O guia fácil para entender as fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Manter seu projeto no caminho certo do início ao fim, evitando o uso indevido de recursos, tempo e dinheiro, depende de quão bem você gerencia as fases do ciclo de vida do projeto.

Agora, com base no tipo de projeto e seus requisitos, o número de fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos pode mudar; mas neste post vamos discutir todos os cinco e os passos que você deve seguir durante cada um.

O que é Ciclo de Vida do Projeto?

O ciclo de vida do projeto é um processo que os gerentes de projeto seguem ao concluir um projeto. Inclui uma sequência de fases pelas quais um projeto passa desde o início até o encerramento.

Quais são os cinco estágios do ciclo de vida do projeto?

Dividir os projetos em várias etapas, na verdade, facilita o gerenciamento e o controle e o trabalho para melhorar sua qualidade.

Iniciação do projeto

A primeira fase de iniciação estabelecerá as bases para as próximas etapas do gerenciamento de projetos. É aqui que você definirá o projeto em um nível amplo.

Aqui você vai,

• Avalie o valor e a viabilidade do projeto para decidir se deve avançar com ele. Durante o estudo de viabilidade, você analisará se pode atender aos requisitos do projeto com os recursos disponíveis e desenvolver um caso de negócios.

• Identificar as partes interessadas do projeto. Aqui você realizará uma análise das partes interessadas para identificá-las e suas necessidades e priorizá-las com base em sua influência.

• Identificar as entregas do projeto. Você pode usar marcos para dividir entregas complexas em partes menores, facilitando o rastreamento.

• Defina o propósito e os requisitos (como os recursos, orçamento e tempo necessários) do projeto. Crie um termo de abertura do projeto ou documento de iniciação do projeto incluindo essas informações. Ele também deve listar as necessidades de negócios, objetivos, partes interessadas e riscos do projeto.

Recursos úteis

O Guia Fácil para Gerenciamento de Partes Interessadas

9 ferramentas visuais para reunir requisitos para seu software

Planejamento do projeto

Na fase de planejamento do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, você elaborará uma estratégia para executar as etapas do projeto ou, em outras palavras, determinará exatamente o que precisa ser feito para atingir as metas definidas anteriormente.

Aqui você vai,

• Comece definindo claramente os objetivos do projeto e o escopo do projeto. Você pode usar os critérios SMART que o orientam a definir metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e oportunas.

• Faça o layout do que precisa ser feito e crie uma estrutura de divisão de trabalho que o ajudará a dividir o projeto em tarefas gerenciáveis ​​com base nas entregas do projeto.

• Criação de gráficos de marcos ou gráficos de Gantt onde você pode exibir os principais marcos e roteiros de produtos descrevendo o cronograma do projeto e os marcos do projeto para a equipe

Modelo de cronograma do projeto

Modelo de roteiro de produto

• Estimar e alocar os recursos necessários e montar uma equipe competente e esclarecer suas funções e responsabilidades.

• Crie um plano de gerenciamento de riscos identificando os riscos potenciais que podem atrapalhar o andamento do projeto e descrevendo as etapas que você precisa seguir para mitigá-los.
• Crie um plano de comunicação especificando sua estratégia de comunicação para as partes interessadas.

• Faça uma análise de custos para ter certeza de que tudo se encaixa no seu orçamento. E estabeleça medidas de desempenho com base no escopo, custo e cronograma do projeto para avaliar o progresso e garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Recursos úteis;

O guia visual para planejar um projeto

A lista definitiva de técnicas de gerenciamento de riscos visuais

O guia fácil para criar um plano de comunicação eficaz

Usando gráficos de Gantt e fluxogramas no planejamento de projetos

Projeto de execução

Nas fases de execução, você implementa o que planejou. O trabalho do gerente de projeto aqui é ficar atento a erros e supervisionar a equipe, garantindo que todos sigam o plano original.

• Crie diagramas de fluxo de trabalho ou mapas de processos que descrevam as etapas que a equipe/indivíduo precisa seguir para concluir cada marco e obter os recursos necessários.
  

• Realize uma reunião inicial do projeto onde você possa percorrer os diagramas de fluxo de trabalho, gráficos de marcos, estruturas de divisão de trabalho etc. que você criou com sua equipe. Ajude-os a entender o que exatamente se espera deles.
• Comunicar atualizações do projeto às partes interessadas e realizar reuniões de status conforme necessário
• Acompanhe o progresso e atualize os cronogramas do projeto e faça alterações nos planos do projeto conforme necessário

Recursos úteis;

O Guia Fácil de Fluxos de Trabalho | Com modelos de fluxo de trabalho editáveis

Monitoramento do Projeto

Esta fase exige que o gerente de projeto monitore o desempenho do projeto e comunique o status às partes interessadas.

Você pode usar indicadores-chave de desempenho (KPIs), como seguir o cronograma, manter o orçamento sob controle, entregar com sucesso os resultados do projeto, etc., para medir o progresso.

Conforme necessário, encontre maneiras de otimizar o desempenho e fazer alterações no plano de gerenciamento do projeto para garantir que ele traga o melhor desempenho.

Encerramento do projeto

Esta fase marca o encerramento do projeto quando o resultado final é entregue. Você pode aproveitar a lição aprendida para otimizar os processos do projeto e os esforços da equipe durante projetos futuros.

Aqui você vai,

• Liberar os recursos que foram utilizados para o projeto e alocá-los incluindo o que resta do orçamento para projetos futuros.
• Avalie o sucesso do projeto e compartilhe os relatórios com as partes interessadas. Identifique o que funcionou e o que não funcionou e documente adequadamente as informações para referência futura.
• Avalie o desempenho da equipe e informe-os sobre onde eles precisam melhorar e reconheça-os por seu sucesso.
• Rescindir formalmente quaisquer empreiteiros que tenham sido contratados para o projeto.
• Junto com a equipe crie um plano para finalizar as tarefas que não foram concluídas durante o projeto

O fim do ciclo de vida do projeto pode ser marcado com uma reunião de encerramento ou uma festa para comemorar o sucesso e parabenizar a equipe.

Qual é a sua estratégia de gerenciamento de projetos?

Todo projeto, grande ou pequeno, simples ou complexo, passa por essas poucas fases. É trabalho do gerente de projeto ter uma estratégia sólida de gerenciamento do ciclo de vida do projeto para manter tudo nos trilhos.

Qual é a sua estratégia? Compartilhe sua experiência conosco na seção de comentários abaixo.