Casos de uso comercial de software de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos tem prevalecido desde que a humanidade começou a construir. Pode ser rastreada até a construção da Pirâmide de Gizé. Os egípcios usaram os mesmos princípios de gerenciamento de projetos para gerenciar a equipe de trabalhadores para projetar uma estrutura tão grande e complexa. Hoje, o software de gerenciamento de projetos digitais ajuda empresas de todos os tamanhos a gerenciar e acompanhar o andamento do projeto.

Com um sistema robusto de gerenciamento de projetos, as empresas podem planejar, organizar, gerenciar e liderar suas equipes e recursos para obter os resultados desejados. Um software de gerenciamento de projetos de 360 ​​graus aprimora as operações de negócios por dentro e por fora. É por isso que os líderes da indústria contam com esse software para melhorar sua produção.

Desafios enfrentados por pequenas empresas no gerenciamento de projetos

As pequenas empresas são as mais afetadas pela falta de gerenciamento de projetos claro. Um conjunto limitado de recursos e restrições orçamentárias combinados com um projeto mal administrado podem ser prejudiciais ao crescimento da empresa. Leia mais sobre alguns dos maiores desafios enfrentados pelas pequenas empresas no gerenciamento de projetos.

• Falta de comunicação

Espera-se que equipes pequenas tenham uma comunicação robusta entre si. No entanto, trabalhar em uma estrutura de equipe pequena e de ritmo acelerado pode provar o contrário. As pequenas empresas agora são comumente associadas à falta de comunicação interna e externa.

• Falta de objetivos claros

O maior obstáculo para uma estrutura de empresa dinâmica e em evolução leva a objetivos pouco claros. As constantes solicitações ad hoc fazem com que a empresa não esteja focada no objetivo que definiu anteriormente. 39% dos projetos falham devido a objetivos pouco claros e um plano de projeto claro. Mudanças não estruturadas de última hora no objetivo podem inviabilizar todo o projeto se não houver um sistema para acomodar a mudança.

• Orçamento limitado

Startups e pequenas empresas geralmente sobrevivem com um colchão financeiro limitado. Isso significa que as organizações operam com um plano financeiro rígido. Uma pequena mudança de última hora ou um atraso não planejado pode comprometer a entrega, afetando o orçamento do negócio.

• Falta de responsabilidade

As startups são famosas por seu estilo de gerenciamento em movimento. Isso significa que cada recurso está trabalhando em vários projetos. Embora a gerência possa achar uma maneira ideal de trabalhar; se não houver responsabilidade pelo trabalho, isso pode afetar ainda mais vários projetos ao mesmo tempo.

• Prazos rígidos

Quando você se senta com um pedaço de papel para decidir o cronograma do projeto, na maioria das vezes, você acabará com um cronograma impossível. As pequenas empresas geralmente conseguem um projeto com um cronograma quase impossível. Sem um sistema de gerenciamento adequado, todas as funções de negócios podem sofrer um impacto direto.

Como o software de gerenciamento de projetos pode ajudar as pequenas empresas?

O PMS ajuda pequenas organizações e startups a otimizar suas funções de negócios para gerenciar projetos com eficiência e entregá-los no prazo. Desde o gerenciamento do cronograma do projeto até atualizações regulares e otimização da utilização de recursos, as pequenas empresas podem se beneficiar muito com essas ferramentas.

• Melhorar a taxa de sucesso

Geralmente, o sucesso ou o fracasso de um projeto é determinado se a empresa entregou o projeto no prazo ou não, conforme planejado no início. O software de gerenciamento de projetos permite que você defina marcos, o que pode ajudar os gerentes a avaliar o progresso do projeto. Uma indicação precoce de que um projeto pode atrasar permite que os gerentes tomem medidas oportunas para entrega pontual.

• Planejamento de projeto aprimorado com melhor comunicação

Um sistema de gerenciamento de projetos mantém um banco de dados centralizado de cada projeto, seu progresso e a disponibilidade de recursos. Isso permite que pequenas empresas e startups otimizem a utilização de recursos. Um sistema comum para acompanhar o projeto também permite que todas as pessoas envolvidas interajam melhor entre si para acelerar o progresso. Os gerentes também podem informar os clientes sobre o andamento.

• Atenha-se ao orçamento

Toda organização está preocupada com seus resultados, mas essa necessidade é ainda mais vital para as pequenas empresas. Startups e pequenas empresas não têm espaço para erros. Uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos permite que você acompanhe seu orçamento. Ele também permite que você acompanhe suas despesas e identifique as áreas onde os funcionários estão gastando seu tempo e onde a organização está gastando mais para reduzir as horas faturáveis. Isso permite que as empresas otimizem o lucro e entreguem o projeto dentro do orçamento.

• Rastrear responsabilidade

Funcionários de pequenas empresas e startups geralmente acabam fazendo malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar a definir funções e responsabilidades. Dessa forma, várias pessoas não acabarão trabalhando em uma única tarefa, removendo redundâncias e otimizando a utilização de recursos.

• Avaliação eficaz do projeto

A avaliação de projetos com a ajuda de software permite que as empresas identifiquem lacunas e pontos fortes. As empresas podem usar isso para melhorar suas lacunas relacionadas a projetos e dobrar seus pontos fortes. Uma ferramenta PMS oferece relatórios que informam quais marcos foram alcançados e onde ocorreram os atrasos.

Leitura sugerida: um guia abrangente para escolher o software de gerenciamento de projetos certo

Estudos de caso sobre software de gerenciamento de projetos para pequenas empresas

Estudo de caso 1

Estudo de caso 2

Desafios enfrentados pelas empresas no gerenciamento de projetos

Grandes corporações com seus vastos recursos também não estão imunes aos desafios do gerenciamento de projetos. Gerenciar um projeto em uma grande empresa é como resolver um cubo mágico. Os gerentes devem manter vários elementos do projeto no topo, mantendo o foco em todos os outros elementos e identificando a melhor rota para concluir a tarefa. Leia mais sobre os desafios do gerenciamento de projetos nas empresas.

• Conflito de recursos

Mesmo uma organização bem estruturada pode enfrentar conflitos de recursos quando se trata de gerenciar centenas de projetos ao mesmo tempo. Às vezes, vários recursos acabam trabalhando no mesmo projeto quando há apenas um recurso necessário. Além disso, um mau planejamento às vezes significa que uma empresa não tem recursos disponíveis (mão de obra, matéria-prima, software, hardware, maquinário, etc.) para um projeto.

• Oportunista

O aumento do escopo é um dos maiores desafios de gerenciamento de projetos que se refere a como o requisito do projeto mudou ao longo do tempo em comparação com o escopo de trabalho originalmente acordado. Essa mudança de escopo leva a alterações em quase tudo relacionado ao projeto.

• Habilidades de equipe incompatíveis

Como gerente, espera-se que você tenha uma equipe de membros qualificados que sejam os mais adequados para um trabalho. Se houver uma incompatibilidade no nível de habilidade e nos requisitos do projeto, o projeto certamente enfrentará obstáculos o tempo todo.

• Má gestão de risco

Os gerentes precisam avaliar o risco associado ao seu projeto. Você precisa garantir que sua equipe esteja sempre pronta para se adaptar, se necessário. Os gerentes de projeto não são médiuns, o que significa que, por mais que tentem, não conseguem listar todos os riscos associados ao projeto.

• Prazos perdidos

Se algum dos indicadores acima mencionados atrapalhar o seu projeto, inevitavelmente atrasará a entrega final. Apenas 2,5% das empresas afirmam entregar 100% de seus projetos no prazo. Pode ser frustrante para todas as partes envolvidas se um projeto for entregue com atraso e isso pode impedir ainda mais o crescimento da empresa.

Como o software de gerenciamento de projetos pode ajudar grandes empresas?

Grandes corporações com milhares de funcionários também podem se beneficiar de um Sistema de Gerenciamento de Projetos. Ele permite que as organizações rastreiem todos os projetos, divida-os em pequenos sprints, garanta que os recursos não sejam sobrecarregados ou subtrabalhados e certifique-se de que a empresa esteja preparada para todos os riscos decorrentes de um projeto.

• Planejamento de sprint

As empresas podem planejar seu trabalho por meio do planejamento de sprint em seu software de gerenciamento de projetos. Isso permite que as empresas dividam um projeto em pequenas partes e façam um sprint planejado para cada parte. Ele permite que as equipes se concentrem em metas específicas enquanto revisam continuamente as prioridades e os planos.

• Documentos do projeto

As empresas podem documentar todo o seu projeto e escopo de trabalho em seu sistema de gerenciamento de projetos. Isso ajudará as empresas a mitigar qualquer confusão e mal-entendido dentro da equipe e ajudará todos a entender o que se espera deles.

• Rastrear carga de trabalho

Um bom gerente de projeto avalia constantemente sua força de trabalho para estabelecer que a utilização de recursos é sempre ideal. O software PMS pode ajudar os gerentes a rastrear a carga de trabalho e a disponibilidade de todos os recursos disponíveis.

• Avaliação de risco

Embora um gerente não possa avaliar todos os riscos potenciais associados ao projeto, um software de gerenciamento de projetos robusto pode fazer isso com sua avaliação de riscos. Ele pode ajudá-lo a identificar pontos de risco e a planejar possíveis incidentes.

Estudo de caso sobre software de gerenciamento de projetos para grandes empresas

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Conclusão

O software de gerenciamento de projetos não é mais opcional. Hoje, as empresas contam com ferramentas de gerenciamento de projetos para agilizar suas operações comerciais e entregar resultados no prazo. Com o PMS, as empresas podem acompanhar o progresso, alterar o plano e produzir resultados excepcionais 100% do tempo. Então não espere mais e adquira uma ferramenta de gestão de projetos para o seu negócio.