8 maneiras de maximizar seu dia de trabalho com comunicação assíncrona

Por que o hype em torno da comunicação assíncrona? Patty Yan, da RingCentral, explica por que é mais eficaz e mostra como você também pode usá-lo em seus negócios.

Os padrões de trabalho se afastaram das típicas nove às cinco no escritório. Em vez disso, eles foram substituídos por horas de trabalho híbridas e flexíveis que se encaixam na vida dos funcionários.

À medida que nos adaptamos a isso, certos desafios enfrentam nossas forças de trabalho. Uma delas é gerenciar comunicações eficazes. Isso pode levar a longos dias gastos em reuniões online improdutivas, dificuldade em entregar o trabalho e mal-entendidos.

A comunicação assíncrona pode resolver essas dificuldades.

Isso tira a pressão dos funcionários de estarem constantemente disponíveis e lhes permite a liberdade de continuar com seu trabalho. Isso pode tornar seu negócio mais produtivo. Você reduz a repetição das mesmas informações e dá autonomia aos funcionários sobre suas horas de trabalho.

Na era do trabalho híbrido, a comunicação assíncrona também é essencial para maximizar a produtividade e economizar tempo.

O que é comunicação assíncrona?

A maioria das empresas já usa métodos assíncronos na comunicação empresarial. É aqui que a equipe envia mensagens sem nenhuma expectativa de resposta instantânea, deixando as informações para o destinatário acessar em seu próprio tempo.

Exemplos de comunicação assíncrona incluem e-mails, quadros de mensagens, ferramentas de gerenciamento de projetos e portais de compartilhamento de documentos.

Isso difere dos métodos de comunicação síncrona, que exigem respostas instantâneas. Isso inclui chamadas online, videoconferência e mensagens instantâneas. Embora eles possam ser benéficos com moderação, quando usados ​​em excesso, eles distraem os funcionários de seu fluxo de trabalho e impedem o foco profundo nas tarefas.

Por outro lado, a comunicação assíncrona significa que os funcionários podem responder às mensagens quando se encaixa em sua programação e não é uma interrupção.

Exemplos de comunicação assíncrona e práticas recomendadas: 8 maneiras de maximizar a produtividade

Priorizar a comunicação assíncrona pode trazer benefícios de produtividade. Isso inclui:

• maior flexibilidade para suas equipes
• comunicações mais abrangentes que fornecem todas as informações de uma só vez
• e gerenciamento mais fácil de projetos que rastreiam organicamente os passos dados.

Tudo isso ajuda você a aproveitar ao máximo seus dias de trabalho. Além disso, limita o número de reuniões planejadas e espontâneas para que você e sua equipe possam continuar seu trabalho.

Aqui estão oito exemplos de comunicação assíncrona para ajudá-lo a maximizar sua produção diária.

#1. Ferramentas de gerenciamento de equipe

Usar um calendário de equipe ou uma ferramenta alternativa de gerenciamento de equipe ajuda os funcionários a trabalharem de acordo com as agendas uns dos outros. Incentive a equipe a bloquear o tempo em seu dia de trabalho quando estiver disponível para respostas instantâneas e comunicação síncrona, criando um intervalo para o horário comercial.

Fora desse horário, sua equipe pode continuar seu trabalho sem se preocupar com a falta de algo ou antecipar interrupções.

As ferramentas de gerenciamento de equipe podem mapear horários de trabalho flexíveis. Ao saber quando não estão mais trabalhando, os funcionários não sentirão a necessidade de trabalhar 24 horas por dia ou acomodar comunicações fora do horário de trabalho.

Isso garante que o restante da equipe saiba quando esperar respostas sem exigir disponibilidade constante. Também ajuda os funcionários a manter um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, melhorando assim sua produtividade geral.

#2. documentos Google

Em vez de depender de feedback ao vivo sobre documentos, você pode anotar documentos do Google para permitir que a colaboração ocorra de forma assíncrona.

Seja para gerar relatórios sobre seus sistemas de estoque ou preparar esboços de projetos para aprovação, a anotação permite que os funcionários concluam a tarefa em um horário adequado à sua programação. Eles podem deixar notas para você ou outros membros da equipe responderem mais tarde.

Isso é particularmente útil para empresas que têm funcionários trabalhando em diferentes fusos horários. Organizar reuniões síncronas pode ser complicado, resultando em funcionários trabalhando horas extras para obter o feedback de que precisam.

As anotações ajudam os projetos a se manterem em andamento, reduzindo o tempo perdido na espera de reuniões de transferência. Em vez disso, equipes em todo o mundo podem trabalhar juntas em arquivos. Além disso, eles podem aderir à política e manter padrões de alta qualidade enquanto trabalham (e não em torno) de seus cronogramas.

#3. Bases de conhecimento

Parte da redução da quantidade de comunicação síncrona em sua empresa é permitir que os funcionários encontrem respostas e informações por si mesmos.

Criar uma base de conhecimento ou um quadro de informações centralizado significa que todos os funcionários podem localizar um significado de URA ou documentos relacionados a um projeto em que estão trabalhando. Isso evita que as informações fiquem isoladas ou restritas a membros específicos de sua equipe.

Categorize essas informações por tópico ou projeto, ajudando os funcionários a encontrar tudo o que precisam em um só lugar. Isso torna sua base de conhecimento mais fácil para a equipe navegar e menos intimidadora, o que significa que eles estarão mais propensos a usá-la regularmente.

Mantenha as informações atualizadas e relevantes, vinculando a outras páginas ou documentos de informações relacionadas. Isso cria uma cultura de verificar sua base de conhecimento de negócios antes de incomodar outros membros da equipe.

#4. Tópicos de bate-papo

Um dos medos em torno da comunicação assíncrona é que ela reduz a oportunidade de enviar mensagens rápidas para esclarecimento. Isso pode atrasar os projetos devido a funcionários esperando por respostas que levam apenas um momento.

No entanto, ao fazer com que sua equipe tenha o hábito de usar tópicos de bate-papo para tópicos específicos, você garante que todas as informações sejam claramente apresentadas, não deixando nada para eles adivinharem.

Ao antecipar todas as perguntas que os membros de sua equipe possam ter, você torna a comunicação muito mais eficaz. Isso impede que os funcionários confiem em mensagens e esclarecimentos de acompanhamento. Em vez disso, eles têm todas as informações de que precisam na ponta dos dedos.

Categorizar esses tópicos de bate-papo por tópico pode facilitar a navegação e a localização das informações desejadas. Assim, você permite que a equipe encontre explicações completas sem ter que incomodar os outros.

#5. E-mails

Embora sejam uma ótima forma de comunicação empresarial, você precisa ter cuidado com os e-mails. Nem todos os usam com a mesma intenção. Alguns os usam para confirmação rápida de uma decisão. Outros esperam que os e-mails sejam mais informativos e tenham tempos de resposta mais longos.

Esclarecer que tipo de mensagens os emails devem transmitir e o tempo de resposta esperado evita que sua equipe fique frustrada e confusa. Isso pode levar a mensagens repetitivas e perda de tempo.

Outros canais são melhores para respostas mais rápidas, enquanto os e-mails são adequados para entregar informações ou definir expectativas. Os e-mails devem incluir como o remetente deseja que o destinatário responda (se for o caso) para evitar que as cadeias de e-mail indesejadas distraiam a todos.

#6. Compartilhamento de arquivos na nuvem

Diferentes canais de comunicação se prestam a vários propósitos e funções dentro do seu negócio. Onde você já pode ter plataformas de e-mail, telefone e reuniões online para manter contato com suas equipes híbridas, certifique-se de também ter canais que possam compartilhar e armazenar arquivos.

Eles devem ser facilmente acessíveis e seus funcionários devem ter confiança em usá-los, aumentando a disponibilidade de seus arquivos sem precisar perguntar a outras pessoas.

O uso do compartilhamento de arquivos na nuvem pode significar que determinados documentos ou arquivos comumente usados ​​estão disponíveis para sua equipe, independentemente de sua localização ou dispositivo. Isso significa que diferentes membros de uma equipe podem trabalhar de forma assíncrona no mesmo documento sem precisar solicitar uma cópia.

Isso também significa que os principais arquivos de negócios estão disponíveis para qualquer pessoa pesquisar e obter informações, reduzindo a necessidade de comunicação síncrona.

#7. Comunicações gravadas

Por mais que a comunicação totalmente assíncrona possa ser desejável, há circunstâncias em que ela não se encaixa. O trabalho em equipe depende de um nível de colaboração em tempo real, e o gerenciamento de funcionários exige reuniões e encontros individuais de vez em quando.

No entanto, essas reuniões e ligações podem ser gravadas para que as informações que cobrem possam ser acessadas novamente em situações futuras semelhantes.

Isso aproveita ao máximo a comunicação síncrona onde é necessário, ao mesmo tempo em que adiciona as informações armazenadas que os funcionários podem acessar. Ao armazenar essas gravações, você não precisa repetir perguntas ou discussões semelhantes várias vezes.

Essa abordagem limita o número de chamadas e reuniões espontâneas e ajuda a organizar recursos para os funcionários usarem antes de interromper os colegas.

#8. Vídeos instrutivos

Ao se comunicar com outros membros da equipe, certifique-se de que eles entendam completamente o seu significado. Evite suposições de que todos estão na mesma página e explique suas intenções. Usar vídeos instrutivos é uma ótima maneira de garantir isso. Você pode até mostrar exemplos de respostas apropriadas ou como fazer uma tarefa.

Portanto, use instruções claras em seus vídeos instrutivos. Assim, você minimiza a necessidade de explicações de acompanhamento e garante que o espectador fará o que deve fazer. Isso economiza tempo para todos os envolvidos, eliminando a necessidade de uma conversa em tempo real.

Em vez disso, os membros de uma equipe podem se envolver com os vídeos instrutivos quando precisarem, sem exigir que outros membros da equipe conversem com eles sobre a tarefa.

Torne sua comunicação assíncrona

Ao adaptar o fluxo de trabalho de sua empresa para ser mais assíncrono, você pode melhorar a produtividade dos funcionários e acomodar melhor o trabalho em equipe em horários de trabalho flexíveis.

Esses métodos permitem uma comunicação eficaz, explicam completamente qualquer informação ou expectativa e reduzem os esclarecimentos necessários e o impulso para mensagens instantâneas. Dessa forma, você reduz o tempo que os funcionários gastam no gerenciamento de e-mails e assim por diante, permitindo que eles trabalhem sem interrupções.

A mudança para a comunicação assíncrona não acontece da noite para o dia. É uma mudança de cultura de trabalho e significa introduzir novos canais e formas de interação. Estabelecer propositalmente para depender menos de respostas instantâneas e conversas requer alguma prática para se acostumar.

No entanto, essas formas assíncronas de comunicação beneficiarão sua equipe a longo prazo. Seja gerenciando uma força de trabalho híbrida, trabalhando em horários diferentes ou apenas querendo se comunicar de forma mais eficaz, é uma estratégia vencedora.

Autor: Patty Yan é Gerente de Marketing de Produto EMEA para RingCentral Office, líder em soluções de comunicação em nuvem e sistema de telefonia PBX virtual. Patty é apaixonada por criar valor e diferenciação, garantindo uma melhor experiência para clientes e parceiros. Ela ganhou uma vasta experiência em marketing de produtos internacionais, gerenciamento de produtos, GTM e desenvolvimento de mercado em uma variedade de SaaS de alta tecnologia. Ela não é nova na UC, começando em Tandberg, depois na Cisco, impulsionando o lançamento de serviços e colaboração de vídeo, e na Enghouse com responsabilidades globais para CCaaS hospedado.