Processamento automático de documentos | IA nos negócios #6

O processamento automático de documentos é possível combinando duas tecnologias poderosas: NLP (Natural Language Processing) e AI (inteligência artificial). O que sai cobre muito mais do que simplesmente gerar faturas com a data correta e números sequenciais, então alguns chamam também de processamento inteligente de documentos (IDP).

Processamento automático de documentos – índice:

1. Introdução
2. Quais documentos você pode gerenciar automaticamente?
3. O que a IA pode fazer com os documentos da empresa?
4. Processamento automático de documentos – resumo

Introdução

O processamento automático de documentos significa principalmente economizar tempo e aliviar os funcionários da execução de tarefas repetitivas e tediosas que exigem alta precisão. Vamos começar com a simples transcrição de dados de documentos em papel para programas de atendimento ao cliente. Leva horas para mudar seus olhos de uma mesa em preto e branco para uma tela de monitor ou colocar contratos de papel em um scanner e possivelmente lidar com ambiguidades e exceções.

No entanto, existem muitas outras soluções que combinam inteligência artificial (IA) , processamento de linguagem natural (NLP) e processamento inteligente de documentos (IDP) ou automação cognitiva (CA) . E sua combinação funcional é possibilitada pela automação robótica de processos (RPA), que é um software dedicado capaz de automatizar a passagem de documentos manipulados por diversos programas. É pela imensa variedade e expansão da gama de aplicações que a automação no manuseio de documentos se tornou tão popular.

Quais documentos você pode gerenciar automaticamente?

Esse problema diz respeito a determinar quais tipos de documentos devem ser manuseados com sistemas automatizados. Esses incluem:

• documentos internos
• documentos de saída
• documentos recebidos

Os documentos internos são muitas vezes uma parte subestimada ou até mesmo despercebida do trabalho de uma empresa. No entanto, você pode tornar a operação dentro de uma organização mais eficiente e transparente aplicando a criação automatizada de documentos e o gerenciamento de fluxos de trabalho internos de documentos. Por exemplo, com sistemas de reconhecimento de fala de fala para texto (STT), a IA pode gerar resumos e notas escritas e depois distribuí-los aos participantes da reunião de forma personalizada.

Você pode confiar uma parte igualmente importante das tarefas à IA hoje, ou seja, a gestão de documentos emitidos pela empresa. Esta opção se adapta particularmente bem ao comércio eletrônico . Com bancos de dados, modelos de documentos prontos, procedimentos de segurança e personalização de marketing do contato com o cliente, as soluções baseadas em IA podem melhorar significativamente o desempenho de um negócio online.

No entanto, a IA também pode assumir a leitura e o processamento de documentos recebidos. Isso pode parecer uma tarefa muito difícil de automatizar devido à variedade de documentos que você precisa incorporar ao fluxo de trabalho de uma empresa. Desde faturas, documentos de seguro e contratos até pedidos de empréstimo. Cada um desses documentos possui um formulário completamente diferente, e ainda por cima pode não estar totalmente preenchido ou parcialmente ilegível.

Os sistemas automatizados lidam perfeitamente com essas questões dando origem ao desenvolvimento atual de métodos de processamento de imagem (visão computacional) que combinam com a automação cognitiva. Com essa combinação, a automação é possível mesmo com dados incertos ou não estruturados. No entanto, isso envolve ensinar ao modelo as formas corretas de responder, ou seja, contratar um especialista para adaptar a inteligência artificial às necessidades da empresa.

O que a IA pode fazer com os documentos da empresa?

A IA pode gerenciar documentos em uma empresa por meio de:

• leitura e processamento de documentos
• criar e apoiar a criação de documentos
• gerenciamento de documento

Abaixo vamos nos concentrar na leitura, processamento e criação de documentos. Por outro lado, discutiremos gerenciamento de documentos quando discutirmos BPM ou Business Process Management.

Na maioria das vezes, o ponto de partida para automatizar o processamento e circulação de documentos em uma empresa é o OCR (Optical Character Recognition), que é uma solução antiga e comprovada para digitalização e reconhecimento do texto contido em documentos em papel. Com o aumento da digitalização, mais e mais empresas estão ansiosas para optar por documentos eletrônicos. No entanto, em muitos casos, os requisitos legais tornam necessário manter e processar bancos de dados em papel. Assim, o OCR ainda é uma ferramenta amplamente aplicada.

O próximo passo no processamento automático de documentos é a identificação dos dados digitalizados. Uma parte importante da compreensão da máquina sobre o que foi escaneado é distinguir dados relevantes de irrelevantes. Ou seja, reconhecer informações importantes como, por exemplo, a marca da empresa que enviou o documento, ou distorções ou sujeiras acidentais.

Os documentos reconhecidos ou as informações deles extraídas são então enviados para um banco de dados digital, onde podem fornecer subsídios para ações subsequentes. Isso pode ser, por exemplo, inserir a data de uma reunião nos calendários digitais dos convidados para um show beneficente ou enviar um e-mail personalizado a um cliente incentivando o feedback após um processo de reclamação concluído.

Você também pode criar instantaneamente documentos da empresa de acordo com modelos e dados inseridos no banco de dados. Ainda outra abordagem inteligente é apoiar a criação de documentos por software com inteligência artificial. Uma das ferramentas mais simples e úteis no campo da automação de documentos é um revisor automático (corretor ortográfico automático). Ele pode não apenas corrigir ortografia e gramática, mas também aconselhar sobre a legibilidade do texto contando palavras e frases.

Processamento automático de documentos – resumo

O processamento automático de documentos combina soluções de inteligência artificial, processamento de linguagem natural e otimização de processos de negócios. O software já executa uma infinidade de tarefas tediosas com rapidez e precisão. No entanto, para isso é necessário um entendimento da natureza dos problemas a serem resolvidos, bem como uma boa definição das dependências e condições de criação, circulação e acesso aos documentos da empresa.

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Autor: Robert Whitney

Especialista e instrutor em JavaScript que treina departamentos de TI. Seu principal objetivo é aumentar a produtividade da equipe, ensinando outras pessoas a cooperar efetivamente durante a codificação.

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