5 erros comuns de faturamento

Erros são inevitáveis. Ao emitir faturas, elas tendem a acontecer de vez em quando. Quais erros de faturamento são os mais comuns? Como evitar erros de faturamento? Que consequências podem ter? Se você quiser saber as respostas para essas perguntas, leia nosso artigo sobre 5 erros comuns de faturamento.

5 erros comuns de faturamento – índice

1. Número da fatura errado
2. Dados de contraparte incorretos
3. Não há informações sobre a forma de pagamento
4. Descrição incorreta de bens ou serviços
5. Erros de faturamento
6. Resumo

Número da fatura errado

Cada fatura deve ter um número único. Isso é algo óbvio, mas em algumas situações, é fácil cometer esses erros de faturamento. Isso é especialmente verdadeiro se você usar programas como Word ou Excel ou seus equivalentes para emitir faturas. À primeira vista, pode parecer que isso facilitará seu trabalho de faturamento. Nesses programas, você pode preparar modelos de fatura prontos, nos quais você só precisa alterar os dados ao emitir documentos subsequentes. Mas esta solução tem uma grande desvantagem.

A substituição de arquivos subsequentes pode fazer com que você se perca na numeração. E salvar faturas como páginas sucessivas em um documento do Word ou planilhas sucessivas no Excel também pode levar a imprecisões.

Quais são os erros de faturamento mais comuns na numeração de faturas? Existem dois tipos: números de fatura duplicados e lacunas na numeração. Ambos os erros de faturação podem ter consequências desagradáveis ​​quando as autoridades fiscais os verificam. A numeração que contém lacunas pode indicar que nem todas as faturas emitidas estão incluídas nos cálculos de impostos. As lacunas na numeração suscitarão sérias dúvidas, mesmo que sejam acidentais e não pretendam induzir em erro as autoridades fiscais.

O segundo tipo de erro, ou seja, duas ou mais faturas com o mesmo número, mas com conteúdo diferente, também pode sugerir que elas foram emitidas deliberadamente dessa forma para evitar impostos. Nesse caso, também pode haver um problema com o lançamento dessas faturas, pois o software de contabilidade pode não permitir que você insira dois ou mais documentos com o mesmo número.

Corrigir esses descuidos pode não ser fácil, principalmente se você já enviou essas faturas erradas para seus clientes e só depois percebeu que estava com a numeração errada. Eles não importam muito para seus contratantes, pois eles não verificam a numeração correta de suas faturas. Portanto, eles podem pagar essas faturas sem nenhum problema. Mas no caso de uma auditoria fiscal você pode ser penalizado por isso. É por isso que é melhor evitá-los, por exemplo, usando um programa ou aplicativo de faturamento onde a numeração será atribuída automaticamente. Desta forma, evitará erros de faturação e terá a certeza de que não emitiu faturas com números errados.

Dados de contraparte incorretos

Somos apenas humanos e erros acontecem com todos nós de tempos em tempos. Pode ser um erro de digitação no nome da empresa que você faturou ou um erro de digitação no nome do seu cliente. Um típico também é o endereço errado do contratante. Nesse caso, pode haver uma variedade de erros: número de prédio errado, CEP errado, nome de rua errado ou até mesmo uma cidade da sede da empresa com erros ortográficos. Também pode acontecer que escreva o número de identificação fiscal errado do seu cliente na fatura.

Parece que estas são apenas pequenas coisas. Mas ninguém gosta quando seu nome ou sobrenome contém erros de ortografia. Além disso, eles podem levar a consequências fiscais. Dados incorretos do contratante podem torná-lo incapaz de reconhecer tal fatura como um custo de seu negócio. Nesse caso, será necessário corrigir os dados. Isso prolongará o tempo que você terá que esperar pelo pagamento dessa fatura, pois seu cliente poderá reter o pagamento até receber o documento com os dados corretos.

Outro tipo de falha é a emissão de uma fatura para os dados de um destinatário completamente diferente. Isso pode acontecer especialmente quando as faturas são criadas manualmente substituindo os dados em um arquivo. Neste caso, as quantidades corretas de bens ou serviços vendidos são incluídas na fatura, mas os dados do destinatário permanecem da fatura anterior.

Esse lapso pode fazer com que você envie essa fatura para o destinatário errado, que não comprou os itens listados nela. Você também pode enviá-lo para um contratado que comprou de você, mas as informações do destinatário estarão erradas nessa fatura. Até corrigi-los, você certamente não pode contar com o recebimento do pagamento de tal fatura.

Como evitá-los? É aqui que um programa de faturação pode ajudá-lo. Você pode usá-lo para criar um banco de dados de seus clientes. Você só precisa verificar seus dados uma vez, para poder faturar sem problemas mais tarde. Alguns programas permitem que você baixe dados da empresa de registros governamentais, para evitar esses erros ao emitir faturas.

Não há informações sobre a forma de pagamento

Todo mundo gosta de ter dinheiro depositado em sua conta. Mas a falta de informação sobre como pagar pode impossibilitar o pagamento de uma fatura.

É aqui que podem ocorrer vários erros, desde não ter um número de conta bancária a um número de conta incorreto até não saber quando e como pagar uma fatura. As imprecisões aqui podem ter uma variedade de consequências. Perder a data de vencimento provavelmente fará com que o cliente pague a fatura dentro do prazo legal. Mas um número de conta errado ou mesmo a falta de um fará com que o contratante não possa pagar. Somente quando você corrigir ou completar esses dados você poderá contar com o pagamento da fatura.

Descrição incorreta de bens ou serviços

As faturas devem conter descrições precisas dos bens e serviços vendidos. Embora no caso de mercadorias os erros sejam muito menos comuns, uma boa descrição dos serviços pode causar muitos problemas. Seu cliente não deve duvidar de que está pagando pelo que pediu. É por isso que os dados da fatura devem corresponder aos dados do pedido.

Dependendo dos procedimentos de seus contratados, alguns podem exigir descrições mais detalhadas dos serviços que você fornece, enquanto outros não. No entanto, é uma boa ideia garantir a precisão para que você não tenha problemas para receber o pagamento posteriormente. Uma descrição incorreta precisará ser corrigida, o que provavelmente levará algum tempo. Como resultado, você pode receber o pagamento dessa fatura mais tarde do que o esperado. Uma solução para esse problema pode ser criar um catálogo de produtos vendidos e descrições precisas de serviços individuais. Desta forma, terá sempre descrições claras e legíveis da sua oferta na fatura.

Erros de faturamento

Uma fatura não deve conter nenhum erro contábil, mas essas situações podem ocorrer. Existem vários lugares onde eles aparecem com mais frequência. Estes incluem o valor total a ser pago. Pode ser adicionado incorretamente, tornando a fatura subestimada ou superestimada. Nenhuma dessas opções é benéfica. Por quê? Porque reflete mal na pessoa que emitiu a fatura.

Pode acontecer que o cliente não verifique cuidadosamente se o documento emitido por você não contém erros contábeis e pague essa fatura. Mas, como resultado, você pode receber muito pouco ou muito dinheiro. No primeiro caso, você terá que pedir ao cliente que pague mais, o que pode colocá-lo em uma situação ruim. No segundo caso, o cliente pode exigir o reembolso do pagamento a maior, o que pode refletir negativamente na reputação da sua empresa. Em ambos os casos, tal fatura pode ser contestada por uma auditoria fiscal, por isso é melhor evitá-la.

Outro local onde ocorrem erros contábeis em uma fatura é no cálculo do valor das mercadorias vendidas. Nesse caso, pode haver um erro na multiplicação do número de peças de mercadorias e o preço de uma peça única. Isso geralmente acontece quando os cálculos são feitos manualmente. Também pode ocorrer um erro ao calcular o valor do IVA. O uso de um programa de faturamento ajudará você a evitar esses erros de faturamento, pois os cálculos são feitos automaticamente lá.

Erros de faturação – resumo

Erros de faturamento acontecem com todos. No entanto, você deve estar ciente de que eles podem ter consequências legais. Erros de faturação também contribuem para atrasos nos pagamentos e podem ter um impacto negativo na credibilidade da sua empresa. Uma das soluções é utilizar plataformas de faturação dedicadas que automatizam muitos processos e ao mesmo tempo permitem evitar erros básicos.

Leia também: O que uma fatura deve incluir? – 12 elementos essenciais

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

Ver todas as postagens