Uma visão interna da doação corporativa

Este ano, na Submittable, nos propusemos a reviver nosso programa de doações corporativas. Fizemos investimentos na comunidade no passado, mas depois de alguns anos de mudança, incluindo um rápido crescimento, era hora de reimaginar o processo.

Queríamos um programa que fizesse uma diferença significativa na vida dos membros da comunidade. E queríamos que os funcionários tivessem uma voz forte na direção e execução.

Honestamente, quando procuramos ajuda, encontramos muitas informações sobre por que as doações corporativas são importantes, mas não encontramos muito de pessoas que realmente fizeram o trabalho. E construir um programa na teoria é muito diferente do que construir um na realidade.

Agora que passamos por todo o processo de doação, gostaríamos de compartilhar o que aprendemos. Houve sucessos e erros ao longo do caminho - ambos influenciarão como fazemos as coisas da próxima vez.

Um compromisso de dar de baixo para cima

Uma das melhores partes de trabalhar para uma empresa de impacto social é que toda a equipe está pensando no bem social. Estamos todos empenhados em tornar o mundo um lugar melhor. E esse compromisso mostrou. Os funcionários foram um grande impulsionador deste programa desde o início. Em toda a empresa, os funcionários se manifestaram sobre o desejo de um programa de doações corporativas.

Os líderes da empresa ouviram. Eles não apenas concordaram vagamente com a ideia. Eles agiram abrindo espaço no orçamento, estruturando um programa de doações e formando uma equipe de propósito corporativo.

Foi feito um convite aberto a toda a empresa, à procura de voluntários. Os funcionários apareceram. No total, 11 pessoas se reuniram para formar a equipe de propósito corporativo – com membros de todos os departamentos da empresa. Essa divulgação foi essencial. Ao construir um comitê como este, você quer que ele represente todos os funcionários. Se parecer uma extensão do RH ou do marketing, você provavelmente terá dificuldades para inspirar e manter um amplo suporte.

“Foi incrível fazer parte de um grupo que retribuiu às nossas comunidades – e de uma maneira que a maioria das empresas pode não necessariamente fazer.”

— Stephanie Dunlap, Assistente Executiva

A filantropia local aprofunda a conexão dos funcionários com a comunidade

Adotamos uma abordagem baseada no local para doar. Ao invés de focar em uma causa específica, nosso objetivo era levantar a comunidade local apoiando organizações de base que fortalecem o tecido social. Escolhemos organizações dedicadas à equidade, sustentabilidade e construção de relacionamentos.

Adotar uma abordagem baseada no local significava que poderíamos restringir nosso foco às áreas locais – Missouri e Seattle para nós – e poderíamos ajudar a conectar os funcionários mais profundamente às suas comunidades. Como sabemos que a tecnologia é lamentavelmente subfinanciada em organizações sem fins lucrativos, reduzimos nosso foco para TI, permitindo que os beneficiários de subsídios gastem o dinheiro em qualquer necessidade de tecnologia.

No final, financiamos quatro organizações sem fins lucrativos diferentes – duas em Missoula e duas na área de Seattle. Nossos parceiros financiadores são:

• Be:Seattle: construindo poder e liderança de locatários e pessoas em situação de rua.
• Aliança Comunitária para a Justiça Global: fortalecendo o movimento global de soberania alimentar por meio da educação e mobilização comunitária.
• EmpowerMT: desenvolvendo líderes jovens e adultos que trabalham para acabar com os maus-tratos, corrigir desigualdades sistêmicas e fortalecer comunidades.
• Soft Landing Missoula: acolhendo e prestando serviços de apoio a refugiados e imigrantes.

“Foi uma honra contribuir com o processo de retribuição do Submittable às organizações locais do setor. Ansioso para mover a agulha no futuro e fornecer ainda mais apoio para instituições de caridade em nossa região.”

— Nathan McDonough, executivo de contas

8 lições que aprendemos no processo de doação

Criar um programa de doações corporativas impactante requer planejamento, iteração e disposição para fazer as perguntas difíceis. Bem feito, pode melhorar a coesão da equipe e causar um impacto significativo para os membros da comunidade.

1. Os funcionários devem conduzir a tomada de decisão

A liderança da empresa deve estabelecer o suporte e a infraestrutura para um programa de doação, mas os funcionários devem ser os que definem as prioridades e tomam as decisões finais.

Construa uma estrutura que permita que os funcionários tenham uma voz forte. A melhor maneira de fazer isso é criar uma equipe ou comitê dedicado a conduzir o processo. Esta equipe deve ter uma estrutura plana. Dentro dele, não deve haver hierarquia. Todos deixam seus títulos na porta.

Em nossa equipe de propósito corporativo, o vice-presidente de impacto social, Sam Caplan, liderou a equipe direcionando a conversa, fazendo perguntas e definindo objetivos. Em seguida, ele abriu espaço para que todos pudessem avaliar.

No final, os funcionários tiveram que tomar decisões sobre que tipo de organização apoiar e como estruturar os processos de inscrição e revisão. A equipe de 11 pessoas decidiu envolver toda a empresa, dando a todos os funcionários da Submittable a chance de avaliar e avaliar as organizações sem fins lucrativos locais que se inscreveram.

A inclusão de toda a empresa permitiu que todos os funcionários se sentissem envolvidos e conectados ao programa. Mas, para a próxima rodada, procuraremos agilizar o processo e esclarecer o que queremos em cada etapa da revisão.

“Estabelecer e servir na equipe parecia a maneira perfeita de colocar nossos valores compartilhados e propósito corporativo em ação.”

— Sam Caplan, VP de Impacto Social

2. A objetividade não é o objetivo

Os processos de inscrição e revisão para organizações sem fins lucrativos precisam ser justos e equitativos. Mas não confunda isso com objetividade. Na verdade, é possível ser justo e equitativo enquanto permite que os funcionários canalizem seus próprios valores pessoais para esse trabalho.

Uma das melhores maneiras de ajudar os funcionários a se sentirem investidos em um programa de doações corporativas é permitir que eles honrem suas próprias experiências. Os funcionários precisam sentir que podem se dedicar totalmente a esse trabalho. Se eles se sentirem apaixonados por uma causa, capacite-os a canalizar esse entusiasmo em seu papel.

Abraçar a subjetividade inerente ao processo pode ser bastante libertador. Ele permite que as pessoas sejam honestas sobre sua conexão pessoal com um problema. Essa honestidade cria um diálogo muito mais saudável e produtivo do que se você encorajar as pessoas a expressar suas preferências como fatos objetivos.

Em nosso grupo, várias pessoas articularam conexões pessoais com certas causas. Isso não significava que podíamos financiar cada uma dessas causas. Mas deu espaço para as pessoas falarem sobre essas experiências e se sentirem ouvidas. E provocou uma importante discussão sobre objetividade e preconceitos que ainda está em andamento.

Inclinar-se para a subjetividade significa que você pode ter muitas perspectivas distintas sobre o que é melhor para a comunidade. A chave é ajudar as pessoas a descobrir onde seus valores se sobrepõem e onde eles se cruzam com a missão da empresa.

3. O diálogo faz parte do processo

Criar espaço e tempo para os funcionários conversarem é um componente essencial da tomada de decisão colaborativa. Isso permite que eles se aprofundem nas complexidades do trabalho de impacto social e explorem as perspectivas dos outros.

Como as pessoas trazem uma variedade de experiências e valores pessoais para o trabalho, é provável que haja algumas divergências. Isso é natural. Os funcionários precisam de um fórum para discutir as decisões em conjunto.

Abrir espaço para o diálogo também permite que os funcionários reconheçam preconceitos e pontos cegos. Por mais importante que seja incorporar valores pessoais ao processo, também vale a pena entender as limitações da experiência pessoal. O diálogo pode ajudar as pessoas a ver esses pontos cegos e preconceitos e pensar sobre como eles afetam seu próprio processo de tomada de decisão. Nem sempre é um trabalho confortável, mas é muito importante – especialmente no contexto de impacto social.

Quando surgiram divergências para nós, Sam fez perguntas e guiou a conversa em direção a objetivos comuns. Ele encorajou todos a compartilhar seus pensamentos. Juntos, trabalhamos para encontrar soluções.

Como qualquer tomada de decisão em grupo, exigia honestidade e graça. Às vezes havia espaço para concessões, às vezes não. Este é o lugar onde a estrutura de equipe plana realmente valeu a pena. Todos puderam opinar, e as pessoas ouviram perspectivas diferentes das suas.

Construir o diálogo no processo e ser explícito sobre as intenções desse diálogo ajudará sua equipe a se aprofundar nos aspectos mais complexos da doação corporativa.

“Servir nesta equipe foi uma oportunidade fantástica de aprender diferentes maneiras de abordar doações e doações e ler sobre tantas organizações valiosas que fazem um trabalho importante. Reunimos muitas boas ideias sobre como fazer isso ainda melhor no próximo ano.”

— Caroline Simms, gerente de capacitação de vendas

4. O tamanho importa

O tamanho do seu fundo de doação determinará quantas organizações você pode apoiar significativamente, qual o tamanho das organizações sem fins lucrativos que serão beneficiadas e o que você deve pedir aos parceiros do subsídio.

Existem tantas causas dignas e organizações sem fins lucrativos fortes por aí, mas você não quer espalhar o dinheiro tão pouco que cada doação não tenha muito impacto.

Nosso orçamento total foi de US$ 20.000. Decidimos financiar quatro doações de US$ 5.000. Isso significava que poderíamos espalhar o impacto sem diluir muito. Como US$ 5.000 podem fazer uma grande diferença para uma pequena organização local sem fins lucrativos (mas seria uma gota no balde para organizações maiores), decidimos nos concentrar em organizações sem fins lucrativos com orçamentos operacionais menores. Priorizamos organizações com orçamentos operacionais abaixo de US$ 500.000.

Também pensamos no tamanho da bolsa em termos de como ela se relacionava com o processo de inscrição. Uma doação de US$ 5.000 não deve exigir um pedido grande e longo. Nosso objetivo era reduzir as perguntas às informações mais essenciais para que pudéssemos minimizar a carga sobre a equipe da organização sem fins lucrativos.

À medida que você esclarece o orçamento com o qual está trabalhando, use-o para tomar decisões sobre como dividir seus recursos e criar um processo de inscrição alinhado com o tamanho da sua doação.

5. O engajamento dos funcionários depende dos detalhes

A maioria dos funcionários só se envolverá e ficará entusiasmada com as doações corporativas se for fácil para eles fazê-lo. Está nos organizadores do programa para facilitar a participação das pessoas.

Você precisa comunicar objetivos e solicitações de forma clara. Ter um porta-voz designado e um nome para o programa pode ajudar a reduzir o ruído para os funcionários. Use os canais que os funcionários usam para comunicar outros anúncios da empresa, como e-mail e Slack. Peça aos líderes e gerentes que destaquem o trabalho como parte das reuniões regulares de toda a empresa e da equipe.

Em retrospecto, este é um ponto onde poderíamos ter feito um trabalho melhor. Queríamos que todos na empresa tivessem a chance de avaliar a decisão final. Mas, olhando para trás, percebemos que pedimos um pouco demais e tornamos o processo um pouco complicado.

Reserve um tempo no front-end para esclarecer as funções e responsabilidades da equipe de doações corporativas. Como essa era uma nova iteração do nosso programa, contamos com o voluntariado das pessoas conforme as necessidades surgissem. Isso tornou o trabalho um pouco desigual, com alguns membros da equipe assumindo mais do que seu quinhão da carga de trabalho.

Para ajudar a aliviar a carga de trabalho, use uma ferramenta de revisão e pontuação que simplifica o processo para quem deseja participar. Não peça às pessoas para lidar com uma planilha gigante ou baixar um monte de arquivos.

“Participar de nosso esforço de doação corporativa foi um lembrete poderoso do motivo pelo qual estou feliz em trabalhar na Submittable – porque faço o bem enquanto faço o bem.”

— Jackson Crawford, executivo de contas

6. As organizações sem fins lucrativos não precisam de mais trabalho

Sua solicitação de subsídio e processo de concessão não deve adicionar mais trabalho aos pratos muitas vezes já cheios de funcionários sem fins lucrativos.

Essas organizações estão ocupadas fazendo um trabalho essencial de construção de comunidades e, quanto mais envolvida for sua inscrição, mais você as afasta desse trabalho.

Adote uma abordagem baseada na confiança. Configure seus processos e aplicativos para minimizar a carga que você coloca nessas equipes. Peça apenas informações que você realmente usará para tomar uma decisão e não peça a organizações sem fins lucrativos que enviem informações publicamente disponíveis que você pode encontrar por conta própria.

À medida que construímos nosso aplicativo, fizemos um esforço para pensar sobre isso da perspectiva sem fins lucrativos, mas uma grande lição ficou para nós. Não importa quão baixo fosse o aumento, algumas organizações dedicavam tempo para preencher o formulário e não recebiam nada em troca. Como financiamos apenas quatro doações, tivemos que dizer não a dezenas de organizações sem fins lucrativos que não foram selecionadas.

No futuro, poderemos repensar a estrutura desse processo. Talvez, em vez de solicitar inscrições, os membros da equipe de propósito corporativo identifiquem potenciais parceiros de doação sem exigir uma inscrição. Ou, se mantivermos um aplicativo aberto, reduziremos ainda mais.

Independentemente de como você estrutura seu aplicativo, você quer pensar sobre ele da perspectiva das organizações sem fins lucrativos. Evite solicitações duplicadas e faça perguntas simples e diretas. Seja o mais flexível possível. Em vez de pedir que os candidatos coloquem suas informações em um formato específico, considere deixá-los enviar relatórios que já criaram para outra finalidade.

“Gostei da oportunidade de estar tão fortemente envolvido no processo de doação corporativa deste ano. Isso me fez perceber o quão importante é o acesso à tecnologia para as organizações sem fins lucrativos se conectarem totalmente com os outros.”

— Jessica Waltz, especialista em suporte técnico

7. A tecnologia pode agilizar os processos para todos

Encontre uma solução de tecnologia que facilite o processo de concessão de doações para funcionários e organizações comunitárias. Isso mantém todos mais engajados e torna todo o programa mais eficaz.

Usando o Submittable, nossa equipe conseguiu coletar, revisar e votar em inscrições em um só lugar. As organizações sem fins lucrativos puderam enviar facilmente suas informações, colaborar com seus colegas e obter atualizações instantâneas.

A plataforma também centralizou a comunicação. Nada foi perdido em tópicos de e-mail ou passado de uma pessoa para outra. Em vez disso, todos nós poderíamos ver as interações e extrair qualquer informação que precisássemos.

Ter tudo em um só lugar foi importante para o processo de revisão e decisão. Também ajudou a simplificar o trabalho no back-end. Conseguimos notificar os beneficiários do subsídio imediatamente e solicitar informações adicionais, como detalhes bancários e logotipos da organização.

O uso da distribuição de fundos digitais nos permitiu entregar o dinheiro o mais rápido possível. Não queríamos conceder uma bolsa e depois fazer com que os beneficiários esperassem por um cheque em papel. Uma vez que as organizações enviassem seus dados bancários, com o clique de um botão, poderíamos entregar os fundos diretamente a elas.

Embora a tecnologia tenha facilitado as coisas, percebemos que há oportunidades para alavancar a plataforma ainda mais estrategicamente. Da mesma forma que ajudamos os clientes a otimizar suas doações ano após ano, continuaremos aprimorando e experimentando para encontrar novas maneiras de simplificar e agilizar o processo para todos.

8. Dar faz parte de um relacionamento contínuo

A doação é o início de um relacionamento com os parceiros da comunidade. Depois de financiar uma organização sem fins lucrativos, você deseja encontrar outras maneiras de fornecer suporte e continuar a conversa.

A chave para esses relacionamentos é que eles são construídos com base na confiança e no respeito mútuo. Ao formar essas parcerias, você deseja fazê-lo respeitando o tempo e a autonomia da equipe da organização sem fins lucrativos. O processo de concessão pode definir esse tom. Se você configurar seu aplicativo para minimizar a carga que ele representa para as organizações sem fins lucrativos, estará estabelecendo as bases para uma parceria forte.

Agora que temos um relacionamento com essas quatro organizações, continuaremos procurando mais maneiras de nos manter engajados. Isso pode significar mais financiamento no futuro, mas também pode incluir oportunidades de voluntariado para nossa equipe ou usar nossa voz para divulgar o que essas organizações sem fins lucrativos estão fazendo.

Para começar, estamos ansiosos para lançar uma série Lunch and Learn, convidando as organizações a entrar para conversar com nossa equipe sobre seu trabalho comunitário. E durante nossa recente Impact Audio Conference, a empresa se comprometeu a doar US$ 2 para cada inscrição na conferência que fosse para nossos parceiros de doação. No total, isso nos deu um extra de $ 3.200 para distribuir.

Doações corporativas em evolução para o futuro

Internamente, estamos pegando essas lições aprendidas e usando-as para moldar programas futuros. Para nós, isso significa dedicar um tempo para discutir os resultados e esclarecer onde a tecnologia se encaixa no processo.

As doações nunca devem ser estáticas. Todos devemos procurar evoluir continuamente para sermos mais eficientes e mais impactantes. Estamos entusiasmados por fazer parte da evolução.