4P da gestão: projeto, produto, programa e portfólio | #24 Introdução ao gerenciamento de projetos

O gerenciamento 4P tem muito em comum – eles exigem habilidades organizacionais e interpessoais, bem como flexibilidade e capacidade de motivar uma equipe. Mas o que está escondido sob as quatro letras P?

4P da gestão – sumário:

1. Introdução
2. 4P – Projeto, produto, programa, portfólio
3. Gerenciamento de projetos
4. Gestão de produtos
5. gerenciamento de programas
6. Gerenciamento de portfólio
7. Resumo

Introdução

Empresas menores geralmente implementam um único projeto ou criam um único produto. Nesses casos, esses são os únicos objetivos da organização. No entanto, quando a empresa cresce, sua estratégia exige uma visão mais ampla de futuro e seus objetivos se diversificam, vale a pena pensar na melhor forma de organizar o gerenciamento de projetos para tornar sua implementação o mais eficiente possível.

4P – Projeto, produto, programa e portfólio

4P significam grupos de tarefas ligeiramente diferentes, muitas vezes inter-relacionados. Estes são:

• projeto
• produtos
• programa
• portfólio

A seguir, veremos mais de perto o que são e por que é importante conhecer suas especificidades ao planejar, organizar tarefas e executar um projeto.

Gerenciamento de projetos

Cada projeto pode ser realizado de forma independente. Também pode aparecer como parte de um programa ou portfólio. Tem início e fim designados e seu objetivo é produzir um produto, serviço ou outro resultado exclusivo.

As características do projeto incluem:

• horário de início e término especificado
• objetivo definido
• uma equipe temporária criada especificamente para realizar esta tarefa

Muitos gerentes de projeto lidam com vários projetos simultaneamente. Isso é especialmente verdadeiro para projetos pertencentes a um único programa ou portfólio. Mas como um projeto é diferente de um produto?

Gestão de produtos

O gerenciamento de produtos difere do gerenciamento de projetos principalmente porque não há um cronograma definido. Os gerentes de produto devem conhecer bem o produto que supervisionam e planejar seu desenvolvimento. Eles definem prioridades, adicionam novos recursos, melhoram os existentes, bem como gerenciam o orçamento de desenvolvimento de produtos, equilibrando as capacidades da empresa e as expectativas do cliente.

Podemos distinguir um produto de um projeto pensando nele como um objeto físico permanente. Isso porque um produto mantém uma identidade constante mesmo passando por ajustes. Um produto pode ser um smartphone que muda dependendo dos aplicativos instalados e como foi personalizado.

Ao contrário de um projeto, um produto não tem um ciclo de vida definido. A gestão de produtos é, portanto, caracterizada por:

• melhoria contínua em resposta às mudanças nas necessidades dos clientes
• continuidade
• planejamento de adaptação
• trabalhando com uma equipe permanente de desenvolvimento de produtos

Um produto pode ser desenvolvido por meio de projetos – temporários e implementados ao longo de um tempo. Voltando ao exemplo do smartphone, um projeto de desenvolvimento de produto poderia incluir uma atualização de software para facilitar o uso da câmera à noite.

gerenciamento de programas

De acordo com o PMBOK, o programa é:

Uma coleção de projetos relacionados e, às vezes, programas menores, que são gerenciados juntos para criar valor que o gerenciamento de cada um separadamente não poderia oferecer. (Versão En: “Programa. Projetos relacionados, programas subsidiários e atividades do programa gerenciados de maneira coordenada para obter benefícios não disponíveis ao gerenciá-los individualmente.” )

A gestão de projetos e produtos envolve planejar, organizar e executar tarefas que fazem parte do perfil da organização e levam à realização de um objetivo útil ao cliente ou à própria empresa. O gerenciamento de programas, por outro lado, envolve determinar quais projetos precisam ser implementados na organização para atingir um dos objetivos estratégicos de forma eficaz e no prazo. É o planejamento de médio prazo que decide qual prioridade dar a cada projeto, bem como a determinação permanente de qual deve ser a relação entre eles.

Vamos considerar o exemplo do Programa “Nova Filial da Empresa”. Pode consistir em:

• Projeto A, para selecionar o local e mobiliar a nova sede da
• Projeto B , para empregar uma equipe na nova cidade
• Projeto C , para organizar uma festa de inauguração da empresa
• Projeto D , para construir uma base de clientes local

Entre outras coisas, a gestão do programa deve levar em consideração o cronograma dos projetos A, B e C. Gerenciar cada projeto sem saber o status dos outros pode resultar, por exemplo, na organização de uma festa de inauguração quando a reforma da sede ainda não foi concluída , ou… a equipe ainda não foi contratada.

Cada um dos projetos que compõem o programa é implementado separadamente, e seus resultados dependem das tarefas executadas, que carregam riscos diferentes. Portanto, as principais diferenças entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de programas estão relacionadas à perspectiva de avaliação de resultados e à abordagem da variabilidade. Estes são:

• Aceitação assumida da incerteza dos resultados
• A necessidade de uma gestão de mudança eficaz
• Ajuste cuidadoso das prioridades ao estado atual de cada projeto
• Uma perspectiva de longo prazo na avaliação dos benefícios do programa.

Gerenciamento de portfólio

O portfólio de projetos é um termo usado com menos frequência do que um programa, mas a separação de um portfólio de projetos em uma empresa é particularmente útil quando implementamos periodicamente projetos de natureza semelhante. A finalização de projetos individuais pertencentes ao portfólio não depende uns dos outros, como é o caso de um programa.

Por exemplo, para uma empresa que desenvolve software para smartphones, portfólios separados podem ser projetos implementando:

• atualizações, por exemplo:
• atualizações de software da câmera,
• atualizações de segurança para proteger contra vários tipos de ataques,
• melhorias de software, por exemplo:
• permitindo ao usuário escolher skins e ícones,
• adicionando 3 recursos sugeridos com mais frequência pelos usuários,
• refatoração, por exemplo:
• melhorando o código de partes modulares do aplicativo,
• reescrever o código que coloca mais pressão no dispositivo.

Um portfólio é uma coleção centralizada de projetos e programas em andamento em uma empresa. Sua gestão tem como principal objetivo atingir os objetivos estratégicos da organização. Assim como projetos e programas, o portfólio deve detalhar:

• marcos - para ter uma imagem clara dos sub-objetivos, sua realização e um plano para lidar com o fracasso,
• um plano de gerenciamento de riscos,
• partes interessadas - ou seja, todos os interessados ​​no status da implementação do portfólio

No entanto, o aspecto mais importante da gestão do portfólio de projetos da empresa é estabelecer um esquema de priorização. Ele garante que todos os projetos, produtos, programas e portfólios implementados e planejados na empresa tenham seu lugar na hierarquia de tarefas a serem concluídas.

Quais são as diferenças entre os 4Ps?

A gestão de cada um dos 4Ps – projeto, produto, programa e portfólio – difere em alguns aspectos. Particularmente importantes são as diferenças nas áreas de assunto de gestão e a natureza da equipe.

Os assuntos de gestão no 4P diferem pelo nível de detalhamento das tarefas executadas e pela proximidade com o cliente.

No caso de um projeto, o Gerente de Projeto e o Gerente de Produto supervisionam a execução das tarefas e a criação de soluções voltadas diretamente para o cliente. No caso de um programa, os projetos relacionados e seus relacionamentos são objeto de gerenciamento. Em um portfólio, o gerenciamento se preocupa com todos os programas e projetos da organização em relação aos seus objetivos, portanto, o papel e as tarefas do Portfolio Manager estão localizados o mais distante possível do cliente.

No entanto, suas tarefas ainda devem centrar-se na relação entre a missão da organização, os objetivos e as necessidades dos clientes.

As diferenças entre os 4Ps também se aplicam à equipe. Em um projeto, a equipe é estabelecida para a duração de um determinado projeto, portanto, a implementação do projeto geralmente é apenas parte das responsabilidades dos participantes.

A situação é diferente no caso de um produto – aqui é construída uma equipe permanente, cuja principal e muitas vezes única tarefa é trabalhar no produto. Isso reduz o risco de paradas entre os projetos de desenvolvimento do produto. A necessidade de transferência de conhecimento, ou seja, a demorada implementação de novos membros da equipe, também é menos frequente.

Já as equipes gerenciadas por gerentes de programa e portfólio são cocriadas por gerentes de projeto e produto de toda a organização, além de analistas, consultores e especialistas de negócios de alto nível.

Resumo

Os 4Ps consistem em gerenciamento de projetos, produtos, programas e portfólios. O gerenciamento de cada um difere em detalhes, natureza da equipe e responsabilidades.

Um projeto é um esforço subjacente e limitado no tempo, com uma duração e propósito específicos. Um produto pode ser desenvolvido por meio de projetos, mas não tem ciclo de vida definido e seu desenvolvimento está intimamente ligado às expectativas do cliente. Um programa é uma coleção de projetos inter-relacionados de diferentes tipos que atendem a um propósito comum. Um portfólio pode ser definido como um conjunto de projetos do mesmo tipo, executados ciclicamente ou em paralelo, servindo para alinhar da melhor forma possível todos os demais Ps com os objetivos estratégicos da organização.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
17. O domínio do planejamento no gerenciamento de projetos
18. O que é um cronograma de projeto e para que serve?
19. Como usar marcos em um projeto?
20. Projeto de execução
21. Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido?
22. Importância do encerramento do projeto
23. Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham
24. 4Ps da gestão: projeto, produto, programa e portfólio
25. Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projetos
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