7 dicas de produtividade para proprietários de pequenas empresas melhorarem seu desempenho
Publicados: 2019-09-10Administrar um negócio é difícil. Há uma lista interminável de tarefas que você precisa concluir. Infelizmente, há apenas tantas horas em um dia. Isso é um grande problema, porque tentar fazer tudo o deixará sobrecarregado.
Você precisa maximizar sua produção.
Felizmente, existem algumas maneiras fáceis de aumentar a produtividade do seu negócio. Aqui está um conjunto útil de dicas de produtividade que você pode experimentar imediatamente, oferecendo melhor controle e planejamento de suas tarefas relacionadas ao trabalho e de sua equipe.
Vamos começar.
1. Uma tarefa de cada vez
Sobrecarregar você e sua força de trabalho com trabalhos, prazos e projetos concorrentes não faz bem a ninguém e leva a altos níveis de estresse e confusão.
Apesar de algumas pessoas se gabarem de que podem realizar várias tarefas ao mesmo tempo, a ciência não respalda suas alegações. Um estudo sobre produtividade conduzido pela Cleveland Clinic mostrou que apenas 2,5% das pessoas conseguiam realizar multitarefas com eficiência, tornando-as a grande minoria. A multitarefa também pode prejudicar o desempenho em vez de ajudá-lo, tornando seus funcionários menos eficientes.
Em vez de fazer com que sua equipe multitarefa, tente aconselhá-los a escrever listas de tarefas, priorizando as tarefas críticas primeiro, mas certificando-se de que tudo seja feito em seu próprio tempo. Reforce a importância de terminar uma tarefa corretamente antes de passar para a próxima.
As dicas de produtividade devem levar os trabalhadores a uma direção mais eficiente, beneficiando a operação de sua pequena empresa. Mas, é claro, as dicas de produtividade são apenas a ponta do iceberg se você quiser impulsionar sua pequena empresa .
2. Melhore a colaboração dentro das equipes
O trabalho em equipe faz o sonho funcionar, como dizem! Com isso em mente, é sempre uma boa ideia simplificar os processos de compartilhamento e colaboração de sua pequena equipe para o benefício de todos.
Uma maneira fácil de ativar esse nível aprimorado de colaboração é investir em software que faça muito do seu trabalho árduo. Os exemplos incluem software de mensagens instantâneas (o Microsoft Teams tem uma excelente função de 'chat') e acesso confiável a documentos que podem ser editados em tempo real (como Planilhas Google e Documentos Google). Você também pode lançar um software confiável de videoconferência para trabalhadores remotos ou funcionários que se auto-isolam (MS Teams, Google Meet e Zoom funcionam bem).
A colaboração não aumenta apenas os níveis de produtividade; também aumenta os níveis de satisfação do pessoal. Um estudo da Queens University of Charlotte mostrou que 75% dos empregadores classificaram o trabalho em equipe e a colaboração como 'muito importante', mas apenas 18% dos funcionários recebem avaliações de comunicação durante as avaliações de desempenho.
Não se torne a última estatística e invista na tecnologia certa para sua equipe. Por exemplo, tenha sistemas implementados para trabalhadores remotos enquanto ainda garante que a colaboração seja um processo o mais tranquilo possível. Essas dicas de produtividade beneficiarão sua pequena empresa a curto, médio e longo prazo e são uma pequena parte do plano geral para definir metas de negócios SMART .
3. Experimente a automação
Muitas pessoas parecem pensar que a automação significa substituir toda a sua força de trabalho por robôs. Em vez disso, existem algumas excelentes ferramentas de automação hoje em dia que podem fazer todos os trabalhos tediosos enquanto sua força de trabalho continua com as coisas importantes, como geração de leads .
Agendar postagens de marketing de mídia social e reunir relatórios de despesas são exemplos de tarefas que um software específico pode manipular facilmente. Sistemas de gerenciamento de força de trabalho, como Asana ou Slack, podem facilitar o agendamento de trabalhos e manter todos na mesma página com cronogramas e arquivos necessários para projetos.
A tecnologia pode ser uma coisa maravilhosa e, quando usada da maneira certa, pode transformar a produtividade do seu negócio em alguns passos simples.
4. Evite distrações
Como humanos, não somos tão bons em focar em tarefas por horas a fio. Estudos repetidos destacaram o quanto a maioria das pessoas luta para se concentrar em reuniões por um longo período de tempo.
Com isso em mente, é muito fácil permitir que distrações no local de trabalho impeçam sua equipe de realizar o trabalho. Não estamos dizendo que você precisa implementar medidas draconianas, como trancar sua força de trabalho em uma sala, mas algumas dicas de produtividade aqui e ali fazem a diferença.
Por exemplo, tente restringir o envio de e-mails apenas em partes específicas do dia, como a primeira ou a última coisa - dessa forma, todos podem esquecer os e-mails no meio do dia de trabalho. Da mesma forma, restringir o acesso às mídias sociais pode fazer a diferença, reduzindo o número de reuniões inúteis da equipe.
Reuniões que não são relevantes para todos podem fazer com que alguns trabalhadores percam o foco, permitindo que caiam em maus hábitos em relação ao seu tempo de concentração. Então, em vez disso, tente ter apenas uma reunião por dia, ao mesmo tempo - desta forma, os detalhes essenciais são resolvidos, deixando o resto do dia para tarefas individuais.
De acordo com um estudo realizado pela Udemy e Toluna, a distração número um no escritório mais irritante eram os colegas de trabalho tagarelas! Pense em maneiras de contornar isso conversando com alguns dos membros mais barulhentos de sua equipe. Você também pode colocá-los em salas diferentes.
Reduzir o ruído do escritório também é uma consideração importante a ser feita. Por que não agendar em 'horários de silêncio' onde todos concordam em trabalhar silenciosamente por um período específico. Se forem seguidos corretamente, sessões de foco como essas podem ser os momentos mais produtivos do dia.
Experimente algumas ideias diferentes e veja quais dicas de produtividade funcionam melhor para sua equipe específica.
5. Gerencie bem seu tempo
O gerenciamento do tempo é fundamental para concluir as tarefas com eficiência, não importa em qual setor de trabalho você esteja envolvido. O uso de software de fluxo de trabalho como o Asana ajudará a simplificar as tarefas que as pessoas precisam realizar em sua empresa. Mas para tirar o máximo proveito dessas ferramentas, existem práticas recomendadas de produtividade que você pode implementar em sua equipe.
Por exemplo, você pode usar a Técnica Pomodoro em seu local de trabalho. Um sistema eficaz de gerenciamento de tempo criado na década de 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro (em homenagem ao italiano para tomate), pode ser executado em seis etapas fáceis.
- Escolha o projeto de trabalho que você precisa concluir.
- Defina um temporizador entre 25 e 30 minutos e comece a trabalhar.
- Depois que o cronômetro tocar, faça uma pausa de dois a três minutos.
- Repita os passos dois e três.
- Após quatro sessões, faça uma pausa mais prolongada.
- Por fim, registre cada sessão de trabalho concluída com um visto ou marca de seleção em formato de lista.
Essa técnica é melhor para tarefas específicas, como escrever ou codificar, e para tarefas repetitivas e tediosas, nas quais a concentração pode diminuir rapidamente.
A Técnica Pomodoro ensina disciplina, a importância de fazer pausas regulares e uma compreensão mais abrangente de como gerenciar seu tempo de forma eficaz. O pesquisador Jonathan Schooler descobriu em 2007 que a mente média vagueia de 15 a 20% do tempo, então a obrigatoriedade de pausas regulares ajuda nisso.
Considere implementar a Técnica Pomodoro com seus colegas por um período de teste de um mês ou mais e registre os resultados em níveis de produtividade e gerenciamento de tempo. Você também pode experimentar diferentes padrões de trabalho. Por exemplo, um padrão de peneira rotativa é uma abordagem que pode aumentar os níveis de produtividade.
6. Crie um espaço de trabalho favorável
As estações de trabalho bagunçadas e desconfortáveis tornam os trabalhadores infelizes. Por outro lado, seus funcionários precisam de um espaço de trabalho eficiente para realizar seus trabalhos com eficiência, portanto, considere investir em equipamentos adequados a cada trabalhador e às suas necessidades específicas.
Para os funcionários que trabalham com muitas figuras (contadores, por exemplo), um segundo monitor os ajudará a ser mais produtivos com planilhas. Trabalhadores remotos, como profissionais de marketing digital , precisam de acesso a uma forte conexão com a Internet e um computador com webcam para videochamadas. Enquanto isso, os designers gráficos precisam de software de desenho especializado e ferramentas como uma caneta.
Tente sentar com cada funcionário e perguntar o que eles precisam para se sentirem mais produtivos, orçamentando o que eles pedem e veja se você pode colocar essas etapas em prática.
7. Defina metas realistas
É essencial definir metas realistas para você e sua equipe como uma pequena empresa. Divida os grandes trabalhos em pedaços diários alcançáveis, em vez de bombardear seus funcionários com tarefas que os sobrecarregam. Dessa forma, todos estão na mesma página e sentem que estão trabalhando de forma constante para o resultado desejado, em vez de se sentirem sobrecarregados.
Comece definindo o resultado desejável de um trabalho e, em seguida, trabalhe de trás para frente, dividindo o resultado em trabalhos pequenos e alcançáveis que contribuem para o objetivo final.
Essa abordagem deixa todos cientes do que precisa ser feito e quando e garante um processo tranquilo para concluir o grande trabalho no prazo. Planejamento é tudo, principalmente em uma pequena empresa que pode não ter acesso aos mesmos recursos que as grandes empresas têm.
Em Fechamento
As melhorias de desempenho são essenciais para o sucesso e o crescimento contínuos de qualquer negócio. No entanto, só porque o seu é um pequeno negócio não significa que você deve achar mais difícil do que grandes corporações.
A pesquisa mostrou que as pequenas empresas podem ser mais engenhosas e eficientes do que as maiores, portanto, use seu pequeno tamanho a seu favor ao definir metas realistas.
Leve em consideração essas dicas de produtividade, experimente-as e avalie o resultado por meio do aumento de seu desempenho e da felicidade geral de sua força de trabalho.
Desejamos-lhe boa sorte com o futuro do seu pequeno negócio!