Criando uma política de trabalho remoto para o novo escritório virtual
Publicados: 2020-09-26O Covid-19 mergulhou a maioria das empresas em todo o mundo em uma era de trabalho remoto
O trabalho remoto não é mais um privilégio ou um benefício adicional, mas uma expectativa
A supercomunicação é a chave para o trabalho remoto bem-sucedido
O Covid-19 mergulhou a maioria das empresas em todo o mundo em uma era de trabalho remoto. Enquanto algumas empresas, como startups remotas e gigantes da tecnologia, vêm experimentando o trabalho remoto há algum tempo, outras foram pegas completamente de surpresa.
Nosso negócio foi concebido e construído como uma empresa remota. Com uma equipe de mais de 50.000 engenheiros de software remotos, tivemos que descobrir uma maneira de tornar o trabalho remoto eficaz – desde quando começamos em 2017.
Toda empresa precisa de uma política de trabalho remoto
O Office não é mais o que era. O maior obstáculo ao trabalho remoto não foi sua implementação ou execução, mas a inércia de ser remoto. A pandemia inegavelmente mudou nossas visões e fluxos de trabalho e, agora, é provável que continue assim.
O controle remoto se tornou nosso novo normal. Entre o aumento da produtividade dos funcionários e a diminuição dos custos de negócios, muitas empresas estão procurando se tornar totalmente remotas, mesmo após a crise. A força de trabalho global, aprendeu a equilibrar trabalho e vida.
Em meio a isso, o trabalho remoto não é mais um privilégio ou um benefício agregado, mas sim uma expectativa.
O que sua política de trabalho remoto deve cobrir
- Objetivo da política
- Definindo o trabalho remoto
- Definindo funcionário
- Natureza do trabalho remoto (totalmente remoto/parcial/único)
- Suporte/benefícios (conforme aplicável)
- Termos para atendimento/registro
- Protocolos de comunicação
- Políticas de hardware e software
- Políticas relacionadas, como licença, etc.
Como construir a política
- Definindo expectativas
- Considerações e decisões
- Benefícios/direitos legais
- Política dinâmica
Considerações sobre a política
Nos últimos três anos, aqui estão alguns dos nossos maiores aprendizados na hora de elaborar nossa política de trabalho remoto:
Quem trabalha em casa e com que frequência
Algumas posições são muito mais acessíveis ao trabalho remoto do que outras. Dito isto, dado que estamos no meio de uma pandemia global, o objetivo é garantir que as pessoas possam trabalhar remotamente na máxima extensão possível.
Uma boa política de trabalho remoto terá que incorporar diretrizes claras sobre a frequência com que o funcionário pode trabalhar em casa – com base na função e no cargo. É importante ter essas diretrizes estabelecidas com muita clareza para que não haja margem para reações posteriores. Se você puder projetar essas diretrizes após um processo consultivo com as várias equipes e funcionários, será muito mais bem-sucedido.
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Disponibilidade de funcionários
Este é um dos aspectos mais complicados de estabelecer uma política de trabalho remoto. Enquanto a maioria das empresas está sendo forçada a trabalhar remotamente devido à pandemia, o trabalho remoto tem certas vantagens intrínsecas. Esta é a era do trabalhador do conhecimento – e para muitas empresas, a produtividade de seus funcionários é a única diferença entre o sucesso e o fracasso.
Em tais circunstâncias, o trabalho remoto pode dar aos funcionários a flexibilidade de que eles precisam para ter um desempenho máximo. Embora possa parecer tentador simplesmente definir uma política de 9-6 horas de entrada e saída, pode não ser o curso de ação ideal. Para não mencionar, é aconselhável ter horas de trabalho sobrepostas em diferentes fusos horários.
Divida os requisitos de disponibilidade em equipe. Descubra os principais horários em que os membros da equipe precisam estar disponíveis para trabalhar em tarefas colaborativas e reforce a disponibilidade apenas para essas horas. Mantenha alguma flexibilidade para quando os funcionários quiserem trabalhar em suas tarefas individuais – seja às 5 da manhã ou às 23h.
Comunicação
A supercomunicação é a chave para o sucesso do trabalho remoto. Não há mais espaço para bate-papos casuais, quebras de chai ou interpretação da linguagem corporal. O que significa que tudo o que precisa acontecer precisa ser comunicado.
Incorpore todos os aspectos da comunicação em sua política de trabalho remoto - seja uma reunião diária de scrum, sessões informais de brainstorming ou revisões individuais.
Quando se trata de comunicação baseada em texto, torne as diretrizes o mais específicas possível. Defina o canal de comunicação (Slack, Email, Trello, etc), a disponibilidade esperada no canal e o tempo de resposta esperado. Também é aconselhável configurar alguns canais de comunicação assíncronos.
Identificando as métricas corretas
Com mais flexibilidade vem mais responsabilidade. Como os gerentes não poderão mais microgerenciar seus funcionários, é importante alinhá-los aos objetivos da empresa. Para que as métricas sejam eficazes, há dois tipos de métricas que precisam ser levadas em consideração – baseadas em resultados (ou Métricas de Saída) e baseadas em processos (ou Métricas de Entrada).
Vamos pegar o exemplo de um executivo de vendas B2B. As métricas de saída para esse funcionário provavelmente seriam coisas como Receita, o número de clientes adquiridos e assim por diante. No entanto, ter apenas métricas de saída não é suficiente. Também é importante construir um conjunto de Métricas de Entrada – algo que seja mais diretamente controlável pelo funcionário – e responsabilizá-lo por elas também. Neste exemplo, as Métricas de Entrada incluiriam coisas como e-mails enviados a clientes potenciais, acompanhamentos concluídos, reuniões agendadas, reuniões realizadas e assim por diante.
Segurança e confidencialidade
A segurança é uma preocupação importante no trabalho remoto. Quando você está trabalhando em um escritório, uma rede segura é garantida, mas isso sai da janela com o trabalho remoto. Certifique-se de ter políticas em vigor para garantir que as informações permaneçam seguras. Por exemplo, se houver uma diretriz contra o uso de Wi-Fi público, ela precisa ser mencionada na política.
Uma boa política de trabalho remoto também precisa cuidar da confidencialidade do cliente. É importante mencionar coisas que podem comprometer a confidencialidade do cliente. Por exemplo, atender uma chamada de cliente confidencial em um café pode ser um grande não-não para sua organização. Quaisquer que sejam os não negociáveis, certifique-se de que eles estejam descritos na política e comunicados claramente.
Conclusão
O Covid-19 pode ter forçado o mundo a trabalhar remotamente, mas essa pode ser uma oportunidade incrível de trabalhar em direção a um paradigma de trabalho mais produtivo. Ao elaborar políticas para trabalho remoto, pode ser uma boa ideia se concentrar na construção de um futuro mais flexível e produtivo, em vez de tentar o seu melhor para manter o status quo pré-Covid.