Os 10 melhores aplicativos para melhorar a produtividade da equipe (e por que funcionam)
Publicados: 2019-09-10Em seu nível mais fundamental, você pode determinar a produtividade da equipe pelo número de tarefas ou projetos atribuídos que uma equipe pode concluir em um período específico sem sacrificar a qualidade.
Em alguns departamentos, como suporte ao cliente ou vendas, a produtividade da equipe é baseada no número de conversas, tickets e chamadas atendidas com sucesso em um determinado período.
Atalhos:
- Por que a produtividade da equipe é tão importante?
- O que retarda a produtividade da equipe?
- Tecnologia útil: 10 aplicativos que aumentam a produtividade da equipe
- Dicas gratuitas de produtividade da equipe
Se os departamentos de uma empresa forem produtivos, a pequena empresa alcançará seus objetivos em muito pouco tempo – ao contrário de uma empresa com equipes improdutivas.
No entanto, a produtividade da equipe depende de muitos fatores, incluindo a cultura da empresa, a comunicação e a colaboração – que faltam em algumas empresas.
Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que ajudam a criar o ambiente e a cultura necessários para aumentar a produtividade da equipe.
Neste artigo, você aprenderá o que retarda a produtividade da equipe, as ferramentas que pode usar para aumentar a produtividade no local de trabalho e algumas medidas que pode tomar para garantir que a produtividade do seu negócio seja ideal.
Por que a produtividade da equipe é tão importante?
A produtividade ideal da equipe é o que mantém um negócio funcionando.
Quando as equipes cumprem os prazos de forma consistente e fornecem ótimos resultados para seus clientes e consumidores, a empresa provavelmente experimentará uma vantagem – tanto no número de clientes quanto na receita mensal (ou anual).
Este nível de produtividade ajuda uma empresa a construir uma excelente reputação e moral, para que não tenha de fazer muito para convencer as pessoas a comprarem os seus produtos ou contratarem os seus serviços.
Idealmente, a produtividade da equipe aumenta a satisfação no trabalho, permitindo que os funcionários maximizem seu potencial em um ambiente de trabalho propício e favorável.
Isso não apenas reduz a rotatividade de funcionários/clientes e economiza dinheiro para a empresa, mas também incentiva os candidatos a empregos de alta qualidade a se candidatarem a cargos na empresa.
O que retarda a produtividade da equipe?
Como proprietário de uma empresa, você naturalmente deseja criar um ambiente de trabalho que incentive a produtividade ideal da equipe. No entanto, alguns fatores desaceleram sua equipe e diminuem a produtividade em grande escala. Aqui estão cinco deles:
- Comunicação deficiente: quando os funcionários não se comunicam abertamente com seus colegas, eles terão dificuldade em compreender suas funções, responsabilidades e objetivos.
O mesmo se aplica quando o gerente ou líder da equipe precisa fornecer feedback abrangente aos membros da equipe em um projeto.
A má comunicação pode levar a conflitos, mal-entendidos, atrasos e erros que afetam negativamente a produtividade da equipe.
- Silos: Os silos se formam quando diferentes equipes de uma organização não se comunicam, colaboram e compartilham dados de maneira eficaz.
Trabalhar em silos significa que funcionários ou departamentos inteiros ficam totalmente isolados do resto da empresa.
É prejudicial para a produtividade da equipe porque o trabalho de um departamento muitas vezes influencia o trabalho de outro departamento.
Por exemplo, a equipe de marketing tem que trabalhar com as equipes de produto e atendimento ao cliente para criar ativos de marketing que destaquem as principais características do produto e atraiam clientes potenciais de alta qualidade.
Quando há um silo, essas equipes não conseguem influenciar o trabalho umas das outras, o que pode levar à criação e execução de uma campanha equivocada que custará dinheiro à empresa e produzirá resultados escassos.
- Reuniões desnecessárias: embora as reuniões permitam que os membros da equipe se atualizem e discutam o andamento dos projetos, muitas reuniões podem ser contraproducentes.
71% dos gestores seniores sentem que as reuniões poderiam ser mais produtivas. E por uma boa razão, também.
As reuniões podem levar muito tempo e, a cada hora que passa, a atenção e o interesse dos participantes diminuem.
Depois de uma reunião de 3 horas, é preciso muito trabalho para que os funcionários se dediquem ao máximo às suas tarefas e produzam resultados.
Esta redução na produtividade torna-se muito perceptível quando os funcionários participam de múltiplas reuniões por dia (ou semana).
- Má gestão: Em organizações onde os gestores e líderes de equipa têm uma atitude indiferente ou microgestão dos seus funcionários, muitas vezes há baixa produtividade da equipa.
A má gestão frustra os funcionários e os desmotiva de dar tudo de si no trabalho.
- Multitarefa frequente: embora trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo seja uma boa maneira de fazer as coisas com mais rapidez, pode reduzir a produtividade no local de trabalho.
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo faz com que os funcionários dividam sua atenção e foco, de modo que não consigam concluir as tarefas da melhor maneira possível.
- Estresse e esgotamento: As organizações, especialmente as de rápido crescimento, muitas vezes precisam de mais trabalho e tempo para realizar as coisas.
Isso cria um ambiente de trabalho estressante, pois os funcionários devem dedicar mais tempo e recursos para concluir o trabalho, negligenciando suas preocupações pessoais, educacionais e familiares.
Quando as coisas chegam ao auge, os funcionários ficam esgotados, o que reduz a concentração, a eficácia, o foco e a produtividade da equipe.
- Má gestão do tempo: Em uma organização em rápido crescimento, os funcionários devem administrar bem o seu tempo para manter a produtividade.
Infelizmente, muitos funcionários lutam para administrar bem o seu tempo, priorizar tarefas e equilibrar trabalho e vida pessoal.
Isso pode levar à perda de prazos, aumento do estresse e diminuição da produtividade.
Tecnologia útil: 10 aplicativos que aumentam a produtividade da equipe (e o que eles fazem)
- Sunsama
- Folga
- Ásana
- Clique para cima
- Evernote
- Noção
- Zapier
- Gramaticalmente
- Calendário
- HubSpot
As ferramentas de produtividade são uma ótima maneira de ajudar as equipes de negócios a gerenciar projetos com mais eficiência, agilizar seus fluxos de trabalho e realizar mais trabalhos em menos tempo.
Essas ferramentas podem ajudar as equipes de diversas maneiras – desde fazer anotações e organizar uma lista de tarefas diárias até automatizar tarefas repetitivas e otimizar o gerenciamento do tempo.
Abaixo estão 10 dos melhores aplicativos de produtividade que as equipes podem usar para tornar seus processos mais eficientes e produtivos.
1. Sunsama
Sunsama é um planejador diário digital que ajuda você a gerenciar o tempo e alcançar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, planejando seu dia com uma rotina passo a passo.
Na interface de usuário intuitiva do Sunsama, você pode criar uma visão diária unificada extraindo tarefas de ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello.
Você também pode coletar e-mails do Gmail e do Outlook e organizar reuniões no seu calendário. Você pode decidir quanto tempo deseja trabalhar em cada tarefa e agendar tarefas futuras em seu calendário.
Preço: teste gratuito de 14 dias. Os planos pagos começam em US$ 16/mês, cobrados anualmente.
2. Folga
Slack é uma ferramenta de comunicação e colaboração que facilita a conexão e o trabalho eficiente dos membros da equipe.
O aplicativo possui um sistema centralizado que permite mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos, chamadas de voz e vídeo e integração com diversas ferramentas de terceiros.
O Slack tem uma estrutura baseada em canais que permite categorizar a comunicação de sua equipe ou projetos/tópicos específicos em diferentes canais.
Dessa forma, as pessoas podem encontrar facilmente no que estão trabalhando e de quais interações fazem parte.
Os funcionários também poderão ver no que cada equipe está trabalhando sem se preocupar ou ler inúmeros e-mails.
Do lado da integração, o Slack se integra perfeitamente a inúmeras ferramentas que as empresas usam em seus processos, incluindo Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce e até Twitter.
Ele permite que as equipes criem fluxos de trabalho personalizados, automatizem seus processos e centralizem arquivos, dados e notificações de outras ferramentas em sua pilha de tecnologia.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 7,25/mês. Existe o plano Enterprise Grid personalizado para empresas que precisam de recursos mais poderosos do que os planos regulares oferecem.
3. Ásanas
Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todos os tamanhos a organizar o trabalho, focar em seus objetivos e cumprir prazos sem comprometer a qualidade.
Com a Asana, você pode criar tarefas, atribuí-las ao membro certo da equipe, definir prazos e estipular as etapas para executar cada tarefa.
Você também pode adicionar anexos, descrições e subtarefas para fornecer contexto para cada tarefa.
Como administrador, a Asana enviará notificações sobre quaisquer comentários, atualizações de tarefas e alterações feitas pelos membros da equipe, o que garante que você esteja sempre ciente do andamento de um projeto.
Para agilizar os fluxos de trabalho, a Asana se integra a ferramentas como Google Drive, Canva, Dropbox e Slack.
Preço: teste gratuito de 30 dias. Os planos pagos começam em US$ 10,99 por usuário/mês, cobrados anualmente.
4. Clique para cima
ClickUp é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de tarefas com uma interface de usuário intuitiva e recursos de fácil navegação.
Esta ferramenta permite que as equipes criem uma tela visual que exiba todos os aspectos de um projeto em um só lugar; isso os ajuda a manter o foco em seus objetivos.
Se você estiver trabalhando em vários projetos, ClickUp permite personalizar visualizações de tarefas e dependências para organizar e priorizar seu trabalho.
Esta plataforma suporta metodologias Agile, incluindo Kanban e Scrum, e possui recursos como painéis Agile, Burndown Charts e Sprint Boards.
Ele também se integra a ferramentas MarTech de terceiros, como Slack, Figma, HubSpot e Loom.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 7 por membro/mês. Existe um plano Enterprise disponível para empresas que precisam de um plano personalizado.
5. Evernote
Os dias de colar Post-its no espelho ou na tela do computador acabaram. Agora, as equipes podem fazer e organizar anotações digitalmente e sincronizá-las em todos os dispositivos através do Evernote .
Esta ferramenta permite que os membros da equipe acessem, editem, carreguem e compartilhem notas e arquivos de qualquer dispositivo.
Eles também podem criar listas de tarefas, digitalizar documentos, adicionar imagens, recortar páginas da web e artigos, sincronizar seus calendários e gravar mensagens de voz quando tiverem uma ótima ideia.
O quadro de avisos visual do Evernote permite filtrar informações desnecessárias para se concentrar em tarefas essenciais.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 10,83/mês, cobrados anualmente.
6. Noção
Notion é uma ferramenta de produtividade completa e abrangente que permite fazer anotações, organizar trabalhos, colaborar com equipes e gerenciar projetos.
É para indivíduos e equipes de todos os tamanhos em vários setores, incluindo criação de conteúdo, marketing e desenvolvimento de software.
O Notion possui um espaço de trabalho flexível e personalizável onde você pode criar páginas, quadros e bancos de dados para organizar informações adequadas aos seus processos e fluxo de trabalho.
Você pode criar listas de tarefas, calendários, tarefas e notas e compartilhá-los com outros membros da equipe.
Você também pode trabalhar em documentos e projetos com os membros da sua equipe simultaneamente, facilitando a colaboração contínua e melhorando a produtividade.
O Notion se integra a outras ferramentas de negócios, incluindo Asana, Canva, ClickUp, Figma e GitHub.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 8 por usuário/mês, cobrados anualmente.
7. Zapier
Zapier é uma ferramenta de automação baseada na web que ajuda profissionais de negócios a automatizar tarefas repetitivas e atua como uma ponte entre aplicativos.
Esta ferramenta se integra a milhares de aplicativos, incluindo Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot e Notion – e pode ser usada por profissionais de marketing, gerentes de projeto, vendedores, desenvolvedores e similares.
Zapier permite que os usuários criem “zaps” – ações automatizadas acionadas por eventos específicos – sem a necessidade de experiência anterior em codificação.
Por exemplo, você pode configurar um zap que envia um tweet sempre que você publica uma nova postagem no seu site.
Ou você pode adicionar automaticamente novos leads coletados por meio de landing pages e plataformas de mídia social à sua lista de e-mail. Isso libera tempo para que você possa se concentrar em projetos mais críticos.
Zapier também permite que os desenvolvedores criem aplicativos personalizados com base nas necessidades do usuário e os conectem a outros softwares.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 19,99/mês, cobrados anualmente. Existe um plano Empresa para organizações que desejam automação com recursos robustos de segurança e recursos de supervisão.
8. Gramaticalmente
Grammarly é um assistente de redação baseado em IA que ajuda as pessoas a melhorar a ortografia, a gramática e o estilo de redação.
Esta ferramenta usa algoritmos complexos para analisar o conteúdo escrito e fornecer feedback em tempo real, incluindo apontar erros ortográficos e gramaticais e sugerir uma melhor estrutura de frases.
Em seu plano premium, Grammarly fornece feedback sobre clareza de escrita, tom de voz e envolvimento, que são úteis para usuários que não são falantes nativos de inglês.
Esta ferramenta se integra ao Google Docs, Gmail e Slack, entre outras ferramentas, e diversas plataformas, incluindo navegadores da web, aplicativos de desktop e dispositivos móveis.
Preço: Plano gratuito disponível para indivíduos. Teste gratuito de 7 dias para Grammarly Business. Os planos pagos começam em US$ 15 por usuário/mês, cobrados anualmente.
9. Calendário
Calendly é uma ferramenta de agendamento que empresas de todos os tamanhos podem usar para automatizar o agendamento de reuniões com clientes, consumidores e membros da equipe.
Esta ferramenta sincroniza com seu calendário e permite configurar eventos e bloquear horários em que você está ocupado.
Quando alguém deseja marcar um compromisso ou reunião com você, pode escolher um horário disponível no Calendly sem precisar ir e voltar com você ou enviar uma solicitação de calendário por e-mail. Isso libera tempo para você se concentrar em outras tarefas.
Um ótimo recurso do Calendly é a funcionalidade de buffer.
Ele permite que você estabeleça intervalos de tempo entre reuniões, como um intervalo de 15 minutos para se reagrupar ou alongar ou uma barreira para reuniões de última hora.
Isso impede que as pessoas adicionem muitos compromissos à sua agenda em um curto espaço de tempo.
O Calendly se integra a várias ferramentas de produtividade de terceiros nesta lista, incluindo ClickUp, HubSpot, Notion e Slack.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos começam em US$ 8 por assento/mês.
10. HubSpot
HubSpot é uma plataforma completa de marketing de relacionamento com o cliente (CRM) que inclui marketing de entrada, atendimento ao cliente , vendas, CMS , operações e ferramentas de comércio que ajudam as empresas a atrair, envolver e satisfazer os clientes.
Todas essas ferramentas em uma plataforma ajudam as empresas a otimizar seus processos, fluxos de trabalho, campanhas e comunicação.
O HubSpot CRM organiza perfis e interações de clientes/clientes em um repositório onde todos os membros da equipe podem ver o que está acontecendo.
Também oferece uma visão geral detalhada das atividades operacionais de uma empresa por meio de painéis e métricas customizadas, o que facilita a sincronização de diferentes equipes e evita a formação de silos de dados.
Preço: o preço do HubSpot depende da(s) ferramenta(s) que você deseja usar. Cada ferramenta, ou “Hub”, tem um plano básico gratuito disponível. Os planos pagos são os seguintes (cobrados anualmente):
Centro de Marketing
- O plano inicial começa em US$ 18/mês
- O plano profissional começa em US$ 800/mês
- O plano empresarial começa em US$ 3.600/mês
Centro de vendas
- O plano inicial começa em US$ 18/mês
- O plano profissional começa em US$ 450/mês
- O plano empresarial começa em US$ 1.500/mês
Centro de Atendimento ao Cliente
- O plano inicial começa em US$ 18/mês
- O plano profissional começa em US$ 450/mês
- O plano empresarial começa em US$ 1.200/mês
Centro CMS
- O plano inicial começa em US$ 23/mês
- O plano profissional começa em US$ 360/mês
- O plano empresarial começa em US$ 1.200/mês
Centro de Operações
- O plano inicial começa em US$ 18/mês
- O plano profissional começa em US$ 720/mês
- O plano empresarial começa em US$ 2.000/mês
Dicas gratuitas de produtividade da equipe
- Faça reuniões stand-up
- Recompense seus funcionários
- Incentive a comunicação adequada
- Priorize o bem-estar dos funcionários
Além de utilizar ferramentas de produtividade, existem outras medidas que você pode tomar para aumentar a produtividade da equipe. Aqui estão quatro deles:
1. Faça reuniões stand-up
Realizar várias reuniões todas as semanas ocupa todo o tempo dos seus funcionários e não contribui para a produtividade da equipe.
Felizmente, ferramentas de comunicação como Loom e Slack permitiram que equipes, especialmente as remotas, se comunicassem de forma assíncrona.
Embora essas ferramentas eliminem reuniões desnecessárias, os membros da equipe precisam realizar reuniões pelo menos uma vez por mês para se conectarem e discutirem no que estão trabalhando. É aí que entram as reuniões em pé ou em pé.
Nessas reuniões curtas, diferentes membros da equipe atualizam o trabalho que concluíram, o trabalho que ainda estão fazendo e o trabalho que ainda não começaram.
Essas reuniões permitem que as pessoas obtenham diferentes perspectivas, opiniões e feedback sobre seu trabalho.
Aqui estão algumas dicas sobre como realizar reuniões permanentes de maneira adequada:
- Mantenha a reunião curta. 15-20 minutos é tempo suficiente para uma reunião permanente.
- Crie uma agenda e envie pontos de discussão aos participantes com antecedência para que eles possam vir preparados e prontos para interagir.
- Faça a reunião no mesmo horário do dia em que a tiver. Se precisar de ajuda para cumprir o cronograma, avise as pessoas com antecedência.
- Se sua equipe for remota, use ferramentas de videoconferência como Google Meet e Zoom para realizar a reunião.
2. Recompense seus funcionários
Não há sensação melhor do que o reconhecimento depois de colocar tudo de si em uma tarefa ou projeto. Um bom líder ou gerente de equipe deve reservar um tempo para reconhecer e recompensar o esforço e o trabalho árduo dos membros de sua equipe.
Esse reconhecimento pode acontecer durante reuniões permanentes ou eventos anuais da empresa.
Uma coisa a lembrar é que você deve recompensar primeiro a qualidade, não a quantidade.
Por exemplo, digamos que o representante do cliente A responda 100 tickets em um mês, mas tenha uma pontuação de satisfação do cliente (CSAT) de 62%, e o representante do cliente B responda 45 tickets em um mês com uma pontuação de CSAT de 96%.
Nesse cenário, você deve elogiar/recompensar o representante do cliente B por seu trabalho de maior qualidade.
Isso não apenas destaca a importância da qualidade, mas também incentiva seus outros funcionários a realizar tarefas tendo em mente a satisfação do cliente.
3. Incentive a comunicação adequada
Para criar um ambiente de trabalho propício, incentive seus funcionários a conversarem uns com os outros sobre seu trabalho .
Dessa forma, eles podem obter as diversas opiniões, feedback e suporte necessários para criar e executar campanhas e projetos de alta qualidade.
Dito isto, a comunicação não deve acontecer apenas entre os membros da equipe, mas entre os departamentos.
Os membros de equipes multifuncionais, como equipes de marketing, produto, vendas e sucesso do cliente, precisam ser capazes de se comunicar uns com os outros e saber o que está acontecendo em outros departamentos o tempo todo.
Isso não apenas reduz as chances de formação de silos, mas também aumenta a produtividade da equipe.
4. Priorize o bem-estar dos funcionários
Os funcionários não vivem apenas para engordar os resultados financeiros da sua empresa. Fora do escritório, são pessoas com vidas e responsabilidades reais, e você deve criar um ambiente de trabalho que priorize o seu bem-estar.
Para saber qual abordagem adotar, converse com seus funcionários e peça-lhes que compartilhem suas metas pessoais de bem-estar.
Essas metas o ajudarão a determinar se eles preferem menos reuniões, intervalos mais longos para almoço, sessões de meditação/ioga, folga remunerada ou algo totalmente diferente.
Quando seus funcionários compartilham as melhores maneiras de manter o bem-estar, tente fazer verificações regulares para ajudá-los a priorizar essas metas e mantê-las no caminho certo.
Cria responsabilidade e apoio à equipe e incentiva a formação de hábitos saudáveis – tudo isso contribui para a produtividade da equipe.
Conclusão: aumente a produtividade da equipe, um fator de cada vez
Ao tentar aumentar a produtividade da sua equipe, vá devagar. Primeiro, identifique os fatores negativos que impedem a produtividade e pense em maneiras de corrigi-los.
Tenha cuidado para não executar todas as suas ideias simultaneamente, ou você correrá o risco de confundir e esgotar seus funcionários. Em vez disso, execute as ideias individualmente e envolva todos os seus funcionários no processo.
Com o tempo, você será capaz de criar um ambiente de trabalho onde os funcionários se comuniquem entre si, priorizem tarefas essenciais, gerenciem o tempo de maneira eficaz e executem projetos dentro do prazo, sem comprometer a qualidade.
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