4 etapas para projetar e executar um exercício de mesa eficaz

O exercício de mesa, muitas vezes abreviado como TTX ou TTE, é uma forma específica de preparação para uma crise. Destaca-se de outras abordagens de gestão de riscos por sua característica mais característica – um ambiente sem estresse. Como tal, a equipe fala sobre escopos individuais de medidas a serem tomadas, as funções de membros específicos da equipe, bem como cenários possíveis, tudo na forma de discussão em grupo facilitada.

Tudo acontece falando, compartilhando e encontrando soluções, ao invés de, como no caso dos exercícios de campo, fazer ou atuar. De tal forma, o crucial é aprender e ver se as disposições teóricas se traduzem em emergências reais. A partir deste artigo, você aprenderá o valor que os exercícios de mesa podem trazer para uma organização, quando vale a pena realizá-los e como executá-los corretamente.

Regras básicas para conduzir um exercício de mesa

Um exercício de mesa é uma reunião destinada a definir procedimentos a seguir e medidas a tomar durante uma emergência. Dependendo do tipo de organização, pode envolver o esboço de formas de responder a um ataque cibernético, um desastre natural como um terremoto ou um ataque terrorista súbito. Também poderia ter um escopo mais casual, como descobrir como lidar com a perda de membros essenciais da equipe ou o súbito aparecimento de um concorrente no mercado.

Independentemente do grau de emergência, os exercícios de mesa têm uma coisa em comum: um cenário pronto com medidas específicas a serem tomadas e sua progressão. Sem o cenário, conduzir um TXT não faz sentido. Isso porque o principal objetivo desses exercícios é verificar se as disposições teóricas que operam na organização se refletem na realidade e se é necessário fazer mudanças. Portanto, se sua organização não possui um plano de ação definido em caso de emergência, o primeiro passo deve ser escrever tal cenário.

Os exercícios acontecem em um ambiente descontraído para permitir que todos os membros da equipe definam livremente seus papéis para responder a situações específicas e discutir questões preocupantes sem medo ou vergonha. Aqui, não se trata de competir e testar se os funcionários podem agir sob pressão, mas de aprender e trabalhar em equipe.

Que valor traz a realização de um exercício de mesa?

A realização de um exercício de mesa não consome tanto tempo quanto um exercício de campo, mas ainda requer dedicação de tempo e convocação de membros individuais da equipe. Você precisará comprometer alguns recursos, mas o que receberá em troca são muitos benefícios não apenas para a organização, mas também para os membros da equipe.

O valor para a organização que o TXT pode trazer

• A verificação dos procedimentos durante uma reunião casual é muito preferível ao teste “ao vivo” durante uma crise
• Oportunidade de refinar regras, fechar lacunas e implementar ações corretivas
• Oportunidade de melhorar as técnicas de resposta a emergências
• Fortalecer os laços entre os membros individuais da equipe
• Verifique se os funcionários conhecem e seguem as disposições teóricas dos protocolos

O valor para os membros da equipe que o TXT pode trazer

• Oportunidade de trabalhar em sua função em um formato casual
• Melhores condições para lembrar os próximos passos para lidar com uma situação específica
• Oportunidade de tirar dúvidas, ampliar seus conhecimentos
• A execução de cenários e testes facilita a apresentação de sugestões para alterações ou melhorias em registros individuais

Como conduzir um exercício de mesa?

1. Identificar o propósito de conduzir um exercício de mesa

O planejamento de um exercício de mesa deve começar com a definição do objetivo que você deseja alcançar após sua realização e como planeja aplicar os resultados alcançados. Para alguns, a questão-chave envolverá educar os membros da equipe que perderam a oportunidade de analisar as várias disposições dos planos antes. Outros encontrarão nele uma chance de avaliar se os princípios teóricos se refletem na realidade. Qualquer que seja seu principal incentivo para realizar tais exercícios, eles certamente trarão muito mais benefícios do que você planeja.

2. Designe as pessoas envolvidas e defina seu papel no exercício

Embora o exercício de mesa seja estático e realizado na forma de uma conversa casual em grupo, ainda existem certas regras a serem seguidas. Você deve designar as pessoas que participarão do exercício e atribuir-lhes papéis específicos. Outras pessoas podem assistir e acompanhar o cenário, mas para evitar o caos, elas não devem participar ativamente do próprio exercício. Os observadores também podem expressar seus pontos de vista, o que pode ser útil durante a avaliação e documentação do exercício, por isso vale a pena marcar um horário para tirar dúvidas e fazer sugestões logo após o TXT.

Um elemento vital de todo o esforço é a nomeação do líder/facilitador certo. Você pode escolher alguém da sua equipe ou contratar um profissional para essa tarefa. De qualquer forma, deve ser alguém que não apenas conheça muito bem o cenário e as regras da empresa e as tarefas de cada membro da equipe, mas também tenha as qualidades interpessoais específicas para conduzir o exercício adequadamente.



O facilitador deve saber e decidir cuidadosamente quando seguir e quando liderar o grupo. O principal trunfo que também se deve ter é a capacidade de fornecer condições confortáveis ​​para uma discussão criativa e presidir o debate para mantê-lo direto ao ponto. Um líder de exercício de mesa estabelecido sentirá o grupo e manterá um equilíbrio sólido entre frouxidão e regras rígidas.

3. Identifique um cenário específico

O cenário deve responder à ameaça potencial mais real para a organização. Depende muito do tipo de negócio, mas também da localização da sede. Esse plano de ação pode abordar a ocorrência de um furacão ou outro elemento, mas também especificar as próximas etapas para lidar com um ataque maciço de hackers.

Independentemente de qual seja seu objetivo, o cenário deve definir e descrever em detalhes uma situação bastante realista. Tem que incluir perguntas para os indivíduos para colocá-los na mentalidade certa e verificar se eles estão tomando as decisões certas. Isso porque cada membro da equipe deve saber quem contatar em caso de crise, quais ações são essenciais e quais recursos restantes priorizar e proteger. Eles precisam se familiarizar com o cenário geral antes da reunião agendada para que possam se preparar bem para ela.

O cenário tem que incluir um roteiro específico, mas vale apostar em alguma flexibilidade aqui. Talvez, no decorrer da discussão, outros pontos mudem e a abordagem dos membros da equipe lance uma nova luz sobre toda a situação. Nesse caso, é melhor que o líder não interrompa a discussão, deixe-a fluir e se afaste um pouco do roteiro original para forjar um melhor e atualizado.

4. Lembre-se da análise final

Os exercícios fazem com que os membros da equipe entendam seus papéis e testem se eles conhecem as várias disposições para responder corretamente em caso de emergência. No entanto, o valor real do exercício de mesa vem da análise dessa discussão e reside na oportunidade de fazer melhorias e aprimorar as soluções já existentes. Por isso é igualmente importante analisar todo o evento após o exercício já ter ocorrido e fazer um relatório com base nele. Essas informações podem aprimorar o plano de contingência e verificar as lacunas nele contidas.

A mesa é sempre a solução certa?

Naturalmente, toda abordagem de gerenciamento de riscos e preparação para emergências tem seus prós e contras. Os resultados que eles entregam são moldados por diversas variáveis ​​emergentes, ambientes, circunstâncias e pessoas. O mesmo vale para o exercício de mesa. Inegavelmente, este exercício permite testar as diretrizes existentes e avaliar o ambiente e as pessoas. Ele também permite que você aprenda sobre as sugestões de outros membros da equipe.

É também uma grande oportunidade de aprendizado e questionamento que não envolve muitos recursos e não exige muito trabalho. Além do mais, esses exercícios também podem ocorrer remotamente, portanto, funcionarão bem para organizações com diferentes localizações ao redor do mundo.

No entanto, isso não significa que esse método seja uma solução ideal, ele também tem suas desvantagens. Em primeiro lugar, um ambiente descontraído e uma conversa teórica nunca refletirão o evento real, durante o qual até funcionários bem preparados podem falhar, pois se somam o estresse e a necessidade de agir com pressa. Durante um exercício de mesa, você pode verificar se todos conhecem seu papel, mas nem sempre detectará todas as falhas no plano. Alguns deles só aparecerão em situações da vida real, não em discussões teóricas.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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