9 etapas de implementação de ERP para a próxima fase de crescimento do seu negócio

Quais etapas de implementação de ERP você deve seguir se não quiser acabar entre as organizações para as quais a adoção de ERP se tornou uma tarefa espinhosa? Uma estratégia adequada para a implementação de um novo sistema pode ajudá-lo a minimizar os riscos de implantação do ERP e torná-lo um cluster de sucesso. O fluxo de trabalho que sugerimos é relevante para qualquer sistema, pois, por exemplo, as etapas de implementação do SAP ERP são geralmente as mesmas do Odoo, Oracle, etc.

Neste artigo, nosso Analista de Negócios Sênior revelou os segredos de como criar o caminho mais curto e suave para a visibilidade e gerenciamento dos processos de negócios, evitando erros dolorosos no caminho.

Métodos de implementação de ERP: abordagem big bang, faseada e paralela

Identificar como implementar um sistema ERP passo a passo é a espinha dorsal da adoção bem-sucedida do sistema. No entanto, o processo será o mesmo para uma startup e para uma organização que funciona em vários sistemas legados locais há 30 anos?

Surpreendentemente, sim! As etapas para uma implementação de ERP eficaz são semelhantes, independentemente da escala ou complexidade da tarefa de sua organização. O que torna uma jornada de implementação de ERP específica, porém, é o método de implantação que você segue. Há uma série de abordagens para escolher, incluindo o big bang, lançamento em fases e paralelo.

• Método Big Bang. É a maneira mais rápida de implementar um ERP, mas também a mais difícil, pois você precisa lidar com o treinamento dos funcionários, a ativação e o tratamento de bugs – tudo ao mesmo tempo. Portanto, essa abordagem funciona bem para organizações que buscam apenas 1-2 módulos em seu novo sistema.
• Abordagem faseada. Esse método é menos arriscado do que o big bang, pois você implanta novos módulos ou unidades de negócios um por um. Leva mais tempo para concluir todas as etapas da implementação do ERP, mas é mais fácil para você controlar o processo e lidar com os problemas à medida que eles aparecem. Essa abordagem é apropriada se você tiver uma empresa de médio porte e espera usar muitos módulos no novo ERP.
• Lançamento paralelo. É o método menos precário. Todas as funções críticas permanecem protegidas, pois você não abandona seus sistemas legados imediatamente, mas executa o novo ERP em paralelo com eles para proteger as funções que devem operar continuamente. A adoção paralela é o método que consome mais tempo, então você estará se movendo lentamente... mas com segurança.

Defendo uma abordagem em que, antes de tudo, implementamos funções com as quais o cliente já está familiarizado em seus sistemas legados. Em seguida, adicione funções e módulos que eles não usaram antes, mas esperam ter.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Etapas obrigatórias que você deve seguir para uma adoção suave e eficiente do ERP

Apenas 27% das organizações aproveitam a orientação da estratégia digital ao implementar um ERP. No entanto, o planejamento estratégico é a espinha dorsal de qualquer implantação de software orientada a resultados. Como uma empresa que combina desenvolvimento de ERP e serviços de consultoria, revisamos detalhadamente as etapas da implementação bem-sucedida de ERP.

1. Estabelecer requisitos

Uma das etapas mais importantes da implementação do ERP é a determinação competente dos requisitos iniciais, que moldam o que você terá. No entanto, revelar as necessidades e limitações do negócio pode ser bastante desafiador, se não desanimador. Portanto, é melhor confiar essa atividade a analistas de negócios profissionais, que podem minimizar a lacuna entre suas expectativas e o resultado do projeto.

O exemplo mais comum de uma necessidade do cliente é a capacidade de ver todos os seus processos de negócios em um só lugar. Lidar com sistemas díspares – um para fins de contabilidade, outro para monitoramento de vendas, um terceiro para operações de estoque etc. – dificultam essa tão cobiçada visibilidade.

O processamento de muitos documentos é outro requisito comum. A quantidade de dados que você precisa lidar diariamente, entre outras coisas, determinará qual ERP escolher.

Quanto às limitações, elas podem incluir, por exemplo, usar apenas soluções no local e manter a conformidade com os regulamentos locais.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Os requisitos do cliente também costumam se referir à configuração e personalização da solução pronta para uso. Pensando nisso, é fundamental estipular suas expectativas quanto aos novos recursos, conectividade e desempenho do ERP, pois isso também influencia na escolha de um sistema em detrimento de outro.

2. Montar uma equipe para trabalhar no projeto de implantação do ERP

Não subestime a importância de construir uma equipe forte e bem coordenada. Quem você precisará ao seu lado para realizar todas as etapas do ciclo de vida da implementação do ERP? Como em qualquer projeto de desenvolvimento de software, é provável que você precise de certos membros da equipe principal, como gerente de projeto, analista de negócios, designer de UX/UI, desenvolvedores e controle de qualidade.

Também existem especialistas preferenciais cuja participação no projeto ajudará a torná-lo ainda mais seguro e robusto. Como um ERP é um dos sistemas de missão crítica para qualquer empresa, seu tempo de inatividade pode anular a maioria dos benefícios que você obteve com sua implementação. Portanto, você pode fortalecer sua equipe principal com engenheiros DevOps que cuidarão da agilidade e estabilidade do sistema. Quando as implantações de código acontecem regularmente, você pode identificar e corrigir defeitos no início do SDLC e ter a capacidade de implementar mudanças nos negócios mais rapidamente.

Outro membro preferencial da equipe do projeto é um consultor regulatório. Essa pessoa garante que seu sistema ERP está em conformidade com os requisitos legais do país onde sua organização está localizada.

A conformidade com o ERP também pode ser tratada por um analista de negócios. Sempre levamos em consideração não apenas os requisitos e restrições dos clientes, mas também as leis do país onde eles dirigem seus negócios.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Além disso, garanta o envolvimento do nível C para comunicar a importância da adoção do novo sistema aos funcionários comuns, enfraquecendo sua resistência à mudança e garantindo uma implementação bem-sucedida.

3. Identifique o ERP que se adapta às suas necessidades e restrições de negócios

A próxima etapa da implementação do software ERP é analisar as soluções disponíveis e determinar qual delas atende às suas necessidades como está ou pode ser personalizada para atender às suas demandas. Você deve decidir sobre o número de usuários, suas funções no sistema e seu fluxo de documentos para entender o volume de operações por dia e selecionar um ERP com desempenho adequado.

Até aqui você já pensou nas suas limitações e sabe qual ERP não vai funcionar para você. Por exemplo, se os requisitos de privacidade de dados determinam a necessidade de software no local, a questão sobre nuvem ou ERP no local nem surge.

Um exemplo semelhante refere-se ao nível de customização que diferentes sistemas permitem. Se os seus processos de negócio não se encaixam nos padrões, você precisará de um ERP flexível em termos de customização. Ninguém quer seguir os passos da Lidl, uma organização que passou sete anos personalizando o SAP para seus preços específicos. Ainda assim, o projeto falhou no final e a empresa desperdiçou € 500 milhões.

Além das limitações, a escolha do ERP é determinada pelas necessidades do cliente. Em nossa prática, havia uma organização que tinha várias pessoas jurídicas. E era imperativo encontrar um ERP que permitisse aos clientes ver todas as suas empresas em um sistema e alternar perfeitamente entre elas sem precisar fazer login novamente. Comparamos vários ERPs e sugerimos o Odoo por ter uma funcionalidade multiempresa que permite a implementação da funcionalidade que o cliente solicitou.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Existem vários players de ERP no mercado, desde gigantes com quase 50 anos de história, como SAP, até inovadores recém-chegados, como Odoo ou Salesforce. Já discutimos as diferenças entre Odoo e SAP ERP em detalhes com nosso analista de negócios e desenvolvedor líder da equipe de ERP. E nós definitivamente achamos que vale a pena ler!

4. Configure ou personalize seu sistema ERP

Apenas 3,6% das empresas podem ficar totalmente satisfeitas com uma solução pronta. Os outros 96,4% requerem personalização ou, pelo menos, configuração do sistema para adequar seus processos.

Primeiro, configuramos um ERP pronto para uso para se ajustar o máximo possível às necessidades e requisitos do cliente. E se não for suficiente e a funcionalidade necessária não estiver disponível em uma solução pronta, oferecemos personalização.

Por exemplo, você precisa de um relatório sobre saldos de estoque em uma determinada data. Ou, além das colunas padrão, como contatos e vendas, você deseja aquela com status de fatura. Estas são as coisas que requerem personalização.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Durante esta etapa da implementação do ERP, você também deve cuidar das integrações com os serviços necessários. Isso pode incluir serviços de pagamento e entrega, como PayPal e DHL, e serviços de Business Intelligence, como Power BI e Tableau.

Também integramos o ERP com qualquer sistema que você tenha. Por exemplo, você usa um sistema de contabilidade onde são gerados relatórios de impostos, débitos e créditos, etc. Ou você já possui um CRM com funis de vendas configurados que atendem totalmente às suas necessidades. Então faz mais sentido integrar com esses sistemas do que substituí-los por um novo que deve ser ajustado do zero.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

5. Migre seus dados

A Oracle afirma que a migração de dados pode ocupar de 10 a 25% de todo o custo do projeto, tornando-se a etapa mais crítica na implementação do ERP.

Migrar todos os dados históricos não é uma opção. Nos dias de big data, as organizações estão se afogando em um mar de dados desorganizados, não estruturados e incompletos. Portanto, cuidar da qualidade dos dados deve ser sua principal prioridade nesta fase. Determine dados significativos e verifique se há duplicatas e erros antes de iniciar a migração.

Durante um de nossos projetos, a migração de dados foi tão extensa que tivemos que alocar uma equipe dedicada para lidar com ela. Após a atualização dos dados, nós os mapeamos – combinamos as entidades dos sistemas antigos com as entidades correspondentes no novo ERP.

Por exemplo, no sistema antigo, a entidade se chama “cliente” e tem um valor específico no código. Mas no novo sistema é chamado de “contato” e tem um valor diferente no código. Portanto, nosso objetivo é descrever com precisão como combiná-los. É sempre a parte manual da tarefa, mas a própria migração de dados pode ser automatizada.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

Depois de limpar e mapear os dados, você precisa testar o sistema antes do lançamento. Por exemplo, você deve verificar se seu desempenho mudará ao lidar com o volume real de dados.

A quantidade de dados reais na produção pode ser muito maior do que os dados de teste na bancada de testes. Portanto, os dados de saída (por exemplo, relatórios) ou consultas simples ao banco de dados podem ser executados mais lentamente em um ambiente real do que no servidor de teste. Levamos esse aspecto em consideração ao verificar a carga no sistema.

— Volha Homza, analista de negócios, *instinctools

6. Faça testes

O teste de desempenho é uma etapa obrigatória na implementação de qualquer software. A menos que você queira descobrir defeitos graves após o lançamento e pagar seis ou sete vezes mais para lidar com eles.

Quanto mais cedo você descobrir problemas no SDLC, menor será o custo de corrigi-los. Portanto, aqui estão os 3 principais testes de desempenho que você deve executar para garantir a construção de um sistema ERP robusto.

• Teste de regressão. Quando você trabalha no nível do código e faz alterações nele, é fundamental verificar se elas não afetaram os recursos existentes de maneira negativa.
• Teste de sanidade. Este tipo visa verificar a racionalidade do sistema. De nada adianta avançar para outros testes se, tecnicamente falando, o sistema afirma que 2+2=5.
• Teste de fumaça. É conduzido para verificar se o software está estável e ajuda a detectar defeitos de maior gravidade e empecilhos.

Todos os tipos de testes podem ser automatizados para simplificar e acelerar a tarefa.

7. Treine seus usuários finais

De acordo com uma pesquisa da McKinsey, 70% dos projetos de implementação de software falham devido à resistência dos funcionários em aceitar novos sistemas. Uma situação tão desencorajadora poderia ser evitada com o treinamento adequado da equipe. É por isso que o treinamento para diferentes grupos de usuários não pode ser ignorado em seu roteiro de implementação de ERP. Pode ser realizado em dois formatos, e sugerimos ambos para minimizar a resistência dos funcionários à mudança.

• Fornecimento de guias de usuário aos usuários finais. Seu parceiro de implementação de ERP prepara manuais de usuário detalhados para funcionários de diferentes departamentos. Os analistas de negócios descrevem passo a passo o que, como, onde e quando fazer. Com essa abordagem, os usuários finais se sentirão confortáveis ​​trabalhando no novo sistema desde o primeiro dia de lançamento.
• Realização de treinamentos presenciais ou e-learning. A adoção de novas tecnologias é sempre estressante para os funcionários que seguem a abordagem "sempre foi assim". No caso de forte resistência à mudança para o novo sistema, o envolvimento executivo é fundamental para uma mudança de paradigma no pensamento da equipe. Especialmente se a implementação de ERP for um dos estágios de transformação de negócios habilitados para tecnologia.

O principal objetivo do treinamento é fornecer 100% de conhecimento de como usar o novo sistema e transformar os funcionários de oponentes em apoiadores do software atual.

Por que essa etapa de implementação do projeto de ERP deve ser feita antes de entrar no ar com o novo sistema?

Se o treinamento for realizado após a implantação, há um alto risco de uma onda de funcionários insatisfeitos que não entendem como trabalhar no novo sistema tomar conta de você. Treinar a equipe quando você precisa resolver questões urgentes pós-lançamento é uma tarefa que eu não gostaria que ninguém fizesse.

— Volha Homza, Analista de Negócios, *instinctools

8. Planejar e iniciar atividades de go-live

Nesta etapa da implementação do ERP, toda a equipe está de olho no desempenho do sistema, resolvendo bugs e fazendo ajustes finos.

A data de implantação do sistema é sempre aprovada pelo cliente, pois a implantação do ERP implica um novo prazo para o departamento contábil. É impossível começar tudo do zero em 1º de janeiro. Para garantir a confiabilidade, nossos clientes executam seus sistemas novos e antigos em paralelo nos primeiros dois meses.

— Volha Homza, Analista de Negócios, *instinctools

Também sugerimos fazer um acompanhamento pós-produção para garantir a adoção total do novo sistema pelo usuário final.

9. Avalie o sucesso de acordo com os requisitos estabelecidos

É hora de voltar às metas que você definiu no início do projeto e verificar se você as alcançou. Se você deseja aumentar as vendas e o novo sistema ERP deveria lidar com mais vendas por dia, ele pode realmente fazer isso?

Um exemplo da vida real: um de nossos clientes estabeleceu como meta reduzir o tempo de processamento de solicitações de 20 minutos para, no mínimo, 15. Portanto, a adequação do novo sistema a esse KPI foi um dos critérios para avaliar o sucesso do projeto. Construímos um sistema que conseguiu fazer um relatório em 5 minutos, o que foi um sucesso evidente. Ir além das expectativas – é isso que nos move a seguir em frente.

— Volha Homza, Analista de Negócios, *instinctools

Seguir uma estratégia de implementação inteligente faz com que seu ERP valha cada dólar

A implantação do ERP é um dos investimentos que você deve fazer para manter seus dados limpos e organizados em um só lugar e simplificar seu crescimento. No entanto, como atingir esse objetivo sem esvaziar os bolsos? Em 2022, 41,4% dos projetos de implementação de ERP ultrapassaram seus orçamentos. Os principais problemas com estouros orçamentários estavam relacionados a questões organizacionais, de dados e técnicas. A ambição requer um planejamento estratégico cuidadoso. Muitas vezes, as organizações ficam tão entusiasmadas com a agilidade de seu futuro ERP e os benefícios que colherão graças a ele que se esquecem de seguir todas as etapas envolvidas na implementação do ERP adequadamente. Como um parceiro experiente em desenvolvimento e consultoria de software empresarial, *instinctools pode navegar em sua organização por toda a implantação do ERP, economizando muito tempo e dinheiro e ajudando a evitar erros infelizes.

Este artigo foi originalmente publicado aqui.