Business Intelligence na Educação: Edição Escolar

As escolas geram mais dados do que podem manipular e usar de forma eficaz. Cercados por todas essas informações, eles ainda estão famintos por insights. E não é de admirar – lidar manualmente com toneladas de documentos em papel ou, na melhor das hipóteses, planilhas do Excel é um prazer duvidoso que requer eras de tempo já limitado.

Felizmente, a tecnologia de hoje permite que as instituições educacionais façam uma mudança considerável na maneira como trabalham. Ao mesmo tempo, negligenciar as tendências de EdTech resulta em muitas oportunidades perdidas. Enquanto algumas escolas estão se afogando em enormes quantidades de dados, outras navegam nessas águas facilmente graças ao Business Intelligence (BI). Neste artigo, investigamos como exatamente o BI ajuda administradores escolares, professores, alunos e pais.

Quais são os desafios relacionados à educação que podem ser tratados com a aplicação de Business Intelligence?

As escolas têm muito em seus pratos:

Alocação dos recursos financeiros disponíveis. O financiamento depende de uma infinidade de fatores. O número de alunos e o tamanho das turmas, a frequência dos alunos e os resultados acadêmicos, as ofertas de programas e muito mais — tudo isso importa para os patrocinadores. Em uma situação em que as escolas precisam fazer mais com menos, é melhor que tenham uma visão clara do que realmente têm.

Recursos limitados de professores. Preparar vários materiais de aprendizagem, acompanhar o progresso dos alunos, reunir-se com os pais, preencher relatórios – parece que os professores precisam de um time-turner para realizar todas essas tarefas. Aliado à escassez de profissionais, é impossível lidar com tamanho volume de trabalho sem o auxílio da tecnologia. As escolas precisam de suporte tecnológico para monitorar as cargas de trabalho alocadas e fornecer aos professores um horário de trabalho equilibrado e tamanho suficiente das turmas.

Quantidades enormes de papelada. A pesquisa da McKinsey revela que a automação de 20-40% das atividades de papel dos professores resultará na liberação de 13 horas por semana. Isso ajudaria a reduzir a carga de trabalho dos professores a um nível normal, já que agora é de pelo menos 50 horas por semana. Os administradores escolares também respirarão mais aliviados após a implementação do BI porque a tecnologia simplifica o gerenciamento administrativo e ajuda a atender aos requisitos de relatórios mais rapidamente.

Padronização da experiência do aluno. Uma abordagem de tamanho único desmotiva os alunos e afeta negativamente seu engajamento. Isso leva a um desempenho ruim e piora a classificação escolar. Além disso, pais insatisfeitos com as notas de seus filhos podem pensar que os professores são os culpados e a relação entre eles se tornará tensa.

Envolvimento insuficiente dos pais no processo educativo. Não é surpreendente, especialmente se ambos os pais trabalham e o horário das reuniões com os professores não coincide com o seu tempo livre.

Falta de visibilidade dos dados da escola para os patrocinadores. Quando as pessoas investem em melhorias, elas obviamente querem ver para onde vai seu dinheiro e com que eficiência a escola está se saindo.

Como a tecnologia de BI está mudando o desempenho das tarefas administrativas?

A aplicação de Business Intelligence na educação proporciona à administração escolar:

1. Todos os dados necessários reunidos em um só lugar

Todas as informações são organizadas em um warehouse para que a administração da escola não precise extrair dados de várias fontes. Nos últimos estágios do processamento de dados, os dados são visualizados na forma de painéis intuitivos e fáceis de analisar em ferramentas especiais de BI, como Power BI, Tableau, Qlik, etc. Tomemos como exemplo a situação das concessões. As escolas precisam procurar financiamento, mas é muito demorado acompanhar manualmente os subsídios que sua escola pode solicitar. Graças ao BI, todas as informações sobre eles podem ser automaticamente coletadas, analisadas e apresentadas aos stakeholders.

2. Atividades simplificadas

Processos como gerenciamento de orçamentos, pedidos de recursos, pagamento de faturas, gerenciamento de agendamentos, garantia da compatibilidade da escola com as leis e regulamentos relevantes, contratação de funcionários e outros são demorados. Veja o agendamento, por exemplo. É uma das tarefas de administração mais exigentes que é quase impossível de colocar em um algoritmo. O planejamento é sempre feito por uma pessoa – o software de BI não cria automaticamente uma programação, mas destaca as lacunas em uma agenda gerada por humanos. Por exemplo, a solução de Business Intelligence focará sua atenção nos lapsos de horário quando o professor tiver apenas a primeira e a quarta aulas, e você poderá gerenciar o tempo de seus funcionários de forma mais adequada e eficaz.

3. Relatórios simplificados com maior visibilidade dos processos

Com o BI, os dados para diferentes tipos de relatórios, juntamente com as principais informações dos patrocinadores, são coletados automaticamente. Em vez de várias tabelas com texto e números, ele é envolto em visualizações de dados fáceis de entender. Quando o relatório é baseado na visibilidade clara dos processos escolares, a administração pode não apenas captar informações, mas obter insights realmente valiosos a partir delas. A análise de dados devidamente organizados e apresentados ajuda a encontrar novas formas de poupar dinheiro para a escola.

4. Capacidade de prever mudanças futuras

O BI na educação casado com o Machine Learning (ML) pode ser usado para revisar onde você terminará se decidir fazer alterações ou permanecer no caminho atual. Por exemplo, a tecnologia ajudará você a monitorar a matrícula dos alunos e o tamanho da turma para planejamento de recursos e cálculo de requisitos e pagamentos de financiamento estadual. Funciona da mesma forma com atividades extracurriculares como eventos esportivos, limpeza, segurança, palestras, etc. As soluções de BI coletam os dados sobre elas e, com base nos gastos de anos anteriores, fazem suposições sobre gastos futuros para que você possa alocar seus orçamento com sabedoria.

5. Visibilidade do funcionário

O contrato do professor de matemática termina no mês que vem, o professor de música está de licença maternidade em dois meses... Quantas situações como essas você precisa ter em mente para tomar decisões sobre prorrogações de contrato ou contratação de novos professores a tempo? O BI o ajudará a acompanhar essas datas. Além disso, o Business Intelligence na educação pode ser visto como uma possibilidade de monitorar o estado e a carga de trabalho dos professores para evitar o esgotamento. A pesquisa da NEA revelou que 55% dos professores nos EUA estão planejando deixar a educação por causa do esgotamento. Com o BI, você poderá perceber se os horários de alguns professores estão sobrecarregados e realocar a carga de trabalho. Se você evitar a rotatividade de funcionários, será um valor adicional para pais e alunos, pois ninguém fica feliz quando os professores mudam constantemente.

6. Fácil identificação de comportamentos de risco entre os alunos

A tecnologia também ajuda a observar, coletar e analisar o comportamento dos alunos para realizar avaliações de risco. Tal abordagem contribui para tornar a escola um espaço mais seguro. Por exemplo, em um painel, os professores podem deixar notas sobre o comportamento dos alunos. A solução de BI visualizará a frequência desses comentários e o grau de sua importância. Usando-o, a administração da escola é capaz de destacar quando o comportamento de um aluno é perturbador para os outros e tomar medidas para evitar que esses comportamentos de risco se transformem em acidentes graves.

7. Maior envolvimento dos patrocinadores

Análises simples e claras ajudam a atrair patrocinadores e mantê-los engajados nas iniciativas da escola. Há uma chance de que eles se aprofundem em relatórios de planilhas, enquanto painéis informativos e convenientes têm uma chance maior de chamar sua atenção.

Além disso, o Business Intelligence na educação permite gerar recursos visuais para patrocinadores automaticamente. Sem o software de BI, a equipe de administração geralmente gasta de 2 a 3 semanas para reunir e preparar todas as informações necessárias.

Como o BI influencia o cenário educacional para professores?

As tarefas dos professores são as que podem ser significativamente alteradas para melhor com as soluções de BI. A aplicação de Business Intelligence na educação ajuda a:

1. Reduza o tempo e o esforço gastos em uma papelada

Os professores em tempo integral trabalham de 51 a 57 horas por semana e gastam mais da metade desse tempo em atividades não docentes. Não é à toa que o nível de depressão entre os profissionais da educação é muito maior do que na população geral – 32% vs. 19%. Ao mesmo tempo, quase metade dos professores não compartilha seus problemas de saúde mental com ninguém no trabalho, pois temem a estigmatização.

A aplicação de Business Intelligence na educação pode salvar os professores de queimar o óleo da meia-noite e minimizar o impacto negativo em sua saúde mental e física. Além de cuidar adequadamente do bem-estar de seus funcionários, você pode aproveitar a solução de BI para liberar o tempo dos professores para que eles possam acompanhar os alunos com baixo desempenho ou melhorar suas qualificações.

2. Acompanhe o progresso dos alunos em tempo real e corrija-o rapidamente

Ter dados sobre o desempenho dos alunos praticamente em uma bandeja de prata permite que os professores avaliem seu progresso, identifiquem talentos a tempo ou identifiquem problemas e encontrem rapidamente maneiras de corrigi-los. A solução de BI ajuda os professores a acompanhar o caminho de aprendizagem dos alunos continuamente, em vez de uma análise pós-factum no final do período letivo.

Os professores podem ter um pressentimento sobre quais alunos precisam de mais atenção em alguns pontos, mas o software de BI apoia esse palpite profissional com dados reais de uma forma fácil de entender. Construir planilhas para analisar dados de desempenho e frequência é demorado, mesmo para um aluno, sem mencionar que a análise deve ser feita para uma média de 25 alunos por turma.

Agora, imagine que um professor queira adicionar um terceiro fator para análise, por exemplo, dados de bem-estar ou fatores familiares como divórcio, pais solteiros, violência etc., que indiquem que um aluno precisa de um pouco mais de ajuda. Isso geralmente significa que o professor precisa começar a construir uma nova planilha, e pode parecer que ele/ela tem que desistir de seus planos de fim de semana para terminar o projeto.

Aproveitando o BI na educação, você usa o tempo dos professores de forma mais eficaz, mantendo-os ocupados apenas analisando informações processadas automaticamente.

3. Envolva os pais no processo educacional com informações significativas sobre seus filhos

Dados organizados e estruturados também são convenientes para serem compartilhados com outras pessoas. Economiza tempo dos professores para se prepararem para suas reuniões com os pais dos alunos. O tempo liberado pode ser gasto em uma análise mais profunda e cuidadosa das informações coletadas automaticamente.

Aqui está um exemplo de um painel onde os professores de sala de aula podem monitorar as pontuações de engajamento de seus alunos em diferentes disciplinas, frequência e nível de desempenho em todas as disciplinas e revisar esses parâmetros em detalhes para alunos e disciplinas específicos.

Os professores das disciplinas podem deixar comentários para tornar mais fácil para os professores e pais em sala de aula entenderem completamente o sucesso dos alunos na aprendizagem de tópicos específicos ou da disciplina em geral.

Como o Business Intelligence no setor educacional está ajudando os pais?

Como as crianças passam uma parte significativa do seu tempo estudando, é naturalmente importante que os pais sejam informados sobre as atividades educacionais e o bem-estar de seus filhos na escola. As soluções de BI fornecem aos pais:

1. Visibilidade em tempo real do progresso de seus filhos e possibilidade de manter contato com os professores

A razão mais comum pela qual os pais não comparecem às reuniões da escola é que eles simplesmente não podem fazê-lo por causa de seu horário de trabalho. Nos EUA, a percentagem de famílias com filhos menores de 18 anos e com ambos os pais a trabalhar a tempo inteiro é de 59,8%, entre os países europeus a taxa média é de 61% mas em alguns países escandinavos, ultrapassa os 80%. A tecnologia que simplifica e acelera as conversas entre professores e pais é cada vez mais valiosa nessas circunstâncias.

A tecnologia de BI permite que os pais acessem dados relacionados ao que seu filho está aprendendo. Ele os incentiva a se conectar com o professor de seus filhos e baixar materiais de aprendizagem se o aluno precisar fazer tarefas extras para melhorar suas notas. Graças a painéis simples, os pais podem ver o nível real de desempenho de seus filhos. A funcionalidade de painéis mais complexos dá aos pais a oportunidade de fazer perguntas aos professores sobre o processo de aprendizagem e obter suas respostas ou conselhos.

2. Manter contato próximo com seus filhos

Geralmente é fácil perguntar aos seus filhos do ensino fundamental sobre como estão as coisas na escola – eles tendem a compartilhar como foi o dia deles. Mas obter uma resposta para a mesma pergunta de adolescentes pode ser bastante complicado. É aqui que a solução de BI pode ser de grande ajuda. Ao analisar os comentários dos professores no painel do seu filho, você pode entender melhor seus interesses e problemas e encontrar os tópicos para discutir durante o café da manhã ou jantar. Essas pequenas conversas não são uma coisa pequena. Uma pesquisa da OCDE investigou as relações entre o desempenho dos alunos e o envolvimento dos pais no processo educacional e mostrou que apenas 52% dos pais em todo o mundo discutem o bem-estar de seus filhos na escola todos os dias ou quase todos os dias. Enquanto isso, os alunos cujos pais fazem isso pelo menos uma vez por semana são mais propensos a declarar um alto nível de satisfação com a vida e obter pontuações mais altas.

Assim, para os pais, o BI na educação torna a vida escolar de seus filhos a apenas um clique de um botão de distância.

3. Estar ciente dos aspectos não acadêmicos da vida escolar das crianças

Acompanhar o progresso da aprendizagem das crianças é essencial, mas também há outras coisas que interessam aos pais, por exemplo, refeições escolares. Com uma solução de BI, os pais podem ver o cardápio de café da manhã e almoço do mês seguinte e escolher entre opções alternativas como carne ou prato vegetariano, suco de frutas ao invés de leite, caso o aluno tenha intolerância à lactose. Isso é especialmente importante para os alunos do ensino fundamental que, por causa da idade, nem sempre conseguem identificar se podem comer determinados pratos. E quando os pais têm a oportunidade de decidir sobre um cardápio com antecedência, eles podem evitar a preocupação de que seu filho coma algo errado ou não coma nada.

Se o refeitório da escola suportar a tecnologia de pagamento por pulseira, os pais também podem monitorar o que seus filhos compram e colocar um limite na quantidade de compras.

Como a tecnologia de BI apoia os alunos?

A implementação de BI no setor educacional garante uma melhor experiência de estudo, ajuda os alunos a desenvolver seus talentos e também cria um espaço seguro para eles. A tecnologia oferece aos alunos:

1. Experiência de aprendizado personalizada

Como os professores podem acompanhar constantemente o desempenho individual de cada aluno, eles podem aconselhar materiais adicionais e planilhas personalizadas com base nos tópicos aos quais o aluno está preso. A pesquisa da RAND mostra que os alunos que começaram abaixo da norma nacional e depois tiveram a chance de alavancar a personalização no aprendizado atingiram essas normas no final do ano letivo e as superaram em dois anos.

“Os alunos prosperam fazendo um trabalho que é desafiador, mas possível e, portanto, recompensador quando clicado”, compartilhou Brian Galvin, diretor acadêmico da Varsity Tutors.

2. Confiança no apoio psicológico seguro disponível a qualquer momento

Muitas escolas têm um psicólogo ou conselheiro disponível, mas apenas ter um não é suficiente para os alunos procurarem ajuda se precisarem, pois não podem ter certeza de que seus dados privados estarão seguros. As escolas devem dar aos alunos a possibilidade de pedir conselhos ou ajuda anonimamente e dar-lhes a oportunidade de um encontro pessoal com o especialista com base no seu consentimento. O que isso tem a ver com BI na educação? O software de Business Intelligence permite aos psicólogos coletar as solicitações do aluno e combiná-las com os dados sobre seu nível de frequência para uma compreensão mais profunda da situação, caso o aluno queira divulgar sua identidade. Tal abordagem ajuda as escolas a cuidar melhor do estado psicológico dos alunos, do clima emocional nas aulas e, por exemplo, a perceber casos de bullying nos estágios iniciais.

3. Planejamento de carreira no ensino médio

Imagine como pode ser mais fácil para os alunos escolherem sua futura profissão se os dados sobre seu desempenho em diferentes disciplinas forem coletados automaticamente ao longo de toda a vida escolar e apresentados em um painel claro. Dessa forma, os alunos obtêm retratos digitais completos de si mesmos, refletindo todos os seus pontos fortes e fracos. Além disso, esses painéis podem mostrar as faculdades e universidades mais adequadas para admissão de acordo com os interesses do aluno e análise de pontuação. Também é possível destacar disciplinas ou áreas onde é necessário melhorar se o aluno quiser se matricular em uma determinada universidade e escolher um curso específico.

Se juntarmos todos os stakeholders que o BI ajuda no processo educacional, obteremos esse mapa mental.

Maximize suas oportunidades para analisar os dados

As possibilidades que surgem com a aplicação do Business Intelligence na educação são inúmeras. No entanto, não é sem uma mosca na pomada também. Há tantos dados a serem coletados e analisados, que você pode experimentar paralisia e fadiga de dados antes mesmo de iniciar sua iniciativa de Business Intelligence. Portanto, é fundamental desenvolver uma estratégia incremental e bem pensada para implementar o software de BI – determinar o que você precisa já é metade da batalha. Encontrar o parceiro de tecnologia certo, que possa desenvolver e implementar alguns componentes de BI ou uma solução completa, deve ser parte integrante do planejamento do seu projeto. Especialistas em BI com experiência relevante no setor ajudarão a identificar todas as possíveis armadilhas com antecedência e alcançar os objetivos desejados da maneira mais eficiente, para que você só tenha que aproveitar como o Business Intelligence está mudando a maneira como você trabalha para melhor.

Para saber por onde começar, marque uma consulta com nossos especialistas em BI.

O artigo foi originalmente publicado aqui