Regra dos 2 minutos para aumentar a sua produtividade

A lista de tarefas geralmente contém tarefas relativamente simples, mas a combinação de várias tarefas às vezes cria obstáculos difíceis de superar. Você sabe como é se sentir sobrecarregado quando até mesmo uma tarefa típica, como redigir um e-mail, marcar um encontro ou encomendar mercadorias, está além de sua capacidade. Se você tiver problemas com uma lista de tarefas em constante crescimento e perceber que a procrastinação se torna um problema, tente a regra dos 2 minutos.

Regra dos 2 minutos – índice:

1. O que é uma regra de 2 minutos?
2. Pequenos projetos se dividem em pequenos passos
3. Regra dos 2 minutos na prática
4. Regra de 2 minutos para comunicação
5. Os benefícios da regra dos 2 minutos
6. 2 minutos de regra e construção de hábitos
7. Blocos de tempo
8. Resumo

O que é uma regra de 2 minutos?

A regra dos 2 minutos é um método de uso eficaz do tempo, que foi descrito no livro de David Allen intitulado: Getting Things Done . É um dos componentes de sua metodologia, mas simples o suficiente para ser colocado em prática sem preparação prévia. A simplicidade é o que está por trás do fenômeno deste método.

Talvez, inicialmente, o método pareça muito simples. O fato é que, apesar das aparências, pequenas tarefas, não grandes projetos, podem distrair e impossibilitar o foco. A introdução desta regra pode ajudá-lo a praticar as coisas imediatamente . Graças a isso, as tarefas não se acumularão na lista e criarão pilhas de tamanhos inacreditáveis.

Uma tarefa simples feita imediatamente não consome muito da nossa energia, mas pode aumentar o nível de satisfação que cada tarefa concluída e marcada traz. Além disso, libera nossas mentes de pensamentos e permite focar em projetos importantes.

Se você começar a deixar essas pequenas e simples tarefas de lado e adiá-las, pode chegar ao ponto de que haverá muitas delas para fazer, e você pode até começar a sentir apreensão antes mesmo de tentar fazê-las. A solução para este problema é fácil. Faça todas as tarefas simples e pequenas imediatamente.

Vale lembrar que o próprio autor enfatiza a flexibilidade desse método. 2 minutos não significa necessariamente que você tenha que medir tarefas com o cronômetro na mão. Os 2 minutos necessários para uma tarefa são para lembrá-lo de que muitas tarefas simples podem levar apenas alguns minutos. Não há diferença se for 2 ou 5 minutos.

Pequenos projetos se dividem em pequenos passos

A regra dos 2 minutos pode ser usada de várias maneiras. Há muito sobre a utilização da regra para executar tarefas curtas e simples, como redação de e-mail e telefonemas, mas a regra pode ser aplicada para projetos mais ambiciosos. Como? Toda grande tarefa pode ser dividida em etapas menores. Graças a isso, o projeto exigente e assustador se transforma em uma lista de tarefas específicas, tangíveis e simples de fazer. Essa modificação pode ajudá-lo a iniciar o projeto sem a sensação de estar sobrecarregado.

A regra dos 2 minutos na prática

Não importa se você passa o dia no escritório ou em casa, seu dia é uma lista de tarefas a fazer. Abaixo apresentamos vários exemplos de atividades às quais a regra dos 2 minutos pode ser aplicada. Esses são apenas exemplos, mas podem ajudar na identificação de suas tarefas cotidianas.

Algumas tarefas estão sendo adiadas por vários motivos. Essas atividades não podem ser evitadas a longo prazo. Mais cedo ou mais tarde alguém terá que fazê-los. É melhor fazê-los de uma só vez. Uma dessas tarefas é lavar a louça. E é melhor lavar a louça imediatamente após a refeição. O mesmo se aplica a tirar o lixo, passear com o cachorro ou fazer outras tarefas domésticas simples. A regra dos 2 minutos ajudará você a economizar tempo e liberar a energia necessária para tarefas mais importantes.

Regra de 2 minutos para comunicação

Quando durante seu trabalho você recebe um e-mail, você tende a abri-lo e lê-lo imediatamente. Então, isso é tudo o que você faz porque se lembra da tarefa importante e atual e decide responder mais tarde. Não há melhor momento do que agora, portanto, se você conhece o conteúdo de um e-mail e passou seu tempo lendo-o, responda imediatamente. Não espere, especialmente se a mensagem for fácil e não exigir nenhum esforço maior.

Graças a isso, você terá certeza de que não o esquecerá. Uma situação semelhante é com os telefonemas e mensagens para passar aos seus colegas. A introdução desta regra é uma ótima solução para pessoas que não gostam de falar ao telefone. Adiar e procrastinar nunca ajudam. É melhor fazer as coisas imediatamente.

Os benefícios da regra dos 2 minutos

Muitas técnicas têm o mesmo objetivo – melhor gestão do tempo . O maior benefício da regra de 2 minutos é o fato de que não há nenhum sistema envolvido. Você não precisa se preparar, não precisa possuir nenhum sistema ou aplicativo. A regra é simples – aja imediatamente.

Uma tarefa de 2 minutos não é um problema, mas toda a lista de pequenas tarefas cria uma sensação de peso que é difícil de combater. Além disso, durante o dia as listas tornam-se cada vez mais longas com todas as novas atribuições, atividades e deveres. Isso suga a energia e impede o foco.

O uso da regra de 2 minutos não apenas reduz os níveis de estresse, mas aumenta a satisfação. A realização da tarefa mais simples lhe dá a sensação de agência e traz a energia necessária para a realização de outra tarefa.

2 minutos de regra e construção de hábitos

O uso do método não apenas ajuda você a criar o hábito de realizar a atividade imediatamente, mas pode ser um bom método para a introdução de novos hábitos eficazes . Há momentos em que queremos fazer algo por nós mesmos: iniciar um novo curso de idiomas, introduzir uma rotina de leitura de livros ou começar a se exercitar, mas parece que não temos tempo suficiente para isso.

2 minutos reservados por dia não parece ruim, certo? Talvez seja um bom passo começar uma nova jornada e construir um novo hábito. Pode acontecer que, com o tempo, você aumente o tempo de sua nova prática, mas a regra dos 2 minutos está aqui para ajudá-lo a seguir em frente e superar a procrastinação.

Blocos de tempo

Uma tarefa curta que leva apenas 2 minutos geralmente é fácil de fazer. Eles podem ocupar muito do seu tempo se houver muitos deles. E se houver um projeto enorme e importante que precisa ser concluído a tempo e requer sua atenção especial? Nem todas as suas atividades podem ser divididas em pequenos pedaços ou etapas.

Alguns deveres exigem foco e concentração profundos. Se você lida com um projeto desse tipo, tente bloquear seu tempo. O bloqueio de tempo permite que você se concentre em uma tarefa durante todo o tempo atribuído. Não pare de trabalhar até que o trabalho esteja concluído. Intervalos repetitivos no processo diminuem a capacidade de concentração e tornam seu trabalho menos eficiente.

Resumo

A regra dos 2 minutos é útil quando você está trabalhando em atividades que exigem muita concentração e foco. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, a regra incentiva as pessoas a dividir em partes menores, o que pode ajudá-las a fazer mais em menos tempo. Essa regra pode ser aplicada a qualquer tarefa ou atividade que você precise fazer.

Por exemplo, se você tiver muitos e-mails para escrever, seria melhor começar com e-mails que exigem menos tempo e esforço. Dessa forma, você não vai se cansar e acabar procrastinando naquelas tarefas mais difíceis mais tarde. A regra dos 2 minutos é um truque de produtividade que pode ser usado para garantir que você não perca tempo em tarefas que não precisa fazer. É uma ferramenta de autocontrole.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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