Benefícios de criar um plano de comunicação

Cada empresa – independentemente do setor – cria diariamente a sua mensagem para clientes, potenciais clientes, parceiros de negócios, funcionários, membros da comunidade e outras partes interessadas. Algumas entidades realizam frequentemente estas atividades ad hoc (sem uma estratégia devidamente desenvolvida e pensada), o que não consegue alcançar os resultados esperados.

Aqui, a melhor solução possível passa pela criação de um plano de comunicação baseado em vários tipos de análise, seguido da sua implementação e atualização regular. A seguir explicamos detalhadamente o que é um plano de comunicação e quais os benefícios que ele pode trazer para a empresa.

O que é um plano de comunicação?

O plano de comunicação de uma empresa é um documento detalhado que faz parte integrante da estratégia de marketing implementada. Descreve como a empresa criará sua mensagem externamente (e às vezes internamente para os funcionários – dependendo do tamanho e da operação da organização, por exemplo) em todos os canais que administra (website, mídias sociais, grupos temáticos, newsletters, locais off-line, etc.).

A sua utilização visa garantir a comunicação consistente e eficaz da informação aos diversos grupos de partes interessadas. Dessa forma, ajuda, entre outras coisas, a construir uma marca, alcançar e construir relacionamentos com um público e atingir os objetivos de negócios definidos.

9 elementos essenciais do plano de comunicação

A forma exata como a criação de um plano de comunicação ocorrerá dependerá das necessidades individuais da organização. No entanto, você encontrará esses elementos comuns na maioria:

• Análise da situação actual – incluindo uma apresentação de como a mensagem para o mundo exterior foi construída até agora e quais os resultados que produziu, bem como a identificação dos principais desafios e oportunidades na área indicada.
• Objetivos – os resultados que a empresa deseja alcançar,
• Estratégia de marca – delineando a missão, visão, personalidade, tom, valores e outras questões da marca que influenciam como a marca deseja construir sua mensagem.
• Análise da concorrência – como outros players do setor administram seus canais.
• Público-alvo com canais de divulgação – descrição que indica quem a empresa almeja com sua mensagem e onde estará presente para atingir seus clientes.
• Estratégia anticrise – definir como agir em crises (ou seja, surgimento de vazamento de dados da empresa), sob as quais é necessário se posicionar publicamente.
• Cronograma de atividades – indicação de quais atividades e quando serão realizadas (que inclui, entre outras coisas, campanhas implementadas, postagens publicadas nas redes sociais, parcerias estabelecidas, etc.).
• Orçamento – a quantidade de dinheiro a ser desmembrada e alocada para a implementação das atividades escritas.
• Meios de avaliação – para determinar como será medida a eficácia das atividades implementadas.

Benefícios de criar um plano de comunicação

A falta de uma estratégia de divulgação adequada pode resultar em mensagens caóticas e por vezes também contraditórias, que acabam por enfraquecer a imagem da empresa, ao mesmo tempo que afectam a confiança dos clientes e parceiros de negócios. A seguir apontamos os benefícios mais importantes que seu desenvolvimento proporciona às empresas que atuam nos mais diversos setores:

• Garantir a consistência da mensagem – ajuda a construir a imagem corporativa correta (consistente com valores, missão, visão, personalidade, etc.) em todos os níveis e através de diversos canais,
• Aumentar o reconhecimento – permite alcançar diferentes grupos-alvo de forma mais eficaz, resultando em maior reconhecimento da marca e maior alcance da mensagem,
• Adaptar a mensagem ao público-alvo – graças a uma análise adequada, é possível conhecer as necessidades e expectativas dos consumidores e, consequentemente, adequar a sua mensagem a eles (oferecendo-lhes valor), o que aumenta o reconhecimento e constrói a confiança do cliente na marca,
• Preparação para crises – um plano de comunicação devidamente elaborado inclui uma estratégia de gestão de crises que permite uma resposta rápida e eficaz a situações imprevistas, minimizando potenciais consequências negativas,
• Economizando recursos – o plano torna as atividades de comunicação mais organizadas e eficientes, economizando tempo da equipe e outros recursos necessários.
• Aumento das vendas – consequentemente, todos os benefícios acima levam ao fato de que (graças a uma melhor mensagem aos clientes) a empresa pode vender mais.

Resumo

Criar um plano de comunicação customizado, implementá-lo e depois desenvolvê-lo e atualizá-lo exige, sem dúvida, muito tempo e esforço. No entanto, é preciso tratá-lo como um investimento que pode trazer muitos benefícios (principalmente em termos de construção de relacionamento com públicos-chave) e impulsionar o sucesso da empresa num ambiente de negócios cada vez mais competitivo.

Tenha em mente que a criação de um plano de comunicação ocorre mais de uma vez, pois é uma ferramenta que requer atualização regular (ex. uma vez por ano), especialmente no que diz respeito aos objetivos e se as necessidades e expectativas do público-alvo (bem como o situação do mercado) mudança. Também é importante saber se as atividades implementadas alcançaram os resultados esperados – por isso não se esqueça de fazer a avaliação do plano e tirar dele conclusões positivas e negativas.

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Autor: Zofia Lipska

Com mais de 10 anos de experiência em marketing digital, Sophia não só conhece as regras deste setor, mas acima de tudo sabe como quebrá-las para alcançar resultados excepcionais e criativos.

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