3 ferramentas para processamento automatizado de documentos em sua empresa para melhorar seu fluxo de trabalho | IA nos negócios nº 6

As empresas atuais processam grandes volumes de documentos, por isso vale a pena considerar automatizá-los também. O processamento automatizado de documentos, ou Processamento Inteligente de Documentos (IDP), é a resposta a essas necessidades. Com o IDP, podemos digitalizar, reconhecer textos, classificar e buscar informações em documentos. Mas que ferramentas devemos escolher para tornar o processo o mais eficiente possível? Leia mais para descobrir!

O que é processamento automatizado de documentos (IDP)?

O processamento automatizado de documentos não envolve apenas digitalização ou OCR. É todo um conjunto de técnicas que permitem gerir eficazmente os documentos da sua empresa. Aqui estão as principais vantagens de usar ferramentas PDI:

• Economizando tempo: Automatizar tarefas repetitivas, como extrair dados de documentos, permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.
• Melhorar a precisão: as ferramentas IDP ajudam a reduzir erros de processamento de documentos, o que se traduz em economia e evita problemas de conformidade.
• Reforçando a conformidade: As ferramentas de deslocados internos podem ser programadas para cumprir regras e regulamentos específicos para ajudar as organizações a permanecerem em conformidade.
• Aumentar a eficiência: as ferramentas PDI podem ajudar a agilizar o processamento de documentos, resultando em um trabalho mais eficiente.
• Melhorar o atendimento ao cliente: O processamento mais rápido de documentos se traduz em melhor atendimento ao cliente.

Quais documentos podem ser processados?

Não apenas faturas ou contratos podem ser processados ​​automaticamente. O IDP pode lidar com muitos tipos de documentos. Entre eles estão:

• Contratos – por exemplo, contratos de trabalho ou contratos com clientes.
• Faturas – faturas recebidas e enviadas.
• Relatórios – como relatórios de vendas ou relatórios financeiros.
• Correspondência – cartas, e-mails e outras formas de comunicação escrita.
• Formulários – pesquisas, inscrições, envios.
• Documentos médicos – prontuários de pacientes, resultados de testes.
• Documentos financeiros – extratos bancários, balanços.
• Documentos jurídicos – atos jurídicos, decisões administrativas.

4 técnicas automatizadas de processamento de documentos

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) não é apenas um scanner para transferir documentos em papel para um computador. São diversas técnicas que nos permitem processar documentos de forma eficiente. Dentre eles, vale destacar:

1. OCR, Reconhecimento Óptico de Caracteres – uma técnica básica para ler texto de documentos em papel. Na maioria das vezes é o ponto de partida para automatizar o processamento e circulação de documentos numa empresa. É uma solução antiga e comprovada para digitalizar e reconhecer texto contido em documentos em papel. Com a crescente digitalização, cada vez mais empresas utilizam documentos eletrónicos. Contudo, em muitos casos, os requisitos legais tornam necessária a manutenção e o processamento de bases de dados em papel. Assim, o OCR ainda é uma ferramenta amplamente aplicada.
2. Reconhecimento de texto – análise da estrutura do texto em documentos. A próxima etapa no processamento automático de documentos é identificar os dados digitalizados. Uma parte essencial da compreensão da máquina sobre o que foi verificado é distinguir dados relevantes de dados irrelevantes. Ou seja, reconhecer as principais informações provenientes, por exemplo, da marca da empresa que enviou o documento, ou de distorções ou sujeiras acidentais.
3. Classificação de documentos – atribuição automática de documentos a categorias. Os documentos reconhecidos, ou as informações deles provenientes, são então enviados para um banco de dados digital. Eles são classificados de acordo com o tipo de documento ou a ação a ser tomada com base neles. Isto poderia ser, por exemplo, colocar a data de uma reunião nos calendários digitais dos convidados para um concerto de caridade ou enviar um e-mail personalizado a um cliente incentivando o feedback após um processo de reclamação.
4. Pesquisa de documentos – encontre rapidamente informações no banco de dados de documentos. Graças ao IDP, encontrar uma fatura de um contratante específico, ou um bilhete comprado por um valor específico, é tão simples quanto digitar uma palavra na janela de pesquisa.

Como funciona o software de processamento automático de documentos?

O software de processamento de documentos é uma ferramenta que utiliza técnicas de PDI para automatizar os processos da empresa. Funciona tanto em computadores quanto na nuvem e pode ser integrado a outros sistemas, como ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Manager).

Documentar IA do Google

Document AI é um serviço baseado em nuvem do Google que oferece processamento automático de documentos. Explora o aprendizado de máquina para extrair dados estruturados de documentos não estruturados.

Document AI oferece muitos recursos que o tornam uma ferramenta poderosa para processamento de documentos, como alta precisão, escalabilidade, flexibilidade e segurança. Com a tecnologia Google Cloud AI e um conjunto de modelos pré-treinados ou personalizados no Workbench, o Document AI pode processar uma variedade de tipos de documentos com alta precisão e velocidade. Suas vantagens indiscutíveis são:

• Uma plataforma única para processamento de documentos – o uso de uma plataforma única permite acesso rápido a todos os modelos e ferramentas, incluindo modelos pré-treinados para processamento de documentos, como OCR e Form Parser, bem como modelos especializados para setores específicos.
• Tecnologia de IA do Google – Document AI usa tecnologia de reconhecimento de imagem (incluindo OCR) e processamento de linguagem natural (PNL) do Google para criar modelos pré-treinados para documentos de alto valor e grande volume.
• Enriquecimento de dados – capacidade de verificar e enriquecer informações processadas usando a tecnologia de gráfico de conhecimento do Google, que permite verificar nomes de empresas, endereços e outros dados com base em informações disponíveis na Internet.
• Adicionando verificação humana ao processo – Um novo recurso de IA Human-in-the-Loop alcança maior precisão no processamento de documentos, adicionando o momento de aceitação humana aos processos selecionados.

O ponto forte do Document AI do Google é sua integração com outros serviços do Google Cloud, o que ajuda você na criação de fluxos de trabalho avançados. Experimente online neste endereço.

Rossum

Embora o Document AI do Google seja melhor para empresas que desejam aproveitar as vantagens de tecnologias avançadas de nuvem e integrar o processamento de documentos com outros serviços em nuvem, Rossum é uma excelente escolha para empresas que precisam de uma solução flexível e escalonável que possa ser personalizada para atender às necessidades específicas do negócio. .

Fonte: Rossum.ai

Em outras palavras, Rossum é uma ferramenta um pouco menos sofisticada, mas mais simples de usar, que emprega inteligência artificial para extrair dados de documentos. Ele pode eliminar processos manuais de entrada de documentos e melhorar a precisão dos dados. Graças à nuvem, Rossum é rápido, preciso e fácil de usar. Funciona bem para processar diversos tipos de documentos, como faturas, contratos e formulários.

• Captura automática de dados : A ferramenta classifica documentos automaticamente, eliminando erros de entrada de dados que podem gerar taxas e multas. Ele pode processar dados de documentos em todos os formatos e canais, automatizar as comunicações para eliminar o rastreamento manual, filtrar spam e documentos duplicados e encaminhar e processar documentos com um sistema de filas flexível.
• Recursos avançados : Rossum oferece recursos como pré-processamento, validação, pós-processamento e relatórios. Isso torna a ferramenta versátil e adaptável a uma variedade de necessidades de negócios.
• Soluções customizadas : Rossum oferece soluções customizadas para diversos setores e necessidades, como contabilidade, integração, gestão da cadeia de suprimentos, gestão de pedidos e garantia de qualidade.

Documento

Docsumo é melhor para empresas que desejam processar documentos de forma rápida e eficiente, sem ter que se envolver em processos complexos de treinamento de modelos. É uma plataforma para processar facilmente dados de grandes volumes de documentos não estruturados com uma precisão de mais de 99%. Oferece muitos recursos, como classificação automática de documentos, categorização de dados, OCR inteligente, validação de dados em tempo real e muito mais.

Fonte: Docsumo.com

O Docsumo é ideal para pequenas e médias empresas que desejam agilizar o processamento de documentos.

• Versatilidade – O Docsumo pode processar diversos formatos de documentos, como faturas, extratos bancários, contratos, conhecimentos de embarque, contas de energia e muito mais.
• Extração inteligente – Graças à tecnologia avançada de IA, o Docsumo pode extrair e revisar com precisão apenas os campos necessários de documentos tão complexos.
• Validação de dados – Crie regras e fórmulas semelhantes às do Excel para validar dados extraídos dentro de um documento, entre documentos ou em um banco de dados.
• Classificação automática – O Docsumo pode distinguir automaticamente entre diferentes documentos antes de processá-los, permitindo que os dados sejam transferidos para o banco de dados apropriado.
• Integração com sistemas – Independentemente do setor – seguros, finanças, logística – o Docsumo oferece uma API pronta que pode ser facilmente integrada aos sistemas existentes.
• Segurança – A plataforma é compatível com GDPR, certificação SOC2 e HIPAA, garantindo que os dados corporativos estejam seguros e sob seu controle.

Docsumo recebeu elogios de muitas empresas em todo o mundo, incluindo empresas como Arbor Realty Trust e National Debt Relief, que possui uma taxa de processamento sem toque de 95% e precisão de 99% graças à sua automação abrangente.

Resumo

O processamento automatizado de documentos é a chave para agilizar o trabalho em muitas empresas. Com ferramentas como Document AI do Google, Rossum e Docsumo, as empresas podem acelerar processos de negócios, aumentar a precisão dos dados e melhorar o atendimento ao cliente. A escolha da ferramenta certa depende das necessidades específicas da empresa, mas todas estas soluções oferecem recursos avançados que ajudam as empresas a ter sucesso no mundo digital de hoje.

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Autor: Robert Whitney

Especialista em JavaScript e instrutor que orienta departamentos de TI. Seu principal objetivo é aumentar a produtividade da equipe, ensinando aos outros como cooperar de forma eficaz durante a codificação.

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