7 Principais Práticas para Licenciamento e Conformidade da Frota

O mundo do licenciamento e conformidade de frotas pode ser complicado, pois está em constante evolução. É como o marketing cuja dinâmica continua mudando. A maioria das frotas é composta por vans, caminhões pequenos e outros veículos usados ​​para transportar mercadorias ou pessoas. Felizmente, você pode seguir muitas práticas recomendadas para garantir que esteja sempre em conformidade com a lei.

Para ajudá-lo a ficar à frente da curva, o artigo a seguir aborda as 7 principais práticas para licenciamento e conformidade de frotas. Mas antes disso, vamos ver os benefícios de licenciamento e conformidade da frota.

Os benefícios do licenciamento e conformidade da frota

Existem vários benefícios em ter uma licença de frota e garantir que seus veículos cumpram todos os regulamentos necessários. Aqui estão alguns dos benefícios:

• Isso ajuda a evitar multas e penalidades caras.
• Ajuda-o a manter-se organizado e a garantir que os seus veículos estão atualizados com as mais recentes normas de segurança.
• Tranquilidade sabendo que seus veículos estão operando de forma segura e legal.
• Ajuda você a construir confiança com seus clientes e funcionários. Eles saberão que você está comprometido em seguir as regras e mantê-los seguros.

Você sempre pode melhorar a manutenção da frota com um sistema telemático de frota . De acordo com a Teletrac Navman, 86% das frotas atualmente usam telemática. Com ele, você sempre pode receber dados em tempo real, ajudando a responder rapidamente a emergências. Também aumenta a segurança da sua frota .

As 7 principais práticas para licenciamento e conformidade de frotas

1. Acompanhe seus veículos

Se você tem uma empresa que possui vários veículos, é importante acompanhá-los. Isso pode ser feito com um sistema de rastreamento de veículos.

Um sistema de rastreamento de veículos usa GPS para rastrear a localização de um veículo. Ele também pode rastrear velocidade, quilometragem e outros dados. Esses dados podem ser usados ​​para melhorar a gestão da frota.

Existem muitos tipos diferentes de sistemas de rastreamento de veículos. Alguns são simples e apenas rastreiam a localização. Outros são mais complexos e podem rastrear uma variedade de pontos de dados.

Escolher o sistema de rastreamento de veículos certo depende de suas necessidades. Considere o tipo de dados que deseja coletar, o tamanho de sua frota e seu orçamento.

Um sistema de rastreamento de veículos é um bom investimento se você deseja melhorar a gestão da sua frota. Pode ajudá-lo a economizar dinheiro e aumentar a eficiência.

2. Cumpra todas as regras e regulamentos locais relativos às operações da frota.

Conformidade DOT é um termo que descreve a conformidade com todas as regras e regulamentos locais, estaduais e federais. Isso inclui o cumprimento dos limites de velocidade, horário de funcionamento e restrições de estacionamento. É necessário para todas as frotas comerciais nos Estados Unidos .

Você precisa saber que a conformidade com o DOT (departamento de transporte) é uma área jurídica complexa e em constante mudança. Você deve monitorar o número de horas que seus motoristas passam na estrada. O excesso de trabalho do motorista pode levar à fadiga, e aqui você arrisca a vida de várias pessoas.

É importante consultar um advogado experiente e especializado nesta área. Um advogado experiente pode ajudá-lo a navegar na complexa rede de leis e regulamentos e garantir que sua frota esteja em conformidade com todas as leis aplicáveis.

3. Mantenha registros atualizados.

Manter registros precisos e atualizados é essencial para a conformidade. Acompanhe todas as alterações em sua frota, incluindo novas adições, exclusões e alterações nos detalhes do veículo.

Os registros de manutenção ajudam a rastrear o trabalho que um determinado veículo realizou e tudo o que eles precisam no futuro. Você pode garantir que cada veículo esteja em ótima forma antes de liberá-lo para uma missão específica.

Os registros permitem que você libere apenas veículos dignos de estrada. Seus motoristas precisam preencher os relatórios de inspeção do veículo do motorista (DVIRs) antes e depois de cada viagem. Ou melhor, no início e no final de cada jornada de trabalho.

O DVIR abrange tudo o que permite uma condução segura, incluindo

• Sistemas de freio
• Sistemas de direção,
• luzes
• Espelhos retrovisores e laterais
• Equipamentos de segurança e emergência,
• Quintas rodas.

Os motoristas também precisam registrar as milhas percorridas, o combustível comprado e o local da compra.

Além disso, atualize constantemente as pontuações de conformidade, segurança e responsabilidade (CSA). As pontuações variam de (0 a 100), sendo 0 o melhor e 100 o pior.

As pontuações são baseadas nas seguintes categorias:

• Aptidão do motorista,
• manutenção do veículo
• condução insegura
• Cumprimento das horas de serviço exigidas
• Frequência de colisões
• Substância controlada ou álcool.

Se o seu motorista e o veículo ficarem fora da pontuação aceitável do CSA, eles poderão ser retirados de serviço. Sua empresa também pode ser penalizada. Estar do lado certo da lei é ótimo se você deseja escalar seus negócios.

4. Certifique-se de que os veículos estão devidamente segurados.

É importante garantir que todos os veículos estejam devidamente segurados. Isso inclui veículos pessoais e empresariais. Ninguém sabe quando ocorrerá um acidente. Assim, sem seguro, você pode ser responsabilizado por quaisquer danos, o que pode custar muito dinheiro.

Você deve estar ciente dos diferentes tipos de seguro. Esses incluem:

• O seguro de responsabilidade cobrirá quaisquer danos que você causar a outra pessoa ou a sua propriedade.
• O seguro de colisão cobrirá quaisquer danos que seu veículo sofra em um acidente.
• O seguro abrangente cobrirá quaisquer danos ao seu veículo causados ​​por outros fatores além de um acidente, como clima ou roubo.

Certifique-se de falar com seu agente de seguros para determinar qual cobertura é ideal para você. Também é essencial revisar sua apólice regularmente para garantir que sua frota esteja adequadamente coberta.

5. Tenha acesso a um banco de dados detalhado.

Você precisa criar um banco de dados detalhado. Como alternativa, como é muito trabalho, você pode contratar uma organização de frota que tenha o banco de dados instalado. O banco de dados precisa ter:

• As informações em cada placa de número
• a validade da placa
• O nome do motorista está anexado ao veículo
• Peso do veículo
• Identificação de registro de território

Um banco de dados detalhado é uma ótima maneira de acompanhar todos os veículos e os requisitos de licenciamento em sua frota. Como cada estado tem seus regulamentos, você se familiarizará com as leis das diferentes áreas onde sua frota opera.

6. Realize auditorias regulares

Auditorias regulares de sua frota irão ajudá-lo a identificar quaisquer áreas de não conformidade. As auditorias devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano e com maior frequência se a sua frota sofrer alterações significativas.

Uma parte essencial de qualquer programa de gerenciamento de frota comercial é a auditoria contínua para garantir a conformidade com as diretrizes do programa. A auditoria regular protege sua organização de riscos legais e financeiros e ajuda a garantir a segurança de sua frota e das pessoas que a operam.

Existem muitas maneiras diferentes de auditar uma frota, mas alguns dos métodos mais comuns incluem inspeções de veículos, verificações de registros de manutenção e verificações de histórico do motorista. Dependendo do tamanho e escopo de sua frota, pode ser necessário contratar uma empresa profissional de gerenciamento de frota para ajudá-lo com suas necessidades de auditoria.

Você também pode usar o software de gerenciamento de frota para ajudá-lo a facilitar o trabalho. Saiba mais aqui.

Além disso, realize uma avaliação de risco para garantir que todos os seus motoristas estejam aptos para o trabalho. Se não estiverem, veja como você pode ajudá-los. Eles devem fazer anualmente exames oftalmológicos e exames gerais de saúde.

Independentemente de como você optar por fazê-lo, a auditoria regular de sua frota é essencial para o sucesso de seu programa de gerenciamento de frota.

Perguntas frequentes Perguntas frequentes

Aqui estão as perguntas mais frequentes sobre licença de frota e conformidade.

1. Como você começa com o licenciamento e a conformidade da frota?

Primeiro, você precisará garantir que todos os seus veículos estejam registrados e licenciados. Você também precisará garantir que seus motoristas estejam devidamente licenciados e segurados. Em seguida, você precisará desenvolver um plano de conformidade descrevendo como garantir que sua frota atenda a todos os regulamentos aplicáveis.

Assim que estiver pronto, você estará pronto para começar a operar sua frota. Apenas lembre-se de permanecer em conformidade e você ficará bem.

2. Como posso melhorar a gestão da minha frota?

Existem muitas maneiras de melhorar a gestão da frota. Algumas etapas podem ser mais eficazes do que outras, dependendo das necessidades específicas do seu negócio. No entanto, algumas etapas importantes que as empresas devem seguir para melhorar o gerenciamento de sua frota:

• Revise seu sistema de gerenciamento de frota atual.
• Identificar áreas para melhoria.
• Implementar mudanças e novos processos.
• Avalie os resultados de suas mudanças.

3. Quais são os elementos-chave de uma gestão de frota eficaz?

O sistema de gerenciamento de frota é uma parte crítica de qualquer operação de frota. É responsável pelo rastreamento e gerenciamento da frota de veículos, tendo papel fundamental para garantir a segurança e a eficiência da frota.

Vários elementos-chave compõem o sistema de gerenciamento de frota, cada um essencial para o bom funcionamento do sistema.

Esses são:

• Sistema de rastreamento GPS Permite que o gerente de frota rastreie a localização dos veículos em todos os momentos.
• Sistema de manutenção do veículo . Garante que os veículos sejam mantidos adequadamente e que todos os reparos sejam feitos a tempo.
• Sistema de gerenciamento de motorista . Ele garante que os motoristas sejam devidamente treinados e sigam todos os protocolos de segurança.

tiro de despedida

Acompanhar cada veículo, etiqueta e placa pode ser muito. Muitas empresas dependem de veículos de frota para manter suas operações funcionando sem problemas. Mas gerenciar uma frota pode ser um desafio, especialmente quando se trata de licenciamento e conformidade.

Ao seguir essas práticas, você pode evitar muitas armadilhas comuns que podem levar a problemas no futuro.