Um processo de negócios é qualquer série de tarefas relacionadas que terminam com a empresa entregando um produto ou serviço a um cliente ou cliente. Processos ineficientes levam a clientes insatisfeitos, trabalhadores insatisfeitos e, potencialmente, até prazos de entrega perdidos.

A melhor maneira de lidar com processos ineficientes é melhorá-los.

Por que processos de negócios eficientes são importantes

Processos eficientes reduzem a carga de trabalho e agilizam a entrega de um produto ou serviço. Os processos podem até incluir tarefas relativamente simples. Por exemplo, processos financeiros simples, como faturar clientes, são um processo.

Quando uma empresa não consegue melhorar e agilizar seus processos, corre o risco de ficar para trás no mercado e perder clientes para seus concorrentes. Melhorar processos pode ser tão simples quanto ter uma metodologia para concluir uma tarefa complexa ou distribuir essa tarefa entre outros membros de uma equipe.

7 etapas para melhorar um processo de negócios

Conforme explicado nesta discussão, a melhoria de processos de negócios é um processo incremental. As mudanças que acontecem na empresa não afetarão imediatamente nada no curto prazo. A mudança potencial na eficiência do negócio ao longo do tempo é o que a equipe de melhoria de processos deve focar.

1. Definição do Processo

O primeiro passo em qualquer estratégia de melhoria de processos de negócios é definir exatamente qual processo a empresa deseja melhorar. Normalmente, as equipes que estão trabalhando na melhoria do processo utilizam diagramas como um fluxograma ou um diagrama de raia. Como relata o Lucid Chart, um diagrama de raias executa as funções de um fluxograma típico, mas também atribui as responsabilidades a um indivíduo ou departamento específico.

Exemplo de um diagrama de raia de natação de um processo

Definir o processo pode significar usar a entrada de pessoas que lidam com o processo diariamente. Entrevistas e discussões ajudam a informar a equipe de melhoria do processo sobre as subetapas que podem não ser imediatamente óbvias.

2. Explore oportunidades relacionadas

Nas entrevistas para definição do processo, as pessoas que utilizam esse processo regularmente podem oferecer insights sobre possíveis melhorias que podem beneficiar o sistema. Essas oportunidades relacionadas podem valer a pena explorar se aumentarem ainda mais a eficiência do sistema.

O desenvolvimento de uma declaração detalhada do problema oferece à equipe de melhoria do processo uma avaliação de onde as mudanças na operação podem e devem ocorrer. Além disso, a equipe pode identificar e remover etapas e subetapas irrelevantes dentro do processo se elas não parecem servir a um propósito.

3. Análise do Processo

Nesta etapa, a equipe de melhoria do processo pode examinar o diagrama de raias e descobrir onde ocorrem os gargalos no sistema. Como observa o Kiss Flow, sem uma etapa de análise adequada, as equipes provavelmente perderão tempo e recursos procurando problemas rapidamente.

Geralmente, a etapa de análise pode ser dividida fazendo algumas perguntas pertinentes, como:

• Onde ocorre a maioria dos custos para o negócio?
• Alguma etapa parece criar um gargalo?
• Qual parte do processo frustra mais os clientes ou membros da equipe?
• Onde está ocorrendo a maioria dos atrasos?
• Qual etapa ou subetapa do processo leva mais tempo para ser concluída?
  
  

Métodos de análise, como Análise de Causa Raiz ou Análise de Causa e Efeito, podem ajudar a equipe a resolver os problemas subjacentes que causam os problemas. Resolver os problemas em si lida apenas com o sintoma do problema, que ressurgirá mais tarde e exigirá que a equipe lide com ele novamente.

4. Redesenho do Sistema

Uma vez que a equipe tenha destacado os problemas subjacentes que afetam o processo, eles começam a redesenhá-lo para eliminar esses problemas. Uma sessão inicial de brainstorming coloca as ideias na mesa. Depois que a equipe gera uma lista de soluções suficientemente substancial, ela pode começar a restringir as que não são econômicas ou consomem muito tempo para serem implementadas.

As soluções selecionadas devem ser expostas à análise de risco e análise de impacto para ver toda a extensão da solução proposta pela equipe e quais podem ser as possíveis consequências para a implementação dessa solução.

5. Localize os recursos disponíveis

Após finalizar o plano de redesenho do sistema, a equipe precisa encontrar os recursos disponíveis para implementar o redesenho. Esses recursos podem variar de recursos humanos a software, hardware e infraestrutura.

A comunicação com o departamento de recursos humanos, TI e outras partes interessadas ajuda a equipe a entender como o redesenho do sistema acontecerá, além de informá-los sobre quaisquer problemas internos que possam afetar a conclusão do processo.

6. Instituir Mudanças e Informar as Partes Interessadas

Embora a melhoria dos processos de negócios possa ser incremental, mudanças maciças ocorrem de tempos em tempos, o que abala o negócio em sua essência. As melhorias podem exigir a substituição de equipes, infraestrutura e até mesmo sistemas de hardware e software. Habilitar essa mudança pode exigir o gerenciamento de um projeto inteiro em si.

Outro problema significativo que a melhoria de processos enfrenta é a incapacidade de muitas pessoas de aceitar a mudança. Para lidar com isso, a equipe pode utilizar modelos teóricos como o Modelo de Mudança em 8 Passos de Kotter. Como menciona o Educational Business Articles, o modelo é um método simples de implementação de trabalho em equipe, transparência e comunicação na metodologia de melhoria de processos.

7. Revisão do Processo

Como dito inicialmente, a melhoria de processos é um processo gradual. Mesmo processos recém-reformados não funcionam como esperado porque o mundo é um lugar imprevisível. Para oferecer sugestões para a próxima iteração do processo, é necessário um sistema de revisão constante.

Metodologias como Kaizen podem ser úteis para garantir que a eficiência do processo seja melhorada em cada iteração. Kaizen, conforme definido pelo Kaizen Institute, é um sistema de melhoria contínua aplicado à estratégia competitiva de longo prazo de uma empresa.

Nada acontece imediatamente

Em nosso mundo digital acelerado, esperamos resultados imediatos em tudo o que fazemos. Essa é uma expectativa irreal quando se trata de melhoria de processos de negócios.

Em vez disso, as equipes dedicadas à melhoria dos processos de negócios consideram o tempo como uma série de ciclos, com cada etapa se aproximando da eficiência total. As mudanças que acontecem dentro das organizações, principalmente aquelas que impactam as tarefas diárias da empresa, ocorrem gradativamente. Ter uma equipe de melhoria de processos de negócios permite que uma empresa mantenha sua vantagem competitiva, simplificando constantemente seu processo de produção ou entrega.

Samantha Wallace é uma escritora e editora de tecnologia veterana que trabalhou em várias empresas de comércio eletrônico. Ela cobre tecnologia online há mais de cinco anos.

Ela é a defensora de conteúdo da GreenwingTechnology.com.