Fique por dentro: automatize os alertas da equipe de vendas com webhooks

Publicados: 2021-03-10

Quando você tem tantas abas abertas e os fãs em seu cérebro começam a zumbir. Você está se mantendo em cima de uma coisa antes de chegar embaixo da próxima. Seu telefone está tocando; sua caixa de entrada está pingando. Gary, o estagiário, precisa de ajuda com sua planilha, e Linda, a contadora, está perguntando sobre declarações de impostos. O pior é: você está trabalhando remotamente, sentado de calcinha com um olho na geladeira.

Colapso iminente. Desligar. Reinício.

Parece que o preço do sucesso é a ocupação. Trabalhando em vendas, as consequências de ficar enterrado sob tudo isso são ainda maiores. Perder um lead é perda de dinheiro, má reputação e perda de tempo. Para aumentar ainda mais, o show de terror que foi 2020 aconteceu e mudou a maneira como trabalhamos. Com uma equipe para gerenciar, potencialmente espalhada por toda parte, precisamos encontrar novas maneiras de nos manter organizados.

Na ausência de poder bater na porta de alguém ou conversar tranquilamente no bebedouro, precisamos manter um fluxo constante de informações. Especificamente, devemos criar um loop e garantir que nós, nossos colegas e funcionários estejam nele.

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Vamos criar nossos loops de negócios com algo chamado webhooks. Essas belas pequenas peculiaridades da internet são uma maneira de diferentes aplicativos conversarem entre si automaticamente. Isso significa que você pode manter todos os seus diferentes bits de negócios em um só lugar. Você pode receber notificações e alertas sempre que algo notável acontecer com seu negócio, sem precisar cavar.

Um webhook, às vezes chamado de retorno de chamada da Web ou Interface de programação de aplicativos (API) de push HTTP, é um método de um aplicativo que fornece a outros aplicativos informações relevantes em tempo real. Ao contrário de outras APIs, os webhooks são super eficientes. Eles evitam a necessidade de pesquisas frequentes de dados para descobri-los em tempo real. Os webhooks são legais.

Este artigo descreve como usar webhooks no NetHunt CRM para automatizar seus negócios e manter-se atualizado. Temos três plataformas de comunicação e pensamos em três gatilhos diferentes para essas plataformas. A verdade é que você pode misturá-los e combiná-los dependendo de onde sua empresa se comunica, e há vários gatilhos diferentes para escolher.

Ah, o que é isso? Acho que posso ouvir o caso de uso Klaxon !

Caso de uso n.º 1: receba alertas no Slack quando um novo lead aparecer no seu CRM

O Slack é uma ferramenta de comunicação empresarial. Se você ainda não sabia, é legal. Ele oferece muitos recursos no estilo IRC, como salas de bate-papo organizadas por tópico, grupos privados e mensagens diretas. Os fluxos de trabalho do NetHunt CRM podem se comunicar diretamente com o Slack por meio de ganchos da Web, alertando você por meio de um canal privado ou de um canal de grupo.

Porque os leads às vezes passam por rachaduras. Isso não deveria acontecer, sendo a empresa profissional que você é. Mas sim. A automação do fluxo de trabalho praticamente garante que nenhum lead passe pela lacuna. Não importa se é um formulário da web em seu site ou foi extraído do LinkedIn, você pode configurar o NetHunt para enviar uma notificação para o canal Slack escolhido, Google Chat ou endereço de e-mail.

seta para a esquerda Se você não tiver um formulário da web configurado, saiba como.

  1. Vá para o painel do Slack Workspace e encontre a página Configurações . A partir daí, você precisa criar um novo aplicativo Slack.
  2. Dê um nome ao seu aplicativo e selecione o Workspace onde você deseja que ele esteja ativo.
  3. Na página exibida, selecione Webhooks de entrada . Aqui você precisa alternar a opção para 'On' . As páginas devem se estender, revelando URLs de webhook para seu espaço de trabalho.
  4. Em seguida, você precisa escolher em qual canal suas notificações serão pingadas. Para facilitar a explicação, escolheremos geral. Em seguida, clique em Permitir .
  5. Seu URL do Webhook está pronto para ser copiado. Você pode encontrá-lo na tabela acima do botão Adicionar novo webhook ao espaço de trabalho , com um prático botão Copiar apenas pedindo para ser pressionado. Bata-o.
  6. Hora de sair do Slack e abrir o painel do NetHunt. Ah, lar doce lar.
  7. Vamos para a barra lateral esquerda e abra a guia Workflows. Crie um gatilho escolhendo 'quando um novo registro é adicionado' e depois a pasta 'Contatos' . Isso criará um alerta sempre que uma nova entrada for adicionada ao banco de dados do NetHunt CRM.
  8. Crie uma nova ação. No nosso caso, trata-se de Enviar uma mensagem do Slack .
  9. Cole o webhook que copiamos do Slack quatro etapas atrás na primeira seção. Em seguida, componha sua mensagem. Você pode até usar macros, que tal isso?
  10. Em seguida, ative seu Workflow e teste. Altere o registro de um contrato de teste para ganho e vá para o Slack para ver a mágica acontecer. Huzá!

Caso de uso n.º 2: receba alertas no Google Chat quando qualquer valor de campo for alterado com um negócio

Como alternativa, sua empresa pode não se comunicar pelo Slack, mas pelo Google Chat. O Google Chat faz parte do Google Workspace renovado e pode ser acessado até mesmo pelo aplicativo Gmail em seu telefone. Como uma pequena dica privilegiada, usamos o Google Chat para comunicação entre a equipe do NetHunt. É uma ferramenta de bate-papo comercial bastante simples e dinâmica de usar… mas essa é apenas a nossa preferência.

seta para a esquerda Saiba mais sobre o Google Workspace

De qualquer forma, assim que tivermos um acordo específico em nosso pipeline, queremos ficar de olho, vamos ativar os alertas para que nada passe para debaixo do tapete. Para fazer isso, precisamos criar uma nova pasta para esse negócio para que possamos escolhê-la quando estivermos no designer de fluxo de trabalho. Depois, são apenas alguns passos simples para capturar qualquer mudança que aconteça com esse negócio.

  1. Crie um novo grupo ou escolha um existente. Dê um nome a ele e escolha quem você deseja participar e quem poderá participar.
  2. Clique no grupo e clique no título. No menu suspenso, escolha Gerenciar Webhooks .
  3. Defina o webhook de entrada no Google Chat, forneça um nome e, opcionalmente, um avatar para o bot.
  4. Copie o URL e salve-o. O NetHunt enviará mensagens para este URL.
  5. Hora de sair do Google Chat e abrir o painel do NetHunt.
  6. Vá para a guia Workflows e inicie uma nova automação.
  7. Crie um gatilho inicial. Nesse caso, queremos uma notificação para quando qualquer valor de campo for alterado em uma pasta de nossa escolha. Fizemos uma pasta e colocamos um negócio particularmente importante lá que queremos ficar de olho.
  8. Crie uma nova ação: envie uma mensagem de bate-papo do Google .
  9. Cole o webhook que copiamos do Google Chat.
  10. Em seguida, ative o Workflow e teste-o. Altere qualquer valor da oferta escolhida e você receberá uma notificação no Google Chat. Huzá!

Caso de uso n.º 3: Receba alertas por e-mail quando um negócio for ganho

Você pensou que era simples, as notificações por e-mail são ainda mais simples. Na verdade, eles nem exigem webhooks. Veja bem, o NetHunt CRM fica confortavelmente em casa na sua caixa de entrada do Gmail. É uma simples questão de algo notável acontecer com um lead, negócio ou cliente, e nosso sistema enviar um e-mail para você. Algo extremamente notável talvez, como quando um acordo é ganho.

seta para a esquerda Absolutamente tudo o que você precisa saber sobre o Gmail CRM

Se formos realmente espertos, podemos usar nossa caixa de entrada como um arquivo de negócios ganhos. Assim que um acordo for fechado e esse e-mail mágico for enviado para sua caixa de entrada, podemos fazer com que o Gmail classifique automaticamente esses e-mails em uma pasta. Nessa pasta, você pode ver a hora e a data exatas em que um negócio foi fechado no passado, caso precise de acesso rápido e fácil a essas informações. Aqui está como fazê-lo.

  1. Abra o criador do Workflow clicando no ícone na barra lateral esquerda do seu painel NetHunt.
  2. Nosso gatilho inicial é Quando um campo muda de estágio e, em seguida, escolhemos a pasta, Ofertas.
  3. Precisamos especificar a alteração que queremos ver, caso contrário, você receberá um e-mail toda vez que um negócio mudar em qualquer estágio do seu pipeline.
  4. Especificamos a mudança de um valor específico, Any para Won . Não importa se o executamos apenas uma vez por registro ou não, porque um detalhe só deve ser movido para Won uma vez.
  5. Salve isso.
  6. Em seguida, simplesmente precisamos compor nosso e-mail. Para sua ação, você deve escolher 'Enviar um e-mail' . Aqui, podemos escolher de quem enviaremos nosso e-mail e, claro, para quem queremos enviar. No nosso caso, vamos escolher pessoas diferentes em nossa equipe, simplesmente porque estamos usando isso como um sistema de notificação. Escolhemos todos em nossa equipe de vendas.
  7. A linha de assunto deve ser algo simples, mas claramente delineado. O corpo do nosso e-mail deve ser igualmente simples. Se quisermos, podemos adicionar macros, mas este é apenas um e-mail entre equipes, então não há muito sentido.
  8. Por fim, encerre nosso Workflow e ative-o.
  9. Precisamos testá-lo. Voltamos ao nosso painel NetHunt. Defina um acordo de teste aleatório como Vencido e verifique a caixa de entrada antiga. Você deve ter um e-mail informando que está feito.
  10. Acesse esta postagem do blog e descubra como rotular automaticamente os e-mails recebidos.

Mesmo quando vocês não estão juntos, o NetHunt os une. Estamos orgulhosos de ajudar nossos colegas de negócios à medida que entramos no novo normal. Os fluxos de trabalho do NetHunt CRM são versáteis e flexíveis, o que significa que você não está limitado pelos exemplos muito simples que acabamos de ver.

Seja alertado quando uma nova mensagem aparecer em seu CRM, receba notificações de status de contas importantes, notifique sua equipe quando o negócio for ganho ou perdido ou receba um ping quando um lead responder à sua campanha de gotejamento. Da mesma forma, descubra quando as alterações são feitas em suas contas por outra pessoa, quando você está recebendo um lead ou quando o lead é movido para o próximo estágio.

O que quer que você queira ser notificado, seja notificado com Workflows by NetHunt CRM.