Como este proprietário de agência criou processos para se remover de sua agência de US $ 1 milhão
Publicados: 2018-12-12Ryan Stewart é o fundador da WEBRIS, uma agência de marketing digital com sede em Miami, Flórida, que foi adquirida em 2018 pela I'm From The Future (IFTF). Ryan é bem conhecido no mundo do marketing por construir incansavelmente - e ensinar - os processos que ele usou para escalar o WEBRIS para $ 1,1 milhão de AR em apenas um ano e meio. Esses sistemas são o que lhe permitiu dar um passo atrás como proprietário e reavaliar seu papel, permitindo que seus funcionários assumissem o trabalho que ele costumava fazer.
Deu-lhe a liberdade de escolher a aquisição quando seu amigo, Nick Eubanks, quis comprar a WEBRIS. E agora ele pode se dedicar ao trabalho que realmente gosta: aumentar as vendas, divulgar a marca e prestar consultoria para outras agências. Quando nos sentamos para discutir o que tornou seu processo tão bom, Ryan compartilhou:
- Os dois grandes erros que os proprietários de agências cometem com os processos de agência
- Como começar a construir os processos da sua própria agência
- Quando faz sentido trazer um consultor.
Esses são os fundamentos dos conselhos (mais aprofundados) que ele dá aos proprietários de agências durante as consultas. Vamos mergulhar em cada um.
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Dois erros comuns que os proprietários cometem nos processos da agência
1. Tentando copiar os outros (em vez de jogar com seus pontos fortes)
“Muitas vezes, as pessoas querem imitar o sucesso de outras pessoas quando não deveriam fazer isso”, disse Ryan. Muitos dos donos de agências que ele aconselhou perseguem as histórias de sucesso de todos os outros, em vez de construir as suas próprias (uma ironia que não passa despercebida ao escritor de um artigo encorajando você a imitar a história de sucesso de alguém).
Aqui está a coisa: o que fez Ryan e sua agência bem-sucedidos pode não ser o que faz você e sua agência serem bem-sucedidos . Por quê? Porque todo mundo tem pontos fortes diferentes. Ryan sabia que era uma pessoa de processo forte: podia treinar novas pessoas para repetir as técnicas que usava para gerar resultados. Não era divertido, mas ele era bom nisso.
Por outro lado, ele é péssimo em networking e vendas agressivas. “Tenho amigos que são vendedores incríveis que construíram uma agência em torno dessa habilidade. Eles construíram uma organização em torno da geração de leads por meio de chamadas frias e divulgação e se concentraram em fechar esses leads a qualquer preço possível. Eles o esmagam (+ $ 15 milhões por ano). Eles sabem que têm uma taxa de churn muito alta, mas sua operação de vendas é tão forte que, enquanto estão vendendo para clientes, estão crescendo. Eles são capazes de mitigar a rotatividade fechando continuamente novos negócios.”
As táticas que seus conhecidos usam para administrar organizações agressivas de vendas não são as mesmas táticas que Ryan usaria (ou poderia) usar para administrar o WEBRIS. E se ele tivesse tentado usar dicas que funcionassem para essas empresas, elas não teriam funcionado para sua agência.
Em vez disso, os fundadores precisam se concentrar no que torna sua agência forte e, em seguida, dobrar as táticas que a tornarão mais forte. “Gosto do marketing. Eu gosto do ato de criar conteúdo.
Gosto de construir funis de leads de entrada e branding. É um ponto forte meu,” Ryan compartilhou. “Mas eu não posso pegar o telefone e ligar para as pessoas. Sou péssimo em contratar pessoas porque não sou um bom juiz de talento ou de como eles se encaixam na organização. Eu olho para todos e acho que eles têm potencial.”
Se você deseja criar processos e dimensionar, precisa ter uma compreensão firme de seus pontos fortes e fracos , juntamente com uma avaliação realista do que sua equipe pode e não pode implementar em seu estado atual.
Dito isso, alguns fundadores farão esse exercício e pensarão que, como não são pessoas de “processo”, não precisam de processos. Isso nos leva ao erro nº 2.
2. Pensando que você não precisa de processos de agência
Muitos dos donos de agências que Ryan aconselha acham que não precisam de processos. Eles falam muito sobre como seus serviços são “feitos sob medida” para os clientes. Mas, de acordo com Ryan, todos precisam de processos – incluindo agências que oferecem serviços personalizados.
“Se você quer escalar qualquer coisa, tem que ser algo que você possa fazer repetidamente”, disse Ryan. Especialmente no marketing, onde os resultados nunca são realmente garantidos, é importante construir um conjunto de processos. Você aprende com o que funciona e depois continua fazendo.
Outra questão são as margens de lucro. “Especialmente com uma empresa de serviços, você atinge um limite com suas margens logo de cara”, disse Ryan. Se você quer que as margens melhorem, você precisa de maneiras para que as pessoas concluam seus trabalhos mais rapidamente e maneiras de transferir o trabalho para trabalhadores com salários mais baixos. E isso nunca vai acontecer sem processos que eles possam seguir.
“A melhor maneira de fazer isso é ter um sistema para treinar pessoas de nível básico em seu sistema e deixá-las crescer em sua estrutura”, acrescentou.
Processos estabelecidos permitem treiná-los e dimensioná-los.
Como começar a criar processos de agência
Construir um processo, para a maioria das pessoas, não é divertido. Requer registrar todos os detalhes sobre algo que você faz regularmente, comunicar esses detalhes de uma maneira que seus funcionários possam entender e solucionar problemas indefinidamente. Mas o resultado – sistemas que seus funcionários podem seguir para obter resultados confiáveis e repetíveis – significa que você pode gastar seu tempo com o que quer que seja.
O que se segue são três passos que você pode tomar para que isso aconteça.
1. Conheça seu roteiro
É difícil saber quais processos você deve construir primeiro se você não sabe para onde sua empresa está indo. Estabelecer um roteiro ajuda você a escolher quais ações você tomará para garantir que sua empresa atinja seus objetivos.
Cada agência atinge um pico e depois se estabiliza em vários níveis de negócios. Para Ryan, seu primeiro patamar foi quando o WEBRIS atingiu US$ 50 mil/mês em receita. Passar desse ponto e crescer mais significava que algo tinha que mudar.
“Às vezes é o processo, talvez seja uma coisa de pipeline, às vezes é uma coisa de pessoas. Pode ser uma série de coisas diferentes”, disse Ryan. Depois de descobrir o que está impedindo você de escalar para US$ 3 milhões, US$ 5 milhões, US$ 10 milhões e além, você pode começar a priorizar.
2. Construa o que você sabe - e faça parte do processo
“Você precisa conhecer seu produto ou serviço muito bem porque não pode construir um processo em torno de algo que não entende ”, disse ele.
Quando estiver pronto para criar processos, você precisa escolher algo que sua empresa já faz bem . Escolher algo não testado é uma receita para frustração e perda de tempo.
Além disso, Ryan acredita que você, como fundador ou proprietário da empresa, deve ser o único a construir os processos – pelo menos no início. Se você já está administrando um negócio de US$ 10 milhões, provavelmente há alguém mais “no meio disso” que poderia assumir o comando. Idealmente, você criará processos para tarefas que ainda está realizando. Mas se você passou essa tarefa para outra pessoa, precisaria trabalhar em estreita colaboração com ela para construir documentação e materiais de aprendizagem para esse processo.
Por exemplo, o primeiro processo que Ryan construiu foi para construção de links. Na época, poucas grandes agências ofereciam link building; em vez disso, eles eram todos sobre “rastreamento e análise de dados massivos”, disse ele. O link building era mais difícil de escalar, então a maioria das pessoas não o oferecia em escala.
Mas Ryan sabia como fazer link building SEO de chapéu branco. Então ele construiu um processo em torno de uma necessidade que identificou no mercado.
“Eu construí esses processos para offshore esse trabalho, porque eu sabia o que as pessoas estavam dispostas a pagar por um link e sabia o que me custaria entregar isso com a qualidade necessária. Então eu construí processos muito detalhados para pessoas no exterior fazerem divulgação manual. Encontrar links, contatá-los, negociar, rastrear, colocá-los… tudo isso. E, eventualmente, peguei esse processo e o transformei em um curso de treinamento em vídeo, o que foi muito, muito bom para mim ”, disse ele.
Se você não tiver certeza do que começar a construir primeiro, siga esta hierarquia:
- Algo que você faz bem e que tem mais oportunidades no seu mercado
- Algo que você faz bem e que sua agência fornece atualmente como um serviço
- Gerenciamento de Projetos
Por que o gerenciamento de projetos como a terceira opção? Isso ajudará sua equipe a realizar tarefas de forma mais confiável. Ryan descobriu que, desde o início, passava a maior parte de seu tempo atuando como gerente de projeto para um punhado de funcionários. Ao documentar o que ele fazia para manter os projetos em andamento, ele conseguiu contratar um gerente de projeto real e liberar seu prato para trabalhos mais relevantes.
Se você não estiver pronto para documentar os processos que usa enquanto atende clientes, o gerenciamento de projetos é o melhor lugar para começar.
3. Use um quadro branco e comece a testar
Depois de conhecer seu roteiro e o primeiro processo que deseja documentar, é hora de sentar e começar a documentar.
Ryan prefere começar com um quadro branco. Referenciando seu processo de construção de links, ele começou se perguntando: “O que eu faço para ir do nada para um link seguro?” Em seguida, ele diagrama todas as etapas e as pessoas pelas quais precisa passar para tornar esse link uma realidade.
Você pode perder alguns passos na primeira passagem, mas é mais importante anotar algo e revisar depois. Uma vez que as anotações do quadro branco são elaboradas, Ryan as transforma em um documento. E uma vez que isso foi testado em um punhado de funcionários, ele o transforma em um treinamento em vídeo.
"Divida-o para o nível SOP", Ryan pediu. “Transforme um processo em uma série de subprocessos.”
Não é uma tarefa que ele ache agradável. “Eu não sou uma pessoa detalhista,” ele riu. “Mas eu entendi que, para ter sucesso, era isso que tinha que ser feito.”
Ficar preso? Contrate um Consultor
Às vezes, seu processo simplesmente não está funcionando. Ou talvez haja um aspecto de sua agência com o qual você não tenha experiência suficiente para criar um processo.
Para Ryan, a hora de contratar um consultor era quando sua equipe de design precisava de ajuda na construção de seu processo. “Nosso designer-chefe estava sempre debaixo d'água – como a maioria das equipes de design. Embora todos tivéssemos nossas próprias teorias, tivemos dificuldade em identificar exatamente o motivo disso”, disse ele. Então, eles trouxeram alguém com experiência significativa em design.
“Consultores são valiosos porque fornecem uma perspectiva externa imparcial. E éramos todos profissionais de marketing e desenvolvedores. Ter alguém com esse conhecimento inerente do produto que já passou por isso antes e que poderia nos ajudar a tomar uma decisão final sobre o que precisávamos fazer foi incrivelmente valioso”, acrescentou.
Como resultado, eles conseguiram melhorar a eficiência da equipe de design e definir um processo que funcionou para todos.
Se houver um processo com o qual você não está familiarizado ou sobre o qual sua equipe está discutindo, você pode economizar tempo e frustração significativos trazendo alguém de fora para resolver a conversa.
Pensamentos finais
Nem todos têm as mesmas motivações para estabelecer processos de agência. Para Ryan, era sair da rotina diária e deixar seus funcionários assumirem todas as tarefas que ele não queria fazer. Isso permitiu que ele expandisse os negócios, navegasse na aquisição e redefinisse suas prioridades em seus compromissos de tempo.
Agora, ele está trabalhando em um projeto para transformar todos os processos bem-sucedidos e documentos de aprendizado de sua agência em um programa de treinamento para outras agências. Todo o seu novo material de vídeo estará no theblueprint.training.
Embora ele ainda mantenha uma conexão com sua agência “no nível executivo”, ele agora tem tempo para novos projetos – como o curso de treinamento – que ele realmente gosta de fazer.
“Você ainda quer mudar os títulos das páginas e revisar os relatórios ou quer administrar e gerenciar um negócio? Nem todo mundo quer fazer o último, o que é bom. Mas é isso que você precisa se perguntar”, disse ele. Construir processos e finalizar a aquisição “foi um passo muito positivo para minha carreira, porque eu sabia que precisava sair do mato se quisesse ter vários negócios e estar no nível executivo, não no cargo”, ele explicou.
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