Tudo o que você precisa saber sobre os contratos Zoho

Os contratos são documentos legais que regem quase cada centavo que entra ou sai de um negócio. Se as empresas estiverem equipadas com o software de gerenciamento de contratos certo para gerenciá-los, elas poderão transformar contratos de documentos estáticos em ativos estratégicos. Em um cenário de negócios que muda tão rapidamente com a evolução da tecnologia, as medidas regulatórias estão surgindo com frequência.

Além disso, as cadeias de suprimentos globais estão se tornando cada vez mais complexas e os modelos de marketing e vendas estão se tornando cada vez mais diversificados. Este é um estado que levou à necessidade de contratos digitais que podem ser facilmente acessados ​​e alterados. Há uma demanda crescente por uma plataforma CLM poderosa que permite gerenciar e tirar o máximo proveito de seus contratos.

Um poderoso software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato permite automatizar e simplificar os processos de contrato e liberar o potencial real dentro deles. Com um CLM como o Zoho Contracts, as equipes jurídicas podem economizar tempo considerável, que pode ser investido em tarefas de alto valor.

Neste blog, veremos detalhadamente o Zoho Contracts e as funções que este software oferece.

O que são os Contratos Zoho?

O Zoho Contracts é uma solução simples para todos os desafios de contrato. Ele ajuda a simplificar com eficiência o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato com uma plataforma rica em recursos, ao mesmo tempo em que alcança a conformidade em escala com custos reduzidos.

A implementação de plataformas CLM, como o Zoho Contracts, permite reduzir os tempos de ciclo do contrato, mitigar os riscos de negócios e melhorar a governança do contrato. É uma solução de contrato completa que elimina a necessidade de vários aplicativos.

Todos os proprietários de empresas podem manter seus contratos comerciais, não importa para onde vão. Os aplicativos Zoho Contracts criam um painel móvel personalizado que oferece insights sobre as principais métricas de contrato. O aplicativo também vem com recursos que são necessários quando você está longe de sua mesa.

Além de oferecer eficiência nas operações jurídicas, o software Zoho Contracts facilita melhores resultados de negócios. Ele aborda os aspectos mencionados abaixo das operações jurídicas.

Simplificação do ciclo de vida do contrato

Existem cinco estágios incluídos no ciclo de vida do contrato que o Zoho Contracts cuida e são mencionados abaixo:

• Criação : o Zoho Contracts vem com uma extensa biblioteca de modelos de contrato predefinidos e a capacidade de criar modelos personalizados no Zoho Contracts, o que facilita muito a criação de contratos. Os modelos de tipo de contrato, juntamente com a biblioteca de cláusulas do Zoho Contracts, trazem uma abordagem sistemática para a criação de contratos. Isso ajuda a economizar muito tempo no estágio de criação, ao mesmo tempo em que garante consistência de linguagem em todos os contratos. O editor de documentos vem com recursos avançados de montagem de documentos, recursos de edição colaborativa, recursos de campo preenchíveis, comentários contextuais, etc.
• Aprovações : Todos os contratos são documentos juridicamente vinculativos, pelo que o conteúdo neles incluído deve ser claro, conciso e preciso. O processo de aprovação de contratos pode melhorar a conformidade e reduzir riscos, garantindo que as partes interessadas estejam cientes do escopo de um contrato antes de sua execução. O Zoho Contracts pode ser usado por administradores para configurar fluxos de trabalho de aprovação sequenciais e paralelos e associá-los a tipos de contrato. Os aprovadores podem adicionar comentários contextuais nos documentos e aprová-los ou rejeitá-los também.
• Negociações : Ao contrário da abordagem tradicional na qual você envia e recebe contratos como anexos de e-mail, o Zoho Contracts ajuda você com acesso controlado a contatos de contraparte com links protegidos por senha. Os contatos das contrapartes podem colaborar entre si em tempo real, sugerir alterações relevantes que devem ser feitas no documento, fazer comentários contextuais e definir a visibilidade. Esse recurso de rastreamento de histórico de negociação e comparação de alterações é muito útil quando há várias rodadas de negociação.
• Execução: Zoho Contracts é um sistema CLM que vem pré-integrado com um software de assinatura eletrônica chamado Zoho Sign, que torna essa etapa importante no ciclo de vida do contrato extremamente rápida e sem esforço. O tempo de resposta para os ciclos de envio de e-mail, impressão, assinatura e fax pode ser eliminado ou reduzido consideravelmente. Você pode assinar e proteger as assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas em poucos minutos. Uma ordem de assinatura também pode ser especificada para todo o grupo de signatários, signatários da organização, signatários da contraparte, outros representantes, etc.
• Gerenciamento pós-execução: O uso do Zoho Contracts também oferece suporte aos estágios pós-execução, juntamente com alterações, extensões, rescisões e renovações. O software vem incorporado com um modelo de carta predefinido que é personalizável para cada uma dessas etapas. Os templates convencionais oferecem apenas uma estrutura esquelética do documento em que todos os membros podem editar contextualmente o conteúdo e torná-lo completo. Por outro lado, o Zoho Contracts permite que um usuário altere um contrato fazendo alterações no contrato, pois a carta de alteração gerada captura automaticamente as alterações atuais junto com todo o histórico do contrato. Esta extrema redução de qualquer intervenção manual na geração de documentos torna a gestão do ciclo de vida dos contratos pós-execução extremamente simples e direta.

Criação de contratos à prova de risco

O Zoho Contracts é um excelente software de gerenciamento de contratos que pode ajudar a obter acesso a modelos predefinidos para contratos comumente usados, como NDAs e MSAs. Os modelos podem servir de guia para os autores do contrato. Você pode alterar os detalhes o quanto precisar durante a criação de um contrato. Você também pode criar seu próprio modelo.

A criação instantânea de contratos também é habilitada com o uso do Zoho Contracts, pois você pode simplesmente adicionar as informações do contrato e da contraparte em um formulário para gerar contratos com todos os detalhes corretos. Os contratos podem ser criados com base nos modelos que capacitam todos os membros a criar contratos, além de garantir que haja consistência de linguagem em todos os contratos.

O Zoho Contract vem com um editor de documentos integrado com todos os recursos de um poderoso processador de texto chamado Zoho Writer. A oferta de nuvem permite que você crie contratos de onde você estiver. Por fim, o seletor de cláusulas avançado permite que os autores de contratos pesquisem e insiram facilmente uma cláusula em um contrato. Todas as cláusulas em modelos predefinidos, incluindo as que você adiciona, estão disponíveis na biblioteca de cláusulas.

Dados de contrato podem ser transformados em insights de negócios

O recurso do Dashboard permite que você obtenha rapidamente uma visão geral de alto nível de seus negócios enquanto toma decisões informadas rapidamente. Você pode ver os KPIs sobre a saúde e o crescimento do seu negócio na ponta dos dedos.

Além do recurso Painel, o recurso Relatórios também ajuda a obter insights acionáveis ​​em todos os aspectos do sistema de gerenciamento de contratos. Você pode verificar coisas como marcos, cláusulas, obrigações, contrapartes, desempenho e outros atributos gerais do contrato.

Aprimorando a Governança

O Zoho Contracts é um software avançado de gerenciamento de contratos que permite que os administradores tomem decisões bem informadas, chegando a insights de negócios acionáveis ​​obtidos de uma ampla variedade de dados de contratos. Ele vem com mais de 30 relatórios padrão em diferentes aspectos do gerenciamento de contratos. E o painel personalizado oferece uma visão geral de alto nível dos contratos comerciais em um piscar de olhos.

Além disso, o Zoho Contracts também permite o rastreamento de atividades em três níveis diferentes, incluindo nível de contrato, nível de usuário e nível de estágio (aprovação, negociação, assinatura). Todos os tipos de atividades realizadas pelos usuários nesses níveis são rastreados cronologicamente. O rastreamento no nível do estágio apresenta ao proprietário do contrato informações sobre se as pessoas envolvidas neste estágio receberam a notificação por e-mail, visualizaram o documento e executaram a ação pretendida junto com os carimbos de data/hora.

Os administradores podem estruturar todo o processo do ciclo de vida do contrato configurando a biblioteca de cláusulas, modelos de carta de contrato, modelos de tipo de contrato e fluxos de trabalho de aprovação para tipos de contrato. Os logs de atividade, acesso e auditoria oferecem melhor visibilidade sobre as atividades de toda a organização.

Reduzindo Riscos de Negócios

A adição de cláusulas adequadas, como limitações de responsabilidade e indenização, pode eliminar todos os riscos em um nível de contrato individual e apenas um processo de gerenciamento de contrato holístico projetado com a mitigação de riscos em mente pode tornar um negócio realmente pronto para o risco. O uso do Zoho Contracts vem com um recurso de fluxo de trabalho de revisão e aprovação por pares que oferece melhor transparência sobre os itens do contrato para quase todas as partes interessadas envolvidas. Você pode configurar uma biblioteca de cláusulas com idiomas legalmente aprovados e modelos de tipo de contrato que atuam como guia para autores de contratos. As configurações de governança fornecem melhor controle aos administradores para o processo de contrato, ao mesmo tempo em que melhoram a conformidade.

Um fator de risco crítico para um negócio é não cumprir as obrigações contratuais. Qualquer falha no cumprimento das obrigações pode resultar em consequências regulatórias e financeiras adversas e também deixar a organização com relacionamentos comerciais prejudicados. Um sistema CLM , como o Zoho Contracts, garante que todas as obrigações relacionadas a um contrato possam ser rastreadas e gerenciadas na seção de obrigações do contrato. O proprietário do contrato pode atribuir obrigações aos respectivos proprietários de negócios e definir lembretes para eles. Os administradores também podem acompanhar essas obrigações com a ajuda de relatórios baseados em obrigações.

Promovendo integrações multifuncionais

Os contratos são considerados documentos dinâmicos que abrangem todas as partes de um negócio. A importância cada vez maior do papel dos contratos exige visibilidade e colaboração multifuncional sobre eles. A integração do Zoho CRM permite que os profissionais de vendas iniciem contratos de seções relacionadas de um registro de negócio no CRM e acompanhem o status do contrato no CRM.

A maioria dos profissionais de desenvolvimento de negócios relata que quaisquer ineficiências no processo de contratação levam a um reconhecimento lento da receita. A principal causa disso são as equipes de vendas e jurídicas trabalhando em silos e não juntas. Os negócios que foram ganhos e foram fechados geralmente são marcados como concluídos após a assinatura do contrato de venda, o que significa que qualquer ineficiência no processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato de uma organização afeta o crescimento da receita.

Qualquer falta de transparência ou dificuldade na comunicação entre as equipes de vendas e jurídicas resulta em longos tempos de ciclo de contrato e pode até resultar em negócios perdidos às vezes. Com a integração do Zoho CRM , você pode estabelecer uma espécie de transparência entre os processos de vendas e contratos, melhorando consideravelmente os tempos de ciclo.

A integração pode tornar os aspectos funcionais críticos do Zoho Contracts relevantes para os vendedores no Zoho CRM. O gerenciamento do ciclo de vendas oferecido pelo Zoho CRM e o gerenciamento do ciclo de vida do contrato oferecido pelo Zoho Contracts funcionam juntos como o melhor processo de contratação para a equipe de vendas.

Muito melhor controle e conformidade

O Zoho Contracts é um software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato altamente funcional que mantém todas as partes interessadas cientes dos possíveis riscos e oportunidades em um contrato antes que ele se torne ativo, adicionando-os como aprovadores. Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho de aprovação sequenciais e paralelos. Os aprovadores também podem colaborar por meio da seção de comentários.

Existe um repositório central onde todos os contratos podem ser armazenados. Também existem opções de pesquisa e filtro que permitem visibilidade e acessibilidade muito melhores. Pode-se ficar por dentro de todas as atividades do usuário na plataforma de CRM do Zoho Contracts. É fácil visualizar o histórico de todo o progresso, mudanças e sugestões feitas em um só lugar.

Com o controle de versão, todas as versões de um contrato podem ser vistas em ordem cronológica. Também é possível comparar versões e restaurar qualquer uma das versões mais antigas simultaneamente. Há outro recurso da Visualização de Calendário que oferece uma exibição de calendário de visualização mensal de todas as programações e lembretes do contrato.

Você nunca pode perder nenhuma obrigação ou oportunidade de renovação com a ajuda de alertas de lembrete. Por fim, com as funções e permissões do usuário, você pode atribuir funções aos usuários na organização. Existem diferentes permissões de acesso para cada função que permitem um melhor controle sobre o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato .

Conclusão

O Zoho Contracts pode capacitar organizações e indivíduos com melhor controle sobre os contratos por causa de seus impressionantes fluxos de trabalho automatizados. Possui um amplo portfólio de produtos e integrações perfeitas que tornam o fluxo de trabalho muito fácil de gerenciar.

Você pode configurar rapidamente o Zoho Contracts com apenas um pouco de suporte de um consultor Zoho certificado e experiente. O profissional poderá apresentá-lo a todos os recursos enquanto também importa seus principais contratos. Entre em contato com a Encaptechno para ficar por dentro dos contratos durante todo o seu ciclo de vida.