Termos e condições: cenários essenciais que você pode não ter considerado

Publicados: 2018-08-11

Você tem aquela sensação de afundamento em seu intestino.

Este projeto não está indo bem.

Seu cliente continua mudando de ideia e você está gastando muito mais tempo do que havia permitido.

Eles não podem esperar que você faça todo esse trabalho extra sem nenhum custo, podem?

Bem, a menos que você tenha dito ao seu cliente que esta situação não foi coberta em sua cotação – sim, eles podem.

Digite: seus termos e condições (às vezes chamados de termos de serviço) .

Os termos e condições são muito parecidos com as regras de um jogo. Eles permitem que todos conheçam os parâmetros básicos em que devem operar e como todos os jogadores interagem.

Quando eu comecei Copywrite Matters eu tinha cerca de cinco termos e condições cortados, quero dizer 'inspirado por', exemplos que encontrei online. À medida que trabalhava com mais e mais clientes, encontrava cenários específicos que empurravam os relacionamentos para águas turvas.

Eu anseio por clareza. Expectativas claras tornam a vida muito mais fácil. Cada situação obscura que encontrei resultou em uma nova adição aos meus termos.

Benefícios dos termos e condições

Se você já se perguntou se realmente precisa de termos e condições, aqui estão três grandes razões pelas quais eles são obrigatórios.

Eles tornam suas inclusões e exclusões de serviço claras, para que você nunca precise explicar por que concorda com revisões intermináveis.
Eles esclarecem o que acontece em cenários desafiadores (como muitas revisões) ajudando a resolver disputas de forma mais rápida e amigável.
Eles aumentam sua imagem profissional graças a menos projetos que acabam em disputa.

Aqui estão algumas dicas sobre como criar seus próprios termos e condições (ou termos de serviço) e alguns cenários que você pode não ter considerado.

Dicas para criar seus T&Cs

Certifique-se de que eles estejam claros. Este não é o momento de ficar muito intelectualizado com sua linguagem e fingir que você é uma águia legal. Se você tiver a oportunidade de ter um representante legal para examiná-los, faça-o, mas, em última análise, você simplesmente precisa que seu cliente entenda suas responsabilidades. E o seu.

Certifique-se de que eles sejam abrangentes. Você não precisa cobrir todos os cenários possíveis, mas deve cobrir as áreas mais comuns de mudança ou desafio.

Inclua algumas definições.

O Cliente significa a pessoa ou empresa que formalmente celebrou o contrato. (É você)

Copywrite Matters refere-se à entidade comercial que negocia como Copywrite Matters, ABN xx xxx xxxxx. (Este sou eu)

Cotação significa um documento de proposta formal ou estimativas de preço fornecidas por telefone ou e-mail.

Resumo de redação aprovado significa os materiais nos quais o trabalho será baseado, sujeito à aprovação do Cliente.

Trabalho urgente significa trabalho de redação necessário (finalizado) dentro de 7 dias.

Projetos maiores significam projetos que exigem mais de 25 horas de trabalho.

Aqui estão alguns cenários que você pode não ter considerado.

#1 Existe alguma limitação para a cotação que você forneceu?

Seu documento de proposta geralmente é a primeira vez que seu cliente em potencial lê seus termos de serviço. Isso o torna um bom lugar para delinear os limites da sua cotação. Especifico que minha cotação será confirmada após a aprovação do briefing de redação (pois é quando eu sei tudo sobre o projeto) e as estimativas anteriores não são mais válidas. Também especifico por quanto tempo a cotação é válida (30 dias).

Exemplos:

As cotações são válidas por 30 dias a partir da data de envio.
O investimento em direitos autorais será confirmado no recebimento do resumo de direitos autorais aprovado do 'Cliente' quando a maioria das complexidades do projeto for conhecida. Se 'o Cliente' optar por não prosseguir, o tempo gasto no briefing de redação será cobrado (somente).
Quaisquer estimativas de projeto fornecidas antes que 'o Cliente' aprove o resumo de direitos autorais não são garantias de entrega e não devem ser consideradas como tal.
Esta proposta inclui 2 conjuntos de revisões. Revisões adicionais são cobradas no momento e materiais @ $nnn + GST por hora.

# 2 Seu cliente precisa enviar algo antes que o trabalho possa começar?

Alguns exemplos são a aprovação por escrito de sua cotação, um depósito ou outro pagamento antes de você começar a trabalhar, um resumo de projeto revisado ou aprovado, informações específicas sobre o negócio ou uma pessoa de contato indicada.

Exemplo:

A aprovação do resumo de direitos autorais deve ser via e-mail ou será assumida quando 'o cliente' enviar um resumo de direitos autorais alterado para Copywrite Matters. A aprovação do próprio copywriting é feita por meio de um formulário de aprovação online. Se este formulário não puder ser preenchido, a aprovação deve ser fornecida por escrito pelo cliente.

Incluo também uma declaração de que "Todos os materiais fornecidos pelo 'Cliente' são considerados legais e precisos".

#3 O que acontece se o escopo do projeto mudar?

À medida que você e seu cliente começam a se aprofundar no resumo e as ideias começam a surgir, as mudanças no escopo do projeto podem entrar em cena. Solicito o direito de nova cotação com base nos novos requisitos do projeto. A chave é deixar seus clientes saberem que suas novas e empolgantes ideias não estão sendo feitas de graça!

Exemplo

Uma quantidade definida de tempo de revisão está incluída em cada cotação. Se os objetivos e requisitos do projeto mudarem, exigindo que o trabalho fornecido seja significativamente alterado, a Copywrite Matters reserva-se o direito de cobrar escrita adicional com base no tempo e no material.

#4 O que acontece se o projeto for cancelado após o início do trabalho?

Há todos os tipos de razões pelas quais um projeto pode ser cancelado. Você pode cobrar do seu cliente o valor total ou proporcionalmente pelo trabalho já concluído. Eu recomendo a segunda opção, pois você pode se separar em bons termos sem perder dinheiro pelo trabalho que fez.

Exemplo:

'O Cliente' pode encerrar o trabalho a qualquer momento. Nesse caso, a Copywrite Matters faturará o tempo gasto e o trabalho concluído até o momento.

#5 Quais são as suas condições de pagamento?

Seus T&Cs são um ótimo lugar para descrever suas condições de pagamento, especialmente o que acontece se o cliente não pagar dentro do prazo especificado e o que acontece se você incorrer em uma dívida como parte de seu trabalho de cobrança.

Exemplos:

Uma taxa inicial não reembolsável de 50% do valor total cotado é exigida na aceitação da cotação pelo 'Cliente'.
O depósito inicial pago será deduzido do restante (50%) devido 14 dias após a entrega do primeiro rascunho. Todas as revisões serão finalizadas conforme nosso acordo.
O pagamento pode ser feito por depósito direto ou PayPal. O 'Cliente' é obrigado a pagar as taxas do PayPal e, portanto, as transações do PayPal estão sujeitas a uma sobretaxa de 3,4% para taxas.
A menos que acordos prévios sejam feitos, os pagamentos não recebidos dentro dos prazos de pagamento especificados irão gerar uma taxa de atraso de $ 25.
Se o pagamento for inadimplente, a Copywrite Matters pode listar 'o Cliente' com as agências apropriadas de cobrança de dívidas e relatórios de crédito.

#6 Existem circunstâncias ou cobranças específicas para solicitações de trabalho “urgentes”?

É bastante comum cobrar uma sobretaxa por trabalho “urgente”, oferecendo-lhe dois benefícios. Em primeiro lugar, o cliente pode apenas repensar o quão “urgente” é o trabalho, tirando a pressão de você e, em segundo lugar, você é recompensado por qualquer trabalho que teve que adiar.

Exemplo:

O trabalho urgente terá uma sobretaxa de 25%. Por quê? Por causa dos outros projetos deslocados para acomodar.

#7 Existem exclusões que seu cliente deve conhecer?

As citações do Copywrite Matters não incluem a ligação com outros agentes, como designers gráficos, desenvolvedores da web e assim por diante, ou reuniões fora do brief inicial. Podem parecer pequenas coisas, mas podem realmente consumir seu tempo se explodirem.

Exemplo:

Esta proposta não inclui contato com outros agentes, como designers gráficos ou desenvolvedores da web, a menos que especificado, ou reuniões fora do brief criativo inicial. O tempo de viagem será discriminado nas faturas para reuniões adicionais no local.
Quaisquer custos que sejam adicionados aos serviços solicitados (incluindo correios, outros meios de comunicação e custos de viagem) são adicionais ao valor cotado e serão cobrados do 'Cliente' conforme necessário. Esses custos serão discriminados separadamente na fatura.

#8 Você tem algum limite de prazos, como quanto tempo os clientes podem levar para responder com aprovação ou revisões?

O Copywrite Matters tem um limite de 14 dias nas revisões para garantir que cada projeto seja concluído em tempo hábil. Esse limite de tempo ajuda todos os envolvidos, redatores e clientes, a manter o foco o suficiente para garantir que o resultado final seja incrível.

Exemplos:

A revisão será concluída assim que a aprovação da redação for enviada ou na versão três da redação.
As revisões devem ser submetidas no prazo de 14 dias após a entrega do primeiro rascunho. Se as revisões não forem recebidas, a aprovação da redação será assumida e o projeto finalizado.

#9 O que acontece se você não cumprir o prazo acordado (por qualquer motivo)?

Uma resposta comum a esta é informar o cliente por escrito assim que a situação for conhecida, com datas de entrega revisadas. Seu cliente pode querer uma recompensa por atraso na entrega, então esteja preparado para lidar com isso.

#10 Você gosta de trabalhar com equipes ou prefere uma pessoa de contato?

Solicito a nomeação de uma pessoa de contato para centralizar o contato e as revisões do projeto. Este surgiu depois que eu estava recebendo telefonemas e pedidos constantes de atualizações de cinco pessoas diferentes. Revisões por um comitê são as piores!

Exemplo:

Solicita-se ao 'Cliente' que nomeie um contato principal para centralizar todas as revisões e contatos ao longo do projeto.

#11 Você oferece alguma garantia de resultados? Se não, soletre isso.

Não ofereço nenhuma garantia de conversão ou tráfego, etc. Isso ocorre porque há muitos fatores que contribuem para o sucesso do marketing – desde o design gráfico e distribuição até outras atividades de marketing e a gentileza da recepcionista quando as pessoas ligam.

Exemplos:

Com tantos fatores que contribuem para o sucesso de um copywriting, Copywrite Matters não pode dar nenhuma garantia quanto ao desempenho do copy criado para 'o Cliente'.
Devido à natureza complexa da classificação do mecanismo de pesquisa, a Copywrite Matters não pode garantir nenhuma classificação específica como resultado da publicação de redação otimizada.
Copywrite Matters não aceita nenhuma responsabilidade ou obrigação por quaisquer ações tomadas pelo 'Cliente' que façam com que o site do 'Cliente' seja penalizado ou banido de qualquer Motor de Busca.

#12 Você trabalha com subcontratados?

Se você fizer isso, é bom informar seu cliente em seus T&Cs e dar a eles a garantia de seu controle de qualidade. Você pode querer explicar se seu cliente pode ou não entrar em contato com subcontratados.

Exemplo

A Copywrite Matters reserva-se o direito de atribuir trabalho a subcontratados para garantir que as entregas do projeto sejam atendidas. Todos os subcontratados aderem ao padrão e estilo de redação da Copywrite Matters. “O Cliente” não deve ter contato direto com o subcontratado sem a autorização da Copywrite Matters.

#13 Você cede ou retém os direitos autorais do trabalho realizado? Se entregar, em que momento?

A Copywrite Matters retém os direitos autorais de todo o trabalho produzido até que a fatura final seja paga. Até então, a cópia não pode ser usada.

Exemplo:

Fica acordado que os direitos autorais de qualquer trabalho entregue ao 'Cliente' permanecem propriedade intelectual da Copywrite Matters até que todas as quantias devidas tenham sido pagas.

#14 Você é responsável por como seu trabalho é usado?

É importante ter uma declaração de indenização por reclamações, custos e despesas incorridas como resultado do trabalho que realizamos a pedido de um cliente. Não tenho certeza de como isso ficaria no tribunal, mas sei que as companhias de seguros de indenização gostam disso!

Exemplos:

A Copywrite Matters não pode ser responsabilizada pela forma como o material produzido é usado uma vez que o 'Cliente' tenha aprovado a versão final.
'O Cliente' concorda em indenizar e isentar a Copywrite Matters de todas e quaisquer reclamações, custos e despesas, incluindo honorários de advogados, devido a materiais incluídos em qualquer trabalho realizado a pedido do 'Cliente'.

Então, aí está – 14 cenários que podem ajudá-lo a detalhar seus termos de serviço e exemplos tirados dos meus próprios termos e condições. Eu adoraria saber se você cobre quaisquer cenários diferentes em seus T&Cs.

Belinda