Como colaborar com os clientes enquanto trabalha remotamente?

A pandemia da COVID-19 veio alterar a forma de funcionamento de muitas empresas e organizações, sobretudo devido ao “obrigar” a exercer as suas funções fora do escritório. No entanto, foi rapidamente reconhecido que o trabalho remoto tem vários benefícios, proporcionando aos funcionários maior flexibilidade, economia de tempo e custos de deslocamento reduzidos em primeiro lugar, e aos empregadores a capacidade de procurar talentos em uma área mais ampla, entre outros benefícios.

No entanto, esse tipo de mudança não veio sem desafios, principalmente pela falta de contato direto com os parceiros de negócios. Abaixo, explicamos como trabalhar com clientes em uma era de trabalho remoto generalizado para garantir que você alcance os mesmos resultados de antes.

Contato constante – a base da colaboração bem-sucedida com os clientes

Um dos aspectos mais importantes quando se trabalha com clientes é estar sempre em contacto com eles para que saibam a qualquer momento em que fase se encontra o trabalho, recebam de imediato as respostas às questões ou não tenham preocupações quanto ao resultado final. No caso do trabalho remoto, o contato direto pode ser facilmente substituído por reuniões online regulares (no mensageiro instantâneo escolhido), troca de e-mails ou telefonemas.

Para ambas as partes, esse tipo de oportunidade é uma comodidade considerável, pois economiza tempo e recursos financeiros (por exemplo, gastos com deslocamentos até as instalações do parceiro) – com o mesmo resultado. Neste sentido, pode ser particularmente útil definir uma data fixa para as reuniões (ex. semanais, quinzenais, mensais) em função das necessidades e forma de colaboração com o cliente. Desta forma, o controle sobre as atividades é assegurado com feedback constante.

Definição de objetivos comuns – para cuidar de ambos os lados em colaboração com os clientes

Tanto no trabalho presencial quanto no remoto, é importante definir claramente os objetivos e expectativas de ambas as partes. Portanto, antes de trabalhar com um cliente (e começar a implementar as atividades), é necessário discutir minuciosamente os requisitos, o escopo do trabalho e os resultados esperados – e o mais importante, as datas de conclusão e os marcos. Isso evitará mal-entendidos desnecessários, permitirá que você acompanhe o progresso e garanta que o produto final seja entregue conforme o esperado.

Para tanto, vale, primeiramente, compartilhar diversos tipos de documentos, protótipos ou maquetes regularmente, para que uma parte possa acompanhar o trabalho, e a outra parte possa receber feedbacks constantes (sugestões de mudanças, aprovação do rumo do desenvolvimento, etc.) que irão melhorar a execução das atividades.

Ferramentas online – para agilizar os processos implementados

Para facilitar a colaboração com o cliente durante o trabalho remoto, também vale a pena usar ferramentas especiais de gerenciamento de projetos (como o Firmbee). Tais soluções permitem que todos os autorizados acompanhem o andamento dos trabalhos, troquem informações, comuniquem-se, compartilhem arquivos, marquem reuniões e realizem diversos outros processos para agilizar o contato diário.

Dessa forma, você pode gerenciar facilmente o cronograma do projeto, atribuir tarefas, monitorar sua implementação e manter uma comunicação contínua. Tudo se torna uma grande comodidade para todos os envolvidos no tema e minimizará o número de dúvidas e dúvidas que surgirem.

Tempo de resposta rápido – para inspirar confiança

Querendo garantir uma colaboração eficaz com os clientes remotamente, você também deve se lembrar de tentar estar disponível para seus parceiros e não demorar em responder às suas mensagens (com equilíbrio entre vida pessoal e profissional, é claro). Se você não puder dar uma resposta completa imediatamente, informe-os, garantindo que recebeu a mensagem e retornará com feedback o mais rápido possível. Isso reforçará a confiança de seu parceiro em você e em sua equipe e também minimizará possíveis preocupações sobre as atividades em andamento.

Além disso, mostrar interesse e empatia pelas necessidades apontadas, ouvir e entender as diferentes perspectivas e responder às expectativas (principalmente quanto a correções ou direcionamentos para um maior desenvolvimento) ajuda a construir relacionamentos duradouros. Dada a natureza do ambiente remoto, vale a pena abordar esses aspectos com atenção e cuidado adequados.

Colabore com os clientes – resumo

Colaborar com clientes durante o trabalho remoto pode ser tão proveitoso quanto o trabalho presencial que envolve contato pessoal – desde que você se certifique de que seu parceiro seja tão bem cuidado quanto antes (embora de uma forma diferente). Sem dúvida, você será auxiliado por vários tipos de mensagens instantâneas e ferramentas que foram desenvolvidas pensando nessas situações (especialmente facilitando a construção de relacionamentos remotos).

No entanto, lembre-se de que o crucial é permanecer flexível às necessidades relatadas e pronto para se adaptar às mudanças nas situações. A busca constante pela melhoria de seus processos para garantir um atendimento de qualidade – independentemente do local, das formas de contato e da forma como você executa suas funções – é a chave para colaborar efetivamente com os clientes.

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de RH com excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolver.

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