Como os financiadores governamentais criam uma experiência positiva para o cidadão

Como qualquer relacionamento, a experiência de um cidadão com programas governamentais é composta por uma série de pequenos detalhes que constroem ou desgastam a confiança. Os riscos são elevados – cada interação com um programa de subsídios governamentais é um ponto de dados para as pessoas que molda a sua relação com as instituições públicas em geral.

Os financiadores governamentais estão perfeitamente conscientes do seu papel nesta relação. É por isso que tantos estão adotando a transformação digital. Querem encontrar-se com os cidadãos onde quer que estejam, para que possam criar programas que tenham um impacto real.

Ao fazerem esta transição, os financiadores governamentais têm de ser intencionais relativamente aos detalhes que moldam a experiência do cidadão, com consciência de como esses detalhes se enquadram em objectivos culturais e operacionais mais amplos.

Deixe os constituintes guiá-lo

Os próprios cidadãos são quem melhor sabe o que precisa. Busque a opinião dos membros da comunidade e inclua seus comentários em seu programa.

Fazer isso pode ajudá-lo a adotar uma abordagem colaborativa em relação à governança, o que, por sua vez, o ajudará a criar programas de subsídios mais acessíveis nos quais os cidadãos confiarão. Além disso, cria uma dinâmica positiva na qual os cidadãos se sentem inspirados a permanecerem engajados civicamente.

Não espere para começar a divulgação. Construa agora o envolvimento da comunidade em programas de subsídios para que você possa ouvir o que as pessoas querem e precisam antes que suas necessidades se tornem urgentes. Na cidade de Nova Iorque, o conselho municipal introduziu o orçamento participativo, que permite aos membros da comunidade influenciar diretamente a forma como o orçamento público é alocado. Este tipo de ciclo de feedback garante que a contribuição do público seja consistentemente incluída no processo de tomada de decisão e não seja algo único.

Quando você aprende o que as comunidades realmente precisam, você pode criar programas de subsídios que funcionem desde o início. Sem os insights deles, você corre o risco de começar no caminho errado e se preparar para uma correção de curso mais tarde.

O programa federal para salvar hospitais rurais é um excelente exemplo. Embora a intenção geral estivesse alinhada com as necessidades das comunidades, os detalhes não. Poucos hospitais optaram pelo programa porque este forçou as comunidades a abdicar de algumas coisas de que realmente precisavam, como os serviços de internamento.

Agora, os administradores do programa estão tentando ajustar os requisitos para atrair mais candidatos. Mas depois de um lançamento fracassado como esse, pode ser difícil recuperar. O sentimento público piora e os membros da comunidade não estão interessados ​​em colaborar quando sentem que os administradores do programa não estão em sintonia com as suas realidades diárias.

Buscar o feedback da comunidade antecipadamente coloca sua equipe no caminho certo. E garante que você estará pronto para necessidades repentinas quando surgirem crises.

Pare de tentar seguir sozinho

Os cidadãos nem sempre conhecem os detalhes de como as agências e os departamentos estão divididos. Muitos vêem as suas interacções com programas governamentais específicos como parte de uma relação única. Se os departamentos e programas não estiverem conectados, a experiência do cidadão pode tornar-se desarticulada e frustrante. Os membros da comunidade que interagem com diversas agências podem começar a sentir que um lado não sabe o que o outro está fazendo.

Procure quebrar os silos entre os programas e alinhar os seus esforços com outras instituições públicas. Em Houston, as autoridades formaram uma coligação entre agências públicas e organizações sem fins lucrativos locais e regionais com o objetivo de acabar com os sem-abrigo na cidade. Isto significava que, em vez de cada organização tentar resolver este enorme problema sozinha, elas poderiam colaborar e partilhar recursos.

A coligação trabalhou em conjunto para facilitar o acesso dos cidadãos que enfrentam a situação de sem-abrigo aos serviços. Estes cidadãos não tiveram de lidar com políticas e processos conflituantes entre agências ou navegar pelas lacunas que inevitavelmente se abrem quando os programas não são coordenados. A abordagem teve um enorme impacto, ajudando a reduzir o número de sem-abrigo na cidade em quase dois terços.

Oferecer aos cidadãos uma experiência consistente em todos os programas ajuda-os a compreender o que esperar quando interagem com agências governamentais. Com o tempo, eles desenvolverão uma competência sobre como os programas públicos funcionam em sua área, tornando mais fácil para eles se engajarem e permanecerem engajados.

Ao adotar um software de gerenciamento de subsídios governamentais, explore se uma solução pode atender a vários departamentos e agências. Isso proporciona aos cidadãos uma experiência consistente e permite compartilhar conhecimentos e descobertas entre as equipes. Para tornar a transição tranquila, considere usar um programa como campo de testes e, em seguida, dimensionar a solução de forma mais ampla.

Escolha os detalhes de back-end corretos

Neste ponto, a maioria das agências governamentais entende a necessidade da transformação digital. Mas, para funcionar bem, o seu sistema de gestão de subvenções precisa de incluir a tecnologia de back-end certa para criar uma excelente experiência de front-end para os cidadãos.

Meta nº 1: fornecer clareza

Quando os processos de solicitação de subsídios são confusos e complicados, as pessoas não se preocupam em se inscrever ou não conseguem o que precisam.

Nada ilustra melhor o que está em jogo do que os americanos que lutam para obter ajuda federal para catástrofes. Muitos deles têm dificuldade em satisfazer os requisitos destes programas, o que significa que, num momento de grande necessidade, não estão a obter ajuda. Como resultado, muitos enfrentam a situação de sem-abrigo.

Processos complicados também podem perpetuar desigualdades. Essa é parte da razão pela qual os programas federais de recuperação favorecem os proprietários brancos ricos.

Ao adotar um novo software, procure simplificar as aplicações e dar clareza aos cidadãos sobre o que exatamente eles precisam fazer em cada etapa para se qualificarem para o financiamento.

Recursos a serem procurados em um software de gerenciamento de bolsas

• Plataforma fácil de navegar com instruções claras antecipadamente
• Capacidade de baixar o formulário inteiro
• Questionário de elegibilidade para evitar que candidatos inelegíveis percam tempo na inscrição
• Comunicação no aplicativo

Meta nº 2: Priorizar a acessibilidade

A acessibilidade garante que todos os que deveriam poder aceder ao financiamento de subvenções o possam de facto fazê-lo. Basicamente, a acessibilidade dentro de um sistema de gerenciamento de subsídios consiste em marcar caixas que garantam que pessoas de todas as habilidades tenham o acesso de que precisam. O melhor de tudo é que quando você melhora a acessibilidade para alguns, você melhora a usabilidade para todos.

Mas a verdadeira acessibilidade vai além de uma abordagem simples para conhecer as pessoas onde elas estão. Exige que você entenda como as situações únicas das pessoas moldam a experiência delas com o seu programa. Por exemplo, a capacidade de alguém acessar o seu programa pode ser afetada pela insegurança habitacional, um desastre natural recente, doença, lesão ou uma série de fatores. Quando você estiver ciente dessas circunstâncias, poderá fazer a sua parte para criar as rampas de acesso de que os cidadãos precisam.

Recursos a serem procurados em um software de gerenciamento de bolsas

• Aplicativo compatível com dispositivos móveis
• Localização para comunidades específicas
• Colaboração em tempo real
• Suporte técnico ao vivo para candidatos

Meta nº 3: Reduzir o imposto sobre o tempo

“Imposto sobre o tempo” é a quantidade de tempo que leva para os cidadãos se envolverem com um programa governamental. Inclui todo o tempo necessário para encontrar oportunidades de financiamento, preencher solicitações e aguardar o pagamento.

A redução do imposto sobre o tempo diminui os encargos para as pessoas e organizações que tentam obter financiamento e melhora a experiência para todos.

O Programa Minnesota Frontline Worker é um exemplo de como a tecnologia pode ajudar a reduzir o tempo fiscal associado a um programa. O Departamento do Trabalho e Indústria, o Departamento do Emprego e Desenvolvimento Económico e o Departamento das Receitas uniram-se para entregar mais de 500 milhões de dólares aos trabalhadores da linha da frente.

Com o parceiro de software certo, conseguiram lançar o seu programa, analisar mais de 1,2 milhões de candidaturas e distribuir fundos em menos de seis meses. O portal do candidato era de fácil acesso e simplificou o envio. Devido à experiência positiva dos cidadãos, o programa ganhou prêmios e foi celebrado como uma história de sucesso bipartidária.

Recursos a serem procurados em um software de gerenciamento de bolsas

• Login único para candidatos
• Preenchimento automático de formulário inteligente
• Rascunhos salvos
• Distribuição de fundos ACH

Meta nº 4: Liberar sua equipe para ir mais fundo

Por mais importante que seja simples e fácil de usar a parte do seu pedido de subsídio voltada ao público, a experiência do cidadão também depende da facilidade de gerenciamento da sua equipe. Se sua equipe passa a maior parte do tempo presa a tarefas administrativas, ela não terá largura de banda para fazer muito mais.

O tempo que você economiza em tarefas administrativas libera você para fazer coisas como divulgação comunitária, desenvolvimento de programas e planejamento estratégico – todos essenciais para criar uma experiência positiva para o cidadão.

Recursos a serem procurados em um software de gerenciamento de bolsas

• Formulários fáceis de construir e ajustar
• Automações de fluxo de trabalho
• Capacidade de ajustar formulários de forma autônoma depois que um programa estiver no ar
• Relatórios e conformidade abrangentes
• Um especialista em implementação para ajudar a orientá-lo

Ligando os pontos

A transformação digital não se trata adotando um novo software para obter uma longa lista de novos recursos. Trata-se de ligar os pontos para entender como cada novo recurso melhora a experiência do cidadão. Adotar uma abordagem mais holística irá ajudá-lo a construir confiança e encorajar um envolvimento mais forte dos membros da comunidade.

Como o software de gerenciamento de subsídios mais confiável para governos, o Submittable foi desenvolvido para ajudá-lo a oferecer uma excelente experiência ao cidadão para cada programa que você executa.