5 etapas para maximizar o valor do projeto

Algo que todas as pequenas empresas têm em comum é o desejo de crescimento e a motivação para realizar os seus sonhos. Mas o caminho para o sucesso nem sempre é claro. Neste artigo, exploraremos como a adoção de uma abordagem de crescimento baseada em projetos pode maximizar o valor do projeto e gerar benefícios rapidamente para o seu negócio.

1. Foco

Quando o crescimento começa, é comum que os proprietários de pequenas empresas fiquem presos nas tarefas diárias ou lancem muitos projetos ao mesmo tempo. Mas nenhuma destas abordagens promove o crescimento sustentável.

Fazer crescer um negócio de forma sustentável é como subir uma escada: é preciso avançar um passo intencional de cada vez. Comece fazendo uma lista das diferentes opções de projetos disponíveis para você. Em seguida, examine cuidadosamente cada projeto em busca de três coisas:

• Qual a importância deste projeto para o meu negócio?
• Quão viável é este projeto?
• Se eu não fizer esse projeto, quais serão as consequências?

No topo da sua lista, coloque os projetos que são mais viáveis, importantes e que terão maiores consequências se não forem realizados. Dessa forma, você terá um caminho claro para prosseguir.

2. Compreensão

Para que um projeto seja significativo, você deve entender como ele agregará valor à sua organização. Portanto, comece definindo um objetivo de negócios com o qual alinhar o projeto. Escrever um objetivo às vezes pode exigir várias iterações, então tente começar com afirmações como:

• Estamos realizando este projeto para atingir o objetivo x e evitar o risco y .
• Estamos realizando este projeto para entregar um valor de x porque isso posiciona nossa organização para z .
• Estamos empreendendo este projeto porque, se não o fizermos, x consequências acontecerão.
• Estamos realizando este projeto para melhorar esta parte da nossa organização para que possamos então empreender z .

Estabelecer bons objetivos de negócios para orientar seus projetos o ajudará a determinar como medir o sucesso. Considere quais resultados podem ser medidos para determinar se você alcançou seus objetivos. Os projetos são mais poderosos quando sua equipe entende seu valor e o impacto de seu sucesso ou fracasso. É mais provável que esses projetos tenham uma equipe motivada por trás deles, com um compromisso mais forte com o sucesso do projeto.

3. Planejamento

É fácil ficar entusiasmado com um projeto e seu objetivo, especialmente quando você o executa sozinho ou com uma equipe pequena. Isso torna imensamente tentador começar o mais rápido possível.

Embora criar um plano possa parecer uma perda de tempo, negligenciar esta etapa é um erro fundamental. A realidade é que um plano bem estruturado fornece dados essenciais para avaliar o desempenho do projeto posteriormente. Em uma organização jovem com experiência limitada em projetos, esses dados são essenciais para ajudá-lo a melhorar continuamente a entrega do projeto. E, quando os projetos estão ligados ao valor, você também aumenta a sua capacidade de concretizar valor.

Os planos também são essenciais para avaliar se um projeto está no caminho certo e identificar riscos que possam afetar a sua entrega e sucesso.

Principais coisas a serem incluídas em um plano de projeto

• Orçamento – Saiba que tipo de investimento sua empresa pode comprometer em um projeto e compare isso com o retorno esperado. Considere quanto tempo levará para recuperar o investimento, pois isso pode influenciar o cronograma para a realização do projeto.
• Cronograma – Identifique os principais marcos necessários para realizar seu projeto e estabeleça metas para quando eles serão alcançados. Analise as condições de mercado e outras necessidades de negócios que determinarão quando o projeto poderá ter sucesso. Examine se o cronograma dos marcos está alinhado com as necessidades de negócios de longo prazo e refine o cronograma usando esses insights.
• Análise de risco – Discuta as seguintes questões com sua equipe de projeto e revise-as à medida que o projeto avança:
  • O que poderia dar errado?
  • Qual é a probabilidade de esses problemas ocorrerem?
  • Quais são os seus potenciais impactos?
  • Que medidas podemos tomar para mitigar esses riscos?
  • Alguma dessas etapas deve ser implementada imediatamente?
• Comunicação – Faça a si mesmo estas perguntas para garantir uma comunicação eficaz durante todo o projeto:
  • Quem precisa saber deste projeto?
  • Que informações são importantes para eles?
  • Com que frequência eles precisam de atualizações?
  • Qual é a maneira mais eficaz de fornecer essas informações?
  • Como podemos apoiar melhor essas necessidades de comunicação?
• Escopo – Determine a lista de tarefas mínima necessária para atingir o objetivo de negócios. O escopo pode ser documentado de diversas maneiras, muitas vezes começando com uma declaração de escopo – um breve parágrafo que descreve os resultados pretendidos do projeto. Isto deve ser seguido por uma lista do que não está incluído no escopo. O escopo também pode ser definido usando:
  • Backlog – Uma lista priorizada de todas as tarefas necessárias para concluir o projeto.
  • Estrutura analítica do trabalho – Uma matriz sequencial de tarefas organizadas em ordem de conclusão.

4. Execução

Considere os tipos de conhecimentos necessários para o sucesso do projeto e quem pode fornecê-los. Em seguida, tente criar uma equipe o mais diversificada possível. A diversidade – quando aliada ao apoio adequado e a um ambiente que promova o debate e a discussão abertos – produzirá equipas de alto desempenho.

Os recursos do projeto serão dedicados a este projeto ou terão outras atribuições? Se eles tiverem outras funções, certifique-se de que seu cronograma inclua contingências, como:

• Com que frequência a equipe do projeto precisará se reunir?
• Você usará a tecnologia para ajudá-lo a gerenciar o trabalho que está sendo realizado?
• Como você saberá que o trabalho está sendo feito?
• Quem será o responsável pelo projeto?

5. Aprendizagem

Projetos que agregam valor também oferecem oportunidades valiosas de aprendizagem. Portanto, certifique-se de conduzir uma retrospectiva ou post-mortem do projeto com um grupo diversificado de membros da equipe e partes interessadas. Avalie o que deu certo, identifique áreas para melhoria, reconheça as conquistas da equipe e revise as métricas do projeto.

Resuma suas descobertas em um relatório e mantenha-o facilmente acessível para referência futura. Esta etapa é crucial para maximizar o valor que sua organização obtém com os projetos. Ao melhorar continuamente com base nas lições aprendidas, você pode acelerar o retorno do investimento em projetos futuros.

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