Como dominar a arte do planejamento e orçamento de negócios

Começar um negócio é um desafio: você tem que trabalhar duro e fazer o seu melhor para garantir o seu sucesso. No entanto, o trabalho não termina mesmo quando o seu negócio se torna operacional. Você ainda tem que fazer muito mais para garantir que ele continue no caminho certo.

Claro, pode ser difícil, especialmente para os iniciantes. Parece que você tem que ficar de olho em tantas coisas e se concentrar em tantas tarefas urgentes todos os dias que não sobra tempo para o planejamento e orçamento do negócio. No entanto, é muito importante encontrar esse tempo, porque o planejamento e o orçamento do negócio são, na verdade, uma das coisas mais importantes para o sucesso do negócio.

Por quê então? Porque um plano permite que você entenda melhor como vê o seu negócio, como deseja desenvolvê-lo e assim por diante. Ao criar um plano, você define metas que deseja atingir, bem como define as formas de avaliar o sucesso do seu negócio.

Basicamente, o planejamento oferece todas as ferramentas necessárias que você pode usar para melhorar seus negócios no futuro próximo. No entanto, isso só acontece quando o planejamento é feito corretamente.

O que incluir no seu plano anual?

Se você deseja criar um plano de negócios perfeito, precisa saber o que deve ser incluído nele e qual será o tamanho dele. Obviamente, não há limitações estritas para o tamanho de um plano de negócios, pois cada negócio é diferente. No entanto, se você está fazendo isso pela primeira vez, recomendo começar com um plano anual: não é muito grande e nem muito curto.

Um bom plano anual deve incluir as seguintes coisas:

• um resumo executivo
• uma lista de produtos e serviços que você oferece (ou planeja oferecer este ano)
• uma descrição detalhada do seu mercado-alvo
• um plano financeiro
• um plano de marketing, bem como um plano de vendas
• marcos e métricas
• uma descrição de sua equipe de gerenciamento

Para escrevê-lo da melhor maneira possível, você precisa gastar algum tempo pensando sobre o status atual da sua empresa e como ela deve estar até o final do ano. Descreva seu mercado-alvo, pense nas metas que devem ser alcançadas este ano, nos produtos e serviços que devem ser lançados.

Visualize as informações para facilitar a visão geral (isso é especialmente importante para aqueles que não têm muita experiência em planejamento). Você pode usar gráficos e diferentes tipos de diagramas, como mapas mentais, para visualizar e organizar suas ideias e planos.

Tente escolher alguns objetivos principais para sua empresa e adicione-os ao plano anual sendo o mais específico possível: por exemplo, se você deseja aumentar seus ganhos, deve especificar em quanto (10%, 15% etc.). Também é bom pensar nos obstáculos que você pode enfrentar e pensar em algumas maneiras de minimizar os riscos potenciais que podem ocorrer.

Lembre-se de que, embora um plano de negócios tenha que ser específico e detalhado ao escrevê-lo, ele não deve permanecer estático até o final do ano. Nenhum negócio é previsível o suficiente para que isso aconteça: você deve entendê-lo e se preparar para agir rapidamente, adicionando mudanças em um plano de negócios se algo inesperado acontecer.

Ciclo de Planejamento de Negócios

Como eu disse, o planejamento de negócios típico não é uma coisa estática – na verdade, é um ciclo que geralmente se parece com isso:

• Você leva algum tempo para avaliar a eficácia do seu negócio. Para isso, você deve comparar seu desempenho atual com o do ano passado – ou com metas estabelecidas no início deste ano.
• Então você tem que pensar nas oportunidades que podem aparecer, bem como nas ameaças que você pode enfrentar.
• Lembre-se dos sucessos e fracassos que sua empresa experimentou ao longo do ano passado. Analise-os e pense no que pode ser feito para repeti-los/evitá-los.
• Pense nas principais metas de negócios que você gostaria de alcançar e certifique-se de adicioná-las ao novo plano anual (ou editar o antigo de acordo com elas).
• Crie um orçamento.
• Trace metas de orçamento.
• Complete o plano.
• Certifique-se de revisá-lo regularmente (todos os meses, a cada três meses, etc.), fazendo alterações, se necessário.

Repita todo o ciclo.

Planejamento e orçamento empresarial

Quando uma empresa ainda é pequena e está crescendo, pode parecer desnecessário planejar seu orçamento. No entanto, é crucial se você quiser evitar riscos financeiros e poder investir em oportunidades quando elas aparecerem.

Além disso, com o rápido crescimento do seu negócio, você pode se encontrar em uma situação em que não consegue mais controlar todo o dinheiro. A expansão do negócio geralmente inclui a criação de diferentes departamentos responsáveis ​​por coisas diferentes – e cada um desses departamentos precisa ter seu próprio orçamento.

Como você vê, quanto maior o seu negócio se torna, mais complicado ele fica. Embora não haja problema em não controlar cada centavo sozinho, ainda depende de você garantir que sua empresa continue crescendo em vez de se tornar não lucrativa. Por isso é tão importante criar um planejamento orçamentário que permita que você entenda a receita exata que seu negócio traz até o final do mês e o valor dela, você pode economizar ou gastar em coisas diferentes.

É importante lembrar que um plano de negócios não é uma previsão de forma alguma. Ele não prevê quanto dinheiro você ganhará até o final do ano. Em vez disso, é uma ferramenta para garantir que seu negócio permaneça lucrativo mesmo depois de cobrir todas as despesas necessárias.

Além disso, um plano de negócios também garante que você terá a oportunidade de investir dinheiro em projetos futuros, financiar tudo o que precisa ser financiado este ano e cumprir todos os objetivos de negócios.

Benefícios de um orçamento empresarial

Todo o planejamento orçamentário tem muitos benefícios:

Ele permite avaliar o sucesso do seu negócio: quando você sabe exatamente quanto lucro seu negócio lhe deu no início do ano, você pode compará-lo com o lucro até o final do ano, entendendo se suas metas financeiras foram atendidos ou não.

Permite gerir o dinheiro de forma eficaz: por exemplo, se poupar dinheiro para gastos únicos previstos, não será apanhado de surpresa por eles.

Ajuda a identificar os problemas antes que eles realmente aconteçam: por exemplo, se você avaliar seu orçamento e perceber que a renda que sobra depois de cobrir todas as despesas é bem pequena, você entenderá que precisa lucrar mais este ano.

Ele ajuda a tomar decisões mais inteligentes, investindo apenas o dinheiro que você pode investir.

Ele permite que você gerencie seu negócio de forma mais eficaz, alocando mais recursos para os projetos que mais precisam deles.

Ajuda a aumentar a motivação da equipe.

Basicamente, quando você tem um plano de orçamento pronto, você tem suas costas cobertas.

Como criar um orçamento?

Existem tantos artigos escritos sobre como criar um orçamento empresarial perfeito, mas a maioria deles se resume a essas 5 coisas simples:

• Avalie suas fontes de renda. Você precisa descobrir quanto dinheiro sua empresa traz diariamente para entender quanto dinheiro você pode investir e gastar.

• Faça uma lista de suas despesas fixas. Estes repetem-se todos os meses e a sua quantidade não muda. Algumas pessoas esquecem de excluir da renda mensal a quantia necessária para cobrir essas despesas, mas é importante fazer isso para ter uma compreensão clara do seu orçamento.

• Não se esqueça das despesas variáveis. Estes não têm um preço fixo, mas ainda têm de ser pagos todos os meses. Invente uma quantia aproximada que você terá que pagar e inclua-a em seu orçamento.

• Preveja suas despesas únicas. Toda empresa precisa deles de vez em quando, mas se você planejar seu orçamento esquecendo essas despesas, gastar dinheiro com elas pode afetá-lo muito e não de maneira positiva.

• Quando você lista todas as fontes de receitas e despesas, é hora de reuni-las. Avalie quanto dinheiro você terá a cada mês depois de cobrir todas essas despesas. Em seguida, pense em que parte dessa quantia você poderia investir em alguma coisa.

Embora todo um processo de criação de orçamento possa parecer muito complicado, você ainda deve encontrar tempo para fazê-lo. Vale totalmente a pena o esforço – além disso, esse plano pode ajudá-lo não apenas durante o próximo mês, mas também durante o próximo ano (se suas fontes de despesas e receitas não mudarem muito).

Claro, ainda é importante revisá-lo de tempos em tempos, fazendo alterações quando necessário. No entanto, o processo de revisão não será tão complicado quanto a criação de um plano orçamentário do zero.

Etapas-chave na elaboração de um orçamento

Se você nunca criou um plano de orçamento antes, pode cometer alguns erros orçamentários. No entanto, quando se trata de planejamento financeiro, o menor erro pode ter um impacto negativo. As dicas a seguir podem ajudá-lo a evitar facilmente a maioria dos erros, tornando seu plano de orçamento mais realista.

• Tente ir devagar

Quanto mais tempo você gasta no orçamento, melhor é para você. É difícil criar rapidamente um plano de orçamento impecável: há uma grande chance de você perder alguma coisa. É por isso que é vital certificar-se de que você listou todas as fontes de suas receitas e despesas e está bem preparado.

• Você pode usar os dados do ano passado

Os dados do ano passado podem ajudá-lo a ver melhor o quadro geral: você pode compará-lo com os dados deste ano, descobrindo se sua renda aumentou ou diminuiu. No entanto, você deve usá-lo apenas para comparação e como um guia. Você tem novas metas e recursos este ano, e o ambiente em que está trabalhando também mudou, portanto, seu planejamento e estratégias atuais devem ser diferentes dos usados ​​no ano passado.

• Certifique-se de que um orçamento seja realista

A coisa mais importante sobre um plano de orçamento é que ele deve cobrir não apenas as despesas previsíveis, mas também as menos previsíveis. É claro que fazer previsões é difícil, mas usar dados anteriores junto com alguns outros planos de negócios como exemplos pode facilitar todo o processo.

Um orçamento também precisa ser detalhado: as informações que ele contém devem permitir que você monitore todos os principais detalhes do seu negócio, sejam vendas, custos e assim por diante. Você também pode usar algum software de contabilidade para um gerenciamento mais eficaz.

• Não há problema em envolver as pessoas

Se o seu negócio é grande o suficiente, você provavelmente tem alguns funcionários responsáveis ​​por uma parte das operações financeiras. É bom envolvê-los também em um processo de criação de orçamento, usando seu conhecimento e experiência para prever algumas despesas, por exemplo. Se as pessoas envolvidas tiverem experiência suficiente, a combinação de seu profissionalismo e seu conhecimento tornará um orçamento mais realista e eficaz.

• A visualização ajuda

Vários gráficos e diagramas são tão populares nos negócios por um motivo: eles permitem rastrear suas receitas e despesas facilmente. Por exemplo, você pode criar um gráfico com base em seu plano e outro gráfico com base em um orçamento real e compará-los durante as revisões planejadas para ver se seu plano de orçamento funciona conforme o esperado ou não.

Como mencionei acima, é mais fácil controlar as finanças quando você administra uma pequena empresa. Esse negócio precisa apenas de um orçamento que é criado para um determinado período – na maioria dos casos, para um ano. Empresas maiores, no entanto, exigem algo mais. Eles têm vários departamentos, por isso é melhor criar vários orçamentos de uma só vez, adaptando cada um deles às necessidades de um determinado departamento.

Não se esqueça de revisar!

Já mencionei que uma revisão é um processo importante de todo planejamento e orçamento de negócios. Não importa quão bom seja seu plano, é impossível prever tudo com 100% de precisão. Seu negócio crescerá e o ambiente ao seu redor mudará, portanto, quanto mais rápido você reagir a essas mudanças, melhor será para você.

É por isso que você deve agendar revisões de orçamento de tempos em tempos. Eu recomendo começar revisando-o todos os meses e depois mudar para um cronograma mais confortável. A revisão mensal pode ajudá-lo a perceber as falhas do seu plano (o que é especialmente importante se você não tiver muita experiência nesse tipo de coisa), além de entender a estabilidade do seu negócio.

Se você perceber que não precisa fazer alterações com frequência, poderá começar a revisar seu plano a cada três ou seis meses (no entanto, recomendo fazer isso com mais frequência).

Você pode usar vários diagramas comuns para ajudá-lo. O melhor dos diagramas é que eles ajudam a visualizar bem os dados, o que é muito importante quando você precisa ver o quadro todo com mais clareza – e isso acontece frequentemente durante o planejamento orçamentário. Por exemplo, um diagrama ou gráfico da receita de sua empresa pode mostrar o quanto suas finanças cresceram durante um determinado período. Além disso, se você notar certas quedas em um gráfico (que não são previstas), você poderá reagir rapidamente, corrigindo coisas que deram errado.

O que você precisa considerar durante todo o processo de revisão? Primeiro, sua renda real. Provavelmente será diferente a cada mês: cada negócio tem seus próprios períodos de pico de vendas e de queda, e você precisa encontrá-los e lembrá-los para um planejamento mais eficaz no próximo ano. É importante verificar se a receita corresponde ao que você previu ou não: caso contrário, você deve descobrir por que isso aconteceu.

Em segundo lugar, você deve avaliar suas despesas reais. Veja se eles diferem do seu orçamento, o quanto eles o afetam, por que eles excedem suas expectativas (se o fizerem) e assim por diante.

Provavelmente, a melhor coisa sobre a revisão é que ela permite que você reaja rapidamente a todas as situações inesperadas, salvando sua empresa de possíveis problemas e quedas. Portanto, certifique-se de não ignorá-lo.

Conclusão

Como você vê, escrever um plano de negócios é um processo complexo. Você tem que estar muito atento, planejar tudo, começando com seus objetivos e terminando com suas despesas, considerar tantas coisas e envolver outras pessoas no planejamento se possível. Além disso, você também precisa aprender o tempo todo, revisando seus planos, fazendo mudanças, encontrando maneiras de reagir a situações inesperadas.

Mas, embora isso possa parecer uma coisa difícil de fazer, é muito conveniente para todos que desejam gerenciar seus negócios com sucesso. O planejamento tira muito dos seus ombros e facilita todo o processo de execução do negócio. Você pode avaliar a eficácia do seu negócio observando o aumento de renda mensal, as metas que deseja alcançar e assim por diante. Você também é capaz de prever as possíveis quedas do seu negócio e usar as ferramentas que você tem para minimizar todos os riscos.

Você pode avaliar a eficácia do seu negócio observando o aumento de renda mensal, as metas que deseja alcançar e assim por diante. Você também é capaz de prever as possíveis quedas do seu negócio e usar as ferramentas que você tem para minimizar todos os riscos.

Espero que este guia o ajude a criar um orçamento e planos de negócios fortes e realistas e implementá-los com sucesso na administração de seus negócios. Se você tiver algumas dicas sobre planejamento de negócios e orçamento que deseja compartilhar, faça isso na seção de comentários abaixo!

Biografia do autor:

Kevin Nelson iniciou sua carreira como analista de pesquisa e mudou sua esfera de atuação para serviços de redação e marketing de conteúdo. Além de escrever, ele passa muito tempo lendo literatura de psicologia e administração em busca dos fundamentos das ideias de motivação. Sinta-se à vontade para se conectar com ele no Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.