Um guia completo para escolher o software de gerenciamento de projetos certo

Como gerente, você deve usar o Microsoft Excel para gerenciar seus projetos, mas o problema com o Excel é que ele carece de automação e personalização e não oferece suporte ao trabalho em equipe colaborativo. O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a simplificar diferentes funções para planejar projetos, alocar recursos e gerenciar o tempo.

Você pode usá-lo para mapeamento de projetos, agendamento, alocação de recursos e gerenciamento de qualidade. Vamos descobrir o que todo o software pode fazer pelos gerentes de projeto que trabalham em diferentes tipos de processos de negócios.

Visão geral do software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos é usado por gerentes e equipes para planejar, acompanhar, coordenar e atingir as metas do projeto. Este software também é usado para comunicação e colaboração entre diferentes partes interessadas. Ele ajuda os gerentes e supervisores de projeto a cumprir seus prazos e controlar os custos. Além disso, ajuda a rastrear o fluxo de trabalho da equipe e, usando essas informações, você pode fazer as alterações apropriadas ou oferecer contribuições úteis à sua equipe.

Quais funções você pode executar com o software de gerenciamento de projetos?

Para gerenciar um projeto com sucesso, você precisa gerenciar todas as informações sobre diferentes atividades de suporte. Você precisa coletar, assimilar e interpretar as informações para as partes interessadas do projeto em tempo real. Quando as partes interessadas e as equipes de projeto estão localizadas em áreas diferentes, fica mais difícil.

Portanto, uma ferramenta de gerenciamento de projetos tornou-se um aspecto crítico de qualquer negócio que permite que as equipes gerenciem todos os processos desde o estágio inicial até o estágio final. Vejamos algumas funcionalidades críticas da ferramenta de gerenciamento de projetos.

• Colaboração entre os membros da equipe

O software permite a colaboração entre várias equipes e departamentos. Eles podem facilmente atualizar e compartilhar informações uns com os outros. Além disso, o recurso de compartilhamento de acesso permite que todas as partes interessadas tenham uma visão unificada do projeto.

• Agendamento de Projetos

Agendar tarefas para diferentes pessoas é um dos aspectos mais cruciais de um projeto. A ferramenta de gerenciamento de projetos vem com funcionalidades de agendamento que permitem ao gerente adicionar um fluxo a todas as tarefas, atribuí-las a pessoas específicas, dar datas de início e término a um projeto e criar um cronograma detalhado do projeto.

• Gerenciamento de documentos relacionados ao projeto

Ao trabalhar em um projeto, sua equipe cria uma ampla variedade de documentos do projeto, como documentos de escopo, documentos de requisitos, documentos de risco, documentos de estimativa e muito mais. A solução de gerenciamento de projetos permite que você gerencie todos esses documentos com perfeição e modifique-os conforme a necessidade.

• Gestão de Recursos

A próxima função crucial do software de gerenciamento de projetos é o gerenciamento dos recursos disponíveis. Ele ajuda a atribuir o recurso, rastreá-lo e utilizá-lo no nível ideal. Além disso, o software também mantém um relatório detalhado de cada ativo.

• Gestão de Custos

Ele permite atribuir elementos de custo no nível da tarefa. Você também pode fazer uma análise de custo, bem como uma análise de valor ganho na maioria dos sistemas de software.

• Planejamento do Projeto

O principal motivo para usar o software PMS é descobrir o que precisa ser feito. Geralmente é decidido na forma de um calendário ou gráfico de Gantt, esse recurso permite que você junte as peças do seu projeto e mantenha o trabalho no caminho certo. A ferramenta permite atribuir tarefas a indivíduos, definir metas, objetivos e prazos para diferentes projetos.

• Gerenciamento de Tarefas

Longe vão os dias em que você costumava manter um bloco de anotações à mão para anotar quem é responsável por quê. O software permite que você acompanhe o progresso de sua equipe e forneça informações adicionais para uma conclusão bem-sucedida. Também promove a coordenação da equipe e maior transparência entre os membros da equipe.

• Rastreamento de tempo

Assim como o planejamento de projetos e o gerenciamento de tarefas, o recurso de controle de tempo também é crítico para um gerenciamento de projetos altamente eficiente. Especialmente quando sua equipe está trabalhando com um orçamento apertado. O recurso de controle de tempo permite que você planeje cuidadosamente suas tarefas, garantindo a entrega de um trabalho de alto nível com o mínimo de esforço e em um curto espaço de tempo.

• Comunicação e Colaboração

É um recurso essencial para facilitar a comunicação perfeita entre equipes e outros departamentos. Isso os ajuda a discutir os pontos críticos de um projeto e obter ajuda ou sugestões de colegas quando necessário. Esse recurso permite que eles tenham clareza sobre a posição do projeto no cenário atual e ajustem os prazos de acordo com os requisitos.

Casos de uso de software de gerenciamento de projetos

Gerenciar vários projetos e tarefas não é tão fácil quanto parece. É preciso muito planejamento, trabalho duro e dedicação para lidar com todos os aspectos do negócio. Mas os gerentes inteligentes precisam apenas da ferramenta de gerenciamento de projetos certa para gerenciar seus projetos com desenvoltura.

Com a ajuda de um software abrangente, você pode encontrar e resolver facilmente problemas críticos e priorizar tarefas importantes. Ele permite que você obtenha atualizações em tempo real sobre projetos em andamento e compartilhe atualizações importantes com a equipe. Além disso, os resumos detalhados do projeto ajudam você a analisar seu progresso e fazer alterações de acordo com os requisitos.

• Importância do PMS para pequenas empresas com exemplos

O gerenciamento de projetos é uma frase assustadora quando você administra uma pequena empresa. Você deve estar fazendo malabarismos com vários projetos, pessoas e tarefas. No entanto, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a planejar tudo com antecedência e executar todos os projetos de maneira lucrativa. Isso economizará muito tempo e garantirá que você termine seus projetos em um curto espaço de tempo sem estresse indevido.

Nos próximos parágrafos, listaremos cinco maneiras críticas com exemplos de como o software de gerenciamento de projetos pode facilitar sua vida e levar seus negócios para o próximo nível.

1. Fique dentro do cronograma e do orçamento

Você sabe que em uma pequena empresa não há espaço para erros, por isso é importante cumprir suas metas e ficar dentro do orçamento projetado. Ao usar ferramentas de gerenciamento de projetos, você pode criar um roteiro e gerenciá-lo com perfeição até a conclusão.

Exemplo: Durante a fase de planejamento do projeto, Rahul percebeu que o custo do aluguel de equipamentos aumentará em 30% nos próximos meses. Está a meio de um novo projeto e as previsões permitiram-lhe poupar dinheiro noutras áreas. Além disso, ele também evitou um aumento inesperado no orçamento.

2. Controle total sobre seus projetos

Projetos que dão errado podem impactar negativamente na estrutura da sua organização e também podem causar repercussão em outras tarefas críticas. Se você tiver uma força de trabalho mínima, pode pedir que eles se dispersem para resolver os problemas. No entanto, isso seria difícil durante interrupções constantes. Portanto, para resolver problemas contínuos, você deve implementar um software de gerenciamento de projetos em seu negócio.

Exemplo: Jacob estava lidando com vários projetos e trabalhando duro para cumprir os prazos. Apesar de todos os seus esforços, ele descobriu que sua equipe ultrapassou o orçamento do projeto atual. Para aumentar seus problemas, ele nem tinha um plano B para resolver o problema. No entanto, ele conseguiu lidar com a situação de alguma forma, mas foi repreendido pela alta administração.

Para evitar tais problemas no futuro, ele decidiu usar um software de gerenciamento de projetos que lhe dava indicações claras sobre quaisquer problemas futuros, criava um plano para cada projeto e um roteiro meticuloso. Nos meses seguintes, ele viu uma melhoria inspiradora na eficiência, nos resultados finais, nos custos e no processo geral.

3. Aumente suas chances de sucesso

A principal diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto está no processo de gerenciamento de um gerente de projeto. Se eles não gastam tempo elaborando um cronograma detalhado do projeto e se não acompanham de perto o estágio de execução para garantir que todas as metas sejam cumpridas no prazo, há uma grande chance de que eles não alcancem os objetivos desejados.

Exemplo: Era o 18º dia de Esha como gerente de vendas no novo escritório, então ela decidiu fazer uma análise de desempenho de sua equipe. Ela descobriu que sua equipe de vendas não fez tantas vendas quanto deveria em uma semana.

Após uma análise cuidadosa de todos os aspectos, ela percebeu que sua equipe não tinha um roteiro claro e metas pré-definidas em mãos. Ela então usou a ferramenta PMS para agilizar o trabalho, definir suas metas e melhorar a produtividade e a qualidade geral de seu trabalho. Depois de algumas semanas, ela notou uma melhora drástica nos números de vendas e no desempenho de sua equipe.

4. Definir papéis claros

Mesmo quando você está administrando uma pequena empresa e se as funções não estão claramente definidas, você frequentemente enfrentará problemas de responsabilidade. Isso atrasará seus projetos e você não conseguirá concluir tarefas importantes a tempo. Mas, ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você poderá atribuir suas tarefas às pessoas certas e responsabilizá-las pela conclusão do trabalho dentro de uma duração especificada.

Exemplo: Com a ajuda da ferramenta de gerenciamento de projetos, David atribuiu várias tarefas a vários indivíduos e definiu claramente o que esperava deles em termos de metas finais. Todos estavam cientes do trabalho em mãos e todo o trabalho foi concluído dentro do prazo determinado.

5. Obtenha insights acionáveis

Um bom gerenciamento de projetos compreende planejamento de projeto eficaz, alocação de recursos, acúmulo de dados e comunicação. Depois de terminar o projeto, você pode olhar para trás, avaliar o desempenho e tentar descobrir o que funcionou melhor e o que não funcionou. Se você não tiver essa facilidade, estará fadado a repetir os mesmos erros, podendo também deixar de dar o seu melhor no próximo projeto.

Exemplo: Sanchit usou um software de gerenciamento de projetos para examinar o relatório de status de seus projetos. Ele percebeu que quatro tarefas estão pendentes e a equipe também gastou mais do que o orçamento alocado.

Com quatro projetos futuros e quatro tarefas pendentes, ele pediu a todos em sua equipe que se esforçassem e dessem o melhor de si para concluir o trabalho no prazo. O software de gerenciamento de projetos permitiu alocar mais recursos para os trabalhos pendentes e prepará-los para os novos projetos.

• Importância do PMS para grandes empresas com exemplos

Independentemente do tamanho de uma organização, gerenciar um projeto é sempre uma tarefa complicada para todos. Por meio da ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode diminuir a pressão de gerenciar os projetos do começo ao fim e manter o controle de seus objetivos de negócios. Nas próximas linhas, você conhecerá os três principais motivos pelos quais sua empresa precisa de um software de gerenciamento de projetos.

1. As grandes empresas têm vários departamentos e escritórios em todo o mundo. Com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode garantir um fluxo consistente de informações entre todas as equipes e evitar a perda de prazos.

Exemplo: Rakshay é um líder de projeto em uma empresa multinacional, ele imediatamente quis compartilhar informações vitais sobre um projeto com sua equipe onshore e offshore. Ele não tinha certeza se todos os membros da equipe verificariam suas caixas de entrada, portanto, ele compartilhou as informações por meio de um software de gerenciamento de projetos. Em poucos segundos, todos receberam uma notificação pop-up no painel do software e todos prestaram muita atenção às informações compartilhadas.

2. Quando há um atraso no projeto, as grandes organizações geralmente gastam mais dinheiro do que planejaram. Isso causa repercussão em outros projetos e seus recursos podem se esgotar. Grandes empresas podem usar software de gerenciamento de projetos para planejar custos e manter seu orçamento sob controle.

Exemplo: Rohan decidiu usar a solução de gerenciamento de projetos para descobrir a saúde financeira do projeto em andamento. Ele ficou satisfeito em saber que o recurso de planejamento financeiro do software ajudou sua equipe a evitar estouros no orçamento. Além disso, ele foi capaz de definir uma meta financeira para o próximo projeto.

3. Melhora a responsabilidade de sua equipe por uma tarefa específica e também promove a colaboração da equipe. O fluxo de trabalho unânime de sua equipe garante a conclusão pontual dos projetos e reduz os riscos de perdas.

Exemplo: Daniel estava usando o Microsoft Excel e métodos manuais para atribuir trabalho aos membros de sua equipe, mas eles costumavam perder prazos regularmente. Depois de um certo período, ele decidiu experimentar a solução de gerenciamento de projetos por algum tempo. Para sua surpresa, a ferramenta se mostrou altamente benéfica para sua equipe, pois ele podia definir prazos de projetos, acompanhar o andamento e enviar notificações quando a tarefa estava atrasada.

Isso ajudou a instilar um senso de responsabilidade em sua equipe e torná-los mais produtivos. Além disso, ele conseguiu documentar tudo e compartilhar com todos, para que pudessem saber onde estão agora e o que se esperava deles.

Tipos de software de gerenciamento de projetos

Existem três tipos diferentes de software de gerenciamento de projetos:

• Software Individual: Este software é perfeito para uma pessoa que precisa de um aplicativo simples e leve para gerenciar projetos. Ele vem com menos recursos e fornece apenas funcionalidades básicas ao seu usuário.
• Software Integrado: O software integrado é usado principalmente por empresas que trabalham em vários projetos simultaneamente. Este PMS possui um banco de dados centralizado de informações que podem ser facilmente acessadas por todos os membros da equipe.
• Software Colaborativo: O software colaborativo é uma opção ideal para equipes maiores, pois permite que todos os membros da equipe visualizem, acessem e colaborem em um projeto e resolvam um problema comercial específico.

Exemplos de ferramentas de projeto gratuitas de código aberto

Aqui está a lista das cinco melhores soluções de software de código aberto para gerenciar seus negócios.

1. RationalPlan

O RationPlan é uma poderosa solução de gerenciamento de projetos projetada para ajudar os gerentes de projetos a organizar tarefas, alocar recursos, acompanhar o progresso e gerenciar a carga de trabalho de acordo com os requisitos.

2. OrangeScrum

OrangeScrum é uma plataforma baseada em nuvem que emprega quadro Scrum e fluxo de trabalho Kanban para execução eficaz de tarefas, colaboração em equipe e geração de relatórios.

3. Projeto aberto

Esta é uma solução de gerenciamento de projetos de código aberto que vem com recursos personalizados para planejamento de projetos, rastreamento de problemas, relatórios de custos e gerenciamento de tempo. Ele vem com plataformas de gerenciamento Agile e Scrum para garantir um fluxo de trabalho contínuo.

4. taiga

Taiga é um planejamento de projeto gratuito e de código aberto que fornece plataformas de gerenciamento Scrum e Agile para seus clientes. Ele fornece 300 mb de armazenamento e até 3 usuários podem trabalhar em um projeto privado.

5. Odoo

O software Odoo é conhecido por sua interface amigável e alguns recursos úteis de gerenciamento, como tabelas dinâmicas, quadros Kanban, gerenciamento de arquivos e muito mais. Além disso, também fornece uma ampla gama de ferramentas para gerenciamento de estoque, RH, contabilidade, vendas e manufatura.

Indústrias que usam software de gerenciamento de projetos/Quem pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos consiste em vários recursos e funcionalidades que podem ajudar todos os setores. Isso ajuda seus líderes a liderar os projetos com facilidade e permite que a equipe tenha a capacidade de lidar com projetos difíceis e prazos apertados. Abaixo está uma lista de indústrias que usam o software PM a seu favor.

• Desenvolvimento de software Software de gerenciamento de projetos

O sistema de gerenciamento de projetos é usado no desenvolvimento de software para promover uma compreensão clara dos objetivos e requisitos. Ele mantém as equipes na mesma página e organizadas.

• Software de gerenciamento de projetos de construção

Na indústria da construção, este software oferece todos os recursos que tornam o processo mais rápido, fácil de manusear, contínuo e eficiente. Portanto, levando a mais rentabilidade e menos demorado.

• Software de gerenciamento de projetos de manufatura

A indústria de transformação enfrenta diversos desafios relacionados ao custo, matéria-prima e qualidade dos produtos. O software de gerenciamento de projetos ajuda a minimizar alguns desses desafios e capacita os fabricantes a produzir produtos da melhor qualidade a um custo mínimo.

• Software de gerenciamento de projetos de TI

No setor de TI, o objetivo é aumentar a eficiência mantendo todos na equipe na mesma página. Quadros Kanban, gráficos de Gantt e relatórios detalhados fornecem recursos críticos necessários para a conclusão bem-sucedida de projetos de TI.

• Software de gerenciamento de projetos educacionais

É usado por universidades, institutos, faculdades e universidades para gerenciar as atividades do dia-a-dia e organizar todos os processos. Além disso, é usado por alunos e professores para aumentar sua produtividade.

• Software de Gerenciamento de Projetos Farmacêuticos

As indústrias farmacêuticas têm uma parcela justa de responsabilidades em relação aos seus consumidores, e devem gerenciar a demanda por medicamentos e manter toda a operação organizada. O software de gerenciamento de projetos para produtos farmacêuticos é projetado para gerenciar projetos com eficácia, rastrear recursos, fornecer relatórios precisos, lidar com cobranças e agilizar todo o processo.

• Software de gerenciamento de projetos imobiliários

No setor imobiliário, ajuda a automatizar tarefas mundanas, rastrear listagens e clientes em potencial e analisar o desempenho em diferentes regiões e propriedades.

• Software de gerenciamento de projetos para agências criativas

Mantém o fluxo de trabalho funcionando enquanto acompanha o desempenho da equipe. Ele incentiva a colaboração entre os membros da equipe e o recurso de relatórios ajuda a identificar quaisquer obstáculos.

• Software de gerenciamento de projetos governamentais

Apoia agências governamentais em todas as fases do projeto, desde a inicialização até o planejamento e implementação. Os gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos fornecem relatórios detalhados sobre o fluxo de trabalho e o dinheiro gasto em um projeto específico.

Quais são os poucos critérios para selecionar o software de gerenciamento de projetos?

A ferramenta de gerenciamento de projetos tornou-se crítica para todas as empresas. O software foi projetado especificamente para tornar o manuseio da equipe e a execução de tarefas mais simples e eficientes. Ele provou ser um benefício para gerentes de projeto e automatiza operações básicas como planejamento de projeto, alocação de recursos, programação etc. A interface amigável melhora a colaboração entre equipes e mantém um controle sobre o fluxo de trabalho em tempo real.

Agora, antes de se concentrar em qualquer software de gerenciamento de projetos, existem alguns benchmarks que você deve analisar. Aqui estão os seis critérios importantes para se ter em mente durante o processo de seleção.

• Deve ser fácil de usar: o software deve ser facilmente usado por todos e deve ser simples de entender para que sua equipe não perca tempo entendendo seus recursos e funcionalidades.
• Facilidade de compartilhamento de arquivos: O software de gerenciamento de projetos deve ter uma ampla gama de opções para compartilhar arquivos, incluindo armazenamento baseado em nuvem, disco rígido compartilhado, sites de ponto de compartilhamento e dispositivos de armazenamento de mídia.
• Deve ser personalizável: para garantir que o software funcione exatamente da mesma maneira que você deseja, o software deve permitir a facilidade de personalização e um fluxo de trabalho personalizável.
• Integração perfeita: sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve suportar as soluções de software atuais e várias outras plataformas para maior acessibilidade.
• Monitoramento e relatórios: O software deve fornecer a você a facilidade de monitorar atualizações em tempo real, e você deve ser capaz de compartilhar as informações com usuários externos e partes interessadas.
• Segurança dos dados armazenados: Por último, mas não menos importante, o sistema de software deve oferecer ampla criptografia e medidas de autenticação para garantir a máxima segurança dos dados.

Conclusão

O software de gerenciamento de projetos não é uma opção, mas uma ferramenta necessária para o seu negócio. Isso ajuda a aumentar a eficiência de suas operações em andamento e a minimizar e mitigar os riscos envolvidos. As empresas que não implementam essa ferramenta em seus processos de negócios sempre terão dificuldades para gerenciar seu trabalho, orçamento, força de trabalho e qualidade do produto.

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