5 itens obrigatórios para criar um local de trabalho virtual incrível

Eu trabalho em um quarto (bem... não há cama ou mesmo um sofá para esse assunto – é um quarto convertido em um escritório, então eu realmente tenho que sair do escritório para tirar uma soneca à tarde).

O PMG é um local de trabalho totalmente virtual , por isso nossos 19 colaboradores trabalham exclusivamente em suas casas. Não temos espaço de escritório. E nós fazemos isso funcionar há 10 anos e nossa equipe certamente valoriza o arranjo. Também sabemos que não estamos sozinhos – já que muitas outras pequenas e médias empresas operam locais de trabalho virtuais e um número crescente de empresas maiores está adotando a ideia de teletrabalho ou uma situação híbrida em que os funcionários trabalham em casa por pelo menos alguns dias durante o semana.

O Estudo Nacional de Empregadores de 2014 do Instituto de Famílias e Trabalho informou que desde o último estudo, realizado em 2009, houve um salto de 17% no número de empregadores que permitiram que pelo menos alguns de seus funcionários trabalhassem em casa ocasionalmente e um aumento de 15%. no número de empregadores que permitiram que seus funcionários trabalhassem em casa regularmente.

Seja sua empresa um local de trabalho virtual de vez em quando ou todos os dias, é fundamental entender que essas configurações exigem atenção especial. Nossa colega e amiga Nancy Settle-Murphy dedicou todo o seu negócio a ajudar as empresas a gerenciar equipes virtuais com sucesso e sua lista de clientes inclui nomes como Procter & Gamble, IBM e Partners Healthcare – então é claro que vale a pena tomar nota! Nancy também foi recentemente contatada por Sue Shellanbarger, do Wall Street Journal, para um de seus artigos sobre Trabalho e Família. (Nota: apenas assinantes do WSJ verão o artigo completo.)

Alguns dos principais benefícios que podem ser desfrutados em um local de trabalho virtual bem-sucedido incluem:

• Atrair e reter os melhores talentos
• Criar uma cultura que realmente reconheça o equilíbrio entre vida profissional e pessoal
• Menos despesas gerais e maior capacidade de dimensionamento sem ter que expandir o espaço do escritório e despesas relacionadas
• Maior produtividade entre indivíduos e equipes

É claro que trabalhar virtualmente não vem sem suas armadilhas potenciais, tanto para empregadores quanto para empregados. Quando entrevistamos candidatos a emprego, sempre ressaltamos que um local de trabalho virtual não é para todos.

Alguns dos desafios mais comuns que podem ocorrer ao trabalhar virtualmente incluem:

• Uma sensação de isolamento, especialmente para extrovertidos que são energizados por outras pessoas
• Sensação de menos controle para gestores que gostam de ter suas equipes presentes fisicamente.
• Menos capacidade de manter o dedo no pulso dos negócios (não há bebedouro físico, sala de descanso ou conversa no cubículo).
• Falta de comunicação sobre projetos.
• Distrações e linhas borradas entre o trabalho e a vida doméstica. Você pode sentir que nunca está longe de seu trabalho ou, ao contrário, nunca sente que pode se concentrar totalmente no trabalho.

Depois de administrar um local de trabalho virtual por mais de 15 anos, sentimos que aprendemos muito – e temos uma sólida noção do que esse tipo de negócio precisa para aproveitar os benefícios e evitar as armadilhas. Nós até ganhamos um Stevie Award de 2015 por Best Run Women-Run Workplace, do qual estamos muito orgulhosos, especialmente porque todos os nossos funcionários contribuíram para nossa indicação!

Aqui estão os cinco itens essenciais que uma empresa precisa para criar um ótimo local de trabalho virtual:

1. Tecnologia

A comunicação e a colaboração são essenciais quando as equipes são parcial ou totalmente virtuais, portanto, suas ferramentas tecnológicas precisam ser de alto nível. Felizmente, existem alguns ótimos disponíveis – do Trello ao Dropbox, do Zoom ao Slack.

As ferramentas de tecnologia certas funcionarão para manter os membros de sua equipe em contato, manter os projetos funcionando sem problemas e tornar todos os documentos e informações rapidamente acessíveis. Eles podem ajudar os gerentes a coletar feedback e manter o controle sobre os negócios. Eles também podem ajudar a apoiar uma cultura corporativa forte – sim, isso é possível (e importante!) em um local de trabalho virtual, mesmo quando as pessoas não estão trabalhando lado a lado.

2. Confiança

Se um gerente ou proprietário de uma empresa não puder confiar em seus funcionários para fazer seu trabalho remotamente, um local de trabalho virtual falhará. É preciso haver total adesão do topo da organização que apoie um ambiente de trabalho flexível.

Na PMG, informamos aos nossos candidatos que contratamos profissionais que não precisam de microgerenciamento porque estão comprometidos em alcançar a excelência em seus cargos. Não precisamos saber onde os membros de nossa equipe estão a cada momento do dia de trabalho.

Agora, também aprendemos que é necessário manter o horário comercial normal - não gostaríamos de empregar alguém que quisesse trabalhar das 23h às 7h todos os dias ou trabalhar apenas nos fins de semana, pois isso não permitiria um agendamento razoável de clientes reuniões, etc

Também é necessário estabelecer expectativas específicas para os funcionários sobre sua função na empresa, o trabalho que possuem e como o desempenho será medido. Se essa informação for clara para todas as partes envolvidas, os detalhes logísticos de como eles realizam seu trabalho são menos importantes.

3. Gestão do Tempo

Trabalhar virtualmente não é uma boa opção para todos. Algumas pessoas acharão muito desafiador separar o trabalho de suas vidas pessoais e, consequentemente, se distrairão com a vida doméstica durante o dia de trabalho e vice-versa. Ajudar sua equipe a estabelecer limites para que possam se concentrar de forma produtiva durante o horário de trabalho e depois desligá-la para que possam ter uma vida pessoal rica aumentará o sucesso de seu local de trabalho virtual e ajudará a reter ótimos funcionários.

Ter um espaço de trabalho designado em casa é fundamental, assim como ter acesso à tecnologia e às ferramentas certas. Criar um plano para o dia de trabalho e a semana em geral também é útil. Alguns dos membros de nossa equipe acham útil colocar uma mensagem virtual de “ocupado” ou “fora do escritório” se precisarem de tempo concentrado para escrever, projetar, analisar ou outro trabalho focado. Também os encorajei a anotar em seu status do Skype se eles têm tempo de “horário de expediente” disponível durante o dia, para que seus colegas de equipe saibam quando podem entrar em contato para um rápido brainstorm ou apenas fazer uma pausa virtual para conversar.

4. Orçamento de viagem

É absolutamente possível criar uma grande cultura e alcançar alta produtividade em um local de trabalho totalmente virtual. Mas não há como contornar o fato de que o tempo de rosto tem que acontecer para os melhores resultados. Você precisa ter um orçamento de viagem para reunir as pessoas, seja para uma reunião semestral ou trimestral da empresa, pois esses eventos ao vivo ajudarão a construir conexões ainda mais fortes.

Aprendemos que quando você investe em reunir todos, será mais bem-sucedido se você planejar o tempo para os negócios e para o social. Planeje uma agenda sólida para o seu tempo de trabalho e, em seguida, reserve algum tempo para um jantar casual ou um passeio onde os colegas de trabalho possam visitar e se conectar.

5. Senso de União

Mesmo que seus funcionários não estejam juntos o dia todo, e mesmo que se vejam apenas algumas vezes por ano, eles ainda podem desfrutar de um grande senso de união e funcionar altamente como uma equipe. As dicas acima ajudarão muito – confiando neles, fornecendo a tecnologia certa e dando-lhes tempo para construir conexões fortes.

Também é bom, e acabamos de começar a fazer isso, usar o vídeo o máximo possível para chamadas de equipe e reuniões virtuais. Todos nós somos vítimas de multitarefa quando estamos em uma teleconferência, mas isso é muito mais difícil de fazer quando você está diante da câmera. Além disso, sua equipe fará conexões muito mais fortes quando puderem se ver.

Também descobrimos que comemorar os sucessos por e-mail ou durante as reuniões é uma ótima maneira de destacar todas as coisas boas que estão acontecendo na empresa. Adoramos saudar os membros da equipe que tiveram uma boa vitória e eles agradecem o reconhecimento. Também reservamos um tempo para que as equipes de contas agendem brainstorms virtuais em projetos de clientes ou compartilhem um estudo de caso que possa beneficiar outra equipe.

Compartilhar notícias e informações da empresa regularmente também é valioso para ajudar todos a se lembrarem de que fazem parte de algo maior, mesmo quando trabalham em casa.

Com a tecnologia certa, confiança inabalável em seu pessoal, um compromisso com o gerenciamento do tempo, viagens periódicas para reuniões ao vivo e um senso de equipe e o panorama geral, seu local de trabalho virtual florescerá.