Sistema de automação de agência: como este proprietário de agência usa a tecnologia para gerenciar 500 clientes com 5 funcionários
Publicados: 2018-12-06Zack Spear é co-proprietário da ICS Creative Agency, uma agência de marketing canadense que domina a arte da automação e eficiência.
A maioria das agências só poderia sonhar com sua proporção de 1:100 cliente-empregado . No entanto, a ICS consegue entregar resultados aos seus clientes com a ajuda de cinco funcionários e um punhado de seus freelancers favoritos. A qualquer momento, eles não têm mais de doze pessoas – incluindo os proprietários – trabalhando nos negócios dos clientes.
Seu modelo de negócios é uma mistura de serviços pontuais e trabalho recorrente que gera receita consistente. Muitos de seus clientes os procuram para um novo site e compram um plano de hospedagem quando estiver concluído. Embora os sites sejam sua especialidade, a ICS Creative Agency faz muito mais do que construir sites: eles também trabalham com clientes em otimização de mecanismos de pesquisa, automação de marketing, gerenciamento de mídia social e marketing de entrada.
Como eles cobrem tantos nichos com uma equipe tão pequena? A chave, de acordo com Zack, é automação e talento.
Neste artigo, veremos como a ICS aborda a contratação, juntamente com as ferramentas específicas que Zack recomenda para agências que desejam fazer mais com a mesma quantidade de tempo.
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Contratação de funcionários de agências: quatro dicas da ICS Creative Agency
Antes de mergulharmos na tecnologia que faz a ICS Creative Agency funcionar, vamos primeiro explorar o que eles fazem para atrair e manter seus funcionários talentosos.
Zack tem quatro conselhos principais em relação à contratação.
1. Contrate pessoas multi-talentosas
Quando você tem uma equipe pequena, cada membro “precisa usar chapéus diferentes”, explicou Zack. Embora no passado a ICS Creative Agency tenha contratado indivíduos que eram bons em apenas um segmento de seus negócios, eles descobriram que não era uma boa estratégia para sua empresa. “ A menos que eles sejam realmente ótimos em uma coisa, simplesmente não funciona ” ele explicou.
Fiel à forma, seu gerente de comunicação também faz gerenciamento de mídia social e criação de conteúdo. Seu gerente de desenvolvimento de negócios concentra-se em vendas e tem um forte conhecimento de marketing. Seu diretor criativo é um designer gráfico premiado, mas também é um especialista em vídeo, editor e fotógrafo.
É uma política que reflete como os próprios proprietários trabalham. Zack começou no desenvolvimento antes de se especializar em marketing digital e ainda pode colaborar com design gráfico quando necessário. Seu sócio, Mike Capson, é um desenvolvedor que também tem experiência em design, vídeo e fotografia.
Se eles não tivessem contratado funcionários multi-talentosos – e eles próprios multi-talentosos – eles precisariam de uma equipe muito maior para cobrir a mesma quantidade de trabalho.
2. Contrate um vendedor
Para ser justo, a contratação de um vendedor não estava no radar de Zack e Mike até que eles foram abordados por um indivíduo em 2010 que se ofereceu para trabalhar apenas por comissão. Uma vez que eles ouviram seu discurso, eles perceberam que isso só poderia ajudar sua agência.
Se o vendedor não tivesse sucesso, isso não afetaria seus números. Se ele tivesse sucesso, seu único desafio seria acompanhar o ritmo de suas ordens de serviço. Na mente de Zack, esse era um desafio que valia a pena.
Quando suas vendas aumentaram rapidamente , eles chamaram freelancers para ajudá-los com a carga de trabalho, levando a mais contratações internas também.
3. Priorize referências
Alguns dos melhores funcionários de Zack eram referências de pessoas que ele conhecia e confiava. Outros eram freelancers com quem trabalharam antes e que estavam prontos para fazer a transição para um emprego assalariado.
Isso não quer dizer que você só deve contratar pessoas que foram indicadas para você, mas vale a pena perguntar a seus colegas se eles podem indicar talentos para sua agência.
4. Preste atenção aos tempos de resposta lentos (e outras bandeiras vermelhas)
Em retrospectiva, Zack percebeu que existem alguns sinais simples a serem observados quando você está entrevistando um potencial contratado. Com que rapidez eles respondem aos seus e-mails? Como é a gramática e a ortografia em suas respostas de e-mail? Se você enviar a eles um convite do Google Agenda, eles o aceitarão?
Se um candidato demorar mais do que alguns dias para responder, Zack considera isso uma bandeira vermelha. E se eles não conseguem descobrir como agendar uma reunião com você, isso não é promissor, já que a maioria das contratações de agências precisa ser tecnologicamente proficiente.
À medida que você contrata mais membros da equipe, pode encontrar outros pequenos tiques comportamentais que funcionam como pistas quando alguém não se encaixa bem na sua agência.
As ferramentas que mantêm a ICS Creative Agency funcionando dentro do cronograma
Os talentosos membros da equipe multitarefa que mantêm a ICS Creative Agency funcionando são a chave para o sucesso da agência. Infelizmente, eles têm as mesmas limitações que todos os outros: há apenas tantas horas em um dia.
A ICS Creative Agency é tão bem-sucedida por causa da maneira como eles usaram a tecnologia para aumentar drasticamente o que podem realizar em um determinado dia. Aqui está uma olhada em sua tecnologia favorita e como eles a usam para lidar com tantos clientes com eficiência.
ClickUp: Organização
Qualquer pessoa que execute operações para uma agência sabe como pode ser difícil:
- Faça com que todos usem o mesmo software de gerenciamento de projetos
- Encontre um software que realmente funcione para fluxos de trabalho de agências.
“Eu honestamente usei todas as ferramentas de gerenciamento de projetos já feitas”, disse Zack. Essa busca o levou a uma ferramenta relativamente nova chamada ClickUp. A ferramenta oferece quatro estilos de painel diferentes, juntamente com mais de 130 recursos que atendem a diferentes casos de uso - útil quando você deseja que pessoas em funções muito diferentes colaborem.
“Eu gosto dos modelos pré-construídos. Digamos que temos um novo site: tudo que faço é ir ao ClickUp, criar um espaço chamado (nome do cliente) e selecionar o tipo de projeto — neste caso, desenvolvimento de novo site. Em seguida, ele apenas constrói toda essa estrutura com quem está fazendo o quê, quais são as datas de vencimento e quanto tempo deve levar”, disse ele.
Zack adora a rapidez com que o produto está melhorando. “Eles têm cerca de 50 desenvolvedores, então estão lançando novos produtos e recursos quase toda semana. As integrações são incríveis”, disse ele. Sua integração favorita é com o Slack. “Podemos criar tarefas diretamente no Slack e vê-las no ClickUp”, acrescentou.
ClickUp é gratuito até 100 MB de armazenamento. Depois disso, eles cobram US$ 5/mês/usuário por armazenamento ilimitado, integrações ilimitadas e relatórios avançados.
ReportGarden: relatórios de campanha
Reunir-se com os clientes para analisar os dados da campanha é demorado. E embora esteja feliz em responder perguntas e agendar reuniões conforme necessário, Zack não é fã de reuniões mensais apenas para analisar números.
Então, ele usa o ReportGarden para configurar painéis personalizados para clientes relevantes. Quando eles querem ver como suas campanhas estão indo, eles fazem login no portal e visualizam o painel que Zack configurou para eles. Caso desejem falar com alguém da agência após visualizar os dados, podem clicar em um link e agendar um espaço em sua agenda.
Embora alguns clientes prefiram relatórios, a maioria de seus clientes gostou mais do recurso de painel. “Os clientes mais engajados gostam dos painéis personalizados e podem ver os dados em tempo real. Eles gostam de poder entrar e pensar: 'Ah, tudo bem. Este é o número de acessos que tenho hoje versus um relatório que me mostra os números do mês'”, disse ele.
Ele também gosta de como o ReportGarden é fácil de usar – e interpretar. “Eu olhei para outras ferramentas de relatórios e elas parecem super complexas, enquanto isso vai para a pessoa comum que não é um profissional de marketing”, disse ele. ReportGarden torna mais fácil para ele personalizar relatórios e fácil para seus clientes entenderem como seus esforços de marketing estão indo.
O preço do ReportGarden começa em US$ 149/mês.
HubSpot: automação de fluxo de trabalho
Pergunte a qualquer profissional de marketing e eles dirão que o HubSpot é conhecido pela automação de marketing. Mas Zack e sua equipe usam o HubSpot para automação de fluxo de trabalho.
Inicialmente, eles começaram a usar o HubSpot para o CRM. “Nos encontramos contando aos clientes sobre o HubSpot CRM, e isso os levou a nos perguntar como funciona. Percebemos que, se íamos gastar tempo com isso, obviamente precisamos cobrar por isso ”, disse ele.
Então, ele se forçou a sentar e obter várias certificações da HubSpot, sabendo que o conhecimento seria extremamente útil para seus clientes. Nesse meio tempo, ele percebeu que eles poderiam usá-lo para seu processo interno.
“Temos todo tipo de serviço que oferecemos em uma pasta. Escrevemos, com fichas personalizadas, todos os e-mails que enviaríamos durante esse projeto ”, disse. Eles podem enviar automaticamente coisas como o e-mail inicial, um e-mail que explica com quais membros da equipe eles trabalharão, um e-mail documentando no que eles trabalharão em uma determinada semana, um e-mail notificando-os de que o design da página inicial está pronto para revisão e assim por diante.
Os e-mails para todo o fluxo de trabalho descem pelo funil que eles criaram. “Inicialmente, gastamos muito tempo para criar esses e-mails porque são basicamente o mesmo esqueleto. Se você está fazendo o mesmo projeto ou o mesmo tipo de trabalho, pode simplesmente reutilizá-lo e personalizá-lo”, disse ele.
O HubSpot opera em um modelo freemium e pode chegar a $ 3200/mês.
Slack: Comunicação
Existem muitas razões pelas quais Zack e sua equipe gostam de usar o Slack. “É conveniente, está no seu telefone, na sua área de trabalho. Há uma história de tudo. Ele mantém todos os arquivos em uma área. Ele mantém todos os clientes em uma área”, disse ele sobre a plataforma de mensagens instantâneas.
Atualmente, eles utilizam o aplicativo tanto para comunicação interna quanto para comunicação com o cliente. A equipe possui um canal específico para o cliente internamente, mas também mantém um “canal de suporte” para cada cliente. “Isso facilita muito a conversa. Não há mais, 'Ei, eu mandei um e-mail para Eric e não tive resposta dele, você sabe a resposta?' Todos estão na mesma página. Eu acho que é uma boa ideia parar de usar tanto e-mail. Mantém tudo muito transparente”, disse.
E mesmo que ele compartilhe o espaço do escritório com seus funcionários, eles falam mais no Slack do que pessoalmente. “É um escritório de conceito aberto, mas ainda estamos falando no Slack o dia todo”, ele riu.
O Slack é gratuito para a maioria dos usuários; os recursos premium começam em US$ 6,67/usuário ativo/mês.
PandaDoc: Propostas
Zack usa o PandaDoc, uma ferramenta de propostas, para criar documentos legais durante o processo de vendas. Ele também o usa para criar questionários para o cliente preencher. “Um dos primeiros fluxos de trabalho que habilitamos é onde o cliente recebe um questionário por e-mail. É tudo sobre como você quer que o site seja, quem são seus principais concorrentes, o que você faz e o que não gosta em seus sites, se você tem um slogan da empresa... apenas obtendo o máximo de informações possível”, explicou Zack.
É a alternativa para ele obter todas as informações em uma reunião, o que consome seu tempo (e significa que seu diretor criativo recebe um relato de segunda mão dessas informações). Em vez disso, é responsabilidade do cliente preencher o questionário.
“ Se houver alguma hesitação por parte do cliente, provavelmente não é uma boa opção. Se eles não vão gastar cinco minutos para fazer um questionário, isso é uma bandeira vermelha, porque haverá mais informações que precisamos deles durante o projeto”, acrescentou Zack.
Agora que eles criaram alguns modelos, a ferramenta é basicamente arrastar e soltar para movimentar os contratos. E sempre que aprendem algo de uma interação com o cliente, eles retornam ao PandaDoc e ajustam o modelo.
O plano de equipe do PandaDoc é de US$ 49/mês/usuário.
Marvel App: Protótipos e Mock-Ups
“Usamos o Marvel App em nosso processo de design. Em vez de enviar a alguém um longo .png de uma página inicial, nós o usamos para dar a você uma ideia de como ela realmente ficará em um desktop e em um celular”, disse Zack.
Antes de começarem a usar o Marvel App, eles passaram muito tempo explicando aos clientes que suas páginas da web não seriam exatamente como um arquivo PNG super longo.
“Isso também permite que o cliente tenha um feedback direto sobre o design. Eles podem clicar em qualquer coisa e dizer: 'Não gostamos disso' ou 'Mude isso para aquilo'. Não há como adivinhar”, disse ele.
Combine essa capacidade de obter feedback com o fato de que toda a comunicação sobre os projetos é armazenada em um só lugar - Marvel App - e você terá uma ferramenta de protótipo que economiza horas na comunicação direta com os clientes.
Os planos da equipe para o Marvel App começam em US$ 42/mês.
QuickBooks: Contabilidade
Longe vão os dias de planilhas para processar os números da empresa. Qualquer proprietário de agência que queira recuperar muito tempo e sanidade sem pagar um contador em tempo integral precisa de uma solução de software.
Como o QuickBooks funciona na nuvem, ele permite que a ICS Creative Agency se conecte a um de seus processadores de pagamento, o PLOOTO. PLOOTO permite transferência eletrônica de fundos e pagamentos recorrentes; ele será vinculado a uma fatura no Quickbooks Online e a marcará como paga quando o pagamento for concluído.
Zack usa o Quickbooks para gerenciar a contabilidade da agência e enviar faturas aos clientes automaticamente. Isso significa que ele raramente está envolvido com o acompanhamento se um cliente está atrasado em um pagamento.
O preço do Quickbooks varia consideravelmente dependendo de qual versão você escolher e se você comprar enquanto estiver em promoção.
Conclusão
A tecnologia transformou a maneira como a ICS Creative Agency faz negócios. Muito do seu processo é automatizado, o que lhes permite alocar mão de obra humana para as atividades que contam.
“Definitivamente, dá a você mais informações sobre o que está acontecendo”, disse Zack sobre as ferramentas que eles usam. “Tudo é transparente. Você pode ver quem está fazendo o quê; não há necessidade de você adivinhar o que está sendo feito. E isso me permite focar mais no crescimento do negócio do que em fazer todas as coisas práticas.”
Enquanto isso, manter os custos de contratação baixos significa que eles têm mais receita. Atualmente, eles reinvestem esses lucros no negócio.
“ Tudo o que ganhamos voltou para o negócio e para os funcionários. Fazemos aumentos salariais regulares, fazemos benefícios regulares e fazemos muitas atividades de formação de equipe para torná-lo uma boa cultura. E então, obviamente, estamos investindo nesses produtos de software, que não são baratos. Mas isso torna tudo melhor no caminho.”
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