7 dicas de gerenciamento de tarefas especializadas para melhorar sua produtividade no trabalho
Publicados: 2019-09-10O gerenciamento eficiente de tarefas é crucial para garantir que tudo seja feito de maneira organizada, sem sacrificar a qualidade ou a criatividade.
Com tantas coisas para fazer, perder de vista seus objetivos leva tempo. No entanto, você pode ficar por dentro com as estratégias certas e atingir seus objetivos.
Este artigo discutirá sete dicas organizacionais especializadas para ajudá-lo a gerenciar tarefas com mais eficiência e melhorar sua produtividade no trabalho. Portanto, não importa o quanto as coisas fiquem agitadas em sua vida profissional, você pode usar essas estratégias simples para fazer o trabalho.
7 dicas de gerenciamento de tarefas e como implementá-las
- Use a Matriz de Eisenhower
- Empregue um software de gerenciamento de tarefas
- Automatize tarefas repetitivas
- Crie uma lista de verificação diária
- Delegue tarefas para as pessoas certas
- Simplifique a comunicação
- Faça pausas e pratique o autocuidado
Mas primeiro, a pergunta deve ser feita:
Por que o gerenciamento de tarefas é tão importante?
O gerenciamento de tarefas é muito importante porque toda profissão, independentemente do setor, exige isso. Ao gerenciar seu tempo com sabedoria, você pode fazer mais em menos tempo, o que leva ao aumento da produtividade e à eficiência aprimorada.
Além de lhe dar controle sobre sua carga de trabalho, ele permite que você planeje para que as tarefas não se sobreponham. Além disso, um bom gerenciamento de tarefas incentiva uma melhor colaboração entre os membros da equipe, pois todos sabem no que precisam trabalhar e quando.
O gerenciamento de tarefas requer planejamento estratégico, organização e habilidades de comunicação – e com essas dicas em mente, você deve ser capaz de gerenciar suas tarefas como um profissional. Vamos considerar a Matriz de Eisenhower.
1. Usando a Matriz de Eisenhower
"Se demorar menos de dois minutos, faça agora." - David Allen, consultor de produtividade e autor de " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "
A Eisenhower Matrix é uma técnica poderosa para gerenciamento de tarefas. Desenvolvido pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, a matriz consiste em quatro quadrantes:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Não é importante, mas urgente
- Não é importante e não é urgente
Ao dividir as tarefas nessas categorias, você pode usar a matriz para determinar em quais tarefas trabalhar primeiro, segundo etc.
como implementar
Anote suas tarefas atuais em papel ou software de gerenciamento de tarefas online . Atribua cada tarefa por importância e urgência.
Complete aqueles que não são importantes ou urgentes. Em seguida, crie um plano para concluir cada tarefa, uma de cada vez.
Por exemplo, se você é um profissional de marketing de mídia social que aplica a Eisenhower Matrix depois de analisar os dados de desempenho das postagens, pode perceber que as postagens visuais têm um desempenho melhor do que as postagens baseadas em texto. Portanto, de acordo com o método, você pode criar conteúdo visual em postagens somente de texto.
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Usando a Eisenhower Matrix como parte de sua estratégia organizacional para gerenciar tarefas de negócios, você pode diminuir os níveis de estresse enquanto aumenta a produtividade e alcança o sucesso!
Na próxima seção, veremos como o software de gerenciamento de tarefas pode ajudar a levar a produtividade da sua organização para o próximo nível.
2. Use o software de gerenciamento de tarefas
"Crie um sistema que funcione para você. Não se force a entrar em um sistema que não funciona." - Laura Vanderkam, especialista em gerenciamento de tempo e autora de " 168 horas: você tem mais tempo do que pensa "
Gerenciar vários projetos simultaneamente pode ser um desafio, especialmente quando os prazos são curtos e a carga de trabalho parece interminável.
Sem organização e comunicação adequadas, sua empresa pode sofrer com prazos perdidos, dados perdidos e atendimento ao cliente insatisfatório . Isso pode custar sua receita e prejudicar sua reputação.
Usar as ferramentas certas pode tornar esse processo fácil e sem complicações para equipes e indivíduos. O software de gerenciamento de tarefas é uma ferramenta poderosa para empresas de todos os tamanhos criarem tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e acompanhar o progresso com mais eficiência.
O software permite definir prazos para tarefas individuais e receber lembretes quando esses prazos se aproximam em um painel central.
Os membros da equipe também podem colaborar e se comunicar sobre projetos sem alternar entre vários aplicativos ou plataformas, diminuindo a confusão.
como implementar
Um profissional de marketing de criação de conteúdo , por exemplo, pode criar um esboço e atribuir partes da redação (pesquisa/redação/otimização de SEO) aos colegas de equipe.
Usando um documento compartilhado que todos podem acessar, é fácil acompanhar as atualizações e ver o que cada membro realizou ao concluir suas tarefas atribuídas.
Softwares populares de gerenciamento de tarefas como Trello, Asana ou Basecamp geralmente incluem análises que permitem acompanhar o desempenho de sua equipe ao longo do tempo e identificar melhorias.
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Ao escolher o software de gerenciamento de tarefas certo para o seu negócio, considere suas necessidades e orçamento.
Procure um software com recursos que correspondam aos seus requisitos, como atribuições de tarefas, prazos, acompanhamento do progresso e compartilhamento de arquivos.
Teste diferentes opções de software antes de se comprometer com uma e certifique-se de que sua equipe esteja treinada e confortável em usá-la.
3. Automatize tarefas repetitivas
Automatize tarefas que você executa com frequência para economizar tempo e reduzir erros. Use ferramentas como macros, scripts e software de automação para simplificar seu fluxo de trabalho." - Laura Stack, especialista em produtividade e gerenciamento de tempo e autora de " O que fazer quando há muito o que fazer: reduza as tarefas, aumente os resultados e economize 90 minutos por dia "
Automatizar tarefas repetitivas em áreas como atendimento ao cliente, marketing digital ou gerenciamento de projetos pode otimizar seu fluxo de trabalho.
Com software e tecnologia, os empresários podem automatizar tarefas como entrada de dados, faturamento e marketing por e-mail, economizando tempo e minimizando erros.
As ferramentas automatizadas fornecem recursos como e-mails automatizados, um sistema de tíquetes , distribuição de chamadas e chatbots para ajudar os visitantes do site ou clientes a encontrar respostas rapidamente, sem espera ou envio de vários e-mails.
Além disso, eles permitem que você priorize as solicitações com base na urgência ou importância para que sua equipe possa se concentrar primeiro nos itens mais urgentes.
como implementar
Por exemplo, digamos que você seja responsável por enviar e-mails de acompanhamento após uma venda bem-sucedida. Em vez de criar cada um manualmente e digitar repetidamente as mesmas informações, você pode usar uma ferramenta de automação de e-mail .
Isso economizará tempo e garantirá que seus clientes recebam comunicações oportunas de sua empresa.
Imagem de e-mail pessoal
Automatizar tarefas repetitivas pode ter um impacto significativo na melhoria do gerenciamento de tarefas de negócios. Ao liberar tempo, os funcionários podem se concentrar em tarefas de nível superior que exigem atenção humana, como resolução de problemas e tomada de decisões.
Com isso dito, criar uma lista de verificação diária é uma etapa essencial para garantir que sua equipe permaneça no caminho certo e atinja suas metas.
4. Crie uma lista de verificação diária
"As listas de tarefas devem ser dinâmicas, flexíveis e devem ser ajustadas para atender às mudanças de prioridades." - Julie Morgenstern, especialista em organização e gerenciamento de tempo e autora de " Gestão do Tempo de Dentro para Fora "
A falta de estrutura e um plano claro podem tornar seu dia de trabalho caótico e improdutivo. Como resultado, você pode se sentir estressado e ansioso, levando a um declínio na qualidade do seu trabalho.
Ao criar uma lista de verificação diária, você pode garantir que nenhuma tarefa seja negligenciada e que todos os membros da equipe estejam na mesma página sobre o que precisa ser realizado.
como implementar
Comece listando todas as tarefas mais urgentes do dia. Em seguida, divida-os em tarefas menores e gerenciáveis.
Em seguida, priorize suas tarefas com base em sua importância e prazo e inclua notas ou detalhes para ajudá-lo a concluí-las. Por fim, acompanhe seu progresso ao longo do dia. Esta etapa também pode ter a Matriz de Eisenhower.
Por exemplo, um profissional de marketing de conteúdo pode criar uma lista de verificação diária que inclui escrever uma postagem de blog que pode ser dividida em tarefas menores, como debater ideias, delinear a postagem, realizar pesquisas, escrever um rascunho, editar e publicá-lo.
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Fique de olho em novas tarefas ou prazos durante o dia. Adicionar essas tarefas à lista a tempo pode ajudá-lo a se manter organizado e evitar que elas se percam.
Revise sua lista de verificação no final de cada dia para avaliar seu progresso e ajustar suas prioridades e estimativas de tempo conforme necessário.
Uma lista de verificação diária garante que você leve todas as tarefas a sério. Como resultado, é mais fácil delegar tarefas às pessoas certas.
5. Delegue tarefas às pessoas certas
"A priorização é fundamental. Faça uma lista de suas tarefas e concentre-se naquelas que terão maior impacto em seus objetivos." - Brian Tracy, autor e palestrante motivacional conhecido por seu trabalho em gerenciamento de tempo e produtividade.
Em qualquer profissão que envolva trabalho em equipe ou colaboração, você deseja que os membros de sua equipe lide com tarefas alinhadas com seus pontos fortes e conhecimentos.
Você pode ficar sobrecarregado e esgotado ao tentar fazer tudo sozinho. Você pode gerenciar sua carga de trabalho com eficiência delegando e garantindo que as tarefas sejam concluídas de acordo com seus padrões.
como implementar
Ao delegar tarefas, considere primeiro o conjunto de habilidades e conhecimentos de cada membro da equipe. Ao identificar qual pessoa é mais adequada para o trabalho, você garantirá que cada membro da equipe utilize seus pontos fortes e trabalhe nas tarefas que podem realizar.
Além disso, ao atribuir o trabalho com base no nível de habilidade, você pode reduzir o risco de ocorrência de erros e maximizar a qualidade do resultado de sua equipe.
Delegue tarefas como gerenciamento de mídias sociais a um membro da equipe com experiência na área e foque na criação e estratégia de conteúdo.
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Fornecer instruções claras para delegar tarefas é essencial para garantir que os membros da equipe entendam o que precisa ser concluído e quaisquer prazos ou expectativas associados.
Vamos explorar como simplificar a comunicação pode melhorar ainda mais seu processo de gerenciamento de tarefas.
6. Simplifique a comunicação
"Clareza é fundamental. Seja específico e direto em sua comunicação e evite detalhes e jargões desnecessários." - Erica Dhawan, especialista em comunicação e colaboração e autora de " Linguagem corporal digital: como construir confiança e conexão, não importa a distância "
Quando a comunicação poderia ser melhor, podem ocorrer erros na conclusão da tarefa, bem como atrasos. Por outro lado, o trabalho em equipe eficaz e o gerenciamento de tarefas dependem de uma boa comunicação.
como implementar
Primeiro, defina expectativas para tempos de resposta e canais de comunicação para que todos estejam na mesma página. Em seguida, utilize um e-mail ou sistema de mensagens instantâneas para enviar informações e atualizações para manter todos conectados e informados.
Em segundo lugar, reserve um horário todos os dias para uma discussão em grupo sobre o progresso feito ao longo do dia. Fazer com que todos discutam seus desafios uns com os outros facilita a resolução de problemas mais rapidamente. Além de check-ins diários, incentive o diálogo aberto entre os membros da equipe para promover a colaboração.
Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projeto pode configurar um quadro do Trello para atribuir e rastrear tarefas, agendar check-ins regulares via Zoom ou Slack e definir expectativas de tempos de resposta.
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Agora que discutimos o gerenciamento de tarefas em equipe, vamos passar para uma parte frequentemente negligenciada, mas vital do gerenciamento de tarefas de negócios - fazer pausas e praticar o autocuidado.
6. Faça pausas e pratique o autocuidado
"Descanse quando estiver cansado. Refresque-se e renove-se, seu corpo, mente e espírito. Depois volte ao trabalho." - Ralph Marston, palestrante motivacional e autor conhecido por seu trabalho sobre desenvolvimento pessoal e sucesso.
Cuidar da sua saúde física e mental é necessário para atingir seus objetivos e ter o melhor desempenho. Negligenciar o autocuidado pode levar ao esgotamento, fadiga e declínio no bem-estar geral.
como implementar
- Faça algumas pausas curtas, como uma caminhada de 15 minutos ao ar livre ou uma sessão de alongamento
- Faça refeições e lanches saudáveis
- Leia um livro antes de dormir ou medite por 10 minutos todas as manhãs
- Durma o suficiente todas as noites. A privação do sono se correlaciona com a diminuição do desempenho durante o dia.
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Incorporar essas atividades à rotina diária pode trazer benefícios de longo alcance além da saúde física.
Os trabalhadores que abordam o trabalho com energia, relaxados e confiantes estão mais bem preparados para enfrentar os desafios do dia.
Conclusão
O gerenciamento eficaz de tarefas de negócios significa priorizá-las com base em seu nível de importância e planejar adequadamente o suficiente para que tudo funcione sem problemas.
Incorporar essas dicas em sua rotina diária pode exigir um pouco de dedicação e esforço, mas as recompensas valem a pena. Você não apenas melhorará o sucesso do seu negócio, mas também impulsionará seu crescimento e desenvolvimento pessoal.
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Biografia do autor:
Oliver Stasinszky é líder de equipe de divulgação na LiveAgent com experiência em comércio eletrônico e atendimento ao cliente. Ele é apaixonado por escrever, ler e aprender a tocar qualquer instrumento musical.