11 Melhor software de sistema de rastreamento de arquivos para empresas em 2023

Publicados: 2023-02-08

Resumo: Os usuários podem rastrear e manter um arquivo de arquivos digitais para serem acessados ​​por usuários autorizados por meio do software de rastreamento de arquivos. Qual é o melhor software para rastrear e gerenciar seus arquivos digitais? Encontre abaixo!

Manter um repositório físico de todos os arquivos e documentos é difícil, pois eles podem ser facilmente perdidos ou os dados podem ser roubados. Além disso, há uma grande quantidade de conjuntos de dados que precisam ser capturados e armazenados regularmente. Assim, inserir manualmente esses conjuntos de dados pode ser complicado e demorado.

No entanto, com o software de rastreamento de arquivos, todos esses problemas podem ser resolvidos. Ele simplifica o processo de compartilhamento e rastreamento de arquivos, captura de dados e digitalização de arquivos em papel.

Além disso, ele vem com vários protocolos de segurança, como proteção por senha, para manter os arquivos seguros e impedir o acesso não autorizado. Portanto, investir em software de rastreamento de arquivos é um investimento que vale a pena.

O que mais você obterá com uma solução de rastreamento de arquivos e quais são as principais opções? Saiba mais sobre o software de rastreamento de arquivos abaixo.

Índice

O que é um sistema de rastreamento de arquivos?

Um sistema de rastreamento de arquivos ajuda os usuários a rastrear, manter e armazenar arquivos de dados importantes. Este software simplifica a tarefa de rastrear quem acessou os arquivos, editou ou excluiu qualquer coisa. O sistema também permite que os usuários gerenciem arquivos individuais e empresariais que incluem dados, documentos, registros, etc. Com ele, os usuários podem trabalhar em vários arquivos com diferentes usuários em tempo real.

11 software de sistema de rastreamento de arquivos gratuito para pequenas empresas

  • Docsend
  • Rastreador CMW
  • DocuWareName
  • ProofHub
  • Google Drive
  • Ao ar livre
  • M-Arquivos
  • Documentos do ONLYOFFICE
  • LogicalDoc
  • Dokmee
  • Mover-se ou viajar rápido

Aqui está a lista de alguns dos softwares de sistema de rastreamento de arquivos gratuitos mais populares que você pode considerar para armazenar e rastrear seus arquivos digitais.

  • DocSend

Dropbox

DocSend é um software de rastreamento de arquivos que ajuda no compartilhamento e rastreamento dos documentos compartilhados por meio de links. Por meio desses links, os usuários podem rastrear as atividades dos arquivos em tempo real, gerar e compartilhar arquivos assináveis, criar salas de dados para compartilhar arquivos e assim por diante.

Recursos gerais do DocSend

  • Colaboração de arquivos em tempo real
  • Definir permissões granulares para arquivos
  • Suporte para compartilhamento de arquivos zip e áudio
  • Restringir o acesso dos usuários aos arquivos

Prós e contras do DocSend

  • Integre facilmente com Gmail, Outlook ou Dropbox
  • Os usuários podem compartilhar vários arquivos por meio de um único link
  • Docsend pode converter todos os documentos em formato CSV
  • Não possui plano gratuito
  • Suporta apenas 50 GB de espaço de armazenamento, mesmo no plano empresarial

Preço: plano gratuito não está disponível | Plano pago a partir de INR 819,54/usuário/mês

  • Rastreador CMW

O CMW Tracker permite que os usuários compartilhem, mantenham e armazenem com segurança todos os documentos digitais. Do controle de documentos ao gerenciamento de arquivos legais e verificação de arquivos, este software ajuda as empresas com o gerenciamento geral de documentos.

Recursos gerais do CMW Tracker

  • Alterações em tempo real em processos e documentos
  • Acompanhamento avançado do fluxo de trabalho
  • Conciliação e verificação de documentos
  • Processamento automatizado de documentos

Prós e contras do rastreador CMW

  • Você pode atribuir permissões para todos os documentos.
  • Oferece o recurso OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para digitalizar arquivos de texto e convertê-los em um formato de arquivo editável.
  • Os usuários podem salvar versões editadas de um documento por meio do controle de versão do documento.
  • Às vezes, o software fica lento durante a automação da tarefa.
  • Procedimento complicado para criar um fluxo de trabalho personalizado.

Preço: Planos de preços personalizados de acordo com o número de licenças de usuário

  • DocuWareName

sistema de rastreamento de arquivos docware
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DocuWare é um software de gerenciamento de documentos projetado para gerenciar e compartilhar documentos. Ele captura e processa dados e permite que os usuários os compartilhem por meio de um arquivo protegido.

Recursos gerais do DocuWare

  • Criptografia e separação de documentos
  • Indexação inteligente orientada por IA
  • Controle de versão do documento
  • Automação do fluxo de trabalho
  • digitalização de documentos

Prós e contras do DocuWare

  • Mantém todos os seus documentos e dados seguros com criptografia (AES)
  • Altere facilmente as imagens ou anotações sem alterar o conteúdo original.
  • Você pode exportar dados ou arquivos para outras plataformas como ERP ou CRM para sincronização.
  • Difícil de criar fluxos de trabalho automatizados
  • Não há documentação suficiente para solucionar problemas

Preço: O preço está disponível mediante solicitação no site da DocuWare

  • ProofHub

ProofHub , um software de gerenciamento de projetos permite que os usuários enviem, compartilhem ou colaborem em arquivos em tempo real. Tornou mais fácil para as empresas colaborar em projetos com sua opção de compartilhamento de arquivos em tempo real. Além disso, você também pode anotar seus arquivos simultaneamente com os membros da equipe por meio do ProofHub.

Recursos gerais do ProofHub

  • Gerenciamento do histórico de tarefas
  • relatórios de projetos
  • Rotulagem branca
  • Criação de marcadores para localizar arquivos e documentos
  • Exportando projetos
  • Controle de versão de arquivo

Prós e contras do ProofHub

  • Ele permite que os usuários restrinjam endereços IP para evitar o uso não autorizado
  • Os usuários podem visualizar tarefas e eventos por meio de um calendário personalizado
  • Com o ProofHub, você também pode criar um fluxo de trabalho personalizado
  • A navegação nos quadros Kanban fica muito lenta
  • O ProofHub não possui recursos de orçamento de projeto

Preço: Nenhum plano gratuito disponível | O plano pago começa a partir de INR 3.708,07 por mês.

  • Google Drive

Gmail

O Google Drive permite que os usuários armazenem, compartilhem e colaborem em arquivos de dados. Ele ajuda a manter todos os arquivos armazenados seguros, fornecendo proteção contra ataques de malware. Com recursos de colaboração em tempo real, os usuários podem facilmente trabalhar simultaneamente em arquivos e documentos.

Recursos gerais do Google Drive

  • Suporte para versionamento de histórico
  • Armazene e edite mais de 100 documentos adicionais
  • Suporte a vários formatos de arquivos
  • Salve facilmente grandes anexos no Gmail

Prós e contras do Google Drive

  • Converta facilmente PDFs em documentos.
  • O Google Drive permite que os usuários trabalhem em documentos no modo off-line
  • Ele permite que os usuários traduzam documentos
  • Apenas 15 GB de espaço de armazenamento estão disponíveis no plano gratuito.
  • Os usuários podem fazer upload de arquivos de até 750 GB em um dia

Preço: Plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 130 por mês

  • Ao ar livre

O software de gerenciamento de documentos da Alfresco ajuda as empresas a gerenciar e compartilhar conteúdo e arquivos. Com ele, os usuários podem manter automaticamente todos os registros de documentos, gerenciar conteúdo entre plataformas, agrupar arquivos, digitalizar e capturar documentos e pesquisar conteúdo por meio de filtros relevantes.

Características gerais do Alfresco

  • Filtragem de arquivos
  • Gerenciamento de pastas de arquivos
  • Revisão e aprovação de documentos
  • Fluxo de trabalho automatizado para tarefas repetitivas
  • Segurança de nível empresarial para proteção de dados

Prós e contras ao ar livre

  • Os usuários podem digitalizar e capturar dados com o Alfresco
  • Ele vem com funcionalidade de reversão completa para obter a versão anterior do arquivo.
  • Os usuários podem mover o conteúdo ou arquivos por diferentes estágios de uma tarefa com modelos de metadados.
  • Curva de aprendizado íngreme
  • A funcionalidade de edição em tempo real não funciona corretamente.

Preço: Plano comunitário gratuito disponível| Preço sob consulta para planos pagos

  • M-Arquivos

Arquivos M

O M-Files é um conjunto abrangente com muitos recursos avançados para gerenciamento de documentos e rastreamento de arquivos online. É um software baseado em IA para categorizar, armazenar e localizar documentos e arquivos. Com ele, os usuários podem compartilhar arquivos por meio de anexos ou URLs, obter visualização de arquivos, gerenciar versões de arquivos, gerenciar permissões para cada arquivo, detectar arquivos duplicados etc.

Características Gerais do M-Files

  • Sugestões de metadados com tecnologia de IA
  • Conversão de arquivos em vários formatos
  • Coautoria de arquivos
  • Renderização avançada de documentos

M-Files prós e contras

  • Ele permite que os usuários compartilhem arquivos externamente por meio de links públicos
  • Com controle de versão aplicado, os usuários podem salvar alterações em todas as versões
  • O M-Files permite que os usuários visualizem todas as tarefas por meio da visualização do gráfico de Gantt
  • Apenas 100 caracteres são suportados para definir o nome de um arquivo.
  • Leva tempo para compartilhar documentos via e-mail.

Preço: O preço está disponível sob consulta

  • Documentos do ONLYOFFICE

único escritório

O ONLYOFFICE Docs é um editor online para editar documentos de texto, apresentações, formulários, etc. Ele também vem com funcionalidades de rastreamento de arquivos, juntamente com colaboração de arquivos, coedição, alterações de rastreamento, histórico de versões de arquivos, comparação de documentos e muito mais. Além disso, vem com um leitor e conversor de PDF para converter PDFs em diferentes formatos.

Recursos gerais do ONLYOFFICE Docs

  • Bate-papo integrado para comentários em tempo real
  • Compartilhamento público de documentos
  • Gerenciamento de permissão de arquivos
  • Suporte para publicação de conteúdo WordPress

Prós e contras do ONLYOFFICE Docs

  • Os usuários podem adicionar várias formas de desenho em documentos e arquivos
  • Ele permite que os usuários visualizem os arquivos após a edição
  • Você pode editar documentos mesmo na versão offline
  • Recursos limitados de proteção de documentos
  • O recurso de coedição não funciona corretamente

Preço: Nenhum plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 659,68/usuário/mês

  • LogicalDoc

LogicalDoc é um software de gerenciamento de documentos para gerenciar, compartilhar, colaborar e exportar arquivos ou documentos. Você pode enviar arquivos por e-mail, exportar documentos para CSV, gerenciar o controle de versões de documentos, gerar meta tags específicas para conteúdo, etc. Ele também oferece várias integrações para compartilhar arquivos com outros usuários.

Recursos gerais do LogicalDoc

  • Marcação de documentos
  • Conversão de arquivos em diferentes formatos
  • Suporte para assinaturas digitais
  • Importação de arquivos de arquivos ZIP
  • Anotações de documentos em tempo real

Prós e contras do LogicalDoc

  • Ele permite automatizar fluxos de trabalho centrados em documentos.
  • Você pode criar calendários para todas as tarefas e projetos.
  • LogicalDoc criptografa arquivos para segurança de dados
  • Arquivos grandes podem deixar o sistema lento.
  • A implementação é um bot complexo

Preço: o plano comunitário é gratuito | Preço sob consulta no site oficial da LogicalDoc para outros planos

  • Dokmee

Dokmee

O software ECM da Dokmee é projetado para uma variedade de propósitos, incluindo compartilhamento de arquivos, captura e armazenamento de documentos, recuperação de arquivos, etc. É um ótimo software de gerenciamento de conteúdo e rastreamento de arquivos para compartilhar arquivos globalmente, criar fluxos de trabalho personalizados, gerenciar permissões de arquivos e criptografá-los arquivos.

Recursos gerais do software ECM da Dokmee

  • Carimbo automático de documentos
  • Rastreamento de histórico de arquivos
  • Suporta vários formatos de arquivos
  • criação de assinatura eletrônica
  • Recuperação de arquivos por palavras-chave

Prós e contras do software ECM da Dokmee

  • Adicione facilmente carimbos personalizados, notas adesivas ou assinaturas eletrônicas às imagens
  • Ele exclui arquivos automaticamente após um período configurado específico
  • Com o Dokmee, vários usuários podem trabalhar e editar arquivos em tempo real
  • Gerenciamento de fluxo de trabalho complicado
  • Às vezes, o software fica lento ao trabalhar em vários arquivos.

Preço: O preço do ECM da Dokmee está disponível mediante solicitação

  • Mover-se ou viajar rápido

O Hightail é um sistema de rastreamento de arquivos on-line para compartilhar facilmente arquivos de big data e verificar a acessibilidade do conteúdo por meio da entrega de arquivos e rastreamento de envio. Além disso, ele pode ser usado para visualizar arquivos, sincronizar documentos com plataformas de nuvem, compartilhar arquivos por link, proteger arquivos por senha e assim por diante.

Características gerais do Hightail

  • Controle de versão de arquivos
  • Gerenciamento avançado de tarefas
  • Colaboração de documentos em tempo real
  • Personalização de notificações por e-mail

Prós e Contras Hightail

  • Você pode definir datas de validade para os arquivos e documentos
  • Permite arquivar as versões anteriores de arquivos e documentos
  • Você pode optar por decidir quem pode ver os comentários nos documentos
  • Limite de envio de apenas 100 MB de tamanho de arquivo no plano gratuito.
  • Os arquivos são excluídos automaticamente após 1 semana no plano gratuito.

Preço: Plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 991,01 por mês

Benefícios dos sistemas de rastreamento de arquivos

O uso de sistemas de rastreamento de arquivos pode ser vantajoso de várias maneiras, como –

  • Melhora o procedimento de armazenamento e recuperação de arquivos
  • Ajuda a evitar o uso de arquivos não autorizados por meio de permissões controladas.
  • Elimina o risco de perda de informações mantendo o controle de cada arquivo.
  • Ajuda a gerenciar o histórico de versão de cada arquivo.
  • Auxilia na melhoria da segurança dos arquivos por meio da proteção por senha.
  • Defina facilmente datas de expiração para links de arquivos compartilhados.

Principais recursos dos sistemas de rastreamento de arquivos

Uma solução de rastreamento de arquivos vem com vários recursos para armazenar, compartilhar ou rastrear arquivos com segurança. Alguns recursos comuns incluem compartilhamento e versão de arquivos, configuração de data de expiração de link, proteção de arquivo, etc. Outras funcionalidades importantes do software de rastreamento de arquivo são:

  • Controle de versão de arquivos: a maioria dos sistemas de rastreamento de arquivos vem com funcionalidade de controle de versão de arquivos que salva todas as versões editadas dos arquivos. Assim, fica mais fácil acompanhar as mudanças.
  • Compartilhamento de arquivos: o software permite que os usuários compartilhem um ou vários arquivos dentro e fora da organização por meio de um link. Este link também pode ser usado para restringir o acesso aos arquivos.
  • Rastreamento de arquivos em tempo real: o sistema de rastreamento de arquivos permite que os usuários rastreiem um arquivo em tempo real para as pessoas que trabalham nele e as alterações feitas.
  • Criação de salas de dados: com este software, as empresas podem criar várias salas de dados para compartilhar e colaborar em diferentes arquivos.
  • Gerenciamento de pastas de arquivos: você pode criar pastas de arquivos para categorizar, classificar ou gerenciar arquivos.
  • Gerenciamento de permissões de arquivos: atribua facilmente funções e permissões aos usuários para acessar os arquivos e documentos.
  • Segurança de dados: Com este software, os usuários podem usar vários métodos de segurança para manter todos os dados presentes nos arquivos seguros e protegidos.

Categorias relacionadas: Software de transferência de arquivos de alta velocidade | Ferramentas ETL | Software de Criptografia | Captura Eletrônica de Dados (EDC) | Software de gerenciamento de dados | Plataformas de ciência de dados | Serviços de segurança na nuvem

perguntas frequentes

  1. O que é rastreamento de arquivo?

    O rastreamento de arquivos é o procedimento de rastreamento de arquivos físicos e digitais. Inclui o rastreamento das localizações dos arquivos, pessoas trabalhando em arquivos diferentes, alterações feitas e assim por diante.

  2. Os arquivos podem ser rastreados?

    Sim, arquivos digitais e físicos podem ser facilmente rastreados e mantidos por meio de tecnologias como RFID e software de rastreamento de arquivos.

  3. Como usar o sistema de rastreamento de arquivos?

    Os sistemas de rastreamento de arquivos podem ser usados ​​para rastrear e manter arquivos e documentos. Os usuários podem adicionar tags RFID a arquivos físicos para armazenar suas informações e rastrear o local de armazenamento. Para arquivos digitais, os usuários podem criar um link que também pode ser usado para compartilhar e rastrear arquivos.

  4. Como funciona um sistema de rastreamento?

    Um sistema de rastreamento de arquivos funciona criando um link específico para cada arquivo armazenado. Este link é usado para compartilhar documentos, rastrear a localização de um arquivo, verificar o histórico, gerenciar permissões de arquivos, etc.

  5. Por que o monitoramento da integridade do arquivo é importante?

    O monitoramento da integridade do arquivo é importante, pois ajuda a rastrear detalhes de um arquivo, como permissões e detalhes de modificação. Esse monitoramento é importante, pois qualquer modificação nos arquivos ou alterações nas permissões dos arquivos pode torná-los suscetíveis a ameaças cibernéticas e violação de dados.