Lista de verificação para implementação de ERP bem-sucedida e segura: desafios e melhores práticas

Uma implementação de ERP raramente será perfeita, mas com planejamento e compreensão cuidadosos, você pode garantir que ela se ajuste ao seu cronograma e orçamento. Isso pode parecer intimidador, mas usar a lista de verificação abaixo fará com que o processo corra bem.

As principais expectativas de ERP de qualquer empresa

Hoje, a solução de software ERP está disponível para quase todos os tipos de negócios. Em geral, cada empresa tem suas próprias expectativas em relação ao software ERP.

• Processos de negócios simplificados: Ao automatizar e integrar seus processos de negócios, o sistema ERP aumenta a produtividade e reduz os custos de mão de obra e tempo. À medida que o negócio cresce, torna-se necessário atualizar o sistema da empresa para que exija menos mão de obra. Isso dará aos membros da equipe mais tempo para lidar com reclamações complexas em vez de responder a perguntas simples uma a uma.

• Melhor análise de dados: espera-se que o ERP transforme a maneira como uma empresa coleta e analisa seus dados. Isso ajudaria a gerência e os líderes a identificar com precisão os insights de toda a operação de negócios rapidamente.

• Operações de negócios mais eficazes: O moderno sistema ERP promove a eficiência dos negócios tornando a colaboração mais rápida e fácil. Você pode atender às necessidades de seus parceiros e partes interessadas com um sistema ERP e pode melhorar a produtividade e o moral dos funcionários automatizando tarefas repetitivas.

Principais desafios de implementação de ERP enfrentados pela administração

Desafios de implementação de ERP que podem dificultar o gerenciamento e os usuários finais, se não forem atendidos.

• Aprovação da alta administração

  A implementação do ERP geralmente leva mais tempo do que o esperado devido a uma resposta lenta das autoridades superiores. A alta administração deve estar completamente envolvida no processo seguro de implementação do ERP.

• Processo de integração

  Ao implementar aplicativos ERP, um dos principais desafios é determinar quais processos integrar. É comum que empresas com várias divisões enfrentem esse tipo de desafio.

• Treinamento adequado

  Educar a equipe sobre o novo sistema ERP é essencial antes e depois de sua implementação. No início, os funcionários podem ficar ressentidos com a adoção do novo software ERP. No entanto, treinamento e motivação adequados podem resolver o problema.

• Desafios com a migração de dados

  Como o sistema ERP está substituindo os sistemas legados, isso causa desafios de migração de dados. Pode haver incompatibilidades entre os dados dos sistemas legados e os sistemas ERP.

  Um plano de implementação adequado pode superar esse problema. Ao fazer isso, você pode obter uma melhor compreensão das várias modificações que podem ser necessárias para um novo sistema.

• Problema de flexibilidade

  Os sistemas ERP às vezes não são flexíveis o suficiente. Isso significa que não pode ser configurado de acordo com o processo de negócios atual. Uma empresa neste momento precisa dar um passo para trás e se ajustar aos requisitos do sistema ERP. Você pode eliminar esses problemas selecionando o software ERP apropriado para o seu negócio.

• Custos de implementação e atualizações de ERP

  As atualizações do sistema ERP são frequentemente necessárias para acompanhar as mudanças nos requisitos de negócios. É aqui que os fornecedores desempenham um papel importante. Procure um fornecedor que ofereça atualizações gratuitas sem envolver custos ocultos no momento da compra.

• Aceitação atrasada do usuário

  Apesar de ter o treinamento adequado, alguns funcionários ainda podem encontrar dificuldades para se ajustar ao novo software ERP. Assim, o processo de implementação pode ser planejado de forma customizada.

• Requisitos de hardware

  Para funcionar com eficiência, os sistemas ERP podem precisar de hardware avançado. Portanto, é recomendável investir em hardware apropriado para o sistema ERP que um usuário pretende implementar.

Leitura sugerida: Lista dos melhores softwares ERP gratuitos e de código aberto da Índia

Considerações de compra para software ERP

Você está pronto para investir em um bom software ERP? Espere, certifique-se de considerar esses fatores para uma implementação tranquila.

Prazo

• Qual é o cronograma esperado para uma implementação de ERP bem-sucedida e segura?
• Como seria um cronograma detalhado?
• Quais recursos devem ser fornecidos e quando?
• Onde podem ocorrer interrupções operacionais e quando?

Costumização

• Quanta customização pode ser esperada do sistema?
• O provedor realmente entende suas necessidades e processos de negócios exclusivos?

Gerenciamento de Projetos

• Como seu projeto será gerenciado pelo provedor?
• Você terá um único ponto de contato experiente e responsivo?
• Quais membros de sua equipe terão que estar envolvidos no processo de implementação?

Usabilidade

• Uma implementação de ERP segura e bem-sucedida depende muito da adoção do usuário.
• Avalie a intuitividade e a facilidade de uso do aplicativo em várias funções.

Custos de assinatura

• Qual é a estrutura de custos de um acordo de assinatura?
• Quanto dos custos são adiantados
• Quais são os custos mensais e são flexíveis?

Custos do projeto

• Existem custos adicionais envolvidos?
• Há algo que você deva ter um cuidado especial para entender o escopo do seu ERP?

Migração de dados

• Quais são as coisas que você deve saber sobre a migração de seus dados existentes?
• Você está alinhado com seu provedor de ERP para avaliar os desafios envolvidos na migração de sistemas legados, remoção de dados obsoletos ou redundantes, limpeza de dados e assim por diante?

Manutenção e atualizações

• Como você pode fazer modificações no sistema ERP depois de implementado?
• Quais atividades exigirão assistência do provedor de serviços ou programador ou de um consultor especializado?

Treinamento

• Existe algum recurso de demonstração ou treinamento oferecido?
• Custa alguma coisa, ou eles são oferecidos gratuitamente?

Ciclo de vida ou fases de implementação do ERP

Um bom entendimento dessas fases de implementação do ERP ajudará no melhor planejamento e execução.

• Etapa 1: seleção do pacote

  Em primeiro lugar, você deve escolher um software ERP adequado para o seu negócio com todos os módulos essenciais. Há uma grande variedade de opções disponíveis no mercado, e escolher a certa para o seu negócio pode ser um desafio. Esta etapa elimina quaisquer módulos de ERP que não tenham relevância para o seu negócio.

• Etapa 2: planejamento do projeto

  Um projeto deve ser planejado adequadamente antes de ser lançado para evitar surpresas no processo de implementação. Desde a seleção dos recursos certos até a atribuição de tarefas, o planejamento é vital para a implementação bem-sucedida do ERP.

• Etapa 3: análise de GAP

  Outra fase importante no ciclo de vida da implementação do ERP, a análise GAP é realizada para analisar o sistema atual de uma organização. Ao fazer isso, você pode identificar facilmente quais processos em seu planejamento de recursos empresariais requerem mais atenção.

• Etapa 4: reengenharia

  Para melhorar a eficiência e eficácia de um processo, a reengenharia é usada. Envolve várias alternâncias e mudanças com base no planejamento do projeto e na análise de lacunas.

• Etapa 5: treinamento

  Devido à implementação de um novo sistema, os funcionários terão que passar por um treinamento adequado antes que possam começar a usá-lo sem problemas.

• Etapa 6: Teste

  Esta é outra etapa essencial no ciclo de vida da implementação do ERP. Basicamente, o teste é realizado para determinar os erros para que possam ser resolvidos antes de implementar o processo de aplicação real.

• Etapa 7: Aplicação

  É durante esta fase que o sistema ERP é realmente implementado. Após coletar, analisar e converter todos os dados para serem alimentados no novo sistema, o sistema antigo é descartado e substituído pelo novo.

• Etapa 8: Manutenção

  Como parte do ciclo de vida do ERP, a manutenção é a última etapa. Após a implementação do novo sistema, os colaboradores que nele trabalham devem ficar a par dos mais recentes avanços tecnológicos. Além disso, os funcionários devem se familiarizar com as etapas necessárias para atualizar o sistema e mantê-lo em operação.

Leitura sugerida: Lista dos melhores softwares de ERP para imóveis na Índia

Lista de verificação de implementação de ERP bem-sucedida e segura

Siga estas listas de verificação de implementação de ERP para garantir que nada dê errado em todas as etapas.

Plano

• Postar a compra, desenvolver uma equipe de projeto para implementação de ERP.
• Identifique problemas comuns e etapas desnecessárias em processos de negócios documentando e avaliando seu estado atual.
• Organize reuniões recorrentes e chamadas iniciais.
• Identifique o escopo e os objetivos de seu projeto de implementação de ERP seguro antes de começar a desenvolver seu plano de projeto.

Preparar

• A equipe do projeto ERP deve finalizar o plano do projeto.
• Verifique se o plano do projeto está pronto para implementação obtendo a aprovação do comitê diretor e da equipe do projeto.
• Certifique-se de que os dados estejam limpos e compatíveis com o novo sistema ERP desenvolvendo uma estratégia de migração de dados.
• Prepare uma estratégia de backup e um plano de continuidade de negócios para dados.
• Estabeleça estratégias de capacitação de usuários para treinar todos os usuários e grupos de usuários.

Trem

• Conduzir treinamento para usuários finais de acordo com os planos de treinamento especificados no plano de gerenciamento de mudanças.
• Uma reunião de transição do cliente deve ser realizada com o fornecedor após o treinamento para auxiliar o cliente na adoção e propriedade do novo sistema.

Instalar

• Instalar software ERP relevante para os novos processos de negócios desenvolvidos como resultado do processo de planejamento.
• Inicie a migração dos dados estáticos iniciais.
• Se necessário, prepare a infraestrutura de hospedagem e hardware e crie planos para compartilhar dados entre departamentos.
• Conclua a instalação do software e a personalização do sistema.

Garanta o fluxo de dados

• Valide a precisão dos dados migrados e verifique se estão limpos e precisos, sem dados duplicados ou incorretos.
• Estabeleça um processo de mapeamento de dados para garantir um fluxo de dados suave entre áreas de negócios e departamentos como parte do processo de teste e ativação.

Avalie

• Teste todas as entradas e saídas relacionadas aos dados do usuário para que os processos possam ser claramente entendidos.
• Certifique-se de que todos os grupos de usuários e funções estejam operando de acordo com o planejado, confirmando a validade dos processos de negócios.
• Identifique e solucione quaisquer erros desconhecidos que possam ocorrer durante o teste de sua infraestrutura ou solução.

Obter suporte

• Encerramento do projeto com equipes de suporte e transição para suporte pós-implementação.
• Continuar a manter e dar suporte ao software por meio do treinamento dos usuários.

Leitura sugerida: Último melhor software de ERP para escolas na Índia

Como o software DataNote está garantindo a segurança do ERP?

A solução de software empresarial DataNote é um sistema ERP baseado em nuvem que permite que as empresas gerenciem seus dados sem comprometer a segurança dos dados. Sua estrutura proprietária OpenLogic é o que a distingue da implementação tradicional de ERP. Seus usuários não precisam compartilhar dados de negócios, segredos comerciais ou lógica de negócios enquanto simplificam diferentes processos.

O DataNote ERP agiliza os processos entre os departamentos e centraliza as informações para segurança. Ele mantém os requisitos de segurança padrão e fornece acesso restrito para gerenciar, editar e coautor.

Conclusão

Os sistemas ERP ganharam reconhecimento global por sua capacidade de fornecer vantagens competitivas com um aumento sem precedentes nas fusões, bem como uma fortaleza sobre os concorrentes. Um sistema ERP planejado e gerenciado com sucesso pode melhorar a produtividade dos funcionários e a satisfação do cliente. Assim, ele pode efetivamente aumentar os lucros usando poucos recursos.