Como configurar blueprints no Zoho CRM?

Cada negócio tem uma maneira bem definida de fazer as coisas. Existem fluxos de trabalho que servem como um caminho para concluir diferentes tarefas e projetos. A maneira como os fluxos de trabalho transpiram contribui como um fator significativo ao decidir os requisitos de software, pois o software deve ser robusto para oferecer uma grande quantidade de recursos que lidam com processos de negócios exclusivos.

Agora, a Zoho entende esses diferentes requisitos até o núcleo e faz todo o possível para implementá-los corretamente. O Zoho CRM Blueprint é, na verdade, um método no qual o processo de vendas pode ser dividido em etapas individuais. À medida que fazemos a transição entre cada estágio, torna-se possível solicitar aos usuários e à equipe que insiram informações relevantes para que nada passe despercebido.

Abaixo, primeiro entenderemos o que é o Blueprint em detalhes para obter um contexto claro sobre como podemos configurá-lo no Zoho CRM e o que ele pode fazer.

Plano Zoho CRM

Desde o momento em que um lead é capturado no sistema de CRM até o momento em que é seguido e além, existem muitos processos de vendas que uma organização realiza em função. Por exemplo, existe uma empresa chamada Explore Electronics Pvt. Ltd. que oferece gadgets técnicos aos clientes.

Agora, além dos pedidos on-line que essa empresa pode receber, eles também podem ter uma equipe de vendas dedicada que deve acompanhar os leads gerados por meio de demonstrações, fontes off-line e eventos. Os representantes de vendas do Zoho CRM Blueprint podem começar ligando para um conjunto de leads e agendando demonstrações de produtos com esses clientes em potencial.

Ao final desta demonstração, quando os clientes em potencial se interessam em comprar os projetos, uma cotação é gerada, que pode ser convertida em um pedido após a aprovação. Os produtos podem então ser enviados e entregues aos clientes.

Problemas de vendas no Explore Electronic Pvt. Ltda.

Agora, este processo que acabamos de falar pode parecer muito simples para você quando você o lê. No entanto, quando se trata realmente da execução desse processo, pode-se enfrentar muitos problemas devido a certos obstáculos e brechas. Vamos olhar para eles em detalhes completos.

• Muitas vezes, os gerentes de vendas podem passar a maior parte do tempo treinando novos representantes de vendas, o que significa que eles não têm tempo suficiente para se concentrar em seu trabalho.
• O produto e tudo o que ele pode oferecer nem sempre estão claros na mente de todos os representantes de vendas. Muitas vezes, os representantes de vendas podem não estar cientes de detalhes importantes do produto solicitados por clientes em potencial durante uma ligação, o que também pode decepcionar o lead e resultar em perda de vendas.
• Outras vezes, informações importantes do cliente podem estar faltando. É apenas durante o processo de um pedido que a equipe de entrega pode perceber que as informações ou o endereço do cliente estão errados, e isso pode atrasar claramente a entrega do pedido.
• Podem ser momentos em que as políticas de desconto não são seguidas. A Explore Entertainment pode ter uma política que os descontos não podem ser superiores a 20%, mas em alguns casos, cotações com descontos mais altos podem ser processadas, o que pode escapar da atenção dos gerentes de vendas.

As instâncias mencionadas acima são algumas das formas mais clássicas em que problemas podem ser encontrados quando você tem uma grande equipe para executar um processo, mas falta um sistema bem definido para executá-lo com eficiência. Nesse caso, o principal problema sempre gira em torno da ausência de orientações claras e validação do CRM.

Soluções oferecidas pelo Zoho CRM Blueprint

O Zoho CRM Blueprint pode permitir que uma organização projete e execute um processo de maneira organizada, sem brechas. Com a configuração do Zoho Blueprint , quase todos os detalhes podem ser capturados do processo offline no CRM e, portanto, o processo de simplificação se torna muito fácil.

É possível definir cada etapa em um processo e vincular as pessoas a cada etapa. Você pode orientar suas equipes na execução de um processo, validar informações importantes contextualmente e também automatizar ações rotineiras.

• Qualificação de Lead

  Para garantir que o objetivo de qualificação do lead seja atendido, o Zoho CRM Blueprint ajuda a tornar o script do agente de chamada bastante linear. O software orienta os representantes de vendas em cada etapa do agendamento de uma demonstração do produto. O Blueprint atua como um script de agente de chamadas e ajuda os representantes de vendas com descrições de produtos enquanto estão ao telefone com um cliente em potencial. Isso pode resolver o problema de qualquer inconsistência na mensagem que está sendo comunicada aos representantes de vendas.

• Seguindo

  Com a configuração do Zoho Blueprint , quase todas as etapas podem ser reguladas no processo de acompanhamento, que consiste em enviar e revisar uma cotação. Neste, o desconto oferecido aos clientes pode ser validado pelo CRM, garantindo que a equipe de vendas esteja aderindo às políticas da empresa. As notificações por e-mail são automatizadas para os gerentes de vendas sempre que alguém aceita a cotação para que nada perca sua atenção.

• Gerenciamento de pedidos

  Para orientar os representantes de vendas em cada etapa do processo de gerenciamento de pedidos, o Zoho CRM Blueprint desempenha um papel importante. Ele cuida da verificação do estoque, do envio e até da entrega. Aqui, os representantes de vendas também são solicitados a inserir as informações do CRM, como o endereço do cliente. Isso garante que não haja atrasos na entrega do produto.

Blocos Fundamentais do Zoho CRM Blueprint

O Blueprint no Zoho CRM é basicamente projetado para executar um processo de negócios de maneira sistemática e bem definida. Com este Blueprint, pode-se definir cada etapa de um processo e associar as pessoas certas a cada etapa. Também pode ajudar a orientar as equipes durante a execução de um processo. Além disso, também ajuda a ordenar e validar informações importantes contextualmente enquanto automatiza ações de rotina.

Um Blueprint é projetado criando uma ordem sequencial dos estágios contados em um processo. Na linguagem CRM, os principais blocos de construção de um Blueprint são Estados e Transições.

Estado

Em uma configuração do Blueprint, um “Estado” é a condição em que algo está em um momento específico. Por exemplo, qualquer negócio em um CRM passa por diferentes estágios até que o acompanhamento aconteça, o que inclui qualificação, negociação e aprovação de descontos. Todas essas etapas são chamadas de Estado. Os estados devem ser arrastados e soltos no Editor de Blueprint para projetar o fluxo do processo.

Transição

Uma Transição nada mais é do que um elo entre dois Estados que vêm em um processo. Ele prescreve as condições necessárias para que um registro passe de um tipo de Estado para outro. Por exemplo, as condições e ações necessárias para que um registro passe de Qualificação para Negociação são geralmente prescritas no bloco Transição.

Projetando um plano

O processo de configuração ou construção de um processo é, na verdade, um procedimento de três etapas. Inclui:

1. Inserindo informações básicas

Aqui, você pode especificar o módulo, layout e campo para o qual o processo precisa ser criado.

Você pode ir para “Setup”, depois “Automation” e depois “Blueprint”.

• Você pode então clicar em criar um Blueprint.
• Neste pop-up Criar Blueprint, você pode escolher o módulo, o layout e o campo para o qual o processo deve ser criado.
• Digamos que o processo é o de acompanhamento de leads. Neste caso, você pode escolher o módulo de Negócios com um Layout padrão e um campo Estágio.
• Para maior clareza, você também pode especificar critérios, pois se não fizer isso, todos os registros criados no layout entrarão no processo.
• Por fim, clique em Avançar.

2. Definindo o Fluxo do Processo

No Editor de Blueprint, você pode definir o fluxo do processo desde o início do estado padrão até o estado de saída.

No Editor de Blueprint, você pode arrastar e soltar todos os Estados que fazem parte do processo.

• Você também pode estabelecer o fluxo do processo entre Estados conectando diferentes nós nos botões de Estado.
• Você deve observar que o estado inicial é equivalente a nenhum valor do campo de lista de opções escolhido.
• Você pode criar Transições clicando no botão + entre dois Estados. Para excluir uma transição, tudo o que você precisa fazer é clicar com o botão direito do mouse na linha de transição e clicar em Remover transição.

3. Defina as configurações de transição

Você pode definir as configurações Antes, Durante e Depois da transição entre diferentes estados no processo, conforme necessário. Por exemplo, podemos olhar para a Transição entre os Estados.

Podemos chamar isso de “Fechamento”. No exemplo do Explore Electronics mencionado acima, seguem algumas das orientações que devem ser observadas no momento da configuração.

• Para concluir a Transição de Negociação, um representante de vendas no Explore Electronics pode inserir a porcentagem de desconto e a data de fechamento.
• Com base na política da empresa, o desconto para um produto não pode ser superior a 20%.
• Logo quando a Transição de Fechamento é executada, uma notificação por e-mail pode ser automatizada para o gerente do representante de vendas ao informá-lo sobre o envio do negócio.

Portanto, pode-se dizer facilmente que o Blueprint permite criar uma réplica de processos de negócios offline em seu CRM. Desde a geração de leads até o fechamento do negócio, uma organização segue muitos processos de negócios. Os Blueprints podem ser usados ​​para fornecer aos usuários do Zoho CRM um guia detalhado sobre como realizar todas as etapas de um processo de negócios.

Por exemplo, é preciso coletar alguns documentos antes de enviar uma cotação para um cliente. Pode-se configurar um estágio dentro de um blueprint que obrigue o upload do documento e permita que o registro passe para o próximo estágio logo após o upload dos documentos.

Conclusão

Quando o processo que você segue offline não é capturado com precisão no aplicativo de software, nunca há garantia de que ele será seguido da maneira correta. Pode haver algumas inconsistências e possíveis lacunas no processo, e esse é o problema que o Blueprint resolve.

O Zoho CRM Blueprint é como uma replicação online de um processo de negócios. Ele pode capturar todos os detalhes de um processo offline no software. Implementar o Zoho CRM Blueprint entrando em contato com um consultor especializado da Zoho pode garantir automação, validação e colaboração eficaz em equipe, o que torna o processo ainda mais eficiente e livre de qualquer tipo de brecha.