Fontes e áreas de mudança no projeto | #47 Introdução ao gerenciamento de projetos

O índice de termos no final do livro PMBOK contém até 22 entradas para mudança de projeto. Eles variam desde o custo e a cultura de mudança nas organizações até as solicitações de mudança. O que então torna a mudança tão essencial nos projetos e como lidar com ela? O que é gestão de mudanças?

Como criar um registro de riscos do projeto? - índice:

1. Introdução
2. O que são mudanças e gerenciamento de mudanças?
3. Áreas de mudança no projeto
4. Mudanças durante o planejamento do projeto
5. Mudanças durante a implementação do projeto
6. Fontes de mudanças no projeto
7. Externo
8. interno
9. Resumo

Introdução

A mudança durante um projeto é quase inevitável, mas muitas organizações ainda parecem ignorar essa obviedade. Apesar de sua vida útil, seja três meses, um ano ou três, cada projeto contém fatores de risco que podem resultar na renegociação do gerente de projetos com as partes interessadas sobre a execução executada. Se, por outro lado, a equipe do projeto aprender lições continuamente com as tarefas em mãos, melhorias e mudanças na organização do trabalho resultantes de um melhor entendimento dos requisitos das partes interessadas também podem ocorrer.

O que são mudanças e gerenciamento de mudanças?

O PMBOK define mudança como:

“Uma modificação em qualquer entrega formalmente controlada, componente do plano de gerenciamento do projeto, documento do projeto.”

Isso pode incluir modificação em relação a:

• objetivo do projeto,
• prioridades,
• agendar,
• marcos do projeto, ou
• divisão de trabalho na equipe do projeto.

A gestão de mudanças, por outro lado, é definida como:

“Uma abordagem abrangente, cíclica e estruturada para a transição de indivíduos, grupos e organizações de um estado atual para um estado futuro com benefícios comerciais pretendidos.”

Mas em quais áreas do projeto um gerente de projeto deve prestar mais atenção para se preparar para o gerenciamento de mudanças?

Áreas de mudança no projeto

Alterações em um projeto podem ocorrer em qualquer estágio de seu ciclo de vida, mas você deve prestar mais atenção àquelas que ocorrem durante a fase de planejamento e implementação do projeto.

Mudanças durante o planejamento do projeto

De acordo com o PMBOK, no estágio de planejamento, a equipe do projeto, juntamente com o gerente do projeto, deve preparar um esboço do processo para adaptar as atividades atuais às mudanças e desenvolvimentos emergentes. Em outras palavras, eles precisam planejar como implementá-lo. Isso pode incluir:

• alterações de fluxo de trabalho,
• remodelagem das prioridades de tarefas incluídas no backlog, e até mesmo uma projeção para resoluções tão radicais como
• reformulando o objetivo principal do projeto

Mudanças durante a implementação do projeto

As mudanças ocorridas durante a fase de implantação do projeto devem seguir a metodologia adotada, respectivamente:

• Cachoeira – os ajustes requerem um processo formal de aprovação e alterações na documentação do projeto,
• Agile – são uma parte natural do processo e são introduzidos de forma contínua, atualizando o backlog e ajustando as atividades da equipe,
• Scrum – como uma das metodologias ágeis, o Scrum também assume que as transformações são inevitáveis. Mas antes de tomar medidas, a equipe deve cumprir as metas do Sprint que iniciou,
• Prince2 – aqui o plano de projeto deve definir cuidadosamente no início e as alterações minimizadas pelo design. No entanto, se você tiver que fazer transições, certifique-se de documentar adequadamente e consultar as partes interessadas.

O Gerente de Projeto deve reconhecer que todos os ajustes afetarão outros elementos do projeto, às vezes de forma imprevisível. Por exemplo, a introdução de uma solução técnica que facilite uma tarefa pode complicar significativamente a execução de outra, aumentando os custos, alterando o escopo do trabalho e afetando a qualidade da execução.

Fontes de mudanças no projeto

Quando a dinâmica do ambiente de negócios e a inovação do projetado aumentam, as modificações podem alterar quase todas as esferas de execução de tarefas. Suas fontes se enquadram em duas categorias principais:

• Externo – vindo de fora da equipe do projeto, e
• Interno – resultante de processos que ocorrem durante a implementação de tarefas específicas.

Externo

As fontes externas mais comuns de alterações de design são:

1. Mudanças nos requisitos do cliente. Os requisitos do cliente são um componente chave de qualquer projeto. Eles podem mudar devido à evolução do ambiente de negócios, ao surgimento de novas necessidades ou à concorrência. Quando os requisitos do cliente mudam, o Gerente de Projeto deve analisar cuidadosamente como isso pode influenciar o projeto e se é possível fazer ajustes sem comprometer a qualidade, o tempo ou o custo. Por exemplo, se o cliente decidir remodelar os requisitos da interface do usuário, ele pode reformular a estrutura do código, o que pode, por sua vez, reorganizar o cronograma e aumentar os custos.
2. Cortes de orçamento. As reduções orçamentárias podem resultar da difícil situação financeira da organização, uma mudança de prioridades ou o surgimento de novos projetos. No caso de cortes orçamentários, o Gerente de Projeto deve tentar atingir as metas com menor custo. Isso pode significar:
• redução do escopo de trabalho,
• encurtando o cronograma,
• redução de tamanho,
• uso de terceirização, ou
• outros usos dos recursos existentes da organização.
3. Mudanças no ambiente de negócios. As modificações introduzidas na legislação, o surgimento de novas tendências ou a conversão de concorrentes podem afetar o objetivo do projeto ou os requisitos do cliente. No caso de mudanças tão difíceis de prever, o Gerente de Projeto deve estabelecer contramedidas para minimizar o impacto da mudança no projeto e melhorar o alcance dos objetivos.

interno

As mudanças internas são devidas a fatores relacionados à tarefa. Os mais significativos incluem:

1. Aprendizagem dos membros da equipe. Mudanças internas em um projeto podem decorrer do processo de aquisição de novos conhecimentos pelos membros da equipe. Quanto mais experiente a equipe, maior a probabilidade de desenvolver habilidades que lhes permitam um melhor desempenho.

Um exemplo é quando um programador percebe que seu código não é muito legível e decide explorar a escrita de um código limpo. Eventualmente, ele pode propor modificações que afetarão positivamente a qualidade do projeto.


2. Uma melhor compreensão dos requisitos do cliente e especificações do produto. Durante o projeto, a compreensão da equipe sobre as expectativas do usuário pode se expandir. Isso pode resultar em um desejo de alterar o escopo do trabalho ou adaptar a tecnologia para atender às necessidades identificadas do cliente. Por exemplo, depois de realizar pesquisas com usuários, a equipe do projeto pode decidir introduzir novas funcionalidades que foram solicitadas pelas pessoas pesquisadas.
3. Mude a organização do trabalho depois de aprender com o fluxo de trabalho atual. Como resultado da aquisição de novos conhecimentos, podem surgir ideias para melhorar os processos, introduzir soluções inovadoras ou modificar o cronograma. Ao analisar o fluxo de trabalho atual, a equipe do projeto pode identificar erros e possíveis melhorias e, consequentemente, fazer alterações para agilizar o trabalho. Por exemplo, eles podem encontrar diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos mais adequadas para simplificar processos e aumentar a produtividade.

Resumo

O gerenciamento de mudanças é fundamental para o sucesso do projeto. Alterações de projeto são inevitáveis ​​e decorrem de fontes externas e internas. Dependendo do estágio do ciclo de vida do projeto, você deve elaborar um plano apropriado para adaptar as atividades atuais às mudanças emergentes. O gerenciamento de mudanças requer um processo eficaz de comunicação e coordenação entre a equipe do projeto e as partes interessadas. Portanto, o gerente de projeto tem um osso duro de roer: permanecer flexível e aberto a mudanças, mas ao mesmo tempo manter o controle para evitar efeitos negativos no projeto.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

Ver todas as postagens

Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
17. O domínio do planejamento no gerenciamento de projetos
18. O que é um cronograma de projeto e para que serve?
19. Como usar marcos em um projeto?
20. Projeto de execução
21. Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido?
22. Importância do encerramento do projeto
23. Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham
24. 4Ps da gestão: projeto, produto, programa e portfólio
25. Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projetos
26. Habilidades mais úteis do gerente de projetos
27. Como se tornar um gerente de projetos?
28. 5 livros que todo gerente de projetos deveria ler
29. Como configurar uma equipe de projeto?
30. Estrutura analítica do trabalho - como delegar trabalho em um projeto?
31. Como liderar uma equipe durante o trabalho híbrido?
32. Os desafios que os gerentes de projeto enfrentam ao trabalhar com uma equipe
33. Tipos de reuniões de projeto
34. Monitoramento de projetos. Quais parâmetros observar?
35. Como escrever um convincente
36. Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo?
37. Estudo de viabilidade – podemos implementar este projeto?
38. Análise de riscos em projetos e ferramentas para facilitá-la
39. Como criar uma carta de projeto?
40. O que é um registro de partes interessadas?
41. Gráfico de Gantt no planejamento de gerenciamento de projetos
42. Como criar um orçamento de projeto?
43. Gestão do tempo no projeto
44. Como criar um registro de riscos do projeto?
45. Estratégias de gerenciamento de riscos do projeto
46. marketing do projeto
47. Fontes e áreas de mudança no projeto
48. Modelos de mudança de gerenciamento de projetos
49. O que há depois do Agile? Métodos em gerenciamento de projetos