O guia essencial sobre como fazer brainstorming online

Com mais equipes tendo que trabalhar em casa este ano, é importante identificar como simplificar os processos de trabalho agora mais do que nunca.

Especialmente um processo como o brainstorming, uma atividade organizada, detalhada e às vezes até penosa. Mesmo feito no local, o brainstorming exige o envolvimento e a atenção dos participantes.

E quando todos estão trabalhando em casa, há mais obstáculos a serem superados.

Você já leu nosso Guia definitivo para trabalhar em casa?

Continue lendo para descobrir como fazer brainstorming online com sua equipe de trabalho remoto em 6 etapas.

Etapa 1: identificar os participantes

Embora geralmente seja eficaz manter o número de participantes entre 8 e 10 quando você faz um brainstorming online, ter uma equipe diversificada é fundamental para uma sessão de brainstorming bem-sucedida.

Com base no objetivo da reunião, os participantes podem variar. Certifique-se de que a equipe escolhida inclua indivíduos com diferentes habilidades e conhecimentos relevantes para o assunto em discussão.

Torne as coisas mais eficazes incluindo uma mistura de introvertidos e extrovertidos e participantes criativos e não criativos. Isso produzirá respostas mais diversas.

No local, tudo o que você precisa fazer para verificar a disponibilidade deles é se virar e perguntar. Mas quando todos estão trabalhando em diferentes partes do continente/mundo, é importante que você faça um esforço extra para verificar com eles antes de decidir o horário da sessão.

Etapa 2: enviar um e-mail introdutório para a reunião

O objetivo deste e-mail introdutório é informar sua equipe sobre o que esperar e permitir que eles se preparem para a sessão com antecedência.

O e-mail deve incluir detalhes explicando o objetivo da sessão (ou seja, o problema e a solução que você está procurando), qualquer material de apoio, a agenda, links para ferramentas ou recursos relevantes, evento do calendário e o convite por e-mail para a reunião.

Depois que o e-mail for enviado, faça um acompanhamento com eles (com outro e-mail ou por meio de sua plataforma de bate-papo) e verifique se eles receberam o convite. Você também pode fazer disso uma oportunidade para lembrá-los de fazer alguma pesquisa sobre o tópico para reunir ideias com antecedência, o que, por sua vez, economizará tempo durante a sessão.

Etapa 3: escolha uma ferramenta eficaz para fazer brainstorming online

Seja sua ferramenta de escolha uma plataforma de mensagens, videoconferência ou um quadro branco online, certifique-se de que ela seja poderosa o suficiente para atender às necessidades de sua equipe de trabalho remoto.

Folga:

O Slack não é apenas uma plataforma de bate-papo, mas também pode servir como um painel para brainstorming. Selecione um canal específico (ou crie um novo) para a sessão e notifique a todos sobre o horário e o objetivo, seja por meio de um convite por e-mail ou no próprio canal. Durante a sessão, todos podem contribuir com suas ideias como novas mensagens. No final da sessão, você terá uma lista completa de ideias que poderá analisar e priorizar posteriormente.

Google Hangouts Meet:

Esta é uma ótima ferramenta para videoconferência, especialmente com um grande grupo de pessoas. Assim como durante uma sessão de brainstorming presencial, você pode discutir assuntos durante uma videochamada, também pode usar a opção de bate-papo para inserir uma mensagem de texto. No entanto, para manter as coisas mais eficazes, é melhor designar um facilitador que assuma a responsabilidade de anotar as ideias dos outros.

Criativamente:

Creately é um quadro branco online onde as equipes podem colaborar em tempo real em ideias usando recursos visuais ou diagramas como mapas mentais. Antes da reunião, crie e nomeie um documento e compartilhe o acesso a ele adicionando seus endereços de e-mail ou simplesmente compartilhando o link do documento em seu canal do Slack para dar acesso instantâneo à sua equipe. Você também pode usar o plug-in Creately para Google Drive para criar e gerenciar seus arquivos diretamente do Google Drive. Assim que a sessão começar, todos podem compartilhar suas ideias na tela (as alterações também serão refletidas na visualização do link que você compartilhou em seu canal do Slack).

Passo 4: Defina um limite de tempo e cumpra-o

Uma coisa que passa despercebida durante uma sessão remota de brainstorming é o tempo. No entanto, é importante respeitar a agenda do participante, pois qualquer tempo adicional gasto na reunião reduzirá seu tempo pessoal.

Às vezes, as equipes distribuídas nem sempre estão no mesmo fuso horário. Embora possa ser logo após o café da manhã para você, tirar meia hora extra para concluir a reunião pode interromper a hora do almoço.

Etapa 5: confie em métodos adequados de brainstorming

Embora existam muitas técnicas de brainstorming por aí, nem todas podem funcionar durante uma sessão de brainstorming online. Por exemplo, uma técnica como a tempestade de papéis pode se encaixar melhor se todos estiverem na mesma sala.

E nem todas as técnicas podem ajudar com o tópico sobre o qual você está debatendo. Por exemplo, os mapas mentais funcionam melhor para a geração de ideias, enquanto uma técnica como 5 porquês ou análise de causa e efeito pode ajudar melhor a resolver um problema ou encontrar a causa raiz de um problema.

É importante mencionar o método que será utilizado no início da sessão e esclarecer também as regras ou diretrizes associadas à técnica.

Aqui está uma lista de ferramentas úteis para geração de ideias. Eles estão ligados a recursos que explicam como usá-los.

• Análise dos 5 porquês
• Análise de causa e efeito
• Diagrama de Lótus
• Seis chapéus de pensamento
• Quadros de humor
• CORRER
• SIPOC
• Quadros de ideias

Passo 6: Concluir a Reunião

Depois de reunir o máximo de informações que desejar, reserve um tempo (também deve ser incluído na agenda) para classificá-las e resumi-las.

Um diagrama de afinidade pode ajudá-lo a categorizar dados, priorizá-los e apresentar os resultados para a equipe e também para as partes interessadas.

A seguir vem a criação de um plano de ação, o que por si só exigiria outra reunião. Ou, se você também programou isso na agenda, pode usar um modelo de plano de ação para descobrir rapidamente os itens.

Pronto para sua próxima reunião de brainstorming online?

O brainstorming online é mais eficaz do que o brainstorming presencial por alguns bons motivos. Reduz os momentos em que os participantes dominantes assumem o controle eclipsando seus pares mais introvertidos. À medida que aumenta a sensação de anonimato, o brainstorming virtual incentiva esses participantes introvertidos a compartilhar suas ideias criativas com mais entusiasmo.

Além disso, como nem todos estão na mesma sala, quando você faz um brainstorming online, aumenta a diversidade de ideias; como a chance de ser influenciado pelas ideias dos outros é mínima, isso trará várias ideias dos participantes.

Tem alguma dica sobre como fazer um brainstorming online com sucesso para compartilhar conosco? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.