O guia fácil para criar um plano de contingência de negócios

Como evitar desastres? Esteja preparado para eles.

Quando as coisas estão indo bem, muitas vezes você se esquece de planejar os maus momentos. Mas quando ocorre um desastre, você pode perder tudo em um piscar de olhos.

Um terremoto pode derrubar toda a sua loja, seu maior cliente pode escolher seu concorrente em vez de você, seu sistema de repente pode travar fazendo você perder dados importantes etc. Existem infinitas possibilidades de desastres se você realmente pensar sobre isso.

É por isso que a falta de um plano de contingência de negócios pode ser um desastre por si só.

Vamos ver por que você precisa de um plano de contingência de negócios e como criar um em algumas etapas simples.

O que é um Plano de Contingência Empresarial?

Mas primeiro, vamos definir o que é um plano de contingência.

Um plano de contingência é uma estratégia proativa que descreve o curso de ações ou etapas que a administração e a equipe de uma organização precisam tomar em resposta a um evento que pode acontecer no futuro. Desempenha um papel significativo na continuidade dos negócios, gerenciamento de riscos e recuperação de desastres.

Ele ajuda você a ficar preparado para eventos imprevistos e minimizar seu impacto. Ele também descreve um plano para realizar as operações comerciais normais após a ocorrência do evento.

Também é conhecido por nomes como plano B, plano de backup e plano de recuperação de desastres. Caso seu plano principal não funcione, é hora de executar o plano B.

Benefícios de um Plano de Contingência

Sem um plano de contingência, você está se expondo a riscos desnecessários. Aqui estão alguns benefícios importantes de um plano de contingência que você não pode desviar o olhar.

• Ajuda a reagir rapidamente a eventos negativos. Como um plano de contingência lista as ações que precisam ser tomadas, todos podem se concentrar no que fazer sem perder tempo em pânico.
• Ter um plano de contingência em vigor permite minimizar os danos que podem ocorrer devido a um desastre e minimizar a perda de produção. Por exemplo, se você tiver geradores de emergência configurados, mesmo durante um apagão, sua equipe poderá trabalhar sem problemas.

Como fazer um plano de contingência

Um plano de contingência de negócios eficaz é baseado em uma boa pesquisa e brainstorming. Aqui estão as etapas que você precisa seguir em um processo de planejamento de contingência.

Passo 1: Liste os principais riscos

Identifique os principais eventos que podem ter um impacto negativo no curso do seu negócio e nos principais recursos, como funcionários, máquinas, sistemas de TI etc.

Envolva outros chefes de equipe, especialistas no assunto e até mesmo pessoas de fora, como consultores de negócios, para obter uma compreensão mais profunda das coisas que podem causar problemas e comprometer a direção.

Use um mapa mental para organizar e categorizar as informações coletadas na sessão de brainstorming com a equipe. Você pode compartilhar isso facilmente com todos na organização para obter a opinião deles também.

Etapa 2: priorize os riscos com base em seu impacto

Depois de criar uma lista de todos os possíveis riscos que podem ocorrer em diferentes áreas do seu negócio, comece a priorizá-los com base na ameaça que eles representam.

O gráfico de probabilidade de impacto de risco é uma ferramenta útil que você pode usar aqui. Ele ajuda você a avaliar e priorizar os riscos com base na gravidade de seu impacto e na probabilidade de ocorrência.

Etapa 3: criar planos de contingência para cada evento

Nesta etapa, você criará planos separados que descrevem as ações que você precisa tomar caso ocorram os riscos identificados anteriormente.

Considere o que precisa ser feito para retomar as operações normais após o impacto do evento.

Aqui você precisará esclarecer as responsabilidades dos funcionários, cronogramas que destacam quando as coisas devem ser feitas e concluídas após o evento, processos de restauração e comunicação e as etapas que você precisa tomar antecipadamente para evitar perdas quando o evento ocorrer (ou seja, seguro cobertura).

Você pode usar um formato visual aqui para destacar o curso das ações. Seria mais fácil para todos compreenderem.

Modelo 1

Modelo 2

Modelo 3

Etapa 4: compartilhar e manter o plano

Depois de concluir os planos de contingência, certifique-se de que eles estejam rapidamente acessíveis a todos os funcionários e partes interessadas.

Revise seus planos de contingência de tempos em tempos e atualize-os conforme necessário. E também é uma prática recomendada informar seus funcionários sobre as mudanças, pois isso pode incluir atualizações em suas funções e responsabilidades.

Qual é a sua opinião sobre os planos de contingência?

É assim que você faz um plano de contingência detalhado. Liste os principais incidentes que podem prejudicar suas operações de negócios, priorize-os com base em seu impacto e probabilidade, crie um plano de ação explicando o que você deve fazer caso ocorram e revise-os e atualize-os com frequência.

Qual é o processo de planejamento de contingência em sua organização? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.