de fato de armazenamento em nuvem para muitas equipes.
Além disso, você pode optar por organizar qualquer um dos seus arquivos em pastas, gerenciar o nível de acesso (somente visualização, comentários e editor) e muito mais.
Todoist: Aceite suas tarefas diárias
Convenhamos: a vida moderna é caótica. Há tanta coisa que se pode reter na memória quando se trata do número de recados a serem executados e minitarefas para fazer em um dia, seja no trabalho ou na vida pessoal.
Com Todoist, você pode colocar ordem nesse caos organizando sua lista de tarefas diárias para trabalho e casa em um só lugar. Desde ser capaz de adicionar rótulos para obter mais clareza, até priorizá-los com base em seus próprios modelos mentais, você pode ficar no topo do seu jogo nunca esquecendo nenhuma tarefa – seja ela grande ou pequena.
O gratuito para sempre oferece uma tonelada de recursos que podem ser úteis para alcançar o mesmo, no entanto, se você quiser desbloquear todo o potencial do aplicativo, custa apenas US $ 3 / mês.
Zoom: “Vamos fazer uma ligação rápida”
Certamente, você já ouviu essa frase pelo menos uma vez por dia nos últimos seis meses. Graças ao trabalho remoto, começamos a adiar qualquer coisa fora do alcance de ser finalizado no bate-papo para uma ligação rápida.
Da realização de conferências virtuais a 1:1s rápidos, o Zoom tem sido a plataforma padrão por causa de sua popularidade, que só aumentou a níveis sem precedentes desde que os bloqueios foram implementados (basta olhar para o preço das ações, se houver).
Embora tenha sido criticado por ter problemas de segurança, tudo isso agora está no passado, com a equipe do Zoom anunciando categoricamente as medidas que tomaram para corrigi-los e garantindo às pessoas sua segurança e criptografia.
Krisp: Remova o ruído de fundo de qualquer aplicativo de comunicação
Se você ainda não o fez, você tem que tentar Krisp. Sua revolucionária tecnologia de cancelamento de ruído com inteligência artificial remove o ruído de fundo de mais de 800 aplicativos no Mac, Windows, Google Chrome e iOS.
Com um único botão, não apenas o ruído de fundo que vai de você para outros participantes da chamada, mas o ruído de fundo que vem dos participantes da chamada para você é removido e funciona quase como mágica.
Sua versão gratuita oferece 120 minutos de chamadas sem ruído por semana, e a versão paga oferece o mesmo por duração ilimitada por apenas US$ 3,33/mês.
1Password: gerenciamento seguro de senhas para toda a sua equipe
Em 2020, a necessidade de segurança de dados robusta não pode ser enfatizada o suficiente. E quando se trata do seu negócio, as apostas ficam ainda maiores.
Para ferramentas que usam um login comum ou precisam de um nível adicional de proteção por senha contra exploração, o 1Password é uma solução que fará com que você tenha certeza de que está protegido.
Com mais de 60.000 clientes em todo o mundo, de startups a empresas, o 1Password oferece vários recursos que tornam seu gerenciamento de senhas seguro por design.
Uptick: Faça reuniões individuais da maneira certa
Em suas próprias palavras, Uptick virou a mesa em 1:1s. “A maioria dos 1:1 estão mortos na chegada. Atualizações de status. Respostas curtas. Olhares vazios. Você fica sem coisas para dizer, e termina o dia. É frustrante, então consertamos.” E assim fizeram!
Desde perguntas testadas e comprovadas apoiadas por pesquisas que revelam o que realmente está acontecendo com sua equipe, até esclarecer e definir as expectativas corretas ao criar prioridades, o Uptick agiliza a recuperação e o torna mais valioso para o gerente e o gerencie.
Lattice: Desenvolva equipes engajadas e vencedoras
A gestão de pessoas é difícil e, se a pesquisa é algo a ser seguido, é especialmente mais difícil gerenciar a geração do milênio. A Lattice transforma a forma como as empresas abordam a estratégia de pessoas, conectando gerenciamento de desempenho, engajamento de funcionários e desenvolvimento de funcionários em uma solução unificada.
E eles apenas evoluíram a plataforma para melhor suportar o mesmo de um ponto de vista remoto. Desde acompanhar o ritmo de sua equipe até atualizações semanais de seus subordinados e alinhá-los com seus objetivos, o Lattice facilita a realização de um trabalho produtivo.
Teampay: gerencie os gastos de sua equipe com facilidade
O Teampay é um software que ajuda você a aprovar, pagar e acompanhar os gastos de suas equipes em tempo real. Com recursos como controle de gastos, reconciliação automatizada e fluxos de trabalho, o Teampay permite que você controle suas finanças na velocidade dos negócios. Eles oferecem um preço fixo com base no conjunto de recursos que você escolher e no volume de gastos.
TomatoTimer: Trabalhe sem distrações, mesmo em casa
Trabalhar em casa vem com uma ressalva: as distrações constantes. Seja a campainha tocando a cada 10 minutos durante a manhã, à tentação de fazer um lanche rápido, o foco pode ser difícil. O TomatoTimer é um temporizador flexível e fácil de usar da Técnica Pomodoro. Aqui estão os passos básicos da Técnica Pomodoro:
- Decida sobre a tarefa em mãos
- Defina o cronômetro (chamado de Pomodoro) para 25 minutos
- Trabalhe na tarefa até que o cronômetro expire; registro com uma marca de seleção em um pedaço de papel
- Faça uma pequena pausa (5 minutos)
- A cada quatro pomodoros, faça uma longa pausa (10 minutos)
OfficeAmp: Help Desk interno para gerenciar solicitações de funcionários
Da casa Harmonize, os criadores do AttendanceBot (que discutimos acima), o OfficeAmp é um software simples de gerenciamento de escritório que funciona dentro do seu mensageiro instantâneo e ajuda todos em sua equipe a fazer mais. Agora, você pode gerenciar todas as solicitações de funcionários, tíquetes de TI, tarefas administrativas e outras solicitações em um só lugar.
Whatfix: funcionários integrados perfeitamente às ferramentas que você usa
Integrar novos membros da equipe e deixá-los atualizados com suas políticas, processos e fluxos é uma tarefa gigantesca. Whatfix, a plataforma de adoção digital, permite que você crie programas de integração de funcionários personalizados e envolventes em escala e catapulte seus funcionários para começar a usar as ferramentas e o software que você usa, de forma mais rápida e eficaz.