A automatização de relatórios ajudou esta agência a escalar de 25 para mais de 500 contas em apenas alguns anos

Quando sua carteira de clientes é pequena, usar o Google Drive (Documentos, Planilhas e Apresentações) ou Excel para criar relatórios de marketing manualmente é uma prática comum. Essas ferramentas gratuitas mantêm os custos baixos e funcionam bem para fazer o trabalho até certo ponto. Mas à medida que você começa a crescer e atrair mais clientes, esse processo pode se tornar rapidamente incontrolável, levando você a gastar horas apenas em relatórios.

As agências que não resolvem esse problema acabam tendo menos tempo para gastar nas ações que realmente geram valor para seus clientes e seu próprio negócio. Por exemplo:

• Trabalhando no planejamento estratégico e otimizações técnicas de campanhas para seus clientes
• Fazendo seu próprio marketing para trazer novos leads para sua agência
• Fazer ligações de vendas com clientes em potencial e melhorar seu processo de vendas

Em um ambiente competitivo, a capacidade de uma agência de se concentrar nas coisas que geram o maior ROI para ela e seus clientes é o que a mantém no negócio. É por isso que criamos o ReportGarden para fornecer uma maneira fácil de criar e automatizar relatórios.

Neste artigo, revisitaremos uma história sobre como um relatório manual de exercícios pode ser desgastante e, em seguida, descreveremos como uma agência cresceu de 25 para mais de 500 contas em apenas 4 anos usando nosso produto para automação de relatórios.

Quer conferir nosso painel e ferramenta de relatórios? Experimente nosso teste gratuito de 7 dias .

A realidade dos relatórios manuais à medida que você cresce

Relatórios semanais, quinzenais e mensais para a maioria das agências significa gastar horas para executar manualmente os relatórios internamente. Quando falamos com Sven de Koia, ele compartilhou que estava gastando pelo menos três horas na geração de relatórios a cada semana . São três horas em que ele não está focado em estratégia de marketing ou crescimento, ele está apenas se esforçando para obter números de cada fonte de dados e inseri-los em uma planilha.

Quando você leva em conta o tempo cumulativo gasto compilando um único relatório por seus gerentes de conta, é preocupante considerar quanto tempo é retirado do trabalho que realmente gera valor.

Isso acontece de maneiras diferentes para diferentes agências:

• Para agências de PPC: seus especialistas em PPC estão coletando dados para relatórios quando poderiam estar monitorando e otimizando campanhas de PPC, fazendo análise de dados, configurando públicos de remarketing ou otimizando funis de página de destino.
• Para agências de SEO: seus especialistas em otimização de mecanismos de pesquisa estão extraindo números manualmente do Google Analytics e do Google Search Console quando podem estar fazendo pesquisa de palavras-chave, monitorando a deterioração do conteúdo, otimizando novamente o conteúdo antigo ou fazendo divulgação de backlinks.
• Para agências de mídia social: sua equipe social está inserindo novos dados em planilhas quando poderia estar escrevendo novo conteúdo, criando estratégias para suas campanhas usando insights de dados e interagindo diretamente com o público do cliente.

E se uma dessas pessoas responsáveis ​​pelos relatórios de sua equipe cometer um erro ao inserir seus dados? Um simples erro humano pode levar a horas de trabalho adicionais para criar um novo relatório, incluindo a pesquisa e a correção do problema. Ou pior, levar a gastos excessivos ou relatórios incorretos de números para seus clientes.

Em vez de permitir que os relatórios interrompam sua capacidade de dimensionamento, os relatórios automatizados permitem que você libere o tempo de sua equipe para tarefas que criam valor e superam a concorrência.

Como o ReportGarden ajudou este cliente a passar de 25 para mais de 500 contas sem comprometer os relatórios ou a satisfação do cliente

Conversamos com Sam, nosso líder de equipe para o sucesso do cliente, sobre uma agência que chegou ao ReportGarden há alguns anos, exatamente na mesma época em que ele começou conosco. Eles eram uma pequena agência de apenas 5 pessoas que ajudavam seus clientes com Google Adwords e SEO. Na época, nós os configuramos com uma associação que cobria painéis e relatórios para 25 contas.

Nossa equipe de sucesso do cliente trabalhou com eles para configurar e criar painéis de clientes para os casos de uso comuns de suas agências. Isso incluiu conectar suas fontes de dados e fornecer a seus clientes acesso a cada um de seus painéis.

Para criar seus primeiros relatórios, eles usaram um de nossos modelos de relatórios projetados profissionalmente como base. A partir daí, os dados de seus painéis eram preenchidos automaticamente em cada relatório de cliente e eles podiam refinar e personalizar conforme necessário com base nas necessidades e KPIs de cada cliente. Eles também aproveitaram o agendador amigável do ReportGarden para automatizar o envio de relatórios de negócios semanais e mensais, economizando incontáveis ​​horas de sua equipe de extração e envio de relatórios a cada semana.

Crescimento impressionante em apenas 4 anos

Ao longo de seus 4 anos com ReportGarden, esta agência atualizou 9 vezes para acomodar seu crescimento. Ao liberar seu tempo para tarefas mais focadas e geradoras de receita, eles conseguiram adicionar vários novos serviços. Além de suas ofertas iniciais de Adwords e SEO, eles agora oferecem amplos serviços de marketing digital, incluindo marketing de mecanismos de pesquisa, redação, design de sites, redirecionamento, rastreamento de chamadas e mídia social.

Embora o número total de funcionários tenha saltado para 15 a 20 pessoas desde que se juntaram a nós, ainda são necessárias apenas 3 pessoas para lidar com os relatórios de sua base de clientes em constante crescimento. Hoje, eles fazem relatórios para mais de 500 contas usando o ReportGarden, muitos dos quais totalmente automatizados.

À medida que a agência cresce, as solicitações de recursos ajudaram o ReportGarden a continuar atendendo às suas necessidades

À medida que sua equipe nos conheceu, eles também fizeram solicitações e ofereceram feedback que nos levou a fazer algumas melhorias. Por exemplo, eles expressaram sua necessidade de uma Integração Wildjar, e eventualmente conseguimos entregar isso.

Embora avaliemos cada solicitação de recurso com cuidado e nem sempre possamos acomodá-la, sempre nos esforçamos para atender às necessidades de nossos usuários da melhor maneira possível.

Usar ferramentas de relatórios automatizados é uma maneira econômica de dimensionar sua agência

Como vimos no exemplo mostrado acima, automatizar relatórios torna o dimensionamento de sua agência de marketing muito mais eficiente. Essa simples mudança em seu processo de geração de relatórios pode gerar benefícios em cascata para sua agência e seus resultados finais.

Para recapitular os benefícios da história de sucesso do nosso cliente:

• Escale sem precisar aumentar o número de funcionários.
• Evite erros humanos que podem levar a gastos excessivos e perda de tempo em relatórios de retrabalho.
• Faça login em um lugar, uma vez. Chega de fazer login em várias fontes de dados para extrair dados relevantes de várias plataformas.
• Agende relatórios toda semana para: executar relatórios personalizados, enviar atualizações semanais em PDF para seus clientes e configurar seus modelos/agendamentos no ReportGarden.
• Integre facilmente fontes de marketing externas usando uma integração do Planilhas Google.
• Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, se as coisas não estiverem indo bem, alguém pode ajudá-lo em 15 minutos.

Se você estiver pronto para simplificar a geração de relatórios, otimizar sua automação de marketing e tornar o trabalho manual de relatórios uma coisa do passado, você pode experimentar o ReportGarden gratuitamente com nosso teste gratuito de 7 dias .