A seleção do aplicativo CRM correto pode ter um impacto substancial em uma organização. Hoje, mais e mais organizações estão percebendo a implementação do CRM na melhoria de seus processos. Por muitos anos, as soluções ACT CRM têm sido líderes do setor devido ao simples fato de que a ACT inventou o software de gerenciamento de conteúdo na década de 1980.

No entanto, um tempo considerável após o lançamento do ACT e uma evolução substancial sendo feita, as organizações estão migrando do ACT para o Zoho CRM. Isso ocorre porque as organizações têm visto resultados positivos consistentemente como resultado dessa migração de dados . A migração de dados feita do ACT para o Zoho CRM é extremamente benéfica e coloca a organização em um estado de vantagem.

Neste blog, veremos a conversão em detalhes e, em seguida, os benefícios decorrentes dessa migração de dados. Então, vamos começar:

ACT para Zoho CRM: a conversão

Um número crescente de organizações está disposto a migrar dados do Act para o Zoho CRM . Ao explicar o escopo da migração, vamos esclarecer o que é migrado e tudo o que você pode esperar quando a conversão for concluída.

Antes de entender toda a conversão, vamos supor que uma organização está usando tudo no ACT. Isso significa que todas as informações importantes desta organização, incluindo contatos, empresas, notas, histórico, anexos, campos personalizados, atividades, grupos ou quaisquer outros dados importantes, são carregados no ACT. A versão do ACT não importa aqui porque a migração de dados pode ser feita a partir de todas as versões.

Agora, o processo de migração inclui uma etapa intermediária de exportação de todos os dados para o Excel. Portanto, quaisquer dados que não possam ser migrados podem ser editados para caber nos campos e registros do Zoho. É importante que alguém um profissional experiente faça isso porque essa pessoa terá as ferramentas certas e o conhecimento para fazer o mesmo. Existem muitas pessoas que podem exportar dados do ACT, mas poucos sabem como migrá-los. Portanto, ter um consultor de implementação Zoho experiente é um pré-requisito.

Em primeiro lugar, todos os itens que aparecem, incluindo os contatos, campos personalizados ou empresas, podem ser migrados de forma limpa. No Zoho, as empresas são chamadas de contas por padrão. Se desejar, você também pode alterar esse nome. Sendo um usuário do Act por muitos anos, você pode estar acostumado com a palavra empresas, então você pode ficar com o mesmo, se desejar. Lembre-se, se você configurar todos os campos no Zoho para corresponder aos campos no Act, a maioria dos dados provavelmente será boa e precisa. A única coisa que vale a pena notar aqui é que o Zoho limita o número de campos personalizados que podem ser adicionados. Este limite é 130 e é dividido pelo tipo de campo. Embora isso geralmente não deva ser um problema, você também pode ter limites se personalizar seu banco de dados do ACT extensivamente.

Outras coisas, como notas, oportunidades/potenciais e histórico, encontram as informações enquanto são apresentadas no Zoho de uma maneira diferente. Se os dados estiverem sendo manipulados corretamente no Excel, você pode ter certeza de uma conversão limpa. Aqui, é fundamental que a pessoa que faz a migração de dados esteja bem ciente da estrutura de dados do ACT e do Zoho, caso contrário, há uma boa chance de você perder alguns dados importantes.

Como sistema, você descobrirá que o ACT é muito mais detalhado em Atividades. Portanto, agendamento, recorrência, alarmes não chegarão a 100%. Você acabará obtendo as principais informações que serão suficientes para continuar trabalhando sem nenhuma interrupção ou perda de dados. Além disso, as datas também serão convertidas. Você pode ter que editar alguns dos alarmes e programações recorrentes.

Para a migração de dados de grupos, há um recurso diferente no Zoho. Só porque o Zoho não possui o recurso de grupo com o mesmo nome não significa que você acabará perdendo qualquer tipo de dado. É muito possível converter com sucesso as informações do grupo e mantê-las intactas para que os usuários ainda possam usar os dados que têm no ACT. O Zoho vem com alguns recursos que permitem que isso aconteça e o mais importante deles é o Views, o que significa consultas salvas. Ao mover o nome do grupo para um campo, você pode criar exibições no Zoho que permitem fazer o mesmo trabalho dos grupos no ACT. Outra opção pode ser usada como uma segunda entidade no Zoho chamada de empresas ou fornecedores no nível do grupo.

É importante lembrar que o Zoho é um aplicativo de CRM notável, projetado para permitir que as organizações realizem tudo o que desejam. Portanto, depois que a migração de dados for feita corretamente, as empresas devem se concentrar em se acostumar com os recursos do Zoho e maximizar os benefícios que eles oferecem para obter os melhores resultados.

Abaixo mencionada é uma metodologia passo a passo de migração de dados do ACT para o Zoho CRM:

1. Descoberta: A equipe de consultores de migração de dados que você contratar fará todas as tentativas para entender sua configuração existente. Eles vão avaliar e entender sua configuração existente enquanto planejam todas as próximas etapas que devem ser tomadas.

2. Backup: Nesta etapa, um arquivo de backup do ACT será necessário para extrair os dados do ACT CRM. Principalmente, este será um backup de banco de dados, como o banco de dados MS SQL.

3. Extração: Aqui, usamos software personalizado para extração de dados do ACT. Esse processo específico leva algumas horas com base no tamanho do banco de dados. Logo após a conclusão da extração, são obtidas planilhas de registros no ACT CRM como Contas, Oportunidades, Eventos, Notas, Anexos, etc.

4. Configuração: Antes de iniciar a migração de dados, há uma configuração de configuração e personalização no Zoho. Isso inclui usuários e perfis, configuração da organização, campos personalizados, módulos personalizados, automação de fluxo de trabalho etc. Essa etapa ajuda a preparar a conta Zoho para migração.

5. Limpeza de dados: Pouco antes de os dados serem migrados, é necessária uma limpeza de dados. Extenso trabalho é feito para duplicar registros, módulos não utilizados e os campos.

6. Migração de dados: Na etapa de migração de dados, os dados extraídos serão carregados no Zoho CRM.

7. Treinamento: Nesta etapa, os consultores de migração de dados passarão algum tempo treinando os administradores e usuários finais.

8. Suporte pós-migração: Nesta etapa, o suporte pós-implementação é fornecido para garantir o sucesso da migração de dados.

Benefícios da migração de dados do ACT para o Zoho CRM

1. Baseado em nuvem: o Zoho CRM é totalmente baseado em nuvem. Isso significa que ele se integra a vários outros aplicativos baseados em nuvem, incluindo o conjunto de aplicativos do Google. Além disso, também pode sincronizar com QuickBooks e Outlook.

Como o Zoho é baseado em nuvem, ele fornece um grande número de recursos móveis, o que significa que os usuários não precisam ficar restritos às suas mesas ou mesmo a um sistema de computador específico. As organizações podem acessar o aplicativo CRM em qualquer lugar a partir de seus dispositivos móveis, como tablets ou até smartphones.

2. Tecnologia atualizada: o ACT está desatualizado em muitos aspectos quando comparado ao Zoho porque o Zoho oferece muitos recursos modernos. Alguns desses recursos incluem cotas de vendas, feeds, rastreamento de concorrentes, etc. O recurso de feed tem a capacidade de transformar seu CRM em uma rede social que permite aos usuários acompanhar determinadas atividades ou registros, além de adicionar comentários.

Este é um formato social que se mostra muito mais intuitivo para os usuários, pois espelha a interface que a maioria das pessoas que trabalham com novas tecnologias estão acostumadas. Além disso, isso também permite uma comunicação mais fácil, pois fica fácil rastrear os comentários de volta a eventos ou registros específicos. Não há mais necessidade de fazer comunicações internas e externas por meio de e-mails separados ou canais de mensagens, pois isso pode ser feito diretamente pelo software.

3. Alavanca o marketing: Embora seja verdade que muitas aplicações de CRM estão equipadas com ferramentas de automação de marketing, também deve ser lembrado que todas essas soluções não oferecem soluções de alta qualidade. O Zoho vem com um grande número de ferramentas de automação de marketing que incluem modelos de email, capacidade de envio de email em massa, capacidade de transferir os leads da Web diretamente, um gerente de campanha de marketing etc.

Todas essas ferramentas oferecem maior conectividade com recursos que agilizam o marketing para o processo de vendas. Com as funções de campanhas de e-mail, os usuários podem convidar clientes em potencial para agendar e-mails de acompanhamento. Também é possível acompanhar as taxas de abertura de e-mail, o número total de cliques e rejeições.

Após esses eventos, os usuários podem mover todos os novos leads para a equipe de vendas usando as campanhas de gotejamento. O Zoho CRM auxilia todas as equipes de marketing a gerenciar as campanhas de forma eficaz, ao mesmo tempo em que repassa leads de qualidade para a equipe de vendas. Além disso, as ferramentas de automação de marketing garantem que todas as campanhas gerem melhores resultados. O Zoho CRM permite que os usuários definam o orçamento, atribuam propriedade a tarefas e meçam o sucesso de todas as campanhas realizadas.

Conclusão:

Os incríveis benefícios que o Zoho oferece compensam o motivo pelo qual as empresas estão mudando para o Zoho. A Encaptechno auxilia as empresas na implementação de soluções de CRM novas e aprimoradas com suporte e orientação exemplares.

Tendo trabalhado com várias organizações à medida que migravam seus dados para os aplicativos de software mais recentes, garantimos que elas sempre se beneficiam das soluções mais inovadoras. Caso você tenha interesse em usar essas novas ferramentas e queira que nossa equipe o ajude com a migração de dados do Act para o Zoho CRM, entre em contato conosco .

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