Calendário de IA. Como otimizar seu tempo em uma empresa? | IA nos negócios #107

Você já se perguntou quanto tempo perde em tarefas organizacionais diárias? Reuniões, relatórios, agendamento – tudo isso consome um tempo valioso que poderia ser gasto no crescimento do seu negócio. E se um calendário de IA pudesse fazer isso por você? Continue a ler para saber mais.

Como o calendário de IA pode ajudar no gerenciamento do tempo?

Um calendário de IA pode melhorar significativamente a gestão do tempo da sua empresa. Como? Primeiro, personalizando os horários dos funcionários. Ao analisar dados históricos sobre os hábitos e a produtividade das pessoas, um calendário de IA pode ajustar os seus horários para maximizar a produtividade. Ele também pode automatizar o agendamento de tarefas, levando em consideração vários fatores importantes, como prazos, prioridades e dependências de tarefas.

Além disso, segundo o estudo, cerca de 60% do tempo de trabalho é consumido por coisas como responder a e-mails, participar em reuniões desnecessárias e procurar informações numa coleção caótica de ficheiros. Essas tarefas rotineiras podem ser automatizadas com sucesso com um calendário de IA.

Então, quais são os maiores desafios na implementação de tal solução? Em primeiro lugar, os hábitos atuais – é preciso reorganizar a rotina e mudar a forma como realiza as tarefas diárias. Os custos também podem ser um desafio. As ferramentas baseadas em IA não são tão baratas. Além disso, a privacidade dos dados que precisam ser compartilhados com esse calendário pode ser uma preocupação.

Porém, a maioria dos fabricantes garantem que seguem rígidos padrões de segurança e que as informações são utilizadas apenas para otimizar os horários dos usuários.

Sincronização de calendários de equipe. Sentido horário

Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam não é tanto a gestão do tempo, mas a dificuldade de encontrar uma data comum para a reunião a que um grupo maior de pessoas precisa de comparecer. É aqui que entra o Clockwise (https://www.getclockwise.com/), um aplicativo que analisa automaticamente os calendários dos membros da equipe e sugere um horário conveniente para todos se reunirem. Além disso, monitora constantemente a agenda dos colaboradores e, se necessário, reagenda eventos flexíveis para abrir espaço para reuniões prioritárias.

Clockwise é uma ferramenta de produtividade que otimiza agendas individuais e de equipe para liberar tempo para um trabalho profundo, sem tarefas perturbadoras que dividem o dia em momentos curtos. Funciona como um assistente de agendamento que entende as preferências do usuário e tenta consolidar eventos que não precisam ser realizados em um horário específico. O sentido horário calcula rapidamente o melhor horário para reuniões, tarefas e trabalho profundo. Ele faz isso para equipes e organizações inteiras, por isso fica mais inteligente quanto mais pessoas o utilizam.

Isso dá a cada membro da equipe um calendário claro e torna muito mais fácil agendar reuniões em conjunto. De acordo com dados coletados pela Clockwise, só a capacidade de sugerir compromissos automaticamente economiza até 19 dias úteis por ano! Isso mostra o potencial do uso de IA para sincronizar calendários de equipes.

Fonte: Sentido horário (https://www.getclockwise.com/ai)

Agendamento de reuniões com clientes. Cronológico

Agendar compromissos com clientes pode ser uma tarefa difícil. Às vezes, os clientes mais ocupados são os mais valiosos para a empresa, mas é muito difícil encontrar uma data adequada para eles se encontrarem com nossos vendedores.

Nessas situações, um aplicativo chamado Kronologic (https://www.kronologic.com/) vem em socorro, que pode automatizar totalmente o processo de marcação de reuniões com leads. Primeiro, sugere o horário mais conveniente com base na análise dos calendários de ambas as partes. Segundo, se a reunião precisar ser remarcada, a Kronologic conduzirá correspondência por e-mail de forma independente sobre o assunto até que uma data mutuamente satisfatória seja definida.

Kronologic é uma plataforma que acelera as vendas enviando automaticamente e-mails de convite, usando IA para negociar mudanças de horário de reuniões e coordenando tudo entre as equipes. Com o Kronologic, as empresas podem visualizar e gerenciar equipes em vários locais, identificar leads e enviar notificações automatizadas aos representantes de vendas por meio de um portal centralizado.

Dessa forma, os vendedores podem se concentrar na preparação para a reunião, em vez de perder tempo tentando agendar um encontro. Especialmente porque o número de leads a serem processados ​​muitas vezes chega a várias centenas por mês!

Segundo as estatísticas, o uso do Kronologic pode aumentar a conversão de consultas em até 17%. Como você pode ver, agendar compromissos com clientes sempre ocupados é outra área onde a IA pode fazer maravilhas.

Fonte: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Como um calendário de IA pode mudar a forma como sua empresa gerencia o tempo?

Outro ponto problemático de equipes grandes e distribuídas é, às vezes, a dificuldade em gerenciar tarefas com eficiência. Nessa situação, Trevor (https://www.trevorai.com/) pode ser útil para otimizar o uso do tempo de trabalho. Torna fácil e intuitivo visualizar e priorizar todas as tarefas que atualmente competem pela nossa atenção. Além disso, este calendário de IA estima automaticamente o tempo necessário para concluir cada tarefa. Também nos lembra dos próximos prazos.

Trevor AI é um planejador diário intuitivo que usa tecnologia de bloqueio de tempo baseada em IA para ajudá-lo a agendar tarefas entre sua lista de tarefas e calendário em tempo real. Trevor AI equilibra a precisão do agendamento manual de arrastar e soltar com a conveniência do agendamento automático. Suas sugestões inteligentes mantêm seu fluxo de trabalho equilibrado e facilitam a decisão de quando agendar quais tarefas.

Trevor AI é particularmente bom em bloqueio de tempo, permitindo que os usuários se concentrem em uma tarefa por vez, sem distrações. Isto é ótimo para a produtividade e elimina a necessidade de multitarefa, que estudos demonstraram reduzir significativamente a eficiência do trabalho.

Fonte: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Resumo

Como você pode ver, um calendário de IA pode melhorar significativamente o gerenciamento do tempo e aumentar a produtividade em equipes grandes e distribuídas. Ele automatiza muitas tarefas rotineiras, permitindo que os funcionários se concentrem no crescimento de seus negócios e no atendimento aos clientes.

Portanto, vale a pena considerar a implementação de tal solução, que, apesar do custo inicial, terá retorno significativo ao longo do tempo na forma de um aumento mensurável na eficiência organizacional. A sincronização de calendários, o agendamento automatizado de compromissos ou o suporte na gestão de tarefas são apenas algumas das aplicações de um calendário de IA, que tem o potencial de revolucionar a abordagem ao planeamento do tempo de trabalho nas organizações modernas.

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Autor: Robert Whitney

Especialista em JavaScript e instrutor que orienta departamentos de TI. Seu principal objetivo é aumentar a produtividade da equipe, ensinando aos outros como cooperar de forma eficaz durante a codificação.

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